Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì là câu hỏi về các loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục và quy trình báo giảm BHXH. Doanh nghiệp phải tuân theo khi có sự thay đổi về nhân sự như nghỉ việc, thai sản, ốm đau, hay các trường hợp đặc biệt khác. Mời quý doanh nghiệp cùng AZTAX tham khảo bài viết nhé!
1. Hồ sơ báo giảm BHXH gồm những gì?
(1) Đối với đơn vị sử dụng lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Theo Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN… (Theo Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Theo mẫu D01-TS).
(2) Đối với người lao động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (TK1-TS) ;
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ký tại nước ngoài, hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn, hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
2. Hướng dẫn báo giảm BHXH
Báo giảm Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp khi có sự thay đổi về nhân sự. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện việc báo giảm BHXH, tùy thuộc vào việc sử dụng phần mềm BHXH điện tử hoặc hồ sơ giấy.
2.1 Báo giảm BHXH trên phần mềm BHXH điện tử
Đối với các doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử, việc báo giảm BHXH trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Quy trình bao gồm:
- Truy cập trang web https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty của bạn.
- Sau khi đăng ký thành công, tải phần mềm BHXH điện tử về máy tính và thực hiện kê khai BHXH. Sau đó, xuất file hồ sơ và sử dụng chữ ký số để ký điều này.
- Nộp hồ sơ đã ký lên cơ quan BHXH.
2.2 Báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy
Nếu doanh nghiệp của bạn chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử, bạn có thể thực hiện báo giảm BHXH trực tiếp qua hồ sơ giấy. Dưới đây là quy trình:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ báo giảm BHXH.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội tại địa bàn của bạn, tại cấp huyện hoặc cấp tỉnh.
- Doanh nghiệp có thể đăng ký nộp hồ sơ qua bưu điện. Đối với tùy chọn này, doanh nghiệp cần ra bưu cục gần nhất để gửi hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến tận nơi để nhận hồ sơ của bạn.
- Nhớ rằng việc thực hiện đúng quy trình báo giảm BHXH quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đúng quy định của pháp luật, đồng thời đảm bảo quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm BHXH
3. Cách điền Mẫu D02-LT cho doanh nghiệp
Căn cứ Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Quyết định 948/QĐ-BHXH năm 2023, việc lập Mẫu D02-LT được thực hiện như sau:
(1) Thông tin chung của đơn vị:
- Tên đơn vị: ghi đúng theo đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập.
- Mã đơn vị: ghi mã do cơ quan BHXH cấp.
- Mã số thuế: ghi theo thông báo của cơ quan thuế.
- Địa chỉ, điện thoại, email: ghi thông tin liên hệ của đơn vị.
(2) Nội dung theo từng cột:
- Cột (1): đánh số thứ tự người lao động.
- Cột (2): ghi họ và tên người lao động. Trường hợp đơn vị có nhiều lao động, có thể phân nhóm theo bộ phận hoặc đơn vị trực thuộc để thuận tiện quản lý.
- Cột (3): ghi mã số BHXH của người lao động đã được cấp.
- Cột (4) đến (6): ghi ngày sinh, giới tính, số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu theo giấy tờ hợp pháp.
- Cột (7): ghi chức danh, công việc, vị trí làm việc theo hợp đồng hoặc quyết định.
- Cột (8) đến (11): phân loại nhóm nghề nghiệp theo hướng dẫn.
- Cột (12): ghi mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, theo hệ số hoặc bằng tiền đồng Việt Nam tùy chế độ lương áp dụng.
- Cột (13) đến (15): ghi các khoản phụ cấp nếu có, không hưởng thì để trống.
- Cột (16), (17): ghi phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định.
- Cột (18), (19): ghi thời gian làm việc trong ngành nghề nặng nhọc, độc hại nếu có.
- Cột (20) đến (24): ghi thời hạn và hiệu lực của các loại hợp đồng lao động.
- Cột (25), (26): ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc đóng BHXH.
- Cột (27): ghi thông tin hợp đồng, quyết định liên quan, thời gian nghỉ hưởng chế độ BHXH, tạm hoãn hợp đồng hoặc ghi chú đặc biệt khác.
(3) Lưu ý khi lập mẫu:
- Nếu trong tháng lập nhiều danh sách thì đánh số thứ tự từng danh sách.
- Kê khai đầy đủ, chính xác tiền lương và các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN.
- Trường hợp chỉ tham gia BHTNLĐ, BNN thì ghi rõ tại cột ghi chú.
- Sau khi hoàn tất, đơn vị ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định.
4. Thời gian giải quyết hồ sơ báo giảm
Khi đối mặt với tình huống báo giảm BHXH cho nhân viên, quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình trạng của người lao động. Trong vòng 5 ngày làm việc, người nộp hồ sơ sẽ nhận được kết quả. Cụ thể như sau:
- Nhân viên nghỉ hẳn: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên này, công ty sẽ tiến hành lập hồ sơ và thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH theo hướng dẫn trên phiếu giao nhận hồ sơ số 620. Hồ sơ và sổ BHXH sau đó sẽ được nộp lên cơ quan BHXH quản lý để hoàn tất quá trình này.
- Nhân viên nghỉ thai sản hoặc nghỉ do ốm đau trên 14 ngày: Trong trường hợp nhân viên nghỉ do thai sản hoặc ốm đau trong khoảng thời gian trên 14 ngày, công ty sẽ tiến hành báo giảm cho nhân viên. Sau khi thời gian nghỉ kết thúc và nhân viên quay lại làm việc, công ty sẽ tiến hành thủ tục báo tăng để cập nhật thông tin của nhân viên trong hệ thống BHXH.
5. Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội AZTAX
Chào mừng bạn đến với AZTAX – nơi khẳng định sự duy nhất và độc đáo 100% trong cách chúng tôi cung cấp dịch vụ làm bảo hiểm xã hội. Chúng tôi không chỉ là một công ty, mà là một trải nghiệm đặc biệt, được xây dựng dựa trên sự sáng tạo và phục vụ cá nhân hóa.
Tại AZTAX, chúng tôi không ngừng đổi mới để tạo ra những giải pháp độc đáo nhất, từ việc giúp bạn với thủ tục bảo hiểm xã hội đến việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với từng khách hàng. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi không chỉ là những người làm việc, mà là đồng đội của bạn trên hành trình bảo vệ an sinh và tài chính.
AZTAX cam kết mang lại trải nghiệm hoàn toàn độc đáo và không giống ai khác, nơi mỗi dịch vụ là một tác phẩm nghệ thuật cá nhân. Hãy để chúng tôi làm cho mọi khía cạnh của bảo hiểm xã hội trở nên đặc sắc và mang lại giá trị thực sự cho cuộc sống của bạn. Chọn AZTAX – nơi sự duy nhất là cam kết của chúng tôi.
Xem thêm: Báo giảm BHXH nghỉ không lương
Xem thêm: Báo giảm BHXH trước ngày nào trong tháng
Xem thêm: Cách báo giảm BHXH trên dịch vụ công
Doanh nghiệp cần đảm bảo quá trình xử lý báo giảm được thực hiện đúng quy định của cơ quan BHXH và tuân thủ các quy định về BHXH hiện hành. Nhằm đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của cả nhân viên và công ty. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ ngay với AZTAX thông qua thông tin dưới đây.
