Hóa đơn giá trị gia tăng là gì và tại sao lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Hóa đơn GTGT không chỉ là chứng từ pháp lý xác nhận giao dịch mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thuế và tuân thủ pháp luật. Việc nắm rõ các trường hợp cần sử dụng hóa đơn GTGT sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông tin về hóa đơn giá trị gia tăng dưới đây!
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?
Theo Điều 3 khoản 1 của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, “hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.” Bên cạnh đó, tại Điều 4 khoản 4, Nghị định này quy định rằng hóa đơn hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, đồng thời thể hiện số thuế GTGT doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách nhà nước. Loại hóa đơn này áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Một đặc điểm nổi bật của hóa đơn GTGT là màu đỏ đặc trưng, giúp dễ dàng phân biệt với các loại hóa đơn khác, và thường được gọi là hóa đơn đỏ. Hóa đơn này phải được lập đúng theo quy định của Bộ Tài chính.
2. Các trường hợp phải sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng
Theo Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các loại hóa đơn được quy định như sau:
“(1) Hóa đơn GTGT là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
(2) Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như:
Tổ chức, cá nhân kê khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được xem như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và trên hóa đơn phải ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
(3) Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các loại tài sản sau:
– Tài sản công tại cơ quan/tổ chức/đơn vị (gồm cả nhà ở thuộc sở hữu của Nhà nước);
– Tài sản kết cấu hạ tầng;
– Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp;
– Tài sản của dự án sử dụng vốn Nhà nước;
– Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
– Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền;
– Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.
(4) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ Nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.
(5) Các loại hóa đơn khác, cụ thể:
– Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức, nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan;
(6) Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý;
(7) Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo thực hiện.”
Hóa đơn GTGT được sử dụng bởi các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho các hoạt động sau:
- Bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong nước;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp tương tự xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
3. Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT) là hai loại chứng từ quan trọng, đặc biệt trong việc quản lý các giao dịch mua bán và cung cấp dịch vụ trong kinh doanh.
Mặc dù cả hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng đều liên quan đến các giao dịch thương mại, nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng. Dưới đây là sự so sánh giữa hai loại hóa đơn này:
3.1 Về đối tượng sử dụng
- Hóa đơn bán hàng: Thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp và người mua, nhưng không yêu cầu thông tin về thuế VAT.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Dùng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp và yêu cầu thông tin về thuế VAT.
3.2 Thông tin về thuế VAT
- Hóa đơn bán hàng: Không cần cung cấp thông tin về thuế VAT. Thông tin này được quản lý riêng ngoài hóa đơn.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Yêu cầu chi tiết về thuế VAT, bao gồm số tiền thuế và tỷ lệ thuế suất áp dụng.
3.3 Mục đích sử dụng
- Hóa đơn bán hàng: Dùng để xác nhận giao dịch mua bán và lưu trữ thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Ngoài mục đích xác nhận giao dịch, còn giúp thu thập thuế VAT từ người tiêu dùng cuối cùng.
3.4 Sự quản lý thuế
- Hóa đơn bán hàng: Không liên quan đến thuế VAT, doanh nghiệp không thu thuế VAT từ người mua.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Doanh nghiệp cần tính toán và thu thuế VAT từ người mua, sau đó nộp cho cơ quan thuế.
3.5 Các yêu cầu pháp lý khi dùng hóa đơn
- Hóa đơn bán hàng: Ít yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, trừ khi có yêu cầu đặc biệt từ pháp luật địa phương.
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Yêu cầu tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt về cách phát hành, lưu trữ và báo cáo hóa đơn.
4. Thời điểm lập hóa đơn GTGT
Theo khoản 1, 2 và 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn GTGT được quy định như sau:
Đối với việc bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ hoàn thành, không phân biệt việc thu tiền hay chưa. Nếu người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền.
Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng phần dịch vụ, mỗi lần giao hoặc bàn giao phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác cũng được quy định tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Lưu ý quan trọng về hóa đơn giá trị gia tăng
5.1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT luôn chứa đựng các thông tin quan trọng phản ánh hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm:
- Thông tin công ty
- Mã số thuế của người bán và người mua
- Danh mục hàng hóa và dịch vụ
- Ngày giao dịch
- Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ
- Giá trị tính thuế GTGT
- Thuế suất GTGT
Ngoài ra, hóa đơn GTGT còn thể hiện tính pháp lý, giúp phân tách giá trị thực của hàng hóa và phần giá trị tăng thêm để làm căn cứ trừ thuế.
5.2 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn VAT
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là quá trình giám sát và báo cáo việc sử dụng hóa đơn này trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo có những mục đích quan trọng như:
- Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định về phát hành, lưu trữ và báo cáo hóa đơn, giúp tránh rủi ro phạt và xử lý thuế đúng cách.
- Quản lý thuế: Cung cấp thông tin về số lượng và giá trị giao dịch, hỗ trợ doanh nghiệp tính toán và thu thuế VAT chính xác, đồng thời nộp thuế đúng hạn.
- Minh bạch tài chính: Giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản thu và chi liên quan đến VAT, đảm bảo sự minh bạch và kiểm soát tài chính hiệu quả.
- Kiểm tra và kiểm toán: Cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc kiểm tra và kiểm toán thuế, giúp cơ quan thuế xác minh tính hợp lệ của các khoản thuế đã nộp.
- Dự đoán và kế hoạch tài chính: Dựa trên báo cáo, doanh nghiệp có thể dự báo và lập kế hoạch tài chính, giúp quản lý dòng tiền và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh.
6. Sử dụng hóa đơn bán hàng có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định như sau:
“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).
Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.”
Theo các quy định trên, nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp lệ theo yêu cầu, các chi phí này sẽ được công nhận là chi phí hợp lý, không nhất thiết phải là hóa đơn giá trị gia tăng.
7. Lập hóa đơn giảm thuế GTGT từ 01/07/2024 như thế nào?
Dựa trên Điều 1, khoản 3 và 4 của Nghị định 72/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2024, quy định về quy trình và thủ tục giảm thuế giá trị gia tăng như sau:
Điều 1. Giảm thuế giá trị gia tăng
…
3. Trình tự, thủ tục thực hiện
a) Đối với cơ sở kinh doanh quy định tại điểm a khoản 2 Điều này, khi lập hoá đơn giá trị gia tăng cung cấp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế giá trị gia tăng, tại dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng ghi “8%”; tiền thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền người mua phải thanh toán. Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng, cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra, cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo số thuế đã giảm ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
b) Đối với cơ sở kinh doanh quy định tại điểm b khoản 2 Điều này, khi lập hoá đơn bán hàng cung cấp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng giảm thuế giá trị gia tăng, tại cột “Thành tiền” ghi đầy đủ tiền hàng hóa, dịch vụ trước khi giảm, tại dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ” ghi theo số đã giảm 20% mức tỷ lệ % trên doanh thu, đồng thời ghi chú: “đã giảm… (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế giá trị gia tăng theo Nghị quyết số 142/2024/QH15”.
Trường hợp cơ sở kinh doanh theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ áp dụng các mức thuế suất khác nhau thì trên hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi rõ thuế suất của từng hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại khoản 3 Điều này.
Trường hợp cơ sở kinh doanh theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì trên hóa đơn bán hàng phải ghi rõ số tiền được giảm theo quy định tại khoản 3 Điều này.
…”
Kể từ ngày 01/07/2024, khi lập hóa đơn GTGT, các cơ sở kinh doanh sẽ thực hiện ghi giảm thuế theo hướng dẫn sau:
Đối với cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng:
- Thuế suất: Ghi 8% tại dòng thuế suất.
- Ghi đầy đủ: Tiền thuế GTGT và tổng số tiền người mua phải thanh toán.
Nếu cơ sở kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có các mức thuế suất khác nhau, hóa đơn cần ghi rõ thuế suất của từng mặt hàng, dịch vụ tương ứng.
Đối với cơ sở kinh doanh tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (bao gồm hộ và cá nhân kinh doanh):
- Cột “Thành tiền”: Ghi đầy đủ tiền hàng hóa, dịch vụ trước khi giảm.
- Dòng “Cộng tiền hàng hóa, dịch vụ”: Ghi số tiền đã giảm 20% theo mức tỷ lệ % trên doanh thu, đồng thời ghi chú: “Đã giảm… (số tiền) tương ứng 20% mức tỷ lệ % để tính thuế GTGT theo Nghị quyết số 142/2024/QH15”.
Trường hợp cơ sở kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải ghi rõ số tiền giảm theo đúng quy định về thủ tục lập hóa đơn.
Hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ là công cụ quan trọng trong việc xác nhận giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và minh bạch tài chính. Việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về hóa đơn GTGT giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quản lý thuế. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc áp dụng hóa đơn GTGT, hãy liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932 383 089 để được hỗ trợ chuyên nghiệp!
