Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm những gì? Theo quy định hiện hành, hồ sơ cơ bản gồm tờ khai theo Mẫu số 04, năm mẫu nhãn hiệu kích thước 80 × 80 mm, danh mục hàng hóa, và chứng từ nộp phí, lệ phí. Tùy trường hợp, người nộp đơn phải bổ sung giấy ủy quyền, tài liệu chứng minh quyền đăng ký, quyền ưu tiên hoặc quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể, chứng nhận. Chuẩn bị đầy đủ giúp hạn chế sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
1. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm những gì?
Một bộ hồ sơ thông thường gồm:
- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo Mẫu số 04 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 10/2026/TT-BKHCN;
- 05 mẫu nhãn hiệu có kích thước 80 × 80 mm;
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ mang nhãn hiệu được phân nhóm theo Bảng phân loại Nice;
- Giấy ủy quyền nếu nộp đơn thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp;
- Tài liệu chứng minh quyền đăng ký nếu người nộp đơn được chuyển giao quyền đăng ký;
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên;
- Tài liệu riêng đối với nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận hoặc nhãn hiệu chứa địa danh;
- Chứng từ nộp phí, lệ phí và các tài liệu liên quan khác nếu có.
Đối với nhãn hiệu sử dụng hình ảnh cá nhân, hồ sơ còn phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hình ảnh theo quy định.
Xem thêm: Cá nhân có được đăng ký nhãn hiệu không?
Xem thêm: Quyền ưu tiên trong đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam
2. Thủ tục đăng ký nhãn hiệu bằng hình thức nộp đơn giấy năm 2026
Đăng ký nhãn hiệu bằng hồ sơ giấy được thực hiện theo hai cách: nộp trực tiếp tại điểm tiếp nhận của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Từ năm 2026, hồ sơ và quy trình giải quyết được áp dụng theo Thông tư 10/2026/TT-BKHCN và thủ tục hành chính công bố tại Quyết định 2113/QĐ-BKHCN.
2.1. Địa điểm nộp đơn đăng ký nhãn hiệu giấy
Người nộp đơn có thể nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện đến một trong ba địa chỉ sau:
- Tại Hà Nội: Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ, số 386 Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
- Tại Thành phố Hồ Chí Minh: Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ, tầng 8, số 1196 đường 3 Tháng 2, phường Bình Thới, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Tại Đà Nẵng: Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ, tầng 1, số 135 đường Minh Mạng, phường Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.
Địa chỉ số 31 Hàn Thuyên tại Thành phố Hồ Chí Minh không còn được sử dụng từ ngày 04/8/2025. Văn phòng đại diện đã chuyển đến địa chỉ mới tại số 1196 đường 3 Tháng 2.
2.2. Cách nộp hồ sơ qua bưu điện
Khi gửi đơn qua bưu điện, người nộp cần chuyển tiền phí, lệ phí đến đúng điểm tiếp nhận hồ sơ. Bản sao giấy biên nhận chuyển tiền phải được gửi kèm bộ hồ sơ để chứng minh nghĩa vụ tài chính đã hoàn thành.
Hồ sơ và tiền phí phải được gửi đến cùng một điểm tiếp nhận. Chẳng hạn, nếu chuyển phí đến Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh thì hồ sơ cũng phải gửi về địa chỉ của văn phòng này.
2.3. Quy trình đăng ký nhãn hiệu bằng hồ sơ giấy
Bước 1: Tra cứu khả năng đăng ký
Trước khi nộp đơn, người đăng ký nên kiểm tra nhãn hiệu có trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã nộp hoặc được bảo hộ hay không.
Có thể tra cứu thông tin nhãn hiệu Việt Nam trên hệ thống WIPO Publish của Cục Sở hữu trí tuệ. Đường dẫn IP Lib cũ trong nội dung trước đây không nên tiếp tục sử dụng làm công cụ tra cứu chính. Tuy nhiên, kết quả tra cứu sơ bộ chỉ mang tính tham khảo, không bảo đảm nhãn hiệu chắc chắn được cấp văn bằng.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người nộp hoàn thiện tờ khai, mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa, dịch vụ và các tài liệu liên quan; sau đó nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến một trong các địa chỉ tiếp nhận nêu trên.
Bước 3: Thẩm định hình thức
Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày tiếp nhận, Cục Sở hữu trí tuệ kiểm tra hình thức và tính đầy đủ của đơn.
- Nếu đơn hợp lệ, thông tin đơn được chuyển sang giai đoạn công bố.
- Nếu đơn có thiếu sót, Cục Sở hữu trí tuệ gửi thông báo và ấn định thời hạn 02 tháng để người nộp sửa đổi hoặc có ý kiến.
- Nếu không khắc phục đúng hạn hoặc việc sửa đổi không đạt yêu cầu, đơn có thể bị từ chối.
Khác với quy trình cũ, Cục Sở hữu trí tuệ hiện công bố danh sách đơn hợp lệ hằng tuần trên Cổng thông tin điện tử, thay vì nhất thiết ban hành riêng “quyết định chấp nhận đơn hợp lệ” cho từng hồ sơ.
Bước 4: Công bố đơn
Đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp trong vòng 01 tháng kể từ ngày được coi là hợp lệ.
Việc công bố giúp bên thứ ba tiếp cận thông tin và thực hiện quyền phản đối trong thời hạn luật định nếu có căn cứ.
Bước 5: Thẩm định nội dung
Cục Sở hữu trí tuệ đánh giá khả năng bảo hộ của nhãn hiệu, bao gồm khả năng phân biệt và nguy cơ trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với quyền đã được xác lập trước đó.
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/4/2026, thời hạn thẩm định nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu là 05 tháng kể từ ngày công bố đơn. Thời gian người nộp sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc giải quyết phản đối không được tính vào thời hạn này.
Bước 6: Nhận kết quả thẩm định nội dung
Nếu nhãn hiệu đáp ứng điều kiện bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ gửi thông báo dự định cấp Giấy chứng nhận và ấn định thời hạn 02 tháng để người nộp hoàn thành:
- Lệ phí cấp Giấy chứng nhận;
- Phí đăng bạ quyết định cấp;
- Phí công bố quyết định cấp văn bằng.
Nếu nhãn hiệu chưa đáp ứng điều kiện, cơ quan thẩm định sẽ thông báo lý do và cho người nộp 02 tháng để giải trình hoặc sửa chữa thiếu sót.
Bước 7: Cấp và công bố văn bằng
Sau khi người nộp hoàn thành đầy đủ, đúng hạn các khoản phí và lệ phí, Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu trong vòng 01 tháng.
Quyết định cấp được đăng bạ và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ban hành.
Lưu ý: Thời gian giải quyết thực tế có thể kéo dài nếu đơn phải sửa đổi, bổ sung, bị phản đối hoặc phát sinh tình tiết cần xác minh. Vì vậy, người nộp nên phân nhóm hàng hóa, dịch vụ chính xác và tra cứu nhãn hiệu trước khi hoàn thiện hồ sơ giấy.
Xem thêm: Thời gian đăng ký nhãn hiệu mất bao lâu?
3. Các tổ chức, cá nhân nào có quyền đăng ký nhãn hiệu?
Căn cứ Điều 87 Luật Sở hữu trí tuệ hiện hành, quyền đăng ký nhãn hiệu không chỉ thuộc về người trực tiếp sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Tổ chức thương mại, tổ chức tập thể, tổ chức chứng nhận, nhiều chủ thể cùng hợp tác kinh doanh và người nhận chuyển giao quyền đăng ký cũng có thể đứng tên nộp đơn nếu đáp ứng đủ điều kiện pháp luật quy định.
Nội dung này hiện được áp dụng trên cơ sở Luật Sở hữu trí tuệ 2005, đã được sửa đổi, bổ sung qua các năm 2009, 2019, 2022 và 2025.
3.1. Người trực tiếp sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
Tổ chức, cá nhân được quyền đăng ký nhãn hiệu dùng cho:
- Hàng hóa do mình trực tiếp sản xuất;
- Dịch vụ do mình trực tiếp cung cấp.
Chẳng hạn, doanh nghiệp sản xuất thực phẩm có quyền đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm của mình; cá nhân cung cấp dịch vụ tư vấn cũng có thể đăng ký nhãn hiệu cho dịch vụ đó.
3.2. Tổ chức, cá nhân kinh doanh sản phẩm do người khác sản xuất
Chủ thể tiến hành hoạt động thương mại hợp pháp được đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm mình đưa ra thị trường nhưng thuê hoặc đặt đơn vị khác sản xuất, nếu đáp ứng đồng thời hai điều kiện:
- Nhà sản xuất không sử dụng nhãn hiệu đó cho sản phẩm;
- Nhà sản xuất không phản đối việc đăng ký.
Quy định này thường áp dụng đối với mô hình đặt hàng gia công hoặc kinh doanh sản phẩm mang thương hiệu riêng. Để hạn chế tranh chấp, các bên nên thỏa thuận rõ quyền sở hữu và quyền đăng ký nhãn hiệu trong hợp đồng gia công, sản xuất.
3.3. Tổ chức tập thể đăng ký nhãn hiệu tập thể
Tổ chức tập thể được thành lập hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu tập thể để các thành viên sử dụng theo quy chế chung.
Nếu nhãn hiệu chứa dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hóa hoặc dịch vụ, tổ chức đứng tên đăng ký phải là tổ chức tập thể của các cá nhân, tổ chức sản xuất, kinh doanh tại địa phương tương ứng.
Đối với địa danh hoặc dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương Việt Nam, việc đăng ký còn phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.
3.4. Tổ chức đăng ký nhãn hiệu chứng nhận
Tổ chức có chức năng kiểm soát hoặc chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc và các tiêu chí liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được quyền đăng ký nhãn hiệu chứng nhận.
Điều kiện quan trọng là tổ chức này không trực tiếp sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ mang nhãn hiệu chứng nhận. Nếu nhãn hiệu chứa địa danh hoặc dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương, chủ đơn phải có sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền.
3.5. Nhiều tổ chức, cá nhân cùng đăng ký nhãn hiệu
Hai hoặc nhiều tổ chức, cá nhân có thể cùng nộp đơn để trở thành đồng chủ sở hữu nhãn hiệu khi đáp ứng hai điều kiện:
- Nhãn hiệu được sử dụng nhân danh tất cả đồng chủ sở hữu hoặc dùng cho hàng hóa, dịch vụ mà tất cả các bên đều tham gia sản xuất, kinh doanh;
- Việc sử dụng nhãn hiệu không làm người tiêu dùng hiểu sai về nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ.
Các đồng chủ sở hữu nên có văn bản thỏa thuận rõ phạm vi sử dụng, phân chia chi phí, quyền chuyển nhượng và trách nhiệm quản lý nhãn hiệu.
3.6. Người nhận chuyển giao quyền đăng ký
Người có quyền đăng ký, kể cả người đã nộp đơn, được chuyển giao quyền đăng ký cho tổ chức hoặc cá nhân khác thông qua:
- Hợp đồng bằng văn bản;
- Thừa kế;
- Kế thừa theo quy định pháp luật.
Bên nhận chuyển giao phải đáp ứng các điều kiện tương ứng về quyền đăng ký nhãn hiệu. Nếu đơn đã được nộp, thủ tục ghi nhận thay đổi người nộp đơn phải hoàn tất trước khi Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp văn bằng.
3.7. Trường hợp đại diện hoặc đại lý của chủ sở hữu nước ngoài
Người đại diện hoặc đại lý của chủ sở hữu nhãn hiệu nước ngoài không được tự ý đăng ký nhãn hiệu đó tại Việt Nam nếu:
- Nhãn hiệu đang được bảo hộ tại quốc gia thành viên của điều ước quốc tế liên quan;
- Việt Nam cũng là thành viên của điều ước đó;
- Chủ sở hữu không đồng ý cho đăng ký.
Ngoại lệ chỉ được xem xét khi người đại diện hoặc đại lý chứng minh được lý do chính đáng.
4. Lưu ý khi viết tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Để Tờ khai đăng ký nhãn hiệu được Cục Sở hữu trí tuệ chấp nhận, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Mẫu nhãn hiệu: Kích thước không vượt quá 80 x 80mm. Trình bày đúng màu sắc cần bảo hộ (hoặc dạng đen trắng nếu không).
- Mô tả nhãn hiệu:
- Rõ ràng, thể hiện khả năng phân biệt của nhãn hiệu.
- Chỉ rõ yếu tố cấu thành, ý nghĩa tổng thể.
- Phiên âm và dịch sang tiếng Việt các từ ngữ không phải tiếng Việt.
- Mô tả dạng hình họa của chữ, từ ngữ nếu cần bảo hộ.
- Nêu rõ vị trí gắn từng phần trên sản phẩm hoặc bao bì.
- Thông tin chủ sở hữu: Ghi rõ tên, địa chỉ của tổ chức/cá nhân nộp đơn, đảm bảo thông tin trùng khớp với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ:
- Liệt kê các sản phẩm, dịch vụ mang nhãn hiệu.
- Phân nhóm theo Bảng phân loại Nice.
- Cần phù hợp với lĩnh vực kinh doanh trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
5. Lưu ý pháp lý của tờ khai đăng ký nhãn hiệu
Để đảm bảo tờ khai đăng ký nhãn hiệu hợp lệ và được Cục sở hữu trí tuệ chấp nhận, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Mỗi tờ khai chỉ được sử dụng để đăng ký một nhãn hiệu duy nhất, việc đăng ký nhiều nhãn hiệu cần thực hiện trên các tờ khai riêng biệt.
- Sử dụng tiếng Việt: Mọi tài liệu trong tờ khai phải được viết bằng tiếng Việt. Tài liệu tiếng nước ngoài cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng.
- Trình bày rõ ràng, chính xác: Tài liệu phải được đánh máy hoặc in rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa, sửa chữa. Lỗi chính tả có thể được sửa chữa nhưng cần xác nhận bằng chữ ký và dấu (nếu có).
- Sử dụng thuật ngữ phổ thông: Tránh sử dụng tiếng địa phương, từ hiếm, từ tự tạo trong tờ khai. Sử dụng thuật ngữ phổ thông, ký hiệu, đơn vị đo lường theo tiêu chuẩn Việt Nam.
Bài viết trên AZTAX đã giải đáp thắc mắc cho bạn về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu gồm những gì. Hãy biến thương hiệu của bạn thành một biểu tượng thành công với hồ sơ đăng ký nhãn hiệu hoàn chỉnh. AZTAX luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục thị trường. Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi đặc biệt!
6. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu
Câu 1: Có bắt buộc tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp hồ sơ không?
Không. Tra cứu nhãn hiệu không phải thành phần bắt buộc trong thủ tục đăng ký, nhưng nên thực hiện trước khi nộp đơn. Kết quả tra cứu giúp đánh giá nguy cơ nhãn hiệu bị trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với quyền đã được xác lập trước đó. Qua đó, người đăng ký có thể điều chỉnh mẫu nhãn hiệu, phạm vi sản phẩm hoặc chiến lược bảo hộ, hạn chế mất thời gian và chi phí theo đuổi đơn không khả thi.
Câu 2: Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu có thể nộp trực tuyến không?
Có thể. Người đăng ký có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Khoa học và Công nghệ, thay vì nộp bản giấy. Khi thực hiện, người nộp cần có tài khoản phù hợp, khai báo đầy đủ thông tin, tải lên tài liệu điện tử và hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Ngoài hình thức trực tuyến, hồ sơ vẫn được tiếp nhận trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính theo quy định.
Câu 3: Thời gian xử lý đơn đăng ký nhãn hiệu kéo dài bao lâu?
Theo quy trình năm 2026, đơn được thẩm định hình thức trong 01 tháng, công bố trong 01 tháng kể từ ngày được coi là hợp lệ và thẩm định nội dung trong 05 tháng kể từ ngày công bố. Thời gian thực tế có thể dài hơn nếu hồ sơ phải sửa đổi, phát sinh phản đối hoặc cần xác minh. Sau khi người nộp hoàn thành phí cấp văn bằng, quyết định cấp được ban hành trong khoảng 01 tháng.
Câu 4: Có được sửa đổi hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sau khi đã nộp không?
Được. Người nộp được chủ động yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn trước khi Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp văn bằng. Tuy nhiên, việc sửa đổi không được làm mở rộng phạm vi bảo hộ so với hồ sơ ban đầu. Nếu thay đổi mẫu nhãn hiệu, danh mục hàng hóa, dịch vụ hoặc thông tin chủ đơn, người nộp phải cung cấp tài liệu giải trình, chứng minh và nộp phí thẩm định tương ứng.
Câu 5: Cá nhân, tổ chức nước ngoài có thể đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam không?
Được. Cá nhân và tổ chức nước ngoài được quyền đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam. Nếu cá nhân nước ngoài không thường trú hoặc tổ chức nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam, đơn phải được nộp thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam. Chủ đơn nên lựa chọn tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép để bảo đảm việc nộp đơn và xử lý thông báo đúng quy định.
Câu 6: Làm thế nào để theo dõi tình trạng hồ sơ đăng ký nhãn hiệu?
Sau khi được cấp số đơn, người nộp có thể theo dõi tiến độ trên hệ thống tra cứu của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc thông qua tổ chức đại diện đã được ủy quyền. Cần thường xuyên kiểm tra thư, email và các thông báo chính thức để phản hồi đúng thời hạn. Nếu bỏ lỡ yêu cầu sửa đổi, nộp phí hoặc giải trình, hồ sơ có thể bị từ chối dù nhãn hiệu ban đầu có khả năng được bảo hộ.
