Phụ cấp lương là gì? và những khoản phụ cấp nào phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc? Đây là vấn đề được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi xây dựng chính sách tiền lương, ký kết hợp đồng lao động và thực hiện nghĩa vụ thuế, BHXH. Việc hiểu rõ các quy định về phụ cấp lương, cách phân biệt phụ cấp lương với các khoản hỗ trợ, phúc lợi và xác định khoản nào phải đóng BHXH sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, hạn chế rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Vậy phụ cấp lương được quy định như thế nào, gồm những khoản nào và cần lưu ý gì khi chi trả? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Phụ cấp lương là gì?
Phụ cấp lương là khoản tiền bổ sung ngoài lương cơ bản mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để bù đắp các yếu tố như điều kiện làm việc, tính chất công việc hoặc mức độ trách nhiệm. Phụ cấp được thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương của doanh nghiệp.
Ví dụ: Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm, phụ cấp đi lại.
Xem thêm: Tiền lương là gì?
Xem thêm: Thù lao là gì?
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói TPHCM
2. Các khoản phụ cấp lương đóng BHXH gồm những khoảng nào?
Hiện nay, các khoản phụ cấp lương đã được cập nhật để phản ánh sát hơn điều kiện làm việc, tính chất công việc và nhu cầu thực tế của người lao động. Những khoản phụ cấp này không chỉ bù đắp cho mức lương cơ bản mà còn khuyến khích hiệu quả làm việc, nâng cao động lực và thu hút nhân lực chất lượng cao.
Theo khoản 5 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, phụ cấp lương được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, bao gồm hai nhóm chính:
- Phụ cấp bù đắp các yếu tố liên quan đến công việc: Gồm các khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt và mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
- Phụ cấp gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc: Gồm các khoản phụ cấp được thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc.
Tuy nhiên, để xác định chính xác khoản phụ cấp nào phải tính đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, cần đối chiếu thêm khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Theo đó, việc xác định căn cứ đóng BHXH phải dựa trên tính chất khoản chi trả và các điều kiện theo quy định hiện hành, không chỉ căn cứ vào tên gọi hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Xem thêm: Tiền công là gì?
3. Các khoản hỗ trợ không tính đóng BHXH
Một số khoản hỗ trợ, phúc lợi dành cho người lao động có thể không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc.
Tuy nhiên, việc xác định có phải đóng BHXH hay không cần căn cứ vào bản chất khoản chi, cách thức chi trả và quy định pháp luật hiện hành, không chỉ dựa vào tên gọi của khoản hỗ trợ.
- Tiền thưởng sáng kiến;
- Tiền ăn giữa ca;
- Hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại;
- Hỗ trợ tiền nhà ở, giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
- Hỗ trợ hiếu hỷ, sinh nhật;
- Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác theo quy định pháp luật.
Lưu ý: Không thể xác định một khoản chi có phải đóng BHXH chỉ dựa vào tên gọi hoặc việc khoản tiền được ghi riêng trong hợp đồng lao động. Cần căn cứ vào bản chất khoản chi, cách thỏa thuận và quy định hiện hành, đặc biệt là khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
Ngoài ra, quy định về miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền thuê nhà là vấn đề riêng, không đồng nghĩa với việc khoản tiền này đương nhiên được miễn đóng BHXH.
4. Một số lưu ý khi chi trả phụ cấp lương
Việc chi trả phụ cấp lương cần tuân thủ quy định về hợp đồng lao động, thuế thu nhập doanh nghiệp và bảo hiểm xã hội (BHXH). Doanh nghiệp nên phân loại rõ từng khoản chi, xây dựng quy chế minh bạch và xác định đúng nghĩa vụ thuế, BHXH để hạn chế sai sót và rủi ro pháp lý.
[1] Điều kiện tính phụ cấp vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi phụ cấp cần đáp ứng các điều kiện sau để được tính vào chi phí được trừ:
- Được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp, tùy trường hợp.
- Có đầy đủ chứng từ hợp lệ và chứng minh khoản chi thực tế phát sinh.
- Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định và không thuộc khoản chi không được trừ.
Lưu ý: Tổng chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
[2] Nguyên tắc chi trả phụ cấp lương
Doanh nghiệp cần:
- Phân loại rõ khoản chi: Ghi nhận riêng phụ cấp lương và các khoản hỗ trợ, phúc lợi; quy định cụ thể tên khoản chi, mức hưởng và điều kiện hưởng.
- Xây dựng quy chế minh bạch: Quy định rõ đối tượng, mức chi và phương thức thanh toán.
- Rà soát nghĩa vụ BHXH: Xác định khoản nào phải đóng BHXH theo bản chất khoản chi và quy định hiện hành, không chỉ dựa vào tên gọi.
- Cập nhật hợp đồng lao động và bảng lương: Bảo đảm phù hợp với Luật BHXH 2024 và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
Như vậy, phụ cấp lương là gì đã được làm rõ thông qua những phân tích trên: đây là khoản tiền bổ sung nhằm bù đắp các yếu tố chưa được phản ánh trong mức lương cơ bản, bao gồm điều kiện lao động, tính chất công việc, điều kiện sinh hoạt và khả năng thu hút lao động. Việc hiểu rõ phụ cấp lương không chỉ giúp người lao động nắm được quyền lợi của mình mà còn hỗ trợ người sử dụng lao động trong việc xây dựng chế độ lương thưởng minh bạch, công bằng và tạo động lực làm việc hiệu quả. Để cập nhật thêm thông tin và quy định mới nhất về các vấn đề liên quan đến phụ cấp lương là gì hoặc là bảng phụ cấp lương, bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay cho AZTAX để được hỗ trợ, tư vấn miễn phí và nhanh chóng nhất nhé!
Xem thêm: Giảm nguyên lương là gì?
Xem thêm: Lương net và gross khác nhau như thế nào?
5. Các câu hỏi thường gặp
5.1 Phụ cấp lương có bắt buộc phải đóng BHXH không?
Không phải tất cả các khoản phụ cấp đều phải đóng BHXH. Theo quy định hiện hành, các khoản phụ cấp gắn với quá trình làm việc như phụ cấp chức vụ, thâm niên, trách nhiệm thì phải đóng BHXH. Các khoản phụ cấp không thường xuyên như xăng xe, ăn trưa thì được miễn.
5.2 Phụ cấp lương khác gì so với lương cơ bản?
Lương cơ bản là mức thu nhập cố định, là căn cứ để tính BHXH và các chế độ khác. Phụ cấp lương là khoản bổ sung linh hoạt, phụ thuộc vào điều kiện và tính chất công việc. Hai khoản này cộng lại tạo thành tổng thu nhập của người lao động.
5.3 Doanh nghiệp có được tự quy định các loại phụ cấp lương không?
Có. Doanh nghiệp được toàn quyền tự xây dựng các loại phụ cấp phù hợp với đặc thù hoạt động, miễn là không thấp hơn quy định pháp luật. Các khoản phụ cấp này phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tiền lương được ban hành công khai trong công ty.
5.4 Phụ cấp lương có được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không?
Hầu hết các khoản phụ cấp lương đều tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Tuy nhiên, một số khoản được miễn như phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực theo quy định Nhà nước, hoặc phụ cấp trang phục không vượt quá 5 triệu đồng/năm theo quy định của Bộ Tài chính.
5.5 Có bắt buộc trả phụ cấp lương cho người lao động không?
Pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải trả tất cả các khoản phụ cấp lương cho người lao động. Tuy nhiên, nếu phụ cấp đã được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc quy định trong chính sách áp dụng của doanh nghiệp thì phải thực hiện theo cam kết và quy định pháp luật.
