Hướng dẫn công tác kế toán công đoàn cơ sở mới nhất 2024

Hướng dẫn công tác kế toán công đoàn cơ sở

Công việc kế toán công đoàn cơ sở được quy định rõ ràng trong hướng dẫn số 270/HD-TLĐ. Khi làm kế toán tại các đơn vị sự nghiệp hoặc công đoàn, bạn cần tuân thủ hướng dẫn này. AZTAX sẽ cung cấp thông tin chi tiết về những nhiệm vụ mà kế toán công đoàn cần thực hiện, giúp bạn nắm vững các quy định và áp dụng hiệu quả trong công việc.

1. Nguyên tắc chung trong kế toán công đoàn cơ sở

Nguyên tắc chung trong kế toán công đoàn cơ sở
Nguyên tắc chung trong kế toán công đoàn cơ sở

Công đoàn cơ sở thực hiện kế toán ghi đơn, không áp dụng tài khoản đối ứng. Trong trường hợp các công đoàn cơ sở tổ chức bộ máy kế toán, họ sẽ áp dụng chế độ kế toán theo Hướng dẫn 22/HD-TLĐ ngày 29/04/2021 của Tổng Liên đoàn, đề cập đến việc thực hiện chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp tại các đơn vị kế toán công đoàn.

Mọi giao dịch tài chính của công đoàn cơ sở phải được ghi chép và phản ánh đầy đủ, đúng thời hạn vào sổ sách kế toán. Quy trình này phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định của Luật Kế toán và chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, cùng với các hướng dẫn của Tổng Liên đoàn về chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính và quy trình bàn giao kế toán.

Năm tài chính của công đoàn cơ sở diễn ra từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm, và sử dụng Đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ. Đối với các công đoàn cơ sở mới, năm tài chính đầu tiên sẽ được xác định từ thời điểm thành lập cho đến hết ngày 31/12 của năm đó.

2. Công việc của kế toán công đoàn cơ sở trong công tác kế toán

Công việc kế toán công đoàn cơ sở
Công việc kế toán công đoàn cơ sở

2.1 Chứng từ kế toán công đoàn cơ sở

2.1.1 Lập chứng từ kế toán

Mọi giao dịch tài chính tại công đoàn cơ sở đều phải được ghi nhận thông qua chứng từ kế toán. Mỗi giao dịch chỉ được lập một chứng từ kế toán, đảm bảo tính duy nhất và chính xác của thông tin. Nội dung của chứng từ kế toán cần phản ánh đúng bản chất của giao dịch tài chính, bao gồm việc viết rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa, không viết tắt, và đảm bảo số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số.

Các khoản chi mua hàng hóa, tài sản tại công đoàn cơ sở phải tuân thủ quy trình mua sắm và có hóa đơn tài chính theo quy định của Nhà nước. Đối với các khoản thuê, mướn tài sản phục vụ hoạt động của công đoàn cơ sở nhưng không có hóa đơn tài chính, cần có hợp đồng thuê mướn và quy trình thanh lý hợp đồng. Người được giao nhiệm vụ cần báo cáo chủ tài khoản để xem xét, phê duyệt, và ký hợp đồng thuê mướn để thực hiện.

2.1.2 Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán chỉ có giá trị thực hiện khi đủ chữ ký của các chức danh theo mẫu biểu quy định. Quy trình lập và ký chứng từ kế toán chỉ được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, không chấp nhận việc sử dụng mực đỏ, bút chì, hoặc khắc dấu ký sẵn. Mỗi liên của chứng từ kế toán phải được ký đầy đủ, và chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

2.1.3 Danh mục chứng từ kế toán

Dưới đây là danh mục các chứng từ kế toán cần thiết để quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính trong công đoàn:

  • Bảng thanh toán lương cán bộ công đoàn chuyên trách.
  • Bảng thanh toán phụ cấp cán bộ công đoàn.
  • Giấy đi đường.
  • Phiếu thu.
  • Phiếu chi.
  • Giấy đề nghị tạm ứng.
  • Giấy thanh toán tạm ứng.
  • Biên bản kiểm quỹ tiền mặt.
  • Bảng kê chi tiền cho người dự hội thảo, tập huấn.
  • Phiếu thăm hỏi đoàn viên.
  • Giấy đề nghị trợ cấp khó khăn.
  • Quyết định trợ cấp khó khăn.
  • Thông báo đóng kinh phí công đoàn.
  • Thông báo cấp kinh phí công đoàn.
  • Đề nghị đóng kinh phí công đoàn.
  • Bản xác nhận việc đóng kinh phí công đoàn.

2.2 Sổ kế toán công đoàn cơ sở

Mỗi công đoàn cơ sở chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán trong năm. Kế toán phải thực hiện các bước mở sổ, ghi sổ, khóa số, đóng dấu giáp lai, quản lý, và ghi sổ kế toán theo quy định của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.

2.2.1 Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với công đoàn cơ sở mới thành lập, sổ kế toán cần được mở từ ngày thành lập.

2.2.2 Ghi sổ kế toán

Kế toán sử dụng chứng từ kế toán hợp pháp là cơ sở để thực hiện việc ghi chép vào sổ sách kế toán. Không sử dụng mực đỏ hoặc chì để ghi sổ kế toán. Chữ viết rõ ràng, liên tục, có hệ thống, và khi hết trang phải cộng trang để mang sang đầu trang sau kế tiếp. Khi sửa chữa phải tuân theo phương pháp quy định của Luật Kế toán.

2.2.3 Khóa sổ kế toán

Cuối kỳ kế toán, kế toán công đoàn cơ sở phải kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế toán. Sau đó, thực hiện khóa sổ kế toán để cung cấp số liệu lập Báo cáo Tài chính.

2.2.4 Danh mục sổ kế toán

Dưới đây là danh sách các loại sổ kế toán công đoàn cơ sở cần thiết để quản lý và theo dõi gồm:

  • Sổ quỹ tiền mặt
  • Sổ tiền gửi ngân hàng
  • Sổ theo dõi Tài sản cố định và công cụ
  • Sổ đoàn phí
  • Sổ thu, chi tài chính công đoàn cơ sở
  • Sổ theo dõi tạm ứng
  • Sổ theo dõi cấp phát cho Công đoàn cơ sở
  • Sổ theo dõi thu nộp của Công đoàn cơ sở
  • Sổ theo dõi vay, đầu tư tài chính
  • Sổ thu chi quỹ xã hội
  • Sổ theo dõi các khoản phải trả

2.3 Báo cáo tài chính công đoàn cơ sở

Báo cáo tài chính công đoàn cơ sở là một phần quan trọng trong quản lý tài chính tổ chức gồm hai nội dung sau:

  • Danh mục báo cáo tài chính
  • Lập báo cáo tài chính.

2.4 Kế toán và lập báo cáo thu, chi hoạt động xã hội

Trong hoạt động xã hội, việc kế toán và lập báo cáo thu, chi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của các dự án và hoạt động cộng đồng. Kế toán công đoàn cơ sở cần thực hiện những gồm:

  • Công đoàn cơ sở không có quyền tự tổ chức huy động đóng góp từ đoàn viên và người lao động cho các hoạt động xã hội và từ thiện
  • Công đoàn cơ sở tổ chức các hoạt động xã hội như ủng hộ vùng bão lụt, thiên tai, hỏa hoạn,…
  • Tất cả số tiền thu và chi ra (khi Công đoàn cơ sở được ủy quyền chi) phải được kế toán công đoàn ghi chép một cách đầy đủ trong sổ theo dõi các khoản phải trả, và phân loại chi tiết theo từng loại quỹ huy động
  • Cuối năm, công đoàn cơ sở lập báo cáo thu, chi các loại quỹ huy động và trình Ban Chấp hành (Ban Thường vụ) của công đoàn cơ sở. Thông tin này cũng được công khai đến các đối tượng tham gia huy động.

2.5 Lưu trữ chứng từ kế toán công đoàn cơ sở

Tài liệu kế toán phải được lưu trữ ít nhất trong vòng 10 năm, bao gồm:

  • Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ kế toán và tạo ra báo cáo tài chính.
  • Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ
  • Tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý và nhượng bán tài sản cố định
  • Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành.
  • Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, sáp nhập của đơn vị kế toán, và kết luận thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền.

Đối với việc tiêu hủy tài liệu kế toán

  • Tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ sẽ được tiêu hủy.
  • Chủ tài khoản sẽ thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán.
  • Hội đồng tiêu hủy sẽ lập danh mục tài liệu cần tiêu hủy và biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn trước khi thực hiện tiêu hủy.

2.6 Bàn giao tài chính trong công đoàn cơ sở

Bàn giao tài chính khi có sự thay đổi chủ tài khoản, kế toán, hoặc thủ quỹ

  • Khi có thay đổi Chủ tịch Công đoàn cơ sở (Chủ tài khoản), kế toán sẽ khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho Chủ tịch mới.
  • Khi có thay đổi kế toán, cũng cần khóa sổ kế toán và lập biên bản bàn giao tài chính cho kế toán mới. Biên bản này bao gồm chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo, dự toán, và quyết toán thu, chi.
  • Trong trường hợp có thay đổi Thủ quỹ, cần lập biên bản bàn giao quỹ cho Thủ quỹ mới.

Bàn giao tài chính khi công đoàn cơ sở giải thể

  • Công đoàn cơ sở sẽ thực hiện quyết toán thu, chi tài chính đến thời điểm kết thúc hoạt động.
  • Nộp báo cáo quyết toán thu, chi tài chính và tích lũy tài chính (bao gồm số dư các quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, và Kho bạc) đến thời điểm kết thúc hoạt động. Cần cung cấp con dấu cho công đoàn cấp trên và lập biên bản ký nhận từ đại diện bên giao và bên nhận

3. Trách nhiệm của kế toán công đoàn cơ sở

Dựa trên Điều 17 của Quy chế quản lý tài chính của Công đoàn (CĐ) được ban hành kèm theo Quyết định số 269/QĐ-TLĐ ngày 07/03/2014 của Đoàn Chủ tịch TLĐ, Ban Chấp hành CĐCS và nghiệp đoàn phân công người làm công tác kế toán CĐ. Trong khi đó, Trưởng ban Tài chính và Trưởng phòng kế toán thực hiện nhiệm vụ của Kế toán trưởng và có quyền hạn theo quy định của pháp luật về kế toán.

Do đó, người được giao trách nhiệm thực hiện công việc kế toán trong công ty phải tuân theo các quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm cả Luật Kế toán 2003 và các hướng dẫn thi hành.

Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

Căn cứ theo Điều 19 Quyết định số 269/QĐ-TLĐ quy định:

Điều 19. Khi thành lập đơn vị mới phải tổ chức bộ máy kế toán. Khi giải thể, sáp nhập hoặc chia tách đơn vị, Thủ trưởng và Trưởng ban Tài chính, hoặc Trưởng phòng kế toán hay người phụ trách kế toán phải hoàn thành quyết toán mới được điều động đi nơi khác. Khi thay đổi Chủ tài khoản, kế toán, thủ quỹ công đoàn phải thực hiện việc bàn giao giữa cán bộ cũ và cán bộ mới. Cán bộ mới chịu trách nhiệm về công tác kế toán, quản lý tài chính kể từ ngày nhận bàn giao.
Khi có sự thay đổi Chủ tài khoản của đơn vị kế toán công đoàn, Ủy ban Kiểm tra công đoàn đồng cấp hoặc cấp trên trường hợp cần thiết phải kiểm tra tài chính – tài sản của niên độ liền kề đến thời điểm thay đổi.

Theo đó, kế toán công đoàn cơ sở có nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.

Ngoài ra, Điều 18 Quyết định số 269/QĐ-TLĐ cũng cấm người làm kế toán kiêm thủ quỹ, thủ kho, hoặc mua sắm vật tư, hàng hóa. Điều này có nghĩa là việc bạn đảm nhận cả nhiệm vụ kế toán và thủ quỹ là vi phạm quy định pháp luật.

Cán bộ, đoàn viên CĐ khi vi phạm trong việc thu, chi, quản lý tài chính công đoàn tùy mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật và Điều lệ CĐ VN.

Công việc của kế toán công đoàn cơ sở đã được chia sẻ trình bày rõ ràng và chi tiết qua nội dung trên. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này đã cung cấp cho quý khách hàng những thông tin hữu ích và cần thiết nhất về kế toán công đoàn cơ sở. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần sự hỗ trợ, liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời.

Đánh giá post
Đánh giá post
zalo-icon
facebook-icon
phone-icon