Hướng dẫn hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Hạch toán thuế thu nhập cá nhân là quy trình quan trọng mà các doanh nghiệp cần thực hiện để khấu trừ một phần thuế từ tiền lương trước khi chi trả cho nhân viên. Vậy thuế thu nhập cá nhân là gì? cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân như thế nào? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây.

1. Tổng quan thuế thu nhập cá nhân

1.1 Khái niệm thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân là một loại thuế trực thu, áp dụng trực tiếp lên người có thu nhập. Đây là khoản tiền mà cá nhân phải trích nộp từ tiền lương, hoặc từ các nguồn thu khác, vào ngân sách nhà nước sau khi đã được giảm trừ theo quy định pháp luật.

Hiện nay, thuế thu nhập cá nhân không áp dụng đối với những cá nhân có thu nhập thấp hơn mức quy định phải đóng thuế. Điều này giúp tạo ra một hệ thống thuế công bằng và giảm chênh lệch giữa các tầng lớp trong xã hội.

Với cá nhân không có người phụ thuộc thì phải nộp thuế thu nhập khi tổng thu nhập vượt quá 11 triệu đồng/tháng, sau khi đã trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc theo quy định và các khoản đóng góp khác như từ thiện, nhân đạo, và khuyến học.

Công thức tính thuế TNCN:

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế × Thuế suất TNCN

Khoản thuế TNCN này đánh vào đối tượng là những người có thu nhập cao. Thông thường doanh nghiệp sẽ khấu trừ số thuế này trước khi chi trả lương cho người lao động. Quy trình kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế TNCN được thực hiện như sau:

• Doanh nghiệp chi trả thu nhập hoặc doanh nghiệp được uỷ quyền thực hiện kê khai, nộp thuế TNCN thực hiện nguyên tắc khấu trừ tại nguồn và nộp tiền thuế cho ngân sách nhà nước.
• Doanh nghiệp chi trả thu nhập có trách nhiệm tính số tiền thù lao tính thuế TNCN, thực hiện khấu trừ tiền thuế thu nhập cá nhân và nộp số tiền này vào ngân sách nhà nước.

1.2 Nguyên tắc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân

Để kê khai, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Doanh nghiệp chi trả hoặc ủy quyền chi trả thu nhập phải thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân theo nguyên tắc khấu trừ tại nguồn. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho người lao động và nộp số thuế đó vào ngân sách nhà nước.
• Doanh nghiệp chi trả thu nhập phải tính toán thù lao, định khoản thuế TNCN và thực hiện khấu trừ thuế, sau đó nộp số thuế này vào ngân sách nhà nước. Khi khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải cấp “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập” cho những cá nhân có thu nhập cao phải nộp thuế, đồng thời quản lý và quyết toán biên lai thuế theo quy định.

1.3 Tài khoản 3335 dùng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo khoản 2 Điều 52 của Thông tư 200/2014/TT-BTC tài khoản được sử dụng để hạch toán thuế thu nhập cá nhân là tài khoản 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân. Tài khoản này ghi nhận các khoản thuế TNCN phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Để hạch toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán sử dụng Tài khoản 3335 – Thuế Thu nhập cá nhân. Tài khoản này ghi nhận các khoản thuế TNCN phải nộp, đã nộp, và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

1.4 Đối tượng nộp thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ theo Điều 2 của Luật Thuế TNCN được ban hành và sửa đổi năm 2012, có hai nhóm đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân như sau:

Đối tượng 1: Cá nhân cư trú

Đối với cá nhân cư trú, có hai trường hợp phải thực hiện đóng thuế thu nhập cá nhân:

• Cá nhân ký kết hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
• Cá nhân ký không ký hợp đồng lao động. hoặc kết hợp đồng lao động dưới 03 tháng

Đối tượng 2: Cá nhân không cư trú

• Cá nhân không cư trú là những người không đủ điều kiện để xác định là cá nhân cư trú.
• Cá nhân không cư trú thường là những người nước ngoài đến Việt Nam sống và làm việc.

2. Hướng dẫn cách hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Hạch toán thuế thu nhập cá nhân là một quy trình quan trọng trong kế toán cá nhân và doanh nghiệp. Việc hạch toán này đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân. Bằng cách hạch toán đúng, cá nhân và doanh nghiệp có thể đảm bảo sự hợp lý trong việc tính toán và nộp các khoản thuế, đồng thời tránh được các rủi ro pháp lý khi định khoản thuế thu nhập cá nhân.

Kết cấu và nội dung phản ánh khi hạch toán thuế thu nhập cá nhân

Cụ thể, Tài khoản 3335 được sử dụng trong việc hạch toán quyết toán thuế TNCN như sau:

Hạch toán thuế thu nhập cá nhân là một phần quan trọng trong công tác kế toán của mỗi doanh nghiệp. Kế toán cần hiểu rõ quy trình hạch toán để đảm bảo tính chính xác. Cụ thể, phương pháp hạch toán quyết toán  thuế TNCN của người lao động theo Thông tư 200 được thực hiện như sau.

2.1 Trường hợp tính và khấu trừ thuế TNCN vào lương của người lao động

Khi hạch toán thuế TNCN trừ vào lương, kế toán thực hiện như sau:

• Nợ tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động.
• Có tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân (số thuế phải khấu trừ).

2.2 Trường hợp doanh nghiệp trả lương chưa bao gồm thuế

Hạch toán hoàn thuế TNCN cho nhân viên như sau:

• Nợ tài các khoản 641, 642, 154, 627,…
• Có tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp phải nộp thay cho người lao động.

2.3 Trường hợp trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu

Khi trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu, kế toán ghi nhận như sau:

• Nợ tài khoản 3388 – Khoản phải trả, phải nộp khác.
• Có tài khoản 111, 112 – số tiền trả lợi nhuận hoặc cổ tức cho chủ sở hữu.
• Có tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân (nếu khấu trừ thuế TNCN của chủ sở hữu tại nguồn).

2.4 Trường hợp hạch toán khi nộp thuế TNCN vào ngân sách Nhà nước

Khi hạch toán khi nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước, kế toán ghi:

• Nợ tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân.
• Có các tài khoản 111, 112,…  – số tiền đã nộp.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nộp thuế gtgt theo Thông tư 200 và 133

Xem thêm: Cách hạch toán thuế GTGT được khấu trừ – Tài khoản 133

3. Hướng dẫn hạch toán thuế TNCN sau quyết toán

Dựa vào kết quả tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, kế toán của mỗi tổ chức và doanh nghiệp cần xác định hai trường hợp sau để hạch toán thuế TNCN của người lao động sau quyết toán một cách chính xác nhất.

3.1 Hạch toán thuế TNCN nộp thiếu sau quyết toán

Trong trường hợp nộp thiếu thuế thu nhập cá nhân của người lao động, tổ chức và doanh nghiệp cần bổ sung số tiền tại chỉ tiêu số 45 – Tổng số thuế TNCN còn phải nộp cho ngân sách nhà nước. Quy trình hạch toán thuế TNCN được thực hiện như sau:

Bút toán 1: Khấu trừ thêm tiền từ các cá nhân nộp thiếu

• Nợ 111, 112, 334, 138…
• Có 3335 – Tổng số thuế thu nhập cá nhân còn phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Bút toán 2: Nộp lại số tiền còn thiếu vào ngân sách nhà nước

• Nợ TK 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
• Có các TK 111, 112,…: Số tiền đã nộp.

3.2 Hạch toán thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán

Trường hợp hạch toán thuế TNCN nộp thừa thì kế toán của mỗi tổ chức và doanh nghiệp phải ghi lại số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 46 – Tổng thuế TNCN đã nộp thừa. Trong trường hợp này, kế toán có thể xử lý bằng cách bù trừ vào kỳ sau hoặc thực hiện hồ sơ hoàn thuế TNCN. Dưới đây là cách hạch toán thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán trong từng trường hợp cụ thể:

Hạch toán diễn ra như sau:

• Nợ 3335 – Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa.
• Có 138 – Khi để bù trừ sang kỳ sau.
• Có 338 – Khi làm thủ tục hoàn thuế.

Trong từng cách giải quyết về việc đóng thừa thuế TNCN thì sẽ có cách hạch toán khác nhau.

Thực hiện bù trừ thuế vào kỳ sau:

Sau khi xem xét số tiền nộp vào ngân sách, doanh nghiệp sẽ tự động bù trừ khoản nộp thừa cho người lao động qua tài khoản 138.

• Thực hiện thủ tục hoàn thuế:
  • Khi kế toán nhận được tiền hoàn từ cơ quan thuế hạch toán.
  • Nợ 112 – số tiền hoàn.
  • Có 3335.
• Khai trả lại số tiền hoàn thuế đó cho người nộp thuế:
  • Nợ 338 – chi tiết cho từng người thừa.
  • Có 111, 112.

Xem thêm: Cách hạch toán thuế môn bài năm 2024 theo đúng quy định

4. Những lưu ý khi hạch toán thuế TNCN

Khi hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), kế toán cần chú ý dựa trên số liệu thực tế và quy định pháp luật để hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời. Việc sử dụng đúng Tài khoản 3335 – Thuế TNCN và lưu giữ chứng từ gốc đúng quy định là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ và phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.

Kế toán cần lưu ý những điểm sau Khi hạch toán thuế TNCN:

Dựa trên số liệu thực tế và các quy định pháp luật về thuế TNCN để hạch toán chính xác, đầy đủ và kịp thời

Kế toán phải dựa vào số liệu thực tế phát sinh trong kỳ để hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bao gồm các khoản thu nhập chịu thuế, các khoản được miễn thuế, và các khoản giảm trừ gia cảnh. Đồng thời, kế toán cần hiểu rõ các quy định pháp luật về thuế TNCN để đảm bảo việc hạch toán được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.

Sử dụng đúng Tài khoản 3335 – Thuế TNCN

Kế toán phải sử dụng chính xác Tài khoản 3335 – Thuế TNCN để ghi chép thuế thu nhập cá nhân. Tài khoản này có vai trò phản ánh các khoản thuế TNCN phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.

Lưu giữ chứng từ gốc để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu với cơ quan thuế

Kế toán cần bảo quản đầy đủ các chứng từ gốc để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu của cơ quan thuế. Những chứng từ này phải được lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn hạch toán thuế thu nhập cá nhân mà doanh nghiệp và người lao động cần hiểu rõ. Hy vọng rằng nội dung trên sẽ mang lại giá trị và kiến thức cho quý độc giả về cách hạch toán và định khoản thuế thu nhập cá nhân phải nộp. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng gói dịch vụ hạch toán thuế thu nhập cá nhân tại AZTAX, có thể liên hệ với chúng tôi theo HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn nhé!

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán phí tài nguyên chi tiết nhất

Xem thêm: Hướng dẫn cách hạch toán thuế nhà thầu nước ngoài chi tiết