Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Hạch toán tiền ăn ca là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, liên quan đến việc ghi nhận và xử lý các khoản tiền chi trả cho bữa ăn của nhân viên trong giờ làm việc. Tìm hiểu kỹ lưỡng về hạch toán tiền ăn ca sẽ giúp các nhà quản lý tối ưu hóa chi phí và cải thiện quy trình quản lý tài chính. Cùng AZTAX tham khảo qua bài viết dưới nhé!

1. Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là gì?

Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là khoản phúc lợi mà các doanh nghiệp hỗ trợ thêm cho nhân viên của mình. Đây là một hình thức hỗ trợ nhằm đảm bảo người lao động có đủ bữa ăn trong giờ làm việc, đặc biệt là khi công việc kéo dài hoặc không có thời gian để ra ngoài ăn.

Tiền ăn giữa ca là khoản chi phí mà người sử dụng lao động trả thêm cho người lao động để cải thiện chất lượng bữa ăn giữa ca làm. Trong thực tế, việc chi trả tiền ăn trưa, ăn giữa ca không phải là nghĩa vụ pháp lý mà các doanh nghiệp phải thực hiện, mà phụ thuộc vào chính sách của từng công ty. Một số doanh nghiệp có thể chi trả tiền ăn hoặc tổ chức bữa ăn giữa ca cho nhân viên, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể và loại hình công việc. Mặc dù không có quy định pháp lý bắt buộc, việc này là một phần trong chính sách phúc lợi nhằm nâng cao sức khỏe và năng suất lao động.

Ngoài ra, một số công ty cũng cung cấp bữa ăn miễn phí hoặc giảm giá cho nhân viên. Điều này không chỉ giúp người lao động tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường sự hài lòng và hiệu quả làm việc.

2. Quy định về tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Thuế TNCN và Thuế TNDN đối với tiền ăn trưa, ăn giữa ca được xử lý như sau: Nếu doanh nghiệp tự tổ chức ăn cho nhân viên, sẽ được miễn thuế TNCN, nếu chi phụ cấp ăn uống, mức miễn thuế tối đa là 730.000 đồng/người/tháng. Về Thuế TNDN, khoản chi tiền ăn trưa phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ.

Căn cứ theo điểm g.5, Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về tiền ăn ca năm 2024 như sau:

Điều 2. Các khoản thu nhập chịu thuế

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công:

g. Không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:

g.5. Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa, ăn trưa ca cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.

Trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Trường hợp mức chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Mức chi cụ thể áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước và các tổ chức, đơn vị thuộc cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, Đoàn thể, các Hội không quá mức hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Đối với các doanh nghiệp ngoài Nhà nước và các tổ chức khác, mức chi do thủ trưởng đơn vị thống nhất với chủ tịch công đoàn quyết định nhưng tối đa không vượt quá mức áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước.

Như vậy: Thuế TNCN và thuế TNDN đối với tiền ăn trưa, ăn giữa ca được xử lý như sau:

• Thuế TNCN với tiền ăn ca, ăn trưa:
  • Nếu doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn hoặc mua phiếu ăn, suất ăn cho nhân viên, thì sẽ được miễn toàn bộ nghĩa vụ thuế liên quan.
  • Nếu doanh nghiệp chi phụ cấp ăn uống cho nhân viên thay vì tổ chức nấu ăn, mức miễn thuế tối đa là 730.000 đồng/người/tháng theo Thông tư số 26/2016/TT-BLĐTBXH.
  • Nếu mức chi vượt quy định, phần vượt phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Thuế TNDN đối với chi phí tiền ăn ca và ăn trưa:
  • Theo công văn số 66920/CT-HTr của Cục thuế Hà Nội, Thông tư số 96/2015/TT-BTC không khống chế tiền ăn trưa trả cho người lao động.
  • Khoản chi tiền ăn trưa của công ty phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC để được tính vào chi phí được trừ.

3. Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca

Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca cho cán bộ công nhân viên phụ thuộc vào hình thức doanh nghiệp chi trả. Cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Tiền ăn ca, ăn trưa được phụ cấp vào lương dưới dạng phụ cấp tiền mặt, tính hàng tháng trên bảng lương.

• Dựa vào bảng lương, khoản tiền ăn trưa, giữa ca của nhân viên được đưa vào chi phí của bộ phận tương ứng ghi nhận như sau:
  • Nợ các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642
  • Có TK 334 – Phải trả người lao động
• Khi chi trả cho công nhân viên và người lao động, ghi:
  • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
  • Có các TK 111, 112,…
• Lưu ý: Nếu doanh nghiệp hạch toán theo Thông tư 133 thì ghi nhận như sau:
  • TK 622, 623, 627 thay bằng TK 154.
  • TK 641 thay bằng TK 6421
  • TK 642 thay bằng TK 6422
• Ví dụ: Công ty ABC hạch toán chi phí tiền ăn ca cho nhân viên sản xuất dưới dạng phụ cấp tiền mặt, tính trên bảng lương hàng tháng. Giả sử tổng số tiền ăn ca cho bộ phận sản xuất trong tháng là 10.000.000 đồng. 
  • Hạch toán khi ghi nhận chi phí tiền ăn ca, Trên bảng lương khoản tiền này được phân bổ vào chi phí sản xuất như sau:
    • Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 5.000.000 đồng
    • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 5.000.000 đồng
    • Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000 đồng
  • Hạch toán khi chi trả tiền ăn ca khi công ty thanh toán tiền ăn ca cho nhân viên:
    • Nợ TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000 đồng
    • Có TK 111 – Tiền mặt: 10.000.000 đồng
  • Nếu công ty ABC áp dụng Thông tư 133, các tài khoản sẽ được điều chỉnh như sau:
    • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: 5.000.000 đồng (thay cho TK 622, 623, 627)
    • Nợ TK 6421 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 5.000.000 đồng (thay cho TK 641)
    • Có TK 334 – Phải trả người lao động: 10.000.000 đồng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua phiếu ăn hoặc suất ăn cho người lao động

• Hạch toán chi phí như sau:
  • Phát sinh nợ ở các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642.
  • Nợ TK 133 Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ
  • Có TK 111, 112, 331
• Ví dụ: Công ty XYZ mua phiếu ăn trưa cho nhân viên sản xuất với tổng giá trị là 20.000.000 đồng, bao gồm 10% thuế GTGT. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản:
  • Hạch toán khi ghi nhận chi phí mua phiếu ăn:
    • Giá trị phiếu ăn: 18.181.818 đồng
    • Thuế GTGT (10%): 1.818.182 đồng
  • Khi phát sinh chi phí mua phiếu ăn trưa:
    • Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 9.090.909 đồng
    • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 9.090.909 đồng
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.818.182 đồng
    • Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 đồng
  • Nếu công ty XYZ áp dụng Thông tư 133, các tài khoản sẽ được điều chỉnh như sau:
    • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: 18.181.818 đồng (thay cho TK 622, 623, 627)
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 1.818.182 đồng
      Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 20.000.000 đồng

Trường hợp 3: Doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn bằng cách mua thực phẩm và tự chế biến.

• Trong trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện theo quy định pháp luật sau:
  • Về cơ sở vật chất: có dụng cụ nấu ăn như nồi, bếp,…
  • Về chứng từ: cần có hóa đơn theo quy định; nếu chi phí thực phẩm không có hóa đơn, phải lập bảng kê 01/TNDN.
• Kế toán ghi nhận như sau:
  • Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642.
  • Nợ TK 133 Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ
  • Có TK 111, 112, 331
• Ví dụ: Công ty ABC tự tổ chức nấu ăn trưa cho nhân viên bằng cách mua thực phẩm hàng ngày. Tổng chi phí thực phẩm cho tháng 8 là 30.000.000 đồng, trong đó có 3.000.000 đồng tiền thuế GTGT. Công ty thanh toán bằng tiền mặt:
  • Cơ sở vật chất: Công ty ABC đã trang bị đầy đủ các dụng cụ nấu ăn như nồi, bếp, và các thiết bị cần thiết khác để phục vụ việc tự nấu ăn cho nhân viên.
  • Chứng từ: Công ty đã thu thập hóa đơn mua thực phẩm từ nhà cung cấp. Trường hợp một số chi phí mua thực phẩm không có hóa đơn, công ty lập bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí này.
  • Hạch toán kế toán:
    • Tổng chi phí thực phẩm: 27.000.000 đồng
    • Thuế GTGT (10%): 3.000.000 đồng
  • Khi phát sinh chi phí mua thực phẩm:
    • Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp: 15.000.000 đồng
    • Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung: 12.000.000 đồng
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 3.000.000 đồng
    • Có TK 111 – Tiền mặt: 30.000.000 đồng
  • Trường hợp hạch toán theo Thông tư 133: Nếu công ty ABC áp dụng Thông tư 133, các tài khoản sẽ được điều chỉnh như sau:
    • Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: 27.000.000 đồng (thay cho TK 622, 623, 627)
    • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 3.000.000 đồng
    • Có TK 111 – Tiền mặt: 30.000.000 đồng

Trường hợp 4: Có tạm ứng tiền ăn cho người mua thực phẩm đầu tháng.

• Kế toán ghi nhận như sau:
  • Nợ 141
  • Có 111, 112: số tiền tạm ứng
• Cuối tháng, tổng hợp và tất toán chi phí tiền ăn như sau:
  • Phát sinh nợ ở các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642.
  • Nợ TK 133 (Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ)
  • Có TK 111/112/331 (Số tiền phải chi thêm so với số tạm ứng – Nếu có)
  • Có 141: số đã tạm ứng
• Nếu số tiền tạm ứng vượt số chi thực tế trong tháng, thì hạch toán như sau:
  • Phát sinh nợ ở các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642.
  • Nợ 111, 112, 334, 338… với số tiền tạm ứng vượt quá số thực chi.
  • Nợ TK 133 Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ
  • Có 141: số đã tạm ứng

Hạch toán tiền ăn ca đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật của doanh nghiệp. Việc nắm vững cách hạch toán tiền ăn ca không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, xin vui lòng liên hệ AZTAX qua Hotline: 0932.383.089 này nhé!

4. Câu hỏi thường gặp khi hạch toán tiền ăn ca

4.1 Khoản tiền ăn trưa của người lao động có phải đóng thuế TNCN không?

Theo quy định, thu nhập từ tiền lương của người lao động sẽ không bị tính thuế thu nhập cá nhân cho khoản tiền ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn. Nếu người sử dụng lao động chi tiền thay vì tổ chức bữa ăn, khoản này cũng không bị tính thuế nếu tuân thủ mức chi theo hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Nếu mức chi vượt quá hướng dẫn, phần vượt sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Nếu người lao động nhận được khoản tiền ăn trưa dưới 730.000 đồng/tháng thì sẽ không phải đóng thuế thu nhập cá nhân. Thuế thu nhập cá nhân chỉ bị tính cho phần tiền ăn trưa vượt quá 730.000 đồng/tháng.

4.2 Tiền ăn giữa ca của người lao động có được tính chi phí hợp lý không?

Khoản tiền ăn giữa ca của người lao động được tính vào chi phí hợp lý để xác định thuế TNDN mà không bị giới hạn, nếu có đủ chứng từ hợp lệ (khi doanh nghiệp tự nấu ăn) hoặc được ghi rõ trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế tài chính của công ty, tổng công ty, tập đoàn
• Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc ban hành theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty.