Mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao là câu hỏi nhiều người lao động quan tâm trong quá trình làm việc, thay đổi nơi cư trú hoặc chuyển công tác. Sổ bảo hiểm xã hội là căn cứ quan trọng để ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm và là cơ sở giải quyết các chế độ như ốm đau, thai sản, thất nghiệp, hưu trí. Khi bị mất sổ, nếu không xử lý kịp thời, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc bảo lưu và hưởng quyền lợi. Bài viết dưới đây của AZTAX cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật hiện hành để người lao động hiểu rõ cách xử lý khi mất sổ bảo hiểm xã hội.
1. Mất sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?
Khi phát hiện bị mất sổ bảo hiểm xã hội người lao động không cần quá lo lắng mà cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Về cơ bản, người lao động cần thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất.
Việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội không làm thay đổi toàn bộ quá trình đóng trước đó. Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ căn cứ vào dữ liệu quản lý để cấp lại sổ, bảo đảm đầy đủ thông tin về thời gian tham gia và mức đóng của người lao động.
2. Mất sổ bảo hiểm xã hội có ảnh hưởng gì đến quyền lợi của người lao động?
Sổ bảo hiểm xã hội là chứng từ pháp lý ghi nhận thời gian tham gia và mức đóng bảo hiểm xã hội của người lao động. Việc mất sổ không đồng nghĩa với việc mất quyền lợi đã đóng, tuy nhiên có thể phát sinh nhiều bất tiện trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.
Cụ thể, khi mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục như chốt sổ khi nghỉ việc, hưởng bảo hiểm xã hội một lần, làm hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hoặc xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm để giải quyết tranh chấp lao động. Do đó, việc xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội cần được thực hiện sớm để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.
3. Hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Theo hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội, hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế mẫu TK1-TS, trong đó người lao động tích chọn nội dung đề nghị cấp lại sổ do bị mất.
- Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị hỏng thì nộp kèm sổ cũ để cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi.
- Bản sao hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng như căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để đối chiếu thông tin.
Người lao động cần kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc phải bổ sung nhiều lần.
4. Các hình thức nộp hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Tùy thuộc vào tình trạng việc làm và điều kiện thực tế, người lao động có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:
4.1 Nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động
Đối với người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đơn vị đang tham gia. Người lao động chỉ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu và phối hợp cung cấp thông tin khi cần thiết.
4.2 Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội
Trường hợp người lao động lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp, trình tự thực hiện được tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo quy định, bao gồm đơn đề nghị và tờ khai TK1-TS cùng các giấy tờ cá nhân liên quan.
Bước 2: Thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội phù hợp với từng trường hợp cụ thể:
- Người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp: Nộp hồ sơ thông qua đơn vị sử dụng lao động. Doanh nghiệp có trách nhiệm chuyển hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đang tham gia.
- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện hoặc người đã nghỉ việc: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thông qua đại lý thu bảo hiểm xã hội. Hồ sơ cũng có thể gửi qua dịch vụ bưu chính theo nhu cầu.
Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
- Thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp cần xác minh thông tin do quá trình tham gia bảo hiểm tại nhiều tỉnh, nhiều đơn vị, thời hạn giải quyết tối đa là 45 ngày làm việc và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có thông báo bằng văn bản.
Cách nhận sổ bảo hiểm xã hội sau khi được cấp lại:
- Người lao động đang làm việc: Nhận sổ thông qua bộ phận nhân sự của đơn vị sử dụng lao động.
- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện hoặc đã nghỉ việc: Nhận trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nhận qua dịch vụ bưu chính theo địa chỉ đã đăng ký.
4.3 Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công BHXH
Người lao động có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo trình tự sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản BHXH cá nhân.
Bước 2: Tại giao diện chính, chọn chức năng “Kê khai hồ sơ”, sau đó tìm và lựa chọn mã thủ tục 607a hoặc dịch vụ “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (phải xác minh)”.
Bước 3: Trong mục kê khai, mở biểu mẫu điện tử TK1-TS và điền đầy đủ các thông tin cá nhân theo hướng dẫn hiển thị trên hệ thống.
Bước 4: Lựa chọn phương thức nhận sổ bảo hiểm xã hội sau khi hồ sơ được giải quyết, bao gồm:
- Nhận trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Nhận qua dịch vụ bưu chính công ích, người lao động ghi rõ địa chỉ nhận và tự thanh toán chi phí chuyển phát theo quy định.
Bước 5: Đính kèm bản điện tử các giấy tờ theo yêu cầu, nhập mã xác thực hệ thống và xác nhận nộp hồ sơ.
Bước 6: Kiểm tra hộp thư điện tử đã đăng ký, nhập mã xác thực OTP do cơ quan bảo hiểm xã hội gửi và xác nhận để hoàn tất thủ tục.
Thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ sẽ được thông báo qua email. Thời gian cấp lại sổ bảo hiểm xã hội thông thường không quá 10 ngày làm việc, trường hợp cần xác minh thì thời hạn tối đa là 45 ngày theo quy định.
4.4 Nộp hồ sơ trực tuyến qua ứng dụng VssID
Người lao động có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tuyến trên ứng dụng VssID theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập ứng dụng VssID bằng tài khoản cá nhân đã được đăng ký và xác thực.
Bước 2: Tại màn hình chính, chọn mục “Dịch vụ công”, sau đó chọn thủ tục “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin”.
Bước 3: Lựa chọn hình thức nhận kết quả giải quyết hồ sơ, bao gồm:
- Nhận trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Nhận qua dịch vụ bưu chính công ích, trong đó người lao động cần ghi rõ địa chỉ nhận sổ và tự thanh toán chi phí chuyển phát theo quy định.
