Hoá đơn hợp lệ là loại chứng từ được pháp luật công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức và phương thức lập theo quy định hiện hành. Việc sử dụng hoá đơn hợp lệ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi về thuế, giảm rủi ro khi kiểm tra, đồng thời thuận tiện trong việc hạch toán, quản lý và tra cứu giao dịch. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các tiêu chí để xác định hoá đơn hợp lệ và những lưu ý quan trọng khi lập hoá đơn.
1. Hoá đơn hợp lệ khi nào?
Hóa đơn hợp lệ là loại hóa đơn đảm bảo đầy đủ các tiêu chí về tính hợp pháp, tính hợp lý và tính hợp lệ.
Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là những hóa đơn, chứng từ được lập đầy đủ và chính xác về hình thức lẫn nội dung, theo đúng quy định của Nghị định này.
1.1 Nội dung thể hiện đúng quy định
- Thông tin ghi trên hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ, đúng giao dịch phát sinh.
- Không được tẩy xóa, chỉnh sửa hay dùng nhiều loại mực khác nhau.
- Phải sử dụng loại mực bền màu, đảm bảo đọc được lâu dài.
- Các liên hóa đơn phải trùng khớp và thống nhất nội dung với nhau.
1.2 Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc
- Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn và thông tin về người bán – người mua: tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản (nếu có).
- Thể hiện hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Ghi chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng số tiền thanh toán.
- Có chữ ký của bên bán và bên mua; hóa đơn của bên bán phải có đóng dấu.
- Nếu giám đốc không ký trực tiếp thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo kèm chữ ký người được ủy quyền.
1.3 Thời điểm xuất hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn được xác định tùy theo loại hàng hóa, dịch vụ như sau:
- Bán hàng hóa (bao gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể tiền đã thu hay chưa.
- Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu): thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể tiền đã thu hay chưa. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không áp dụng cho tiền đặt cọc hoặc tạm ứng liên quan đến hợp đồng cung cấp các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2. Hoá đơn hợp pháp là gì?
Hóa đơn hợp pháp là loại hóa đơn được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phát hành và sử dụng, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định. Đây là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hợp lệ và là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kê khai, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.
3. Hoá đơn hợp lý là gì?
Hóa đơn đầu vào hợp lý luôn đi kèm với khái niệm chi phí hợp lý. Tức là chi phí không chỉ cần hợp pháp và hợp lệ, mà còn phải đảm bảo tính phù hợp. Thông tin ghi trên hóa đơn phải thống nhất với ngành nghề doanh nghiệp đã đăng ký và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của bên mua.
4. Tra cứu hóa đơn hợp lệ trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Để đảm bảo tính hợp pháp và trán h rủi ro trong giao dịch, doanh nghiệp và cá nhân cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi sử dụng. Một trong những cách hiệu quả nhất là tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, giúp xác nhận ngay thông tin về hóa đơn, người bán và các thông tin liên quan.
Bước 1: Truy cập trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2: Lựa chọn phương thức tra cứu
Doanh nghiệp có thể chọn:
- Tra cứu một hóa đơn, hoặc
- Tra cứu nhiều hóa đơn.
Lưu ý: Nếu thực hiện tra cứu nhiều hóa đơn cùng lúc, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn file Excel chứa danh sách thông tin các hóa đơn.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin theo biểu mẫu yêu cầu, gồm:
- Mã số thuế của người bán
- Ký hiệu hóa đơn
- Mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực hiển thị trên màn hình
Sau khi hoàn tất, nhấn “Tìm kiếm” để xem kết quả.
5. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử
Việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và bảo mật dữ liệu trong suốt quá trình phát hành, lưu trữ và gửi cơ quan thuế.
Căn cứ Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số nội dung tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về nguyên tắc lập hóa đơn điện tử như sau:
- Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập và gửi hóa đơn cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để:
- Khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu;
- Cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc dùng để trả thay lương;
- Tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển phục vụ sản xuất);
- Xuất hàng cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
Đồng thời, việc lập hóa đơn phải tuân thủ quy định tại Điều 19 và đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn phải tuân theo chuẩn dữ liệu định dạng được quy định tại Điều 12.
- Việc đăng ký, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải phù hợp với các quy định của pháp luật về kế toán, thuế, quản lý thuế và giao dịch điện tử, đồng thời tuân thủ các hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế hoặc thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
- Dữ liệu hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các nghĩa vụ thuế là căn cứ phục vụ công tác quản lý thuế, cũng như cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Người bán có thể ủy quyền cho đơn vị thứ ba lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn do bên được ủy nhiệm lập phải thể hiện tên của đơn vị bán (bên ủy nhiệm). Việc ủy nhiệm cần:
- Được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán;
- Thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Hoá đơn hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo an toàn trong kê khai và quyết toán thuế. Việc hiểu rõ tiêu chí hợp pháp – hợp lệ – hợp lý của hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh sai sót và tối ưu quy trình kế toán. Trong bối cảnh chuyển đổi số, các đơn vị cần chủ động cập nhật quy định mới và áp dụng công cụ tra cứu, đối soát hóa đơn hiệu quả. Nếu bạn muốn được tư vấn chi tiết hơn hoặc cần hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào – đầu ra, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX nhé.
