Quy trình kế toán là quy trình thiết yếu trong mọi tổ chức, tạo nền tảng cho sự vận hành trơn tru và hiệu quả giữa các phòng ban. Để hệ thống kế toán hoạt động có trật tự và đạt hiệu quả cao, việc áp dụng một quy trình hạch toán kế toán cụ thể là điều không thể thiếu. Hãy cùng AZTAX khám phá vai trò quan trọng, các bước chi tiết và nội dung của quy trình kế toán để hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!
1. Quy trình kế toán là gì?
Quy trình kế toán là một hệ thống các bước và công việc được tổ chức theo thứ tự hợp lý, đảm bảo sự kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Hệ thống này được thiết lập dựa trên mức độ quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Khi có bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh, một quy trình kế toán tương ứng cũng sẽ được kích hoạt. Các nhân viên kế toán ở mọi vị trí cần phải hiểu rõ, tiếp cận và thực hiện quy trình này để đảm bảo công việc được hoàn thành chính xác.
Xem thêm: Hạch toán là gì? Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán kế toán
Xem thêm: Hạch toán hay hoạch toán, từ nào đúng chính tả?
Xem thêm: Bảng hạch toán kế toán theo thông tư 200 đầy đủ nhất
2. Vì sao cần có quy trình kế toán tại doanh nghiệp?
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên tục đòi hỏi một hệ thống thông tin chính xác và khoa học. Quy trình kế toán chính là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức này:
- Quy trình kế toán thiết lập một khuôn khổ đồng bộ cho việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân theo tiêu chuẩn nhất quán. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn cải thiện độ chính xác của thông tin kế toán.
- Quy trình kế toán tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau, giúp thông tin kế toán được thu thập, xử lý và truyền đạt một cách liên tục và chính xác.
Hơn nữa, việc phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình kế toán giúp mọi người nắm rõ nhiệm vụ của mình, từ đó xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả, minh bạch và chuyên nghiệp.
3. Các giai đoạn trong quy trình kế toán
Quy trình kế toán doanh nghiệp thường được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh
Bộ phận kế toán sẽ thu thập và tổng hợp tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính hàng ngày của doanh nghiệp. Các phòng ban và bộ phận liên quan cần lập chứng từ gốc cho mọi phát sinh tài chính, như chi phí mua trang thiết bị, văn phòng phẩm hoặc bảo hiểm nhân viên.
Ví dụ: Chi tiền mặt để mua trang thiết bị và văn phòng phẩm, chi tiền gửi ngân hàng để thanh toán tiền lương cho NLĐ, chi tiền ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp…
Bước 2: Căn cứ vào thông tin các nghiệp vụ đã tổng hợp để lập chứng từ gốc
Chứng từ gốc không chỉ là cơ sở pháp lý mà còn là minh chứng cho các giao dịch được ghi nhận. Chứng từ gốc được lập cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là nền tảng để kế toán thực hiện các bước tiếp theo.
Ví dụ:
- Chi phí mua trang thiết bị: Sau khi thu thập thông tin từ hóa đơn mua máy tính trị giá 10.000.000 VND, kế toán lập chứng từ gốc bao gồm phiếu chi và hóa đơn mua hàng, ghi rõ số tiền, ngày giao dịch và mô tả thiết bị.
- Chi phí văn phòng phẩm: Dựa trên biên lai thanh toán 1.200.000 VND cho văn phòng phẩm, kế toán lập chứng từ gốc là phiếu chi và biên lai mua hàng, ghi rõ loại vật phẩm, số lượng và tổng chi phí.
- Chi phí bảo hiểm nhân viên: Kế toán nhận phiếu thu từ công ty bảo hiểm trị giá 5.000.000 VND và lập chứng từ gốc, bao gồm phiếu chi và bản sao phiếu thu, ghi rõ tên công ty bảo hiểm, số tiền và dịch vụ bảo hiểm.
Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc
Sau khi lập xong, các chứng từ gốc sẽ được kiểm tra tính hợp lệ và chính xác bởi bộ phận kế toán. Chứng từ sau đó được trình lên kế toán trưởng để xét duyệt, nhằm phát hiện và khắc phục sai sót trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 4: Dựa vào thông tin để ghi sổ sách kế toán
Bộ phận kế toán sẽ hoàn thiện chứng từ kế toán và nhập liệu vào hệ thống kế toán. Đồng thời, các giao dịch sẽ được ghi chép vào sổ kế toán và lưu trữ để đảm bảo tính chính xác và lâu dài.
Bước 5: Sắp xếp và phân loại chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc theo phòng ban một cách khoa học và hệ thống. Việc sắp xếp này giúp giảm thiểu sai sót và dễ dàng trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
Bước 6: Thực hiện bút toán và kết chuyển cuối kỳ
Nhân viên kế toán thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển khi khóa sổ kế toán. Quy trình này nhằm tổng hợp dữ liệu hàng tháng, xác định số dư nguồn vốn, lãi lỗ và tài sản của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Chi phí mua trang thiết bị:
- Bút toán cuối kỳ: Điều chỉnh giá trị máy tính trị giá 10.000.000 VND vào tài khoản tài sản cố định. Kế toán sẽ ghi bút toán điều chỉnh nếu có chi phí liên quan đến bảo trì hoặc vận chuyển chưa được tính.
- Bút toán kết chuyển: Chuyển số dư của tài khoản chi phí trang thiết bị từ tài khoản chi phí tạm thời sang tài khoản tài sản cố định.
- Nợ tài khoản 211 (Tài sản cố định hữu hình): 10.000.000 VND
- Có tài khoản 623 (Chi phí mua sắm tài sản cố định): 10.000.000 VND
- Chi phí văn phòng phẩm:
- Bút toán cuối kỳ: Điều chỉnh số chi phí văn phòng phẩm 1.200.000 VND vào tài khoản chi phí văn phòng phẩm. Nếu có chi phí phát sinh thêm, thực hiện điều chỉnh tương ứng.
- Bút toán kết chuyển: Chuyển số dư của tài khoản chi phí văn phòng phẩm từ tài khoản chi phí tạm thời sang tài khoản chi phí kỳ này.
- Nợ tài khoản 641 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 1.200.000 VND
- Có tài khoản 331 (Phải trả nhà cung cấp): 1.200.000 VND
- Chi phí bảo hiểm nhân viên:
- Bút toán cuối kỳ: Ghi nhận chi phí bảo hiểm 5.000.000 VND vào tài khoản chi phí bảo hiểm. Điều chỉnh nếu có chi phí liên quan khác chưa được ghi nhận.
- Bút toán kết chuyển: Chuyển số dư của tài khoản chi phí bảo hiểm từ tài khoản chi phí tạm thời sang tài khoản chi phí kỳ này.
- Nợ tài khoản 642 (Chi phí bảo hiểm xã hội): 5.000.000 VND
- Có tài khoản 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước): 5.000.000 VND
Bước 7: Khóa sổ kế toán và xác định số dư
Kế toán viên tổng hợp các chứng từ đã kiểm tra, hoàn thiện bút toán và lập sổ cái kế toán trước khi khóa lại. Sổ cái được lưu trữ vĩnh viễn, không thể chỉnh sửa và là căn cứ để lập báo cáo tài chính.
Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh
Lập bảng cân đối số phát sinh dựa trên số liệu từ sổ cái và sổ chi tiết. Bảng cân đối số phát sinh đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tính chính xác của các dữ liệu ghi chép tại sổ cái, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về các giao dịch liên quan đến từng tài khoản. Bảng cân đối giúp việc lập báo cáo tài chính trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
Bước 9: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế
Cuối cùng, kế toán viên lập báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế là những bước quan trọng và phức tạp trong quy trình kế toán của doanh nghiệp. Các bước này không chỉ đòi hỏi xử lý nhiều nghiệp vụ kế toán mà còn yêu cầu kế toán viên phải có kỹ năng xử lý tình huống và phát hiện lỗi một cách chính xác và hiệu quả.
Có bốn mẫu báo cáo chính cần lập, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Bên cạnh đó, kế toán lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Những báo cáo này cần nộp lại cho cơ quan thuế địa phương, nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
4. Các quy trình kế toán phần hành trong doanh nghiệp
Kế toán trong doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện quy trình kế toán để phục vụ công việc hàng ngày. Trong khi đó, mỗi vị trí kế toán phần hành trong doanh nghiệp có những công việc cụ thể khác nhau. Vì thế, mỗi quy trình phần hành có những đặc điểm khác biệt dựa trên tính chất công việc:
4.1 Quy trình kế toán bán hàng
Bước 1: Nhận đơn đặt hàng
Tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc phòng kinh doanh. Kế toán bán hàng sẽ ghi chép và tổ chức các đơn hàng một cách hệ thống để đảm bảo mọi thông tin đều được cập nhật chính xác.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Xác minh mức tồn kho của hàng hóa để đảm bảo đủ số lượng hàng cần thiết cho đơn hàng. Việc này giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng không cần thiết.
Bước 3: Xử lý giao dịch
Thu tiền từ khách hàng cho các đơn hàng đã bán, thực hiện xuất kho, ghi nhận doanh thu và phát hành hóa đơn cho khách hàng. Đồng thời, quản lý các tình huống trả hàng và giảm giá, đảm bảo việc xử lý các vấn đề này được thực hiện đúng quy trình. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm theo dõi và thu tiền từ khách hàng.
Bước 4: Báo cáo và phân tích
Tổng hợp và phân tích thông tin về sản phẩm và hàng hóa đã bán, bao gồm các hóa đơn và dữ liệu liên quan. Điều này giúp tạo ra các báo cáo chi tiết để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định phù hợp.
4.2 Quy trình kế toán mua hàng
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Tiếp nhận các hóa đơn mua hàng và tài liệu liên quan, sau đó kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ này để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và tuân thủ quy định.
Bước 2: Xử lý nhập kho
Tiến hành các thủ tục cần thiết để nhập hàng hóa và sản phẩm vào kho, đảm bảo hàng hóa được kiểm tra và lưu trữ đúng cách.
Bước 3: Thực hiện thanh toán
Hoàn tất các thủ tục thanh toán cho các đơn hàng, đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đầy đủ và chính xác theo thỏa thuận với nhà cung cấp.
Bước 4: Ghi sổ và hoàn thiện chứng từ
Ghi chép các giao dịch vào sổ kế toán và hoàn thiện các chứng từ mua hàng, đảm bảo mọi thông tin được cập nhật chính xác và đầy đủ trong hệ thống kế toán.
4.3 Quy trình kế toán tiền
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đề nghị thu, chi
Bộ phận kế toán tiếp nhận các đề nghị thu, chi kèm theo chứng từ yêu cầu tương ứng, đảm bảo các tài liệu đầy đủ và chính xác.
Bước 2: Đối chiếu chứng từ
Tiến hành đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu, chi để xác minh tính hợp lý và hợp lệ của các yêu cầu, đảm bảo mọi thông tin đều được kiểm tra kỹ lưỡng.
Bước 3: Phê duyệt yêu cầu
Trình các đề nghị thu, chi cho kế toán trưởng, bộ phận kế toán thanh toán và giám đốc hoặc phó giám đốc để xem xét và phê duyệt, đảm bảo mọi yêu cầu đều được duyệt đúng quy trình.
Bước 4: Thực hiện giao dịch
Thực hiện các giao dịch thu, chi tiền theo các yêu cầu đã được phê duyệt, đảm bảo mọi giao dịch được xử lý chính xác và kịp thời.
Bước 5: Kiểm kê và ghi sổ
Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ và ghi chép các giao dịch vào sổ chi tiết tiền mặt, đảm bảo việc lưu trữ và theo dõi tài chính được thực hiện chính xác và đầy đủ.
4.4 Quy trình kế toán tiền lương
Bước 1: Chấm công hàng ngày
Bộ phận chấm công có nhiệm vụ ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày của nhân viên, đảm bảo chính xác và đầy đủ.
Bước 2: Tổng hợp bảng chấm công
Tập hợp thông tin từ bảng chấm công và chuyển giao cho bộ phận kế toán tiền lương để xử lý.
Bước 3: Tính toán và lập bảng lương
Kế toán sử dụng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan để tính toán và lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác. Bảng lương sau đó được gửi cho giám đốc để xem xét và ký duyệt.
Bước 4: Thanh toán tiền lương
Sau khi nhận được chữ ký phê duyệt từ giám đốc, kế toán tiền lương thực hiện việc trả lương cho nhân viên theo đúng quy trình và thời hạn.
Bước 5: Nộp bảo hiểm và hạch toán chi phí
Kế toán thực hiện việc nộp bảo hiểm xã hội và các khoản liên quan, đồng thời hạch toán chi phí lương vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
4.5 Quy trình kế toán Tài sản cố định
Bước 1: Quản lý và điều chỉnh tài sản cố định
Kế toán thực hiện các công việc liên quan đến tài sản cố định, bao gồm việc ghi nhận tăng, điều chuyển, đánh giá và tính toán khấu hao tài sản. Đồng thời, thực hiện ghi giảm, thanh lý hoặc loại bỏ những tài sản không còn giá trị sử dụng.
Bước 2: Kiểm kê tài sản cố định
Tiến hành kiểm kê định kỳ để xác minh số lượng và tình trạng của các tài sản cố định, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin tài sản trong sổ sách.
Bước 3: Ghi sổ tài sản cố định
Cập nhật thông tin về tài sản cố định vào sổ tài sản, đảm bảo mọi thay đổi và điều chỉnh được phản ánh chính xác và kịp thời trong hệ thống kế toán.
4.6 Quy trình kế toán kho
Bước 1: Quản lý hoạt động kho
Kế toán thực hiện các giao dịch liên quan đến kho như xuất, nhập, và chuyển kho, đồng thời tính toán giá trị xuất kho dựa trên các lệnh sản xuất hoặc tháo lắp.
Bước 2: Xử lý giao dịch kho
Kế toán kho đảm nhận việc ghi nhận và quản lý các hoạt động nhập và xuất kho, đảm bảo sự chính xác trong việc cập nhật thông tin hàng hóa.
Bước 3: Kiểm kê định kỳ
Tiến hành kiểm kê kho định kỳ để xác minh số lượng và tình trạng hàng hóa, đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu thực tế và sổ sách.
Bước 4: Phân tích và báo cáo
Tạo ra các báo cáo phân tích liên quan đến tình hình kho, giúp đánh giá hiệu quả quản lý kho và cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.
5. Phân biệt quy trình kế toán và quy trình ngân sách
Dưới đây là bảng so sánh giữa quy trình kế toán và quy trình ngân sách:
| Tiêu chí | Quy trình kế toán | Quy trình ngân sách |
| Mục tiêu | Ghi chép, phân loại, và báo cáo các giao dịch tài chính đã xảy ra | Lập kế hoạch tài chính cho tương lai, xác định nguồn thu và chi dự kiến |
| Thời gian thực hiện | Liên tục và thường xuyên (hàng ngày, hàng tháng, hàng quý) | Thường thực hiện hàng năm hoặc theo chu kỳ tài chính dài hơn |
| Phạm vi | Ghi chép mọi giao dịch tài chính của doanh nghiệp | Phân bổ nguồn lực cho các hoạt động dựa trên ưu tiên chiến lược |
| Kết quả | Báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ | Ngân sách dự kiến bao gồm chi tiêu, doanh thu dự kiến, và mục tiêu tài chính |
| Cách thức | Dựa trên các giao dịch thực tế đã xảy ra | Dựa trên dự đoán và ước tính cho tương lai |
6. Xây dựng quy trình kế toán trong doanh nghiệp theo ngành nghề
Các quy trình kế toán trong doanh nghiệp, dù thuộc bất kỳ ngành nào, đều bao gồm các bước cơ bản như thu thập, phân tích, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho các bên liên quan. Tuy nhiên, để tối ưu hóa các quy trình này, doanh nghiệp cần thấu hiểu những thách thức riêng của từng ngành nghề:
- Doanh nghiệp sản xuất: Việc kiểm soát chi phí và tính giá thành sản phẩm là yếu tố then chốt, đặc biệt là trong việc quản trị hao hụt và giảm thiểu chi phí.
- Doanh nghiệp thương mại: Đối mặt với thách thức quản lý doanh thu và chuỗi cung ứng khi mở rộng quy mô, với doanh thu và hàng tồn kho ngày càng tăng.
- Ngành xây dựng: Khó khăn trong việc tính chi phí xây dựng theo tỷ lệ, dự toán và xử lý hồ sơ không hiệu quả, dẫn đến ảnh hưởng đến chi phí thuế và quản lý tài chính.
- Doanh nghiệp bất động sản: Đòi hỏi quản trị dòng tiền hiệu quả và cải thiện năng lực tài chính để thu hút và huy động vốn trong bối cảnh nhiều dự án lớn.
- Ngành xuất nhập khẩu: Đặc biệt chú trọng đến thanh toán quốc tế, tỷ giá, thuế nhập khẩu, và hoàn thuế.
- Ngành dịch vụ: Cần tập trung vào việc tính giá vốn và triển khai hoạt động một cách hiệu quả.
Trong bài viết này, AZTAX đã chia sẻ quy trình kế toán hiện đại áp dụng cho doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng rằng những thông tin được cung cấp sẽ giúp bạn xây dựng một quy trình kế toán tối ưu và hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Để biết thêm chi tiết về dịch vụ kế toán thuế, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp và tận tình.
Xem thêm: Đơn vị hạch toán phụ thuộc là gì? Cách hạch toán thuế như thế nào?
Xem thêm: Hạch toán kế toán là gì? Ngày hạch toán là gì?
Xem thêm: Hạch toán độc lập là gì? Quy định hạch toán tài chính độc lập