Bước 4: Kiểm tra lại thông tin kê khai và chọn “Gửi” để hoàn tất việc nộp hồ sơ trực tuyến.
Bước 5: Nhập mã xác thực OTP được gửi về địa chỉ email đã đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội và chọn “Xác nhận” để hoàn tất thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
5. Thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định, thời hạn giải quyết hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do bị mất không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối với trường hợp người lao động có quá trình tham gia bảo hiểm xã hội tại nhiều tỉnh, thành phố hoặc cần xác minh thông tin, thời hạn giải quyết có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 45 ngày. Trong trường hợp này, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người lao động biết lý do kéo dài thời gian giải quyết.
6. Cách nhận sổ bảo hiểm xã hội sau khi được cấp lại
Sau khi hoàn tất thủ tục, người lao động có thể nhận sổ bảo hiểm xã hội theo một trong các hình thức sau:
- Nhận trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi nộp hồ sơ.
- Nhận thông qua đơn vị sử dụng lao động nếu hồ sơ được nộp qua doanh nghiệp.
- Nhận qua dịch vụ bưu chính công ích theo địa chỉ đã đăng ký trong hồ sơ. Trường hợp này, người lao động phải thanh toán chi phí chuyển phát theo quy định của đơn vị bưu chính.
7. Một số lưu ý quan trọng khi xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần lưu ý một số nội dung sau:
- Thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội sớm ngay khi phát hiện bị mất để tránh ảnh hưởng đến việc giải quyết quyền lợi sau này.
- Kê khai thông tin cá nhân, quá trình tham gia bảo hiểm xã hội chính xác, thống nhất với dữ liệu đã được cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
- Trường hợp có thời gian làm việc tại nhiều đơn vị, nhiều địa phương, người lao động nên chuẩn bị thêm các giấy tờ liên quan để thuận tiện cho việc xác minh thông tin.
- Thường xuyên tra cứu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội trên ứng dụng VssID để kịp thời phát hiện sai sót và đề nghị điều chỉnh.
8. Căn cứ pháp lý về việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất
Việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất được thực hiện trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm:
(1) Luật Bảo hiểm xã hội
Theo Điều 96 và Khoản 2 Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, sổ bảo hiểm xã hội được cấp lại trong trường hợp bị mất, bị hỏng hoặc có thay đổi thông tin. Người tham gia bảo hiểm xã hội có quyền đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội cấp lại sổ để tiếp tục ghi nhận quá trình tham gia.
(2) Quyết định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Quy trình, hồ sơ và mẫu biểu liên quan đến việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Quyết định số 505/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Ngoài ra, Quyết định số 896/QĐ-BHXH năm 2021 có quy định về việc cấp lại bìa sổ bảo hiểm xã hội trong một số trường hợp cụ thể.
(3) Cổng Dịch vụ công của cơ quan nhà nước
Chi tiết thủ tục hành chính về việc cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được công bố công khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, giúp người lao động dễ dàng tra cứu, thực hiện hồ sơ trực tuyến hoặc nộp trực tiếp theo hướng dẫn.
9. Câu hỏi thường gặp về việc mất sổ bảo hiểm xã hội
Câu 1: Mất bìa sổ bảo hiểm xã hội có làm lại được không?
Theo Quyết định số 896/QĐ-BHXH năm 2021 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trường hợp người tham gia bị mất bìa sổ bảo hiểm xã hội thì vẫn được xem xét cấp lại theo quy định. Việc cấp lại bìa sổ không làm ảnh hưởng đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội đã được ghi nhận trước đó.
Trình tự thực hiện thủ tục cấp lại bìa sổ bảo hiểm xã hội như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm tờ khai điều chỉnh thông tin theo mẫu TK1-TS và bản chính căn cước công dân để đối chiếu.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động nơi đang làm việc.
Theo Khoản 2 Điều 29 Quyết định số 595/QĐ-BHXH, thời hạn giải quyết hồ sơ cấp lại bìa sổ bảo hiểm xã hội không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh thông tin, thời hạn giải quyết tối đa là 45 ngày và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ có thông báo bằng văn bản. Thủ tục cấp lại bìa sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện miễn phí.
Câu 2: Mất sổ bảo hiểm xã hội có lấy được tiền không?
Không. Trường hợp bị mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động không thể thực hiện ngay các thủ tục nhận tiền bảo hiểm xã hội. Người lao động cần làm thủ tục đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trước. Sau khi được cấp lại sổ, người lao động mới đủ điều kiện hoàn thiện hồ sơ để giải quyết các chế độ như hưởng bảo hiểm xã hội một lần, chốt sổ hoặc làm thủ tục hưởng lương hưu theo quy định.
Câu 3: Người lao động đã nghỉ việc có tự xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội được không?
Có. Người lao động đã nghỉ việc hoàn toàn có thể tự mình thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cư trú hoặc thông qua Cổng Dịch vụ công theo quy định.
Câu 4: Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội có mất phí không?
Không. Theo quy định hiện hành, thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị mất hoặc bị hỏng được thực hiện miễn phí. Người lao động chỉ phải chi trả chi phí phát sinh nếu lựa chọn nhận sổ qua dịch vụ bưu chính hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm thủ tục theo nhu cầu cá nhân.
Tóm lại, khi gặp tình trạng mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động cần bình tĩnh thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại sổ theo đúng quy định pháp luật. Trường hợp người lao động cần hỗ trợ tư vấn, soạn hồ sơ hoặc thực hiện thủ tục nhanh gọn, AZTAX cung cấp dịch vụ hỗ trợ thủ tục bảo hiểm xã hội chuyên nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Xem thêm: Dịch vụ làm thủ tục hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội
