Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng nhanh chóng

Điều kiện cần chuẩn bị trước khi kê khai

Trước khi đăng ký hoặc kê khai hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử BHXH, đơn vị cần chuẩn bị:

• Trình duyệt: Sử dụng Google Chrome.
• Chữ ký số: Cắm USB Token vào máy tính.
• Phần mềm hỗ trợ ký số VSS: Cài đặt tiện ích và ứng dụng nền để thực hiện ký số hồ sơ

Cách cài đặt phần mềm ký số VSS

• Truy cập gddt.baohiemxahoi.gov.vn

• Chọn menu “Tài liệu và ứng dụng”.

• Chọn “Cài đặt Extension ký số” để bật tiện ích VietNam Social Security Declaration (VSS) trên trình duyệt Chrome.
• Chọn “Tải ứng dụng” nền cho ký số Đăng ký và kê khai để tải phần mềm VSS về máy.
• Mở file vừa tải và hoàn tất quá trình cài đặt VSS.

Trường hợp 1: Đơn vị đã có tài khoản giao dịch điện tử BHXH

Bước 1: Truy cập https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn và nhấn “Đăng nhập”.

Bước 2: Tại màn hình đăng nhập:

• Chọn loại tài khoản “Tổ chức”.
• Nhập “Tên đăng nhập” là mã số thuế của đơn vị.
• Nhập “Mật khẩu” và “Mã kiểm tra”.
• Nhấn “Đăng nhập” để vào hệ thống.

Bước 3: Đồng bộ dữ liệu lao động đang được cơ quan BHXH quản lý bằng cách:

• Chọn “Kê khai hồ sơ”.
• Chọn “Quản lý lao động”.
• Chọn “Nhập vào từ BHXH”.

Bước 4: Chọn “Xác nhận” để đồng ý tải dữ liệu hoặc chọn “Thoát” nếu muốn hủy thao tác. Khi việc đồng bộ hoàn tất, hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công.

Bước 5: Sau khi đăng nhập và đồng bộ dữ liệu, đơn vị có thể:

• Kê khai hồ sơ BHXH theo từng loại thủ tục.
• Ký số và gửi hồ sơ điện tử trực tuyến.
• Sử dụng các tiện ích tra cứu, quản lý và theo dõi hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.

Hướng dẫn chi tiết cho từng chức năng được cung cấp tại menu “Tài liệu và ứng dụng”.

Trường hợp 2: Đơn vị sử dụng lao động chưa có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam

Bước 1: Cắm USB Token (USB ký số) vào máy tính, mở trình duyệt và truy cập https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/#/index .

Bước 2: Tại trang chủ, chọn “Đăng ký” để mở màn hình đăng ký tài khoản.

Bước 3: Trên màn hình đăng ký:

• Chọn “Đối tượng đăng ký = Cơ quan/Tổ chức”.
• Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc có dấu (*).
• Nhấn “Đăng ký” để chuyển sang bước ký số hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Nhấn “OK” để hiển thị cửa sổ nhập mật khẩu chữ ký số.

Bước 5: Nhập mật khẩu chữ ký số, sau đó nhấn “OK” để hoàn tất thao tác ký số.

Bước 6: Truy cập email đã đăng ký để nhận mã kích hoạt do hệ thống gửi.

Bước 7: Sau khi kích hoạt tài khoản thành công, kiểm tra email để nhận tên đăng nhập và mật khẩu.

Sau khi có tài khoản

Đơn vị sử dụng lao động đăng nhập vào Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam và thực hiện các bước như các bước tại mục “Đơn vị đã có tài khoản giao dịch điện tử BHXH”.Sau khi đăng nhập, đơn vị có thể tiếp tục kê khai hồ sơ BHXH, nộp hồ sơ điện tử và sử dụng các chức năng tiện ích theo hướng dẫn chi tại menu “Tài liệu và ứng dụng”.

1.2 Đối với người lao động cá nhân

Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam hỗ trợ cá nhân thực hiện nhiều thủ tục trực tuyến liên quan đến chế độ BHXH và quản lý hồ sơ cá nhân.

Các dịch vụ công trực tuyến dành cho cá nhân:

• Giải quyết hưởng BHXH một lần.
• Giải quyết hưởng trợ cấp một lần đối với người đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH hằng tháng khi ra nước ngoài để định cư.
• Giải quyết hưởng chế độ tử tuất.
• Giải quyết hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng đối với người chấp hành xong hình phạt tù, người xuất cảnh trái phép trở về nước định cư hợp pháp, hoặc người được Tòa án hủy quyết định tuyên bố mất tích.
• Giải quyết di chuyển nơi hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng từ tỉnh này sang tỉnh khác đối với người đang hưởng hoặc đang chờ hưởng chế độ hằng tháng.
• Giải quyết hưởng trợ cấp hằng tháng theo Quyết định số 91/2000/QĐ-TTg và 613/QĐ-TTg.
• Giải quyết hưởng trợ cấp đối với nhà giáo đã nghỉ hưu chưa được hưởng phụ cấp thâm niên trong lương hưu theo Quyết định số 52/2013/QĐ-TTg.
• Truy lĩnh lương hưu hoặc hưởng tiếp trợ cấp BHXH trong các trường hợp còn tiền chưa nhận, tạm dừng chi trả, hoặc truy lĩnh chế độ BHXH một lần của những năm trước.
• Thay đổi hình thức nhận chế độ BHXH hằng tháng từ tiền mặt sang tài khoản cá nhân và ngược lại; thay đổi tài khoản cá nhân; hoặc thay đổi nơi nhận trong phạm vi địa bàn tỉnh.

(1) Đăng ký tài khoản

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn .

Bước 2: Chọn “Đăng ký” để mở màn hình đăng ký tài khoản.

Bước 3: Trên màn hình đăng ký:

• Chọn đối tượng đăng ký là “Cá nhân”.
• Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc
• Nhập mã kiểm tra.
• Chọn “Xác nhận” để hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký, hoặc chọn “Nhập lại” nếu muốn xóa thông tin vừa nhập.

Lưu ý

• Các trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc.
• Sau khi đăng ký thành công, hệ thống sẽ gửi tên đăng nhập và mật khẩu đến số điện thoại người lao động đã khai báo.

(2) Đăng nhập

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn .

Bước 2: Chọn “Đăng nhập” để hiển thị màn hình đăng nhập giao dịch điện tử.

Bước 3: Trên màn hình đăng nhập:

• Chọn “Cá nhân”.
• Nhập “Tên đăng nhập”.
• Nhập “Mật khẩu” đã được gửi đến số điện thoại đăng ký.
• Nhập “Mã kiểm tra”.
• Chọn “Đăng nhập” để vào hệ thống.

(3) Kê khai hồ sơ

Mục đích: Hướng dẫn cá nhân thực hiện kê khai các thủ tục và gửi hồ sơ đến Cổng tiếp nhận hồ sơ của BHXH Việt Nam.

Bước 1: Chọn cơ quan BHXH để kê khai

• Trên màn hình chọn cơ quan BHXH, nhấn “Chọn”.
• Danh sách “Chọn cơ quan Bảo hiểm Xã hội” sẽ hiển thị.
• Chọn cơ quan phù hợp, sau đó nhấn “Chọn” để chuyển đến màn hình danh sách thủ tục.

Bước 2: Chọn thủ tục kê khai

Tại màn hình “Danh sách thủ tục”, chọn biểu tượng kê khai ở cột tương ứng.

• Hệ thống sẽ mở màn hình kê khai để người dùng nhập thông tin hồ sơ.

(4) Lịch sử kê khai

Mục đích: Hướng dẫn người dùng theo dõi các hồ sơ đã kê khai trên hệ thống.

Bước 1: Trên menu bên trái màn hình, chọn “Lịch sử kê khai”. Màn hình lịch sử kê khai sẽ hiển thị và người dùng có thể tìm kiếm theo:

• Mã thủ tục.
• Số hồ sơ.
• Cơ quan.

Bước 2: Sau khi tìm được hồ sơ cần tra cứu, người dùng có thể chọn:

• “Tra cứu” để xem tình trạng xử lý hồ sơ hoặc “Kê khai lại “ để sử dụng lại thông tin của lần kê khai trước.

Ghi chú: Người dùng cũng có thể xem lịch sử kê khai bằng cách vào menu bên trái, chọn “Danh sách thủ tục”, sau đó chọn biểu tượng xem lịch sử tại thủ tục tương ứng.

(5) Tra cứu

Bước 1: Trong danh sách lịch sử kê khai, chọn “Tra cứu” để mở màn hình “Tra cứu hồ sơ tiếp nhận”.

Bước 2: Tại màn hình “Tra cứu hồ sơ tiếp nhận”:

• Nhập “Mã kiểm tra”.
• Chọn “Tra cứu” để hiển thị kết quả hồ sơ.

(6) Kê khai lại

Mục đích: Hướng dẫn người dùng kê khai lại khi muốn sử dụng lại một số thông tin của lần kê khai trước.

Bước 1: Trên menu bên trái màn hình, chọn “Lịch sử kê khai” để mở danh sách các hồ sơ đã kê khai.

Bước 2: Trong danh sách lịch sử kê khai, chọn “Kê khai lại” để mở màn hình kê khai mới với thông tin đã được lấy từ hồ sơ trước đó.

Bước 3: Người dùng tiếp tục thực hiện kê khai theo hướng dẫn kê khai điện tử cho thủ tục tương ứng.

2. Các nguyên tắc cần tuân thủ khi giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH

Điều 4 Nghị định 166/2016/NĐ-CP quy định các nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH).

Các nguyên tắc chính:

• Tuân thủ quy định pháp luật: Việc giao dịch điện tử phải phù hợp với quy định về giao dịch điện tử và các quy định liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật có liên quan.
• Bảo đảm tính minh bạch và an toàn: Các giao dịch điện tử phải được thực hiện rõ ràng, bình đẳng, trung thực, an toàn, hiệu quả và bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của thông tin.
• Bảo đảm quyền lựa chọn hình thức giao dịch: Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử hoặc bằng phương thức truyền thống trong lĩnh vực BHXH.

Doanh nghiệp cần lưu ý khi giao dịch điện tử BHXH

• Thực hiện giao dịch đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định chuyên ngành liên quan đến BHXH.
• Bảo đảm hồ sơ, dữ liệu điện tử được kê khai trung thực, chính xác và đầy đủ.
• Áp dụng các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ thông tin và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Thực hiện giao dịch một cách minh bạch, an toàn và hiệu quả.
• Có quyền lựa chọn hình thức giao dịch điện tử hoặc phương thức truyền thống theo nhu cầu và điều kiện thực tế.

3. Điều kiện cần đáp ứng để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH

Theo Điều 5 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức và cá nhân khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội cần đáp ứng các điều kiện về chữ ký số, hạ tầng công nghệ thông tin và phương thức giao dịch.

Các điều kiện cần đáp ứng:

• Có chứng thư số còn hiệu lực: Chứng thư số phải do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật.
• Đối với cá nhân chưa có chứng thư số: Có thể sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp để thực hiện giao dịch.
• Có khả năng truy cập và sử dụng Internet: Người tham gia giao dịch cần có điều kiện kết nối mạng để thực hiện các thủ tục trực tuyến.
• Có địa chỉ thư điện tử ổn định: Địa chỉ email liên lạc phải được đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Phương thức thực hiện giao dịch điện tử:

Cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:

• Thực hiện trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
• Thực hiện thông qua Tổ chức I-VAN theo quy định tại Nghị định 166/2016/NĐ-CP.

Tóm tắt điều kiện quan trọng:

• Có chứng thư số còn hiệu lực; trường hợp cá nhân chưa có chứng thư số thì sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
• Có kết nối Internet và khả năng sử dụng mạng để thực hiện giao dịch trực tuyến.
• Có địa chỉ email liên lạc ổn định và đã đăng ký với BHXH Việt Nam.
• Lựa chọn thực hiện giao dịch trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.

Lưu ý: Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên giúp cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện giao dịch điện tử BHXH đúng quy định, bảo đảm tính pháp lý của hồ sơ và hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến.

4. Những lưu ý khi kê khai BHXH qua mạng

Khi kê khai BHXH qua mạng, người dùng cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kiểm tra chính xác thông tin và đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực để hồ sơ được tiếp nhận, xử lý đúng quy định.

Những lưu ý khi kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng gồm:

• Kiểm tra tài khoản đăng nhập: Đảm bảo tên đăng nhập, mật khẩu và quyền truy cập trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam còn hiệu lực trước khi thực hiện kê khai.
• Sử dụng trình duyệt phù hợp: Nên sử dụng Google Chrome để thao tác trên hệ thống, giúp hạn chế lỗi hiển thị và lỗi khi thực hiện ký số.
• Cài đặt phần mềm ký số đầy đủ: Đơn vị cần cài đặt Extension ký số VSS và ứng dụng nền VSS theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.
• Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực: USB Token hoặc chứng thư số phải còn thời hạn sử dụng và được cắm vào máy tính trước khi ký nộp hồ sơ.
• Kê khai chính xác thông tin: Các thông tin về mã đơn vị, mã số BHXH, họ tên người lao động, mức lương đóng BHXH và thời gian tham gia cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi hồ sơ.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Hồ sơ điện tử cần đúng biểu mẫu, đúng loại thủ tục và đầy đủ thành phần hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan BHXH.
• Kiểm tra dữ liệu trước khi nộp: Sau khi nhập thông tin, cần rà soát lại toàn bộ nội dung kê khai để tránh sai sót dẫn đến hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung.
• Theo dõi trạng thái hồ sơ: Sau khi nộp, nên thường xuyên tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử để kịp thời xử lý các yêu cầu từ cơ quan BHXH.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử: Nên lưu lại bản kê khai, biên nhận điện tử và các thông báo xử lý hồ sơ để phục vụ đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.
• Bảo mật thông tin đăng nhập: Không chia sẻ tài khoản, mật khẩu hoặc thông tin chữ ký số cho người không có trách nhiệm nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu và tránh rủi ro pháp lý.

5. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội doanh nghiệp AZTAX

AZTAX là đối tác tin cậy cung cấp dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp, mang đến sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Với đội ngũ chuyên viên tư vấn có kinh nghiệm, AZTAX cam kết hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống bảo hiểm xã hội một cách hoạt động mạnh mẽ và tuân thủ đúng theo các quy định của pháp luật.

Dịch vụ bảo hiểm xã hội của AZTAX bao gồm xác định số lượng và thông tin chi tiết về nhân sự, đồng thời tư vấn về các khoản đóng góp phù hợp với từng đối tượng lao động. AZTAX không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng thủ tục mà còn đảm bảo rằng mọi thủ tục đều được thực hiện đúng cách và đúng hạn.

Ngoài ra, AZTAX còn cung cấp thông tin liên quan đến chính sách bảo hiểm xã hội mới nhất và hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các thay đổi trong quy định pháp luật. Điều này giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt thông tin quan trọng và đồng thời tuân thủ mọi yêu cầu pháp lý, từ đó tối ưu hóa quyền lợi cho nhân sự và đảm bảo sự ổn định của môi trường làm việc.

Qua bài viết này, AZTAX đã hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng một cách chi tiết, giúp giúp bạn có thể nắm rõ các quy trình thực hiện, điều kiện cần đáp ứng và những lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ BHXH trực tuyến. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục BHXH online thuận lợi, chính xác và đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ AZTAX để được đội ngũ chuyên viên tư vấn một cách nhanh chóng.

6. Các câu hỏi thường gặp

6.1 Kê khai BHXH qua mạng có bắt buộc không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc kê khai BHXH qua mạng. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp và đơn vị sử dụng lao động, giao dịch điện tử là hình thức được áp dụng phổ biến trong nhiều thủ tục BHXH.

6.2 Hồ sơ báo giảm BHXH bị từ chối thì phải làm gì?

Nếu hồ sơ báo giảm BHXH bị từ chối, bạn cần kiểm tra lý do từ chối trên Cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc thông báo của cơ quan BHXH.

Sau đó:

• Rà soát và chỉnh sửa các thông tin sai sót trong hồ sơ, như thông tin người lao động, thời gian giảm, mức lương hoặc loại hồ sơ.
• Bổ sung giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu của cơ quan BHXH.
• Ký số và nộp lại hồ sơ điện tử sau khi đã hoàn thiện nội dung cần chỉnh sửa.
• Theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử BHXH để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung tiếp theo.

Việc sửa đúng nguyên nhân bị từ chối và nộp lại hồ sơ đầy đủ sẽ giúp hồ sơ báo giảm BHXH được tiếp nhận và xử lý nhanh hơn.

6.3 Thời gian xử lý hồ sơ chốt sổ BHXH là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ chốt sổ BHXH thông thường không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong một số trường hợp cần xác minh thêm thông tin hoặc hồ sơ chưa đầy đủ, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn. Vì vậy, doanh nghiệp hoặc người lao động nên theo dõi trạng thái hồ sơ trên Cổng giao dịch điện tử BHXH hoặc liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ.

6.4 Phần mềm EFY có hỗ trợ chốt sổ BHXH không?

Có. Phần mềm EFY hỗ trợ lập, ký số và nộp hồ sơ chốt sổ BHXH điện tử đến cơ quan BHXH. Tuy nhiên, hồ sơ chỉ được chấp nhận khi đầy đủ và đúng quy định.