Chúng ta cần chuẩn bị những kiến thức gì để có thể trở thành nhân viên kế toán tiền lương chuyên nghiệp? Đây là câu hỏi mà các nhân viên kế toán đặt ra. Bởi vì hiện nay doanh nghiệp luôn đề ra những yêu cầu khắt khe khi tuyển dụng cho vị trí này. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu những vấn đề trên trong bài viết này nhé!
1. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là bộ phận rất quan trọng trong công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động đang trong công ty. Công việc của kế toán tiền lương bao gồm ghi chép, tính toán và quản lý quỹ lương, đồng thời giám sát và phản ánh các điều khoản không hợp lệ nếu xuất hiện.
Tiền lương là lợi ích, phúc lợi của nhân viên giúp nâng cao năng suất là hiệu quả công việc. Vì vậy, người làm nghiệp vụ này phải có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác, công bằng trong công tác tính và hạch toán lương dành cho nhân viên.
Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán lương cũng như các khoản trích từ lương dựa trên dữ liệu bảng chấm công. Bên cạnh đó, họ còn quản lý các tài liệu liên quan đến thu nhập của nhân viên để đảm bảo việc lập bảng lương, thanh toán và chế độ bảo hiểm cho nhân viên được thực hiện chính xác.
2. Công việc của kế toán tiền lương
Công việc của kế toán tiền lương rất đa dạng, đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn cao và chịu trách nhiệm xử lý tất cả các vấn đề liên quan tới quản lý lương của nhân viên. Cụ thể như sau:
2.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương
- Ghi chép và phản ánh kịp thời tình hình lao động, bao gồm cả số lượng và chất lượng, cũng như sử dụng thời gian và hiệu suất lao động.
- Tính toán chính xác các khoản tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp theo quy định của pháp luật và chính sách nội bộ của công ty.
- Xây dựng bảng lương và thực hiện việc nộp bảo hiểm xã hội, y tế và các khoản phí công đoàn đúng hạn.
- Kiểm tra và quản lý quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội và y tế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích, cùng với việc phân tích tình hình sử dụng lao động và tài chính liên quan.
2.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động
- Quản lý những đợt tạm ứng lương trong tháng của doanh nghiệp.
- Tính toán tạm ứng lương cho toàn bộ nhân viên, một nhóm người lao động hoặc từng cá nhân.
- Xây dựng mức tạm ứng lương linh hoạt, bao gồm cả việc áp dụng tỷ lệ phần trăm trên lương cơ bản hoặc xác định giá trị tiền cụ thể cho từng nhân viên.
2.3 Quản lý kỳ lương chính của người lao động
- Xây dựng kỳ tính lương theo từng loại lương, bao gồm cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương.
- Tính toán các khoản thu nhập hoặc giảm trừ lương cuối kỳ cho nhân viên.
- Tổng hợp thông tin từ bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng và áp dụng vào bảng lương cuối kỳ để xác định mức lương thực lĩnh cho mỗi nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin cá nhân của nhân viên, thông tin về kỳ tính lương và bảng chấm công.
- Tính và khấu trừ các khoản nghĩa vụ pháp lý như thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách chính xác và đầy đủ.
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để thực hiện quyết toán thuế TNCN vào cuối năm.
Xem thêm: Dịch vụ làm work permit
3. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán tiền lương
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kế toán tiền lương phải sử dụng nhiều loại giấy tờ và chứng từ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Các chứng từ cần thiết bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng thanh toán lương và BHXH
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng lương thanh toán qua ngân hàng
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
Tùy theo từng trường hợp, kế toán có thể cần thêm các giấy tờ liên quan đến quyết định của ban lãnh đạo như giấy cử đi công tác, hóa đơn thanh toán trong quá trình công tác, và các chứng từ khác.
4. Những kiến thức cần trang bị để trở thành kế toán tiền lương chuyên nghiệp
- Để trở thành kế toán tiền lương chuyên nghiệp cần phải tìm hiểu các kiến thức chuyên ngành kế toán liên quan như các hồ sơ, tài liệu sau:
-
- Hợp đồng lao động (mức lương trả cho nhân viên, các khoản tiền thưởng, bảo hiểm, phụ cấp).
- Bảng chấm công.
- Bảng lương hàng tháng (tính theo ca làm, tăng ca, KPI sản phẩm).
- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký sử dụng lao động.
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH, BHYT.
- Nắm vững thông tin về lương của nhân viên như lương cơ bản, ngày hiệu lực, các thông tin về phụ cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập,…
- Tìm hiểu kỹ về luật Lao động, luật Bảo hiểm Xã hội và các bộ luật khác để tính toán các khoản liên quan đến chế độ lương thưởng, BHXH một cách chính xác, đảm bảo quyền lợi của người lao động.
- Luyện tập thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (word, powerpoint,…) giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo độ chính xác trong quá trình quản lý các chứng từ, lập các bảng tính lương và báo cáo thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra, các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị phần mềm kế toán riêng, vì vậy luyện tập các phần mềm, công cụ kế toán thành thạo cũng giúp tăng năng suất công việc.
5. Quy trình thực hiện kế toán tiền lương
Quy trình kế toán tiền lương thường bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Tính toán tiền lương: Bộ phận kế toán xác định và tính toán tiền lương cho từng nhân viên dựa trên thông tin như số giờ làm việc, mức lương, các khoản phụ cấp và khấu trừ. Các tài liệu sử dụng bao gồm bảng chấm công, hợp đồng lao động và biểu mẫu khai báo thuế.
- Bước 2: Xét duyệt của giám đốc: Sau khi tính toán, báo cáo tiền lương được chuyển đến giám đốc để xem xét. Giám đốc kiểm tra tính chính xác của số liệu và yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết.
- Bước 3: Xác nhận và phê duyệt: Giám đốc xác nhận và phê duyệt báo cáo tiền lương, có thể thông qua chữ ký hoặc phương thức xác nhận khác theo quy trình nội bộ của công ty.
- Bước 4: Thanh toán tiền lương: Bộ phận kế toán tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên, có thể qua chuyển khoản ngân hàng hoặc trả tiền mặt tại văn phòng công ty.
- Bước 5: Ghi nhận kế toán: Bộ phận kế toán hạch toán các khoản lương vào sổ sách kế toán, ghi nợ vào tài khoản “Lương và các khoản tương đương” và ghi có vào tài khoản Tiền mặt hoặc Ngân hàng.
Quy trình trên mô tả các bước thực hiện kế toán tiền lương trong một tổ chức. Tuy nhiên, quy trình cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định và quy trình nội bộ của từng công ty.
6. Tài khoản chính dùng trong kế toán tiền lương
Hiện tại, kế toán tiền lương sử dụng hai tài khoản chính: “tài khoản 334” và “tài khoản 338”.
6.1 Hạch toán lương – Tài khoản 334: Phải trả người lao động
Tài khoản 334 phản ánh các khoản phải trả cho người lao động và tình hình thanh toán của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản 334 bao gồm:
- Bên Nợ:
- Các khoản đã trả cho người lao động: tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
- Kết chuyển tiền công chưa nhận được của người lao động.
- Bên Có:
- Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác phải trả cho người lao động.
- Số dư bên Có: các khoản còn phải trả cho người lao động của doanh nghiệp.
6.2 Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản 338 phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả và nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Kết cấu của tài khoản 338 bao gồm:
- Bên Nợ:
- Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc phải trả cho người lao động.
- Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT phải trả cho người lao động.
- Bên Có:
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ vào lương của người lao động.
- Các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT được nhà nước cấp bù.
- Phản ánh giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Các khoản phải trả khác.
- Số dư bên Nợ: số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
- Số dư bên Có: số tiền còn phải trả, phải nộp, giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
7. Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tính lương cho người lao đồng
- Nợ TK 154
- Nợ TK 622
- Nợ TK 6421
- Nợ TK 6422
- Có TK 334
Trích các khoản theo lương
- Nợ TK 6422 (Chi phí doanh nghiệp chịu)
- Có TK 3382 (Kinh phí công đoàn 2%)
- Có TK 3383 (Bảo hiểm xã hội 18%)
- Có TK 3384 (Bảo hiểm y tế 3%)
- Có TK 3389 (Bảo hiểm thất nghiệp 1%)
Trích bảo hiểm từ tiền lương của người lao động
- Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)
- Có TK 3383 (Trích bảo hiểm xã hội 8%)
- Có TK 3384 (Trích bảo hiểm y tế 1,5%)
- Có TK 3389 (Trích bảo hiểm thất nghiệp 1%)
Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
- Nợ TK 3382 (Kinh phí công đoàn 2%)
- Nợ TK 3383 (Trích bảo hiểm xã hội 26%)
- Nợ TK 3384 (Trích bảo hiểm y tế 4,5%)
- Nợ TK 3389 (Trích bảo hiểm thất nghiệp 2%)
- Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng 34,5%)
Tính thuế thu nhập cá nhân
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
Nộp thuế thu nhập cá nhân
- Nợ TK 3335
- Có TK 111, 112
Thanh toán tiền lương cho người lao động
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
Nộp bảo hiểm lên cơ quan bảo hiểm
- Nợ TK 3383, 3384, 3389
- Có TK 111, 112
Nộp kinh phí công đoàn lên sở lao động
- Nợ TK 3382
- Có TK 111, 112
8. Quyền lợi của nhân viên kế toán tiền lương
Tính lương là công việc yêu cầu về trình độ chuyên môn, sự nhanh nhẹn và chính xác rất cao. Vì vậy, những quyền lợi mà nhân viên đảm nhận công việc này nhận được cũng tương đương với năng lực của họ.
Môi trường làm việc năng động, vui vẻ, có đầy đủ không gian thoải mái và yên tĩnh để làm việc. Những công việc liên quan đến kế toán thường rất khô khan, phải thường xuyên tiếp xúc với những con số nên dễ gây cảm giác gò bó và căng thẳng. Vì vậy, một không gian làm việc thoải mái, vui vẻ và đủ yên tĩnh sẽ giúp nhân viên làm việc tích cực, tăng hiệu suất công việc hơn.
Có cơ hội thăng tiến và phát triển bản thân trong lĩnh vực kế toán. Được hưởng các khoản phụ cấp, quyền lợi cơ bản và thưởng thêm năng lực nếu luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
9. Một số lưu ý về kế toán tiền lương khi quyết toán thuế
- Tìm hiểu thông tin: Nắm rõ các chi tiết về lương, phụ cấp của nhân viên và các yếu tố ảnh hưởng đến phụ cấp.
- Lưu ý đối với lao động thời vụ và thử việc: Chú ý cách tính lương và mức khấu trừ trước khi trả lương cho các lao động này.
- Khai báo chính xác: Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ.
- Hiểu các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế: Nắm rõ các khoản giảm trừ và thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên.
- Cập nhật thông tin mới nhất: Theo dõi các tỷ lệ trích theo lương mới nhất và các thay đổi trong chính sách.
Hiểu biết sâu về các yếu tố ảnh hưởng đến tính lương của doanh nghiệp như kỳ tính lương, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lương thay đổi trong kỳ, mức bảo hiểm bắt buộc và thông số thuế TNCN là rất cần thiết.
Ví dụ:
- Kỳ tính lương
- Số ngày/giờ làm việc trong tháng
- Cách tính lương thay đổi trong kỳ
- Mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc
- Thông số thuế TNCN
- Tính thuế TNCN và kê khai: Biết cách tính và kê khai thuế thu nhập cá nhân.
10. Dịch vụ kế toán tiền lương tại AZTAX
Trong những năm qua, rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng dịch vụ kế toán, tính lương của AZTAX. Vì vậy, chúng tôi tự tin cung cấp dịch vụ kế toán tiền lương cho các doanh nghiệp. Dịch vụ này không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các vấn đề liên quan đến tiền lương mà còn giúp tối ưu chi phí, quản lý hoạt động kinh doanh.
Trên đây là những kiến thức cần trang bị để trở thành một kế toán tiền lương chuyên nghiệp. Nếu cần biết thêm những thông tin chi tiết về dịch vụ, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với bất kỳ lúc nào. Chúng tôi rất hân hạnh và tự hào khi được đồng hành cùng Quý khách hàng.
