Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Việc nắm rõ quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân là yêu cầu quan trọng đối với người lao động và doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh sai sót trong quá trình kê khai và nộp thuế. Những quy định này không chỉ liên quan đến thời hạn, hồ sơ cần chuẩn bị, mà còn quy định rõ đối tượng phải quyết toán và các trường hợp được miễn. Hiểu đúng và thực hiện đúng sẽ giúp người nộp thuế tối ưu quyền lợi, đồng thời hạn chế rủi ro về xử phạt hành chính.

Nội Dung Bài Viết

1. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế cho kỳ tính thuế 2023 được xác định như sau:

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay: hạn chót là ngày 31/3/2025 (thứ Hai).
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng tự mình quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế: hạn cuối là 05/5/2025 (thứ Hai).

Theo luật, hạn nộp thông thường rơi vào ngày cuối cùng của tháng 4 năm sau. Tuy nhiên, năm 2025, ngày 30/4 và 01/5 trùng vào kỳ nghỉ lễ (từ thứ Tư 30/4/2025 đến hết Chủ nhật 04/5/2025). Do đó, thời hạn được lùi sang ngày 05/5/2025, căn cứ Thông báo số 6150/TB-BLĐTBXH năm 2024.

Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

2. Trường hợp trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Trường hợp trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 là một trong những nội dung được người lao động và cá nhân có thu nhập quan tâm hàng đầu. Đây là quy trình mà người nộp thuế tự thực hiện kê khai, đối chiếu số thuế đã tạm nộp và số thuế phải nộp trong năm, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ khi nào cần tự quyết toán, hồ sơ cần chuẩn bị và lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế trong năm 2025.

Theo quy định tại điểm d.3 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ phải trực tiếp thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế trong những trường hợp sau:

Trường hợp phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế đã nộp thừa mà có nhu cầu hoàn hoặc bù trừ sang kỳ khai thuế tiếp theo, ngoại trừ các trường hợp:
- Số thuế phát sinh thêm sau quyết toán của từng năm không vượt quá 50.000 đồng;
- Số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp, nhưng người nộp không có yêu cầu hoàn hoặc bù trừ sang kỳ sau;
- Người lao động có hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thêm thu nhập vãng lai tại các nơi khác bình quân tháng không vượt quá 10 triệu đồng/năm và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN, nếu không có yêu cầu thì không phải quyết toán cho phần thu nhập này;
- Người lao động được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ (không bao gồm bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy phí bảo hiểm, trong đó doanh nghiệp hoặc công ty bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN 10% trên khoản phí tương ứng thì cá nhân không cần quyết toán đối với khoản thu nhập này.
Cá nhân có mặt tại Việt Nam trong năm dương lịch đầu tiên dưới 183 ngày, nhưng nếu tính đủ 12 tháng liên tục kể từ ngày nhập cảnh mà đạt từ 183 ngày trở lên thì vẫn phải quyết toán thuế.
Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa thực hiện thì có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập hoặc tổ chức, cá nhân khác quyết toán thay. Khi nhận ủy quyền, đơn vị hoặc cá nhân được ủy quyền có trách nhiệm nộp số thuế còn thiếu hoặc làm thủ tục hoàn số thuế nộp thừa cho người lao động theo quy định.
Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng đồng thời thuộc diện được giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc mắc bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế, không được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập làm thay.

3. Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Theo quy định tại điểm d.2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay, trong các trường hợp:

Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và vẫn đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả tiến hành quyết toán thuế, kể cả khi chưa làm đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp người lao động được điều chuyển từ đơn vị cũ sang đơn vị mới theo quy định tại điểm d.1 khoản 6 Điều 8 cùng Nghị định thì có thể ủy quyền cho tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế.
Người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và đang làm việc tại thời điểm quyết toán thuế, kể cả trường hợp thời gian làm việc chưa đủ 12 tháng. Đồng thời, cá nhân có thêm thu nhập vãng lai tại nơi khác nhưng bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%, nếu không yêu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai này thì vẫn đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế.

Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

4. Trường hợp không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trường hợp không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân là những tình huống được pháp luật quy định, giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian và thủ tục hành chính. Việc nắm rõ các trường hợp này không chỉ tránh sai sót khi kê khai mà còn giúp cá nhân chủ động hơn trong việc quản lý thu nhập và nghĩa vụ thuế của mình.

4.1 Đối với cá nhân

Người nộp thuế là cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN trong những trường hợp sau:

Trường hợp số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm không vượt quá 50.000 đồng. Khi đó, cá nhân được miễn, tự xác định khoản thuế này mà không cần nộp hồ sơ quyết toán hay hồ sơ miễn thuế.
Lưu ý: Với kỳ quyết toán từ năm 2019 trở về trước đã hoàn thành trước ngày 05/12/2020 thì không điều chỉnh hồi tố.
Trường hợp số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm khấu trừ nhưng cá nhân không đề nghị hoàn trả hoặc bù trừ sang kỳ tính thuế sau.
Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị và có thêm thu nhập vãng lai tại nơi khác bình quân mỗi tháng không quá 10 triệu đồng/năm. Khoản thu nhập vãng lai này đã bị khấu trừ 10% theo quy định và cá nhân không yêu cầu quyết toán thì không cần đưa vào hồ sơ quyết toán thuế.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy phí cho người lao động, trong khi phần phí này đã được khấu trừ thuế TNCN 10% thì cá nhân không phải thực hiện quyết toán đối với khoản thu nhập này.

(Căn cứ: Tiết d3, điểm d, khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục 1, Phần II Công văn 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022).

4.2 Đối với tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh trả thu nhập từ lương, công

Các trường hợp sau đây không phải quyết toán thuế TNCN:

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh trong năm không phát sinh việc chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã tạm ngừng hoạt động hoặc ngừng kinh doanh trong toàn bộ năm dương lịch.

(Căn cứ: Tiết d1, điểm d, khoản 6 Điều 8 và điểm d, khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP; hướng dẫn tại Mục 2, Phần II Công văn 883/TCT-DNNCN ngày 24/3/2022).

5. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 là thủ tục quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế cuối năm, đảm bảo minh bạch và đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán không chỉ tránh rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn giúp người nộp thuế kịp thời hưởng quyền lợi về hoàn thuế hoặc miễn giảm thuế nếu có. Nắm rõ thành phần hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2025 sẽ giúp quá trình kê khai diễn ra nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Theo tiểu mục 1, Mục IV Công văn số 13762/CTHN-HKDCN năm 2023 của Cục Thuế Hà Nội, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 được quy định như sau:

Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế:

Tờ khai quyết toán theo mẫu 02/QTT-TNCN ban hành tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Phụ lục kê khai giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bản sao (sao chụp từ bản gốc) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm, hoặc số thuế đã nộp tại nước ngoài (nếu có). Nếu tổ chức chi trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để giải quyết hồ sơ cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế nộp bản thể hiện (bản giấy được in từ chứng từ điện tử gốc do tổ chức chi trả cung cấp).
Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ số thuế đã nộp theo tờ khai nào) hoặc bản sao chứng từ ngân hàng có xác nhận của người nộp thuế đối với khoản thuế đã nộp ở nước ngoài trong trường hợp cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận.
Bản sao chứng từ, hóa đơn hợp lệ về các khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
Giấy tờ chứng minh số tiền đã chi trả của các tổ chức quốc tế, cơ quan ngoại giao, lãnh sự quán hoặc tổ chức nước ngoài trong trường hợp cá nhân có thu nhập từ nước ngoài.
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 mục III của Công văn này, áp dụng khi cá nhân muốn tính giảm trừ cho người phụ thuộc chưa đăng ký trước đó.

Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập:

Tờ khai quyết toán mẫu 05/QTT-TNCN ban hành theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN).
Bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần (mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN).
Bảng kê chi tiết người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh (mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).

Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay:

Cá nhân lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế năm 2022 theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Xem thêm: Thuế thu nhập cá nhân là gì?

Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

6. Mức phạt chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025

Mức phạt chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 là vấn đề được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm. Việc nắm rõ quy định mới nhất không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các mức xử phạt, thời hạn nộp và những lưu ý quan trọng để không bị phạt khi chậm quyết toán thuế TNCN năm 2025.

Quy định về xử phạt khi nộp chậm quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 được nêu tại Điều 13 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:

TT	Hành vi vi phạm	Hình thức xử phạt chính	Hình thức xử phạt bổ sung	Căn cứ pháp lý
1	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ	Cảnh cáo	Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế	Khoản 1 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
2	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp (1)	Từ 02 – 05 triệu đồng		Khoản 2 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
3	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày	Từ 05 – 08 triệu đồng		Khoản 3 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
4	– Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 đến 90 ngày. – Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp. – Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp (). – Không nộp các phụ lục theo quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết kèm theo hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (*)	Từ 08 – 15 triệu đồng	– Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế. – Trường hợp () và (*) phải nộp hồ sơ khai thuế, phụ lục kèm theo hồ sơ khai thuế.	Khoản 4, 6 Điều 13 Nghị định 125/2020
5	Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế. Lưu ý: Trường hợp số tiền phạt nếu áp dụng theo khoản này lớn hơn số tiền thuế phát sinh trên hồ sơ khai thuế thì số tiền phạt tối đa đối với trường hợp này bằng số tiền thuế phát sinh phải nộp trên hồ sơ khai thuế nhưng không thấp 11,5 triệu đồng.	Từ 15 – 25 triệu đồng	Buộc nộp đủ số tiền chậm nộp tiền thuế vào ngân sách trong trường hợp người nộp thuế chậm nộp hồ sơ khai thuế dẫn đến chậm nộp tiền thuế	Khoản 5, điểm a khoản 6 Điều 13 Nghị định 125/2020
Lưu ý: Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn (theo khoản 4 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Công văn 636/TCT-DNNCN).

Tóm lại, nắm rõ quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ giúp người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ đúng pháp luật mà còn hạn chế rủi ro về phạt chậm nộp hay kê khai sai sót. Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng chính xác quy trình quyết toán sẽ đảm bảo quyền lợi, đồng thời góp phần xây dựng sự minh bạch, công bằng trong hệ thống thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.

Xem thêm: Dịch vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân