Trợ cấp thôi việc là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc hạch toán trợ cấp thôi việc nhằm đảm bảo rằng các khoản trợ cấp cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động được ghi nhận và xử lý đúng cách. Trong bài viết này AZTAX sẽ chia sẽ đến bạn những quy định và cách hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
1. Trợ cấp thôi việc là gì?
Trợ cấp thôi việc là khoản hỗ trợ tài chính mà người lao động được nhận khi hợp đồng lao động kết thúc, trong những trường hợp cụ thể do Bộ Luật Lao động quy định
Các đối tượng được hưởng trợ cấp thôi việc:
Căn cứ theo Điều 34, Điều 46 Bộ Luật Lao động 2019 các đối tượng được hưởng trợ cấp thôi việc bao gồm:
- Người lao động làm việc liên tục tại doanh nghiệp từ 12 tháng trở lên.
- Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc kết thúc, ngoại trừ các trường hợp:
- Người lao động đã đủ điều kiện nhận lương hưu hoặc trợ cấp mất sức lao động hàng tháng.
- Người lao động tự ý nghỉ việc không lý do chính đáng từ 5 ngày liên tục, dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng bởi người sử dụng lao động.
- Người lao động bị kỷ luật và sa thải.
- Trường hợp doanh nghiệp phải trả trợ cấp mất việc do tái cơ cấu hoặc lý do kinh tế, theo Điều 42 và 43 của Bộ Luật Lao động 2019.
2. Điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc của người lao động
Theo Bộ luật Lao động 2019, để nhận trợ cấp thôi việc, người lao động cần làm việc liên tục ít nhất 12 tháng và chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp hợp đồng lao động hết hạn, hoàn thành công việc, thỏa thuận chấm dứt, hoặc các trường hợp liên quan đến mất năng lực, tử vong, thiên tai, hỏa hoạn, và các lý do tương tự. 
Các tiêu chí để đủ điều kiện nhận trợ cấp thôi việc
Khi nào được hưởng trợ cấp thôi việc? Theo Điều 46 Bộ Luật Lao động 2019, để được hưởng trợ cấp thôi việc, người lao động phải làm việc liên tục ít nhất 12 tháng trước khi hợp đồng lao động chấm dứt trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng lao động hết hạn.
- Hoàn thành công việc theo hợp đồng.
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
- Người lao động bị giam giữ, tử hình hoặc bị cấm làm việc theo phán quyết của tòa án.
- Người lao động mất năng lực hành vi dân sự hoặc qua đời.
- Người sử dụng lao động (cá nhân) mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc qua đời.
- Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp:
- Người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng.
- Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc thu hẹp sản xuất theo yêu cầu cơ quan nhà nước.
- Người lao động không quay lại làm việc sau thời gian nghỉ quy định.
- Người lao động tự ý nghỉ việc không lý do từ 5 ngày trở lên.
Ngoài ra, nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, họ phải báo trước:
- Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.
- Ít nhất 30 ngày với hợp đồng có thời hạn từ 12 tháng trở lên.
- Ít nhất 3 ngày với hợp đồng dưới 12 tháng.
Tóm lại, để nhận trợ cấp thôi việc, người lao động cần làm việc liên tục ít nhất 12 tháng và chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp hợp đồng lao động hết hạn, hoàn thành công việc, thỏa thuận chấm dứt, hoặc các trường hợp liên quan đến mất năng lực, tử vong, thiên tai, hỏa hoạn, và các lý do tương tự. Ngoài ra, nếu người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng, họ phải báo trước theo thời gian quy định dựa trên loại hợp đồng. Trợ cấp thôi việc nhằm hỗ trợ tài chính khi kết thúc hợp đồng mà người lao động không có lỗi.
3. Cách hạch toán trợ cấp thôi việc Theo thông tư 200
Hạch toán trợ cấp thôi việc giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí và các khoản phải trả cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng. Việc này đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và bảo vệ quyền lợi của người lao động. Dưới đây là cách hạch toán trợ cấp thôi việc theo Thông tư 200 mà bạn có thể tham khảo.
3.1 Hạch toán trợ cấp thôi việc theo Thông tư 200
Hạch toán trợ cấp thôi việc theo thông tư 200 ghi nhận như sau:
- Nợ các TK 642, 641, 622, 627: Khoản trợ cấp thôi việc được tính vào chi phí được trừ.
- Có TK 334: Số tiền trợ cấp thôi việc mà doanh nghiệp phải thanh toán cho người lao động theo quy định.
Ví dụ tính trợ cấp thôi việc: Công ty ABC chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên X sau 5 năm làm việc liên tục. Số tiền trợ cấp thôi việc mà công ty phải trả cho nhân viên X là 30 triệu đồng. Công ty quyết định ghi nhận khoản trợ cấp này vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ghi nhận chi phí trợ cấp thôi việc như sau:
- Nợ TK 642: 30 triệu đồng (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 334: 30 triệu đồng (khoản trợ cấp phải trả cho nhân viên)
Khi chi trả trợ cấp thôi việc cho nhân viên X bằng tiền mặt:
- Nợ TK 334: 30 triệu đồng (số tiền đã trả cho nhân viên)
- Có TK 111: 30 triệu đồng (tiền mặt đã chi ra)
Trong trường hợp chi trả qua ngân hàng, thay TK 111 bằng TK 112 (tiền gửi ngân hàng).
3.2 Hạch toán chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động
Khi chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động, ghi nhận như sau:
- Nợ TK 334: Khoản trợ cấp thôi việc cần trả cho người lao động theo quy định.
- Có TK 111, 112: Thanh toán trợ cấp thôi việc bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Ví dụ tính trợ cấp thôi việc: Công ty XYZ chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên Y sau 3 năm làm việc liên tục. Theo quy định, công ty phải chi trả khoản trợ cấp thôi việc cho nhân viên Y là 20 triệu đồng. Công ty quyết định thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng.
Hạch toán khi chi trả trợ cấp thôi việc ghi nhận như sau:
- Nợ TK 334: 20 triệu đồng (khoản trợ cấp thôi việc phải trả cho nhân viên Y)
- Có TK 112: 20 triệu đồng (thanh toán qua ngân hàng)
Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, thay TK 112 bằng TK 111 (tiền mặt).
Xem thêm: Cách hạch toán kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn
Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán tiền thai sản chi tiết
Xem thêm: Hạch toán tiền lương và định khoản các khoản trích theo lương
4. Cách tính trợ cấp thôi việc 2024
4.1 Công thức tính trợ cấp thôi việc 2024
Công thức tính trợ cấp thôi việc cho người lao động năm 2024 như sau:
Tiền trợ cấp thôi việc = 1/2 x Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc x Tiền lương tính trợ cấp thôi việc.
Trong đó:
- Tiền lương tính trợ cấp thôi việc: Là mức lương trung bình của 6 tháng liền kề trước khi người lao động nghỉ việc. Thời gian tính theo năm, đủ 12 tháng. Nếu có tháng lẻ, từ 1 đến 6 tháng được tính là 1/2 năm; trên 6 tháng được tính là 1 năm.
- Thời gian làm việc tính trợ cấp thôi việc: Là tổng thời gian thực tế làm việc, trừ đi thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã nhận trợ cấp thôi việc trước đó. Cụ thể:
- Tổng thời gian làm việc thực tế bao gồm thời gian thử việc, nghỉ thai sản, ốm đau theo quy định, thời gian ngừng việc không do lỗi của người lao động, nghỉ hàng tuần và nghỉ hưởng nguyên lương.
- Thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp là khoảng thời gian người lao động đã đóng BHTN hoặc đã được người sử dụng lao động trả khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm thất nghiệp khi không thuộc diện tham gia BHTN.
4.2 Thời hạn chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động
Theo Điều 48 của Bộ Luật Lao động 2019 quy định trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm trợ cấp thôi việc.
Ví dụ: Anh B chấm dứt hợp đồng lao động với công ty vào ngày 01/05/2023. Trong suốt quá trình làm việc, anh hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Anh B bắt đầu làm việc tại công ty từ ngày 01/05/2018 và đóng bảo hiểm thất nghiệp từ ngày 01/08/2018. Mức lương trung bình của anh trong 6 tháng liền kề trước khi nghỉ việc là 15.000.000 đồng. Trong thời gian làm việc, anh B đã nghỉ ốm đau 2 tháng.
