Quyết toán thuế thu nhập vãng lai là một vấn đề pháp lý quan trọng mà nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp phải khi có thu nhập phát sinh từ nguồn ngoài lãnh thổ quốc gia. Việc tìm hiểu và nắm rõ quy trình quyết toán thuế thu nhập vãng lai giúp cá nhân, tổ chức tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, tránh các sai sót và đảm bảo quyền lợi hợp pháp.
1. Thu nhập vãng lai là gì?
Thu nhập vãng lai được xem là khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động nhưng không thông qua HĐLĐ hoặc những nguồn thu nhập mang tính chất không thường xuyên, không cố định.
Cụ thể, những khoản tiền thù lao nhận được dưới các hình thức quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC chính là thu nhập vãng lai, bao gồm:
- Tiền hoa hồng từ môi giới, hoa hồng từ đại lý bán hàng hóa;
- Tiền tham gia vào các đề tài nghiên cứu khoa học – kỹ thuật, các dự án, đề án;
- Tiền nhuận bút theo quy định về chế độ nhuận bút;
- Tiền tham gia vào các hoạt động giảng dạy, hoạt động biểu diễn văn hóa, nghệ thuật, thể dục, thể thao;
- Tiền thực hiện các dịch vụ quảng cáo, dịch vụ khác, thù lao khác.
2. Công thức, cách tính thuế thu nhập vãng lai
Căn cứ tại Điểm i Khoản 1 Điều 25 Thông tư số 111/2013/TT-BTC, quy định về thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập vãng lai như sau:
- Cá nhân, tổ chức chi trả tiền công, tiền thù lao, và các khoản chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, với tổng mức thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, thì phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trên mức thu nhập trước khi trả cho cá nhân đó.
- Mức thuế suất áp dụng đối với thu nhập vãng lai là 10%, theo quy định của pháp luật.
Do đó, công thức tính thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập vãng lai của người lao động được xác định như sau:
Thuế thu nhập cá nhân = Thu nhập vãng lai x Thuế suất (10%)
Với quy định này, cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập cần chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
3. Hồ sơ, thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai
3.1 Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân vãng lai
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thu nhập cá nhân được quy định như sau:
- Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Tổ chức phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức đó.
- Đối với cá nhân: Cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Nếu cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên, việc xác định nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể:
- Nếu cá nhân tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập nào, thì hồ sơ khai quyết toán thuế sẽ nộp tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân trả thu nhập đó.
- Nếu cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh tại bất kỳ tổ chức, cá nhân trả thu nhập nào, thì sẽ nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Nếu cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ)/ký HĐLĐ dưới 3 tháng/ký hợp đồng dịch vụ có thu nhập tại 1 hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thu nhập, thì sẽ nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Nếu cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại 1 hoặc nhiều nơi trong năm nhưng không còn làm việc tại tổ chức, cá nhân trả thu nhập tại thời điểm quyết toán, thì quyết toán thuế được thực hiện tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Theo Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, nếu cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn, hệ thống thuế sẽ hỗ trợ xác định cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.
3.2 Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập vãng lai gồm các loại giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC);
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN (ban hành kèm theo PL II Thông tư số 80/2021/TT-BTC);
- Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, số thuế đã tạm nộp trong năm và đã nộp ở nước ngoài (nếu có);
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu tại thời điểm quyết toán thuế người nộp thuế chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
Lưu ý:
- Bộ hồ sơ trên áp dụng cho trường hợp cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN từ thu nhập vãng lai;
- Trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập khai quyết toán thuế TNCN cho người lao động thì bổ sung vào hồ sơ giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
3.3 Thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Trường hợp 1: Nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp
- Bước 1: Cá nhân hoặc tổ chức nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú hoặc cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập theo hướng dẫn.
- Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Trường hợp 2: Nộp hồ sơ quyết toán thuế trực tuyến (online)
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Nhập mã số thuế (MST) và mã kiểm tra, sau đó ấn “Tiếp tục”.
- Bước 3: Chọn mục “Quyết toán thuế” và tiếp tục chọn “Kê khai trực tuyến”.
- Bước 4: Điền đầy đủ thông tin tờ khai quyết toán thuế, bao gồm: tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email. Sau đó chọn “Tờ khai quyết toán thuế TNCN số 02/QTT-TNCN” và chọn cơ quan thuế quyết toán thuế.
- Bước 5: Khai tờ khai thuế theo mẫu.
- Bước 6: Kết xuất tờ khai dưới dạng XML.
- Bước 7: Chọn “Nộp tờ khai” và nhập mã kiểm tra. Hệ thống sẽ thông báo tờ khai đã được nộp thành công.
- Bước 8: In tờ khai thành 2 bản và ký tên người nộp thuế.
- Bước 9: Người nộp thuế mang CCCD/CMND, chứng từ khấu trừ thuế và tờ khai đã in (có chữ ký) đến nộp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan thuế nơi đã nộp tờ khai.
4. Một số quy định khác về thuế thu nhập vãng lai
4.1 Trường hợp được miễn thuế thu nhập vãng lai
Người lao động sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ thu nhập vãng lai nếu thu nhập của họ đáp ứng các điều kiện sau:
- Tổng thu nhập từ 2.000.000 đồng/lần trở lên.
- Không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng.
- Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập duy nhất từ thu nhập vãng lai và thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế.
- Tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh ước tính dưới mức phải nộp thuế (từ 132.000.000 đồng/năm trở xuống đối với lao động không có người phụ thuộc).
Nếu đáp ứng đủ các điều kiện trên, cá nhân có thể thực hiện cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC để không bị khấu trừ thuế TNCN.
Lưu ý:
- Cá nhân phải đăng ký thuế và có mã số thuế cá nhân (MST) tại thời điểm làm cam kết.
- Cá nhân cần chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót, cá nhân sẽ bị xử lý theo quy định của Luật Quản lý thuế.
4.2 Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập vãng lai
Căn cứ theo quy định tại Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có 2 trường hợp cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, bao gồm:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên tại một nơi. Đồng thời, tại thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, lao động thực tế đang làm việc tại đó, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm;
- Trường hợp tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì cá nhân (người lao động) được điều chuyển từ tổ chức cũ đến sẽ được tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân, bao gồm cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
4.3 Mức phạt đối với cá nhân không trích nộp thuế thu nhập vãng lai
Khoản 1 Điều 42 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 05/12/2020 đã quy định khá rõ ràng về việc tăng mức phạt khi không nộp thuế TNCN nên người nộp thuế cần nộp trước hoặc đúng thời hạn.
Theo đó, mức phạt vi phạm hành chính thuế TNCN là 0,05%/ngày tính trên số thuế chậm nộp. Số tiền thuế nộp phạt tính từ ngày kế tiếp của ngày hết hạn nộp thuế cho đến ngày người nộp thuế hoàn thành số tiền thuế chậm nộp, bao gồm cả ngày lễ và các ngày cuối tuần.
5. Câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập vãng lai
- Công ty tôi có lao động A, lao động A này có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng và đã trích thuế TNCN tại các nguồn đó rồi. Vậy trường hợp này công ty chúng tôi có thể thực hiện quyết toán thay người lao động được không? Hay cá nhân đó phải tự đi quyết toán?
Căn cứ vào Điểm d Khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, trường hợp người lao động có thu nhập vãng lai từ 10 triệu đồng trở lên thì không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế. Vì vậy, người lao động sẽ phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.
- Hiện nay, tôi đang làm công việc freelance online và có nguồn thu nhập từ nhiều nơi, nhiều cá nhân, tổ chức. Thu nhập một năm rơi vào khoảng từ 200 – 300 triệu đồng và hiện tại tôi không có người phụ thuộc. Vậy tôi sẽ thực hiện quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế nào?
Trường hợp cá nhân có thu nhập vãng lai từ nhiều nguồn và hiện không ký HĐLĐ, ký HĐLĐ dưới 3 tháng hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì tiến hành thống kê lại thu nhập trong năm và nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
- Công ty chúng tôi có thuê nhân viên thiết kế thu nhập dao động là 3 – 5 triệu đồng/bản thiết kế, thu nhập trong năm không quá 132 triệu đồng/năm và không có người phụ thuộc thì có cần khấu trừ thuế TNCN tại thời điểm chi trả không?
Trường hợp trên bạn có thể kiểm tra lại thông tin xem người lao động đã có mã số thuế cá nhân hay chưa, có nguồn thu nhập tại nhiều nơi không, nếu đáp ứng đủ điều kiện trên thì người lao động có thể làm cam kết theo mẫu số 08/CK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để không bị khấu trừ thuế TNCN.
Trong trường hợp này, người lao động phải chịu trách nhiệm về cam kết của mình, nếu không sẽ bị xử lý theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Việc thực hiện quyết toán thuế thu nhập vãng lai đóng vai trò quan trọng trong việc tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Để đảm bảo quy trình quyết toán được thực hiện chính xác và đầy đủ, cá nhân, tổ chức cần nắm vững các yêu cầu và thủ tục liên quan. Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về quyết toán thuế thu nhập vãng lai, quý khách vui lòng liên hệ AZTLAW. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn thực hiện quyết toán thuế đúng theo quy định, giúp tránh các sai sót và rủi ro pháp lý.
