phiếu kế toán là một tài liệu quan trọng không thể thiếu trong hệ thống kế toán của mọi tổ chức. Nó đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi và kiểm soát các nghiệp vụ tài chính phát sinh, đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho hoạt động kinh doanh. Để hiểu hơn về phiếu kế toán là gì cùng AZTAX tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Phiếu kế toán là gì?
Phiếu kế toán là tài liệu do kế toán lập ra nhằm làm căn cứ ghi sổ kế toán khi chưa có chứng từ cụ thể nào phản ánh giao dịch. Phiếu kế toán đóng vai trò như một chứng từ kế toán quan trọng, cung cấp thông tin cần thiết để hạch toán các nghiệp vụ vào sổ sách kế toán.
Có nhiều loại phiếu kế toán, mỗi loại được thiết kế để ghi nhận các nghiệp vụ khác nhau, bao gồm:
- Phiếu thu: Ghi nhận các khoản tiền vào công ty từ các nguồn như bán hàng, thu hồi nợ, hoặc các khoản thu khác.
- Phiếu chi: Ghi nhận các khoản tiền công ty chi ra cho các mục đích như mua hàng, trả lương, hoặc các chi phí khác.
- Phiếu nhập kho: Ghi nhận việc nhập nguyên vật liệu, hàng hóa vào kho công ty.
- Phiếu xuất kho: Ghi nhận việc xuất nguyên vật liệu, hàng hóa từ kho ra ngoài để sử dụng hoặc bán.
Mỗi phiếu kế toán thường chứa các thông tin cơ bản như số phiếu, ngày lập, đơn vị liên quan, người thực hiện, chi tiết nghiệp vụ và giá trị giao dịch. Các phiếu này là cơ sở để nhập liệu vào sổ kế toán, hỗ trợ lập báo cáo tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính nội bộ và tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và thuế.
2. Vai trò của phiếu kế toán
Phiếu kế toán là một phần không thể thiếu trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Nắm vững kiến thức về phiếu kế toán, cùng với mẫu phiếu kế toán tổng hợp và kết chuyển, sẽ giúp đảm bảo độ chính xác và chi tiết trong quá trình hạch toán và lập báo cáo tài chính.
Dưới đay là nhưng vai trò chính của phiếu kế toán:
- Ghi nhận giao dịch: Phiếu hạch toán giúp ghi lại đầy đủ thông tin về một giao dịch, bao gồm ngày giao dịch, đối tượng giao dịch, nội dung giao dịch, số tiền, tài khoản liên quan, v.v.
- Cơ sở hạch toán: Phiếu hạch toán là căn cứ để kế toán viên ghi sổ và lập các báo cáo tài chính.
- Kiểm soát nội bộ: Phiếu hạch toán giúp kiểm soát các giao dịch, đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các số liệu kế toán.
- Lưu trữ thông tin: Phiếu hạch toán được lưu trữ để làm bằng chứng cho các giao dịch đã xảy ra, phục vụ cho việc kiểm toán và giải quyết các vấn đề phát sinh.
3. Các loại phiếu kế toán thường gặp
Các loại phiếu hạch toán cơ bản bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho, và có thể bao gồm các loại phiếu khác tuỳ theo nhu cầu ghi chép cụ thể của doanh nghiệp.
- Phiếu thu: Ghi nhận các khoản tiền thu vào của doanh nghiệp.
- Phiếu chi: Ghi nhận các khoản tiền chi ra của doanh nghiệp.
- Phiếu chuyển khoản: Ghi nhận các giao dịch chuyển khoản.
- Phiếu nhập kho: Ghi nhận các hàng hóa nhập vào kho.
- Phiếu xuất kho: Ghi nhận các hàng hóa xuất ra khỏi kho.
4. Các thông tin cần có trên một phiếu hạch toán
Các thông tin cần có trên một phiếu hạch toán:
- Ngày lập phiếu: Ngày mà phiếu hạch toán được lập.
- Số hiệu phiếu: Một số hiệu duy nhất để phân biệt các phiếu hạch toán.
- Tên đơn vị: Tên của doanh nghiệp lập phiếu.
- Nội dung giao dịch: Mô tả ngắn gọn về giao dịch.
- Tài khoản nợ: Tài khoản được ghi nợ trong giao dịch.
- Tài khoản có: Tài khoản được ghi có trong giao dịch.
- Số tiền: Số tiền liên quan đến giao dịch.
- Người lập phiếu: Người trực tiếp lập phiếu.
- Người kiểm tra: Người kiểm tra lại thông tin trên phiếu.
Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp có thể có mẫu phiếu hạch toán riêng, nhưng thông thường đều bao gồm các thông tin cơ bản như trên.
5. Dùng phiếu kế toán khi nào?
Sau khi hiểu rõ phiếu kế toán là gì, ta sẽ điểm qua các tình huống cần sử dụng phiếu này. Với vai trò là chứng từ quan trọng trong hệ thống sổ sách kế toán, phiếu kế toán được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, phản ánh đa dạng các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Phiếu kế toán được dùng cho các trường hợp sau:
- Kết chuyển cuối kỳ: Cuối mỗi kỳ, doanh nghiệp thực hiện kết chuyển các khoản thu, chi phí hoặc dự phòng. Phiếu kế toán giúp ghi nhận các bút toán này để chuẩn bị lập báo cáo tài chính.
- Khấu trừ thuế GTGT: Phiếu kế toán ghi nhận bút toán khấu trừ thuế GTGT cuối tháng, đảm bảo tính chính xác cho việc kê khai thuế.
- Điều chỉnh sai sót: Khi có sai sót cần điều chỉnh, phiếu kế toán được dùng để sửa lại các nghiệp vụ đã ghi sai hoặc điều chỉnh theo thực tế.
- Phân bổ chi phí, doanh thu: Các khoản như khấu hao, chi phí trả trước được phân bổ qua nhiều kỳ kế toán thông qua phiếu kế toán.
- Nghiệp vụ không có chứng từ: Đối với các giao dịch không có chứng từ cụ thể, phiếu kế toán được lập để ghi nhận và hợp thức hóa.
Ví dụ cụ thể:
- Khi kết chuyển thuế GTGT nhập khẩu vào thuế GTGT được khấu trừ:
- Nợ TK 13312
- Có TK 3332
- Khi bị truy thu thuế TNDN năm 2024:
- Nợ TK 4211
- Có TK 3334
Tóm lại, phiếu kế toán không chỉ là công cụ quản lý hoạt động kinh tế mà còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán và thuế, nâng cao tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
6. Phân biệt phiếu kế toán và chứng từ kế toán
Phiếu kế toán và chứng từ kế toán đều là tài liệu dùng để ghi sổ, nhưng chúng có những điểm khác biệt đáng lưu ý như sau:
| Tiêu chí | Phiếu kế toán | Chứng từ kế toán |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Tài liệu do kế toán lập để ghi nhận các nghiệp vụ không có chứng từ. | Giấy tờ lưu lại các nghiệp vụ đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ. |
| Điểm giống nhau | Cả hai đều là căn cứ để hạch toán vào sổ kế toán. | Phiếu kế toán cũng là một dạng của chứng từ kế toán. |
| Phạm vi sử dụng | Sử dụng chủ yếu cho hạch toán nội bộ. | Sử dụng trong cả nội bộ và công tác kiểm tra của cơ quan chức năng. |
| Tên gọi và biểu mẫu | Không có tên gọi và biểu mẫu quy định cụ thể. | Có tên gọi và biểu mẫu rõ ràng theo quy định, như phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, v.v. |
| Mục đích | Hạch toán các nghiệp vụ không có chứng từ, lưu hành nội bộ. | Phục vụ cho cả việc hạch toán nội bộ và công tác kiểm tra, đánh giá của cơ quan ban ngành. |
| Tính pháp lý | Không được sử dụng làm bằng chứng pháp lý trước cơ quan chức năng. | Là tài liệu pháp lý quan trọng chứng minh tài sản và giao dịch của doanh nghiệp. |
7. Có bắt buộc dùng phiếu kế toán hay không?
Phiếu kế toán được sử dụng chủ yếu để hạch toán nội bộ các giao dịch không có chứng từ. Nó là tài liệu bắt buộc để chuyển giao thông tin giữa các kế toán và làm căn cứ ghi sổ.
Các quy định về phiếu kế toán nhằm đảm bảo ghi chép chính xác và minh bạch mọi nghiệp vụ kinh tế, hỗ trợ lập báo cáo tài chính, quản lý tài chính doanh nghiệp, và tuân thủ yêu cầu thuế.
Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, phiếu kế toán được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật về kế toán và kiểm toán. Doanh nghiệp phải lập phiếu kế toán cho mọi nghiệp vụ phát sinh và ghi vào sổ kế toán theo Luật Kế toán. Các loại phiếu cơ bản gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, và phiếu xuất kho, cùng với các loại khác nếu cần.
Việc không sử dụng hoặc sử dụng phiếu kế toán không đúng quy định có thể dẫn đến ghi chép sai lệch, thiếu minh bạch trong báo cáo tài chính, khó khăn trong quản lý tài chính, và có thể bị xử phạt. Sử dụng phiếu kế toán đúng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro tài chính, và nâng cao độ tin cậy thông tin tài chính, hỗ trợ các nhà đầu tư, chủ nợ và bên liên quan có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
8. Tổng hợp các biểu mẫu phiếu kế toán chuẩn hiện nay
Sau khi đã hiểu rõ về phiếu kế toán, doanh nghiệp có thể tham khảo một số biểu mẫu kế toán tiêu biểu dưới đây:
Biểu mẫu 1: Phiếu thu theo Thông tư 200 được triển khai trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online.
Biểu mẫu 2: Phiếu thu theo Thông tư 200 cũng được tích hợp trên phần mềm kế toán Fast Accounting Online.
Dù áp dụng theo Thông tư nào, các biểu mẫu kế toán đều cần đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:
- Ngày hạch toán.
- Số chứng từ.
- Nội dung hạch toán.
- Tài khoản Nợ/Có.
- Trị giá số tiền.
- Số tiền bằng chữ.
Mỗi doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh các phiếu kế toán để phù hợp với yêu cầu cụ thể và cơ cấu quản lý của mình.
9. Hướng dẫn chi tiết cách điền phiếu kế toán đúng chuẩn
Ngoài việc nắm rõ khái niệm phiếu kế toán, người quản lý còn cần biết cách điền phiếu một cách chính xác. Phiếu kế toán thường được sử dụng để ghi nhận các bút toán kết chuyển cuối kỳ hoặc các khoản khấu trừ VAT vào cuối tháng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể dành cho những người mới:
- Số chứng từ: Ghi chính xác số thứ tự theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Ngày lập chứng từ: Là ngày tạo ra phiếu kế toán.
- Ngày hạch toán: Ngày sử dụng để tính toán, phải sau ngày khóa sổ.
- Tỷ giá: Thường là 1 hoặc không cập nhật nếu không có sự thay đổi.
- Diễn giải: Ghi rõ nội dung nghiệp vụ liên quan.
- Tài khoản: Chọn mã số từ danh mục tài khoản.
- Phát sinh Có và Nợ: Ghi giá trị giao dịch. Nếu phát sinh Nợ lớn hơn 0, phát sinh Có phải bằng 0 và ngược lại.
- Bằng chữ: Kế toán viên ghi tổng cộng phát sinh Có và Nợ bằng chữ.
Lưu ý khi điền phiếu kế toán chính xác
Để đảm bảo các nghiệp vụ kế toán được thực hiện chuẩn xác trong trường hợp thiếu chứng từ, người quản lý cần chú ý những điều sau:
- Sử dụng các tài khoản cụ thể và chi tiết.
- Nếu là tài khoản ngoại lệ, phải điền mã khách hàng.
- Ngày khóa sổ phải trước ngày lập chứng từ.
- Phát sinh Có và Nợ cần nhập số, tối đa 14 chữ số và 2 số lẻ.
- Số chứng từ không được để trống.
- Số liệu chứng từ không thể thay đổi sau khi đã khóa sổ.
- Chỉ kiểm tra trùng số chứng từ, không kiểm tra chi tiết tham số.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về phiếu hạch toán là gì? Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.