Anh B đã làm việc thực tế tại công ty trong 5 năm (01/05/2018 đến 01/05/2023):
- Thời gian công ty đóng bảo hiểm thất nghiệp cho anh B là 4 năm 9 tháng.
- Thời gian để tính trợ cấp thôi việc cho anh B là 3 tháng, được tính là 1/2 năm.
Tiền trợ cấp thôi việc của anh B là: 1/2 x 15.000.000 = 7.500.000 đồng.
5. Chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động khi tính thuế TNDN
Theo Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chi phí chi trả trợ cấp thôi việc được ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của người sử dụng lao động. Vì vậy, đây là khoản chi hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Căn cứ theo Khoản 6 Điều 8 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm như sau:
Điều 8. Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm
…
6. Kinh phí chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm đối với người lao động được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của người sử dụng lao động.
Vậy kinh phí trợ cấp thôi việc và mất việc làm cho người lao động được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc kinh phí hoạt động của người sử dụng lao động. Tuy nhiên, nếu trợ cấp thôi việc được chi trả không theo quy định của Bộ Luật Lao động và Luật Bảo hiểm xã hội, khoản chi này sẽ không được công nhận là hợp lệ trong việc xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
6. Mức phạt do không chi trả trợ cấp thôi việc
Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động bị phạt khi không trả hoặc trả không đủ trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm. Mức phạt cụ thể như sau:
- Vi phạm từ 1 đến 10 người lao động: 1 – 2 triệu đồng.
- Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động: 2 – 5 triệu đồng.
- Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động: 5 – 10 triệu đồng.
- Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động: 10 – 15 triệu đồng.
- Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: 15 – 20 triệu đồng.
Ngoài phạt tiền, người sử dụng lao động còn phải trả đủ số tiền trợ cấp thôi việc hoặc mất việc cho người lao động, cộng với lãi suất không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt.
7. Câu hỏi liên quan đến trợ cấp thôi việc
7.1 Trợ cấp thôi việc hạch toán vào tài khoản nào?
Trợ cấp thôi việc hạch toán vào tài khoản nào? Theo quy định tiền trợ cấp thôi việc được hạch toán vào các tài khoản 334, 111, 112 như sau:
Nợ TK 334: Tiền trợ cấp thôi việc mà công ty phải trả cho người lao động theo quy định
Có TK 111, 112: Chi trả tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
7.2 Trợ cấp thôi việc có được tính vào chi phí không?
Khoản chi trợ cấp thôi việc được chi trả theo đúng quy định của Luật Lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ khi thỏa mãn điều kiện về hồ sơ chứng từ: Quyết định nghỉ việc, Quyết định chi trả trợ cấp thôi việc, chứng từ thanh toán khoản trợ cấp,…
7.3 Thuế TNCN đối với khoản trợ cấp thôi việc người lao động nhận được có bị tính thuế không?
Theo Điểm b.6, Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, trợ cấp thôi việc không bị tính thuế.
Tuy nhiên, nếu khoản trợ cấp thôi việc vượt mức quy định, phần vượt phải chịu thuế. Cụ thể:
- Nếu trả trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được khấu trừ theo biểu lũy tiến.
- Nếu trả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, phần vượt từ 2 triệu đồng trở lên bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.
7.4 Người lao động được hưởng trợ cấp thôi việc bao nhiêu?
Theo quy định người lao động nghỉ việc, đủ điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc, mỗi năm làm việc sẽ được trợ cấp nửa tháng tiền lương.
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy định và cách hạch toán trợ cấp thôi việc cho người lao động 2024, bao gồm điều kiện hưởng trợ cấp thôi việc cho người lao động, cách tính tiền trợ cấp thôi việc, hạch toán trợ cấp thôi việc. Để đảm bảo bạn thực hiện đúng quy trình và xử lý mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline:0932.383.089 để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí thưởng cho nhân viên
Xem thêm: Hạch toán chi phí thưởng tết, ngày nghỉ lễ cho nhân viên
