Hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô chi tiết

Quy trình hạch toán kế toán giá thành sửa chữa ô tô là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước quan trọng từ việc xác định đối tượng tính giá thành dịch vụ sửa chữa đến việc phân bổ chi phí và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế VAT. Bằng cách tập hợp và tính toán chi phí trực tiếp như vật liệu, nhân công và chi phí gián tiếp như khấu hao tài sản, các doanh nghiệp sửa chữa ô tô có thể đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hạch toán và quản lý tài chính của mình.

2.1 Hạch toán khi sửa chữa ô tô

Đối với hoạt động sửa chữa ô tô, gara ô tô việc xác định đối tượng tính giá thành  dịch vụ sửa chữa ô tô có thể được thực hiện theo từng chiếc xe cụ thể hoặc tính chung cho tất cả các xe. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể, kế toán doanh nghiệp sẽ phải thiết lập các thức tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô phù hợp.

Thường thì, các chủ doanh nghiệp muốn biết lãi/lỗ theo từng chiếc xe được sửa chữa, do đó kế toán cần phải tính dịch vụ sửa chữa ô tô giá thành cho từng chiếc xe. Trong trường hợp này, việc thiết lập để tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô theo từng chiếc xe có thể được thực hiện như sau:

• Chi phí trực tiếp: Đây là các chi phí phát sinh trực tiếp theo từng chiếc xe cụ thể. Các chi phí này sẽ được tập hợp đích danh cho từng chiếc xe cụ thể.
• Chi phí gián tiếp: Đây là các chi phí dùng chung cho nhiều chiếc xe. Để tính toán chi phí gián tiếp cho từng chiếc xe, cần thiết lập các tiêu chí phân bổ hợp lý.

Khi xe khách đến liên hệ, thợ chính sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng hư hỏng của xe và miêu tả công việc cụ thể cần thực hiện để sửa chữa, đồng thời thông báo cho khách hàng về tình trạng của xe. Sau đó, khách hàng yêu cầu lập bảng báo giá cho các hạng mục sửa chữa hư hỏng đó. Khách hàng xem và duyệt bảng báo giá, sau đó bàn giao xe cho sửa chữa.

Tiếp theo, khi tiến hành lập kế hoạch sửa chữa, bạn cần xác định phần nào của công việc sẽ được gia công để sửa chữa, và phần nào cần thay mới phụ tùng thay thế. Các công đoạn này phải tuân thủ đúng quy trình được đề ra trước đó bởi các thợ chuyên nghiệp.

Khi việc sửa chữa hoàn tất, kế toán doanh nghiệp sẽ tổng hợp bảng vật liệu và nhân công cho việc sửa chữa xe đó. Bảng tổng hợp này sẽ được giao cho khách hàng, với hai bản được giữ lại: một bản cho khách hàng và một bản cho cơ sở sửa chữa, để làm căn cứ cho việc xuất hóa đơn sau này. Hoặc nếu cần, bạn cũng có thể lập hợp đồng và xuất hóa đơn theo hợp đồng, tuỳ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp quản lý.

2.2 Hạch toán khi mua bán phụ tùng

Khi phụ tùng sửa chữa xe được mua về và nhập kho, quy trình làm phiếu và nhập kho như sau:

• Nếu hóa đơn mua vào (đầu vào) có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng và được thanh toán bằng tiền mặt:

Hóa đơn này phải được kẹp kèm với phiếu chi, phiếu nhập kho, biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho từ bên bán, và giấy đề nghị thanh toán. Nếu có, hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào cùng với nhau.

• Trong trường hợp hóa đơn mua vào có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng:

Hóa đơn này phải được kẹp kèm với phiếu kế toán (hoặc phiếu hoạch toán), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho từ bên bán, giấy đề nghị chuyển khoản, và hợp đồng phô tô. Nếu có, thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào cùng với nhau.

• Khi tiến hành chuyển tiền trả khách hàng: cần sử dụng Giấy báo Nợ.
• Trong trường hợp chuyển khoản đi: sử dụng Ủy nhiệm chi.

2.3 Hạch toán khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe

Khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe, quy trình làm phiếu xuất kho như sau:

Đối với hóa đơn bán ra có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt:

• Kẹp kèm theo Phiếu thu.
• Đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, biên bản giao hàng (đối với ngành thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (đối với ngành xây dựng) phô tô.
• Kẹp biên bản xác nhận khối lượng phô tô, hóa đơn sửa chữa ô tô, bảng quyết toán khối lượng phô tô (nếu có).
• Hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào nếu có.

Trong trường hợp hóa đơn bán ra có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên:

• Kẹp kèm theo phiếu kế toán (hoặc phiếu hạch toán).
• Đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng (đối với ngành thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (đối với ngành xây dựng) phô tô.
• Kẹp biên bản xác nhận khối lượng phô tô, hóa đơn sửa chữa ô tô, bảng quyết toán khối lượng (nếu có).
• Hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô cũng cần được kẹp vào (nếu có).

Khi đối tác chuyển giao vào tài khoản của công ty:

• Sử dụng Giấy báo có Nợ tài khoản 621 (có mã chi phí theo dõi riêng cho từng biển số xe).
• Có tài khoản 152.

2.4 Hạch toán chi phí nhân công sửa chữa xe

Để đảm bảo rằng chi phí được trừ là hợp lý và có thể xuất toán khi tính thuế TNDN, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục sau:

• Hợp đồng lao động và sao phô tô của Chứng minh thư nhân dân kèm theo.
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng lương đi kèm với bảng chấm công cho tháng tương ứng.
• Phiếu chi thanh toán lương hoặc các tài liệu từ ngân hàng xác nhận nếu thanh toán lương bằng tiền gửi.
• Chữ ký được đặt trên tất cả các tài liệu.

Lưu ý: Nếu thiếu bất kỳ một trong các thủ tục trên, cơ quan thuế có thể loại trừ chi phí này vì coi rằng bạn đang đưa ra thông tin chi phí giả mạo và có thể bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.

Nợ tài khoản 622 và có tài khoản 334.

2.5 Hạch toán chi phí sản xuất chung

Đây là chi phí khấu hao tài sản, bao gồm máy móc thiết bị phụ như xe nâng, xe cẩu, cũng như công cụ dụng cụ như cà lê, mỏ lết, đũa vặn và các chi phí chung khác như điện nước.

Để ghi nhận các khoản này:

• Nợ tài khoản 627 để ghi nhận chi phí khấu hao tài sản.
• Nợ tài khoản 1331 để ghi nhận chi phí khấu hao công cụ dụng cụ.

Có các tài khoản sau:

• TK 111 (Tiền mặt hoặc tương đương).
• TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
• TK 331 (Phải trả ngắn hạn).
• TK 142 (Nợ phải trả khác).
• TK 242 (Các khoản phải thu khác).

Các công cụ dụng cụ và tài sản cố định được phân bổ và theo dõi theo Quyết định 45 tùy thuộc vào việc sử dụng bộ phận nào, và việc phân bổ sẽ được thực hiện tương ứng với từng bộ phận đó.

2.6 Hạch toán trường hợp chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT

Nếu cuối tháng xe chưa được sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT về Chi phí sửa chữa ô tô thì cần ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 154 để ghi nhận chi phí chờ sửa chữa và chưa xuất hóa đơn VAT.
• Có tài khoản 621 để ghi nhận nợ tài khoản liên quan đến chi phí sửa chữa.
• Có tài khoản 622 để ghi nhận nợ tài khoản liên quan đến chi phí khác, có thể là các chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa.
• Có tài khoản 627 để ghi nhận chi phí khấu hao tài sản.

2.7 Hạch toán khi sửa chữa xong và ra xưởng

Khi xe ra khỏi xưởng sau khi sửa chữa, việc kết chuyển bao gồm:

• Gửi cho khách hàng bảng kết toán phí sửa chữa.
• Gửi hóa đơn VAT cho khách hàng.
• Gửi phiếu giao xe cho khách hàng, xác nhận việc sửa chữa đã hoàn tất và xe đã sẵn sàng được trả lại.

2.8 Hạch toán xuất hóa đơn tài chính GTGT

Nội dung xuất hóa đơn sửa chữa ô tô (chi phí sửa chữa ô tô) là sửa chữa xe có biển số abc theo bảng quyết toán vào ngày/ tháng/ năm.

Công nợ được ghi vào các tài khoản 111, 112, và 131. Có sự thu chi được ghi vào tài khoản 511. Đồng thời, cũng có ghi nhận vào tài khoản 33311.

2.9 Hạch toán khi tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô

Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 632 là số tiền chi phí cần thanh toán. Số tiền 154 được ghi vào tài khoản này, đại diện cho chi phí của việc xe ra xưởng sửa chữa.

2.10 Hạch toán kết chuyển giá vốn, chi phí quản lý, chi phí tài chính, chi phí khác

Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 911 là số tiền cần thanh toán. Số tiền này được ghi vào tài khoản 632, 635, 642, 641 và 811.

2.11  Hạch toán kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu khác, doanh thu tài chính

Kế toán doanh nghiệp sửa chữa ô hạch toán như sau: Nợ tài khoản 511, 515, và 711 là các khoản phải thanh toán. Đồng thời, có số tiền được ghi vào tài khoản 911.

Lưu ý: Khi xuất hóa đơn GTGT, cần phải đính kèm bảng kê chi tiết công việc như linh kiện, công thợ để làm căn cứ cho việc xuất kho.

3. Nhiệm vụ của kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô

Trong mọi lĩnh vực, việc hoàn thành công việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của mình. Đối với kế toán doanh nghiệp trong ngành dịch vụ sửa chữa ô tô, kế toán gara ô tô cũng vậy, bạn cần biết chính xác mình đang theo dõi và ghi nhận những tài khoản nào, cũng như cần tạo ra những báo cáo nào.

Cụ thể, nhiệm vụ của kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô, tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô hằng ngày bao gồm:

• Cuối ngày, kế toán giá thành dịch vụ sửa chữa thường thực hiện việc so sánh giữa các quyết toán thu tiền từ khách hàng với sổ quỹ, cụ thể là kiểm tra sự khớp nhau giữa mục “Nợ 1111” (tài khoản cho thu tiền dịch vụ) và sổ quỹ.
• Theo dõi việc tuân thủ các quy trình đã  đưa ra liên quan đến quy trình dịch vụ phụ tùng như khách hàng thanh toán, công việc bảo hành, bảo dưỡng, PDI.
• Kiểm kê so sánh bảo hành bảo dưỡng với bộ phận dịch vụ định kỳ 1 tháng 2 lần. Và so sánh, đối chiếu với Nhà cung cấp phụ tùng chính hãng của Công ty để cân nhắc việc bảo hành bảo dưỡng đền bù như thế nào cho hợp lý.
• Kiểm tra các giá trị dịch vụ dở dang, thông báo kịp thời các bất cập về sản phẩm dở dang.
• Kiểm tra đối chiếu với bộ phận dịch vụ báo cáo hàng ngày về dịch vụ sữa chữa.
• Kiểm tra và tổng hợp các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung để tính giá thành dịch vụ sửa chữa ô tô
• Tiến hành xuất hóa đơn chi phí kế toán sửa chữa ô tô, kế toán gara ô tô và ghi nhận doanh thu dịch vụ sửa chữa, ghi nhận giá vốn dịch vụ sữa chữa.
• Hạch toán nợ 632, có 154 của xe đã hoàn thành và theo dõi số dư cuối kỳ của tài khoản 154 (Dịch vụ sửa chữa dang dở của từng xe).
• Phân tích, đánh giá lợi nhuận dịch vụ từ đó xây dựng lại định mức tiền công, hao hụt vật tư sơn và đề xuất phương án tiết kiệm chi phí.
• Tham gia lập, hoàn thiện, sửa đổi các quy trình để phù hợp với hoạt động sửa chữa thực tế.
• Thực hiện báo cáo hiệu quả hoạt động dịch vụ phụ tùng hàng tháng và theo yêu cầu.
• Hỗ trợ bộ phận dịch vụ tư vấn về cách thanh toán, xuất hóa đơn cho khách hàng nhằm tạo sự thuận tiện nhất cho khách hàng.

4. Công việc của kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô

Đã nhắc đến, từng ngành nghề đều có những đặc thù riêng, và kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô không phải là ngoại lệ. Dưới đây là các nhiệm vụ cơ bản mà bạn cần thực hiện trong công ty dịch vụ sửa chữa ô tô:

4.1 Xử lý số dư đầu kỳ dịch vụ sửa chữa ô tô

• Tạo và quản lý danh sách nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp
• Tạo và quản lý danh mục kho, vật tư, hàng hóa.
• Cập nhập, quản lý chi tiết công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Cập nhập báo cáo tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu đầu kỳ.
• Tạo và cập nhập danh sách thành phẩm tồn kho đầu kỳ
• Tạo và cập nhập danh sách đối tượng tập hợp chi phí dở dang đầu kỳ.
• Theo dõi, cập nhật bảng phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) đầu kỳ
• Theo dõi, cập nhập bảng khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đầu kỳ
• Cập nhật các tài khoản trên cân đối tài khoản của năm cũ chuyển sang đầu năm tiếp theo.

4.2 Xử lý số phát sinh trong kỳ dịch vụ sửa chữa ô tô

4.2.1 Xử lý nội dung hạch toán hóa đơn chứng từ

• Hạch toán hóa đơn mua nguyên vật liệu dùng cho sửa chữa, thay thế nhập kho và không qua kho…Các nguyên vật liệu trong dịch vụ sửa chữa ô tô như: Matit, sơn lót, sơn chống hà, xi đánh bóng, sơn xịt…..
• Mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sửa chữa ô tô, xe máy tính vào chi phí sản xuất kinh doanh như máy gò, máy hàn, cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Hạch toán các hóa đơn mua và ghi tăng tài sản cố định dùng cho sữa chữa ô tô, các tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Hạch toán các hóa đơn dịch vụ chung như: Tiền điện, tiền nước, tiếp khách, văn phòng phầm dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Phân bổ tiền điện cho bộ phận quản lý cùng bộ phận sữa chữa.
• Lập các hồ sơ về lương như: Bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương, phân lương cho các bộ phận.
• Hạch toán, phân bổ tiền lương cho các bộ phận, các loại dịch vụ sữa chữa.
• Hạch toán doanh thu bán dịch vụ chi tiết như: Dịch vụ sửa chữa xe, dịch vụ rửa xe
• Cách xuất xả hóa đơn khách lẻ và lập bảng kê chi tiết.
• Hạch toán giấy nộp tiền thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài.
• Hạch toán các phân hệ ngân hàng
• Hạch toán các nội dung quỹ tiên mặt.

4.2.2 Xử lý nội dung cuối mỗi tháng, quý

• Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng tháng, quý, khấu trừ thuế giá trị gia tăng
• Phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng tính vào chi phí sữa chữa cũng như chi phí doanh nghiệp
• Khấu hao tài sản cố định hàng tháng tính vào chi phí sữa chữa ô tô cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Lập kỳ tính giá thành cho các dịch vụ sửa chữa ô tô: Mặc dù đây là công ty về dịch vụ nhưng các bạn cần phải xác định được giá vốn cho các mã dịch vụ trên hóa đơn phát sinh do đó việc lập kỳ giá thành phù hợp, chính xác phải rất quan trọng.
• Tính và phân bổ các chi phí như: Chi phí lương, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, chi phí chung theo các tiêu thức phù hợp như: nguyên vật liệu, doanh thu …. Tính toán vào giá thành các mã dịch vụ sữa chữa-> Nghiệm thu tính vào giá vốn của dịch vụ tương ứng
• Xem các báo cáo liên quan để kiểm tra các chỉ tiêu như:
  • Công cụ dụng cụ
  • Tài sản cố định
  • Thuế
  • So sánh doanh thu dịch vụ  tương ứng dịch vụ đã tính xem điều chỉnh gì không

4.3 Công việc cuối năm

Lập báo cáo tài chính – Hướng dẫn kỹ bản chất của các chỉ tiêu từ bảng cân đối tài khoản nhặt lên các báo cáo khác gồm

• Cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính theo Thông tư 200 và theo Quyết định 48/2006.

Lập quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm

Lập quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm

In sổ sách kế toán: Sổ sách là kết quả cuối cùng sau khi công ty nộp Báo cáo tài chính lên thuế. Sổ sách kế toán cần lưu giữ kỹ cùng với hóa đơn, hồ sơ doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng hiểu rõ các loại sổ gì cần in ra. Vậy sổ sách kế toán bao gồm:

• Sổ cái các tài khoản
• Sổ chi tiết các tài khoản
• Các báo cáo chi tiết

5. Dịch vụ kế toán sửa chữa ô tô tại AZTAX

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ngành kế toán thuế và dịch vụ quyết toán thuế trọn gói, AZTAX hiểu rằng tính trách nhiệm và đúng hạn là vấn đề trọng yếu nhất đối với khách hàng khi sử dụng dịch vụ kế toán thuế. Chính vì vậy quý khách hàng có thể yên tâm lựa chọn dịch vụ kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô của chúng tôi.

Dịch vụ tại AZTAX với những điểm nổi trội sau:

• Hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác và đúng quy định pháp luật
• Thời gian thực hiện nhanh chóng
• Hỗ trợ tư vấn 24/7
• Chịu trách nhiệm luật pháp với sai sót từ phía chúng tôi
• Tuyệt đối bảo mật thông tin khách hàng

Chúng tôi cam kết đem đến dịch vụ kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của quý khách. Hãy để AZTAX trở thành đối tác đáng tin cậy đồng hành cùng sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin về hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô mà chúng tôi đã tổng hợp được. Hy vọng qua bài viết có thể giúp quý khách hiểu rõ hơn về kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô. Nếu quý khách hàng còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm.