Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ là một quy trình quan trọng trong quản lý kho, giúp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn và được quản lý hiệu quả. Quy trình này không chỉ yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng và ghi nhận chi tiết mà còn đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan để tối ưu hóa hoạt động lưu kho và đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên. Cùng AZTAX tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này nhé!
1. Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ là gì?
Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ là quá trình mà một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận và lưu trữ hàng hóa từ bên khác theo yêu cầu của hợp đồng giữ hộ. Trong quá trình này, hàng hóa được chuyển từ bên gửi hàng vào kho của bên nhận giữ hộ để quản lý và bảo quản trong một khoảng thời gian nhất định, theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Khi doanh nghiệp nhận vật tư, hàng hóa để giữ hộ hoặc gia công, cần ghi nhận toàn bộ giá trị hàng hóa này trong phần thuyết minh báo cáo tài chính, nhưng không được coi là hàng tồn kho vì không thuộc quyền sở hữu.
Những hàng hóa này sẽ được phản ánh trong mục “Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, gia công, nhận ủy thác” thuộc “Các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán” theo Thông tư 200 và Thông tư 133.
Mô tả nghiệp vụ nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ
Khi nhận hàng giữ hộ hoặc gia công từ các đơn vị khác, doanh nghiệp thường tiến hành các bước sau:
- Lập biên bản xác nhận số lượng, chất lượng, quy cách và phẩm chất của hàng hóa nhận giữ hộ hoặc gia công.
- Theo dõi trên sổ quản trị nội bộ về số lượng vật tư, hàng hóa đã nhập kho mà không ghi sổ kế toán cho các loại hàng hóa này, chỉ quản lý riêng phần vật tư và hàng hóa nhận giữ hộ, gia công.
Ví dụ:
Ngày 23/10/2023, doanh nghiệp nhận gia công hàng hóa từ Công ty X, bao gồm:
- 5.000m vải dạ Hàn Quốc, màu trắng.
- 8.000m vải dạ Anh Quốc, màu đen.
Doanh nghiệp đã nhập kho số hàng khách gửi để gia công.
2. Điều kiện để được nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ
Để nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ cần có hợp đồng rõ ràng giữa các bên, cung cấp đầy đủ tài liệu và thông tin về hàng hóa, đảm bảo điều kiện kỹ thuật và an toàn của kho, quản lý và ghi nhận hàng hóa, thỏa thuận về chi phí lưu trữ và tuân thủ các quy định pháp lý.
Để thực hiện việc “nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ“, các bên liên quan cần đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:
- Hợp đồng và thỏa thuận:
- Các bên (người gửi hàng và bên nhận giữ hộ) cần có một hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng, quy định các điều khoản về việc lưu trữ, trách nhiệm, chi phí, và các quyền lợi liên quan.
- Hợp đồng nên bao gồm thông tin về số lượng hàng hóa, loại hàng hóa, thời gian lưu trữ, và các yêu cầu đặc biệt khác.
- Thông tin và tài liệu:
- Cung cấp hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận hàng hóa để xác nhận việc chuyển giao.
- Cung cấp danh sách chi tiết về hàng hóa bao gồm số lượng, mô tả, mã hàng (nếu có) và các thông tin liên quan khác.
- Điều kiện kỹ thuật và an toàn:
- Kho hàng phải đáp ứng các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất để bảo quản hàng hóa, bao gồm điều kiện vệ sinh, an toàn, và bảo mật.
- Đối với hàng hóa đặc biệt (như hàng dễ hỏng, hàng hóa yêu cầu nhiệt độ đặc biệt), cần có các điều kiện bảo quản phù hợp.
- Thủ tục và quản lý:
- Hàng hóa cần được kiểm tra và ghi nhận vào hệ thống kho của bên nhận giữ hộ, xác nhận tình trạng hàng hóa và số lượng.
- Bên nhận giữ hộ phải quản lý tồn kho, theo dõi tình trạng hàng hóa và thực hiện các báo cáo cần thiết cho bên gửi hàng.
- Chi phí và thanh toán:
- Các bên cần thỏa thuận về chi phí lưu trữ và các dịch vụ bổ sung khác. Bên gửi hàng có thể cần thanh toán phí lưu trữ trước hoặc theo định kỳ.
- Quy định phương thức và thời gian thanh toán cho các dịch vụ lưu trữ và quản lý hàng hóa.
- Tuân thủ quy định pháp lý:
- Tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến lưu trữ hàng hóa, bao gồm các quy định về bảo vệ môi trường, an toàn lao động, và các yêu cầu khác theo luật pháp địa phương.
Đảm bảo các điều kiện này sẽ giúp việc nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn, đồng thời giúp tránh các tranh chấp hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa.
3. Quy trình nhập kho hàng hóa giữ hộ
Quy trình nhập kho hàng hóa giữ hộ được thực hiện theo 5 bước sau: Chuẩn bị và giao nhận hàng hóa, kiểm tra và xác nhận, nhập dữ liệu vào hệ thống, bảo quản hàng hóa, báo cáo và xử lý vấn đề.
Quy trình nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ bao gồm các bước từ khi hàng hóa được gửi đến kho cho đến khi hàng hóa được lưu trữ và quản lý. Các bước chi tiết của quy trình này được trình bày như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và giao nhận hàng hóa
- Đảm bảo các tài liệu cần thiết như hợp đồng, hóa đơn, và danh sách hàng hóa đã được chuẩn bị.
- Hàng hóa được vận chuyển đến kho của bên nhận giữ hộ.
Bước 2: Kiểm tra và xác nhận
- Kiểm tra: Xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa so với chứng từ và danh sách.
- Ghi nhận: Xác nhận việc nhận hàng và ghi nhận thông tin vào hệ thống kho.
Bước 3: Nhập dữ liệu vào hệ thống
- Ghi thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý kho, bao gồm các chi tiết như mã hàng, số lượng, và vị trí lưu trữ.
Bước 4: Bảo quản hàng hóa
- Đưa hàng hóa vào vị trí lưu trữ và đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp.
- Theo dõi tình trạng hàng hóa và thực hiện kiểm tra định kỳ.
Bước 5: Báo cáo và xử lý vấn đề
- Báo cáo: Cung cấp báo cáo về tình trạng và tồn kho khi cần.
- Giải quyết vấn đề: Xử lý các vấn đề phát sinh và thực hiện các quy định về bồi thường nếu cần.
Việc hiểu rõ quy trình này sẽ đảm bảo rằng việc nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ được thực hiện một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các rủi ro và vấn đề có thể phát sinh.
4. Hướng dẫn nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công trên phần mềm
Sau khi đã cài đặt phần mềm AMIS.VN bạn thực hiện nhập kho hàng hóa giữ hộ theo các bước sau:
Bước 1: Vào phân hệ Kho, chọn Nhập kho
Nhấp vào tab Nhập, xuất kho, nhấn Thêm\Nhập kho
Bước 2: Chọn loại phiếu nhập kho là “hàng nhận gia công”
Bước 3: Khai báo thông tin phiếu nhập kho
- Nếu theo dõi giá trị của hàng nhận giữ hộ, nhận gia công từ nước ngoài thì chọn loại tiền là tiền ngoại tệ và nhập tỷ giá.
- Nếu theo dõi giá trị của hàng nhận giữ hộ, nhận gia công tại Việt Nam thì chọn loại tiền là VNĐ
Bước 4: Nhấn cất để hoàn tất
Lưu ý: Sau khi phiếu nhập kho hàng giữ hộ, nhận gia công được lập, phần mềm sẽ tự động sinh phiếu nhập kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện việc ghi sổ phiếu nhập kho vào sổ kho.
5. Nhập kho hàng hóa giữ hộ chịu những loại thuế nào?
Khi hàng hóa được nhập kho để nhận giữ hộ, các loại thuế có thể áp dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm loại hàng hóa, quốc gia và quy định pháp lý cụ thể. Dưới đây là các loại thuế thường gặp có thể liên quan:
5.1 Thuế giá trị gia tăng (VAT)
VAT thường không được áp dụng ngay tại thời điểm hàng hóa được nhập kho để giữ hộ, vì đây là giai đoạn lưu trữ và chưa có giao dịch bán hàng xảy ra.
VAT sẽ được áp dụng khi hàng hóa được bán hoặc chuyển giao từ kho.
5.2 Thuế nhập khẩu
Nếu hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài, thuế nhập khẩu sẽ áp dụng khi hàng hóa vào lãnh thổ quốc gia. Thuế này được xử lý tại hải quan và không phụ thuộc vào việc hàng hóa được lưu trữ trong kho hay không.
Quy trình thu thuế nhập khẩu được thực hiện tại cơ quan hải quan khi hàng hóa được đưa vào quốc gia.
5.3 Thuế bảo vệ môi trường
Một số quốc gia áp dụng thuế bảo vệ môi trường hoặc các khoản phí liên quan đến bảo vệ môi trường đối với những loại hàng hóa nhất định, chẳng hạn như hàng hóa gây ô nhiễm hoặc sản phẩm có chứa hóa chất độc hại.
Quy định về loại hàng hóa và mức thuế sẽ tùy thuộc vào luật pháp của quốc gia hoặc khu vực.
5.4 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Một số quốc gia có thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng cho các loại hàng hóa cụ thể, như rượu, thuốc lá hoặc hàng hóa xa xỉ. Thuế này có thể áp dụng ngay cả khi hàng hóa đang được lưu trữ trong kho.
Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ có thể liên quan đến thuế nhập khẩu khi hàng vào quốc gia, và thuế giá trị gia tăng (VAT) khi hàng hóa được bán. Các thuế khác như bảo vệ môi trường có thể áp dụng tùy thuộc vào loại hàng hóa. Để đảm bảo tuân thủ đúng, nên tham khảo quy định địa phương và tư vấn chuyên gia thuế.
Nhập kho hàng hóa nhận giữ hộ là một quá trình quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, liên quan đến các quy định về thuế và chi phí lưu trữ. Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định và giải đáp mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời.
