Hướng dẫn hạch toán phải thu khách hàng – Tài khoản 131

Hạch toán phải thu khách hàng là một hoạt động kế toán phức tạp nhưng vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này của AZTAX sẽ giúp bạn làm chủ các kỹ năng hạch toán, từ việc ghi nhận ban đầu đến việc xử lý các khoản phải thu khó đòi. Bạn sẽ được trang bị những kiến thức cần thiết để xây dựng một hệ thống quản lý phải thu hiệu quả và giảm thiểu rủi ro nợ xấu, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Nguyên tắc hạch toán phải thu khách hàng

Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi hạch toán tài khoản 131 – Tài khoản phải thu của khách hàng), cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán của khách hàng đối với doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định.
• Các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ.
• Các khoản phải thu từ bên nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác thi công đã hoàn thành.

Lưu ý: tài khoản này không được sử dụng để ghi nhận các khoản thu tiền ngay.

Các khoản phải thu từ khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng nội dung phải thu. Doanh nghiệp cần theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng tính từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu bao gồm khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.

Đối với bên giao ủy thác xuất khẩu, tài khoản 131 được sử dụng để ghi nhận các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

Kế toán cần phân loại các khoản nợ thành loại có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi, hoặc không thể thu hồi, để xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý.

Trong quan hệ bán hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, hoặc dịch vụ không đúng hợp đồng, khách hàng có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng đã giao.

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ theo các nguyên tắc sau:

• Khi phát sinh khoản nợ phải thu (bên Nợ TK 131), quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá mua của ngân hàng nơi khách hàng thanh toán). Đối với khoản nhận trước, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, sử dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh.
• Khi thu hồi nợ phải thu (bên Có TK 131), quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh. Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế đích danh là tỷ giá bình quân gia quyền di động. Đối với khoản nhận trước, sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước.
• Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính theo tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi khách hàng thanh toán.

Khi doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng, có thể chọn tỷ giá mua của một trong các ngân hàng thương mại nơi thường xuyên giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn nên áp dụng tỷ giá chung do công ty mẹ quy định để đánh giá các khoản phải thu bằng ngoại tệ phát sinh từ giao dịch nội bộ trong tập đoàn.

2. Kết cấu và nội dung của tài khoản phải thu của khách hàng

Bên Nợ

• Số tiền mà doanh nghiệp cần thu từ khách hàng phát sinh trong kỳ từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ hoặc các khoản đầu tư tài chính.
• Số tiền dư thừa phải hoàn trả lại cho khