Hóa đơn điều chỉnh là gì là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã phát hành. Trong quá trình kinh doanh, việc ghi nhầm thông tin như mã số thuế, thuế suất, số tiền hay hàng hóa dịch vụ là điều khó tránh khỏi. Khi đó, hóa đơn điều chỉnh chính là giải pháp hợp pháp giúp doanh nghiệp sửa sai mà không cần hủy bỏ hóa đơn gốc. Bài viết dưới đây AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định pháp lý và cách lập hóa đơn điều chỉnh theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP mới nhất.
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?
Hóa đơn điều chỉnh là loại hóa đơn được lập để sửa các sai sót trên hóa đơn đã phát hành, bao gồm các lỗi như: mã số thuế của người mua hoặc người bán không chính xác, sai về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa, dịch vụ không đúng về quy cách, chất lượng, mô tả. Hóa đơn điều chỉnh giúp đảm bảo việc kê khai, hạch toán thuế đúng quy định và tránh phát sinh tranh chấp giữa các bên.
2. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?
Trong quá trình xuất hóa đơn, nếu phát hiện sai sót về thông tin như tên hàng hóa, số tiền hay thuế suất, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật lại cho đúng quy định. Vậy khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh, cùng tìm hiểu qua nội dung sau nhé!
Căn cứ vào khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) cũng quy định rõ về việc lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã phát hành trong một số trường hợp cụ thể như sau:
Thay đổi giá trị, khối lượng sau khi thanh toán hoặc quyết toán:
- Nếu hóa đơn điện tử ban đầu được lập đúng, nhưng sau đó khi thanh toán thực tế hoặc quyết toán có sự điều chỉnh về giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh phần chênh lệch.
- Hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ: nếu làm giảm giá trị thì ghi âm (-), nếu làm tăng giá trị thì ghi dương (+).
Chiết khấu thương mại:
- Khi chiết khấu thương mại được tính theo doanh số hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ, khoản chiết khấu được điều chỉnh trên hóa đơn lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, nhưng không vượt quá giá trị hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn đó.
- Người bán cũng có thể lập hóa đơn điều chỉnh riêng, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn cần điều chỉnh, bao gồm số tiền và thuế điều chỉnh.
- Bảng kê này phải được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền.
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế GTGT đầu ra – đầu vào tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Trả lại hàng hóa, dịch vụ:
- Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, dịch vụ (kể cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh.<span”>
- Trường hợp các bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng, thì người mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người bán, và cả hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế như giao dịch bán hàng thông thường.
Các lĩnh vực đặc thù:
- Bảo hiểm: Khi phát sinh hoàn phí, giảm phí hoặc hoa hồng môi giới bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm phải lập hóa đơn điều chỉnh, không phân biệt đã chi tiền hay chưa. Hóa đơn cần ghi rõ số tiền phí hoàn/giảm, lý do hoàn/giảm và số tiền thuế GTGT tương ứng.
- Bất động sản, xây dựng: Nếu người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong quá trình kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà ở để bán hoặc chuyển nhượng, sau đó có việc hủy, chấm dứt giao dịch hoặc hủy một phần dịch vụ, thì phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Tổ chức tín dụng: Khi hoàn phí dịch vụ thẻ ngân hàng sau khi đã lập hóa đơn thu phí, tổ chức tín dụng được lập hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”.
- Viễn thông – thẻ trả trước: Đối với các trường hợp khách hàng dùng thẻ trả trước để thanh toán cước dịch vụ, nhắn tin từ thiện hoặc các dịch vụ viễn thông hợp pháp khác, nếu có phát sinh điều chỉnh, doanh nghiệp viễn thông được lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên dữ liệu bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác/khách hàng.
3. Download mẫu biên bản điều chỉnh mới nhất
Dưới đây là một số mẫu hóa đơn điều chỉnh đơn giá mà bạn có thể tham khảo và áp dụng trong thực tế:
4. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh
Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hướng dẫn các bước doanh nghiệp cần thực hiện khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, giúp sửa đúng thông tin, tuân thủ pháp luật và đảm bảo kê khai, hạch toán chính xác.
Để xử lý các sai sót trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
- Xác định nội dung sai sót: mã số thuế, số tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa, dịch vụ, v.v.
- Đánh giá mức độ sai sót: nghiêm trọng hay không, ảnh hưởng đến thanh toán và thuế.
- Xác định nguyên nhân dẫn đến sai sót.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan
- Hóa đơn gốc: hóa đơn điện tử đã lập cần điều chỉnh, bao gồm số, ký hiệu, ngày tháng.
- Biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản: ghi rõ lý do điều chỉnh, số tiền điều chỉnh (không bao gồm thuế GTGT), số tiền thuế GTGT theo hóa đơn gốc và các thông tin liên quan.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Ghi dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Chỉ rõ các thông tin cần điều chỉnh: số tiền, thuế suất, thuế GTGT, hoặc mã số thuế của người mua nếu có sai sót.
- Tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.
Lưu ý đặc biệt:
Nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và trả lại hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu (ví dụ: ô tô, bất động sản), người mua lập hóa đơn trả lại hàng và giao cho người bán.
Khi tích hợp biên lai thu thuế, phí, hóa đơn điều chỉnh phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo định dạng do cơ quan thuế quy định.
Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử đã điều chỉnh.
- Với hóa đơn không có mã cơ quan thuế: gửi trực tiếp cho người mua.
- Với hóa đơn có mã cơ quan thuế: gửi lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
5. Lập hóa đơn điều chỉnh có cần gửi mẫu 04
Căn cứ khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về cách xử lý đối với hóa đơn điện tử có sai sót như sau:
….
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
…..
Như vậy, mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi cơ quan thuế, được quy định tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong khi đó, hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để sửa các sai sót trên hóa đơn đã lập như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa, dịch vụ.
Căn cứ theo quy định trên, khi lập hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, mà thực hiện theo các bước sau:
- Nếu có thỏa thuận giữa hai bên, người bán và người mua lập văn bản xác nhận sai sót trước khi tiến hành điều chỉnh.
- Người bán phát hành hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu.
6. Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?
Khi quản lý hóa đơn, nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế. Mặc dù cả hai loại hóa đơn đều được dùng để xử lý sai sót trên hóa đơn đã phát hành, nhưng mục đích và cách thức áp dụng lại khác nhau. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này sẽ giúp doanh nghiệp kê khai thuế chính xác, tránh rủi ro về pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả bên bán lẫn bên mua.
| Tiêu chí | Hoá đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
| Cách thức sửa chữa | Cập nhật thông tin sai sót trên hóa đơn gốc. | Lập hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn cũ. |
| Hình thức thể hiện | Giữ nguyên mẫu số hóa đơn gốc, bổ sung thông tin điều chỉnh. | Mẫu số mới, khác với hóa đơn gốc. |
| Số lượng phát hành | Có thể phát hành nhiều lần để điều chỉnh nhiều sai sót trên cùng một hóa đơn gốc. | Chỉ phát hành 1 lần để thay thế cho hóa đơn gốc. |
| Nội dung trong hoá đơn sau khi điều chỉnh/thay thế | Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
7. Hóa đơn điều chỉnh có được ghi số âm hay không?
Trong một số trường hợp cần điều chỉnh giảm doanh thu, thuế suất hoặc số tiền trên hóa đơn, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu hóa đơn điều chỉnh có được ghi số âm hay không. Đây là vấn đề quan trọng để đảm bảo việc kê khai thuế và hạch toán đúng quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử hiện hành.
Căn cứ theo điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định:
[…] e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. […]
Như vậy, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh thì nội dung điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Trước đây, hóa đơn điều chỉnh không được ghi dấu âm, tuy nhiên từ ngày 01/7/2022, hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
Tóm lại, hóa đơn điều chỉnh là chứng từ được lập khi doanh nghiệp cần sửa sai thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành, nhưng không hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn cũ. Việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong hạch toán, kê khai thuế, đồng thời tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Do đó, các tổ chức, cá nhân kinh doanh cần nắm rõ quy trình lập và xử lý hóa đơn điều chỉnh để tránh rủi ro về thuế và kế toán.
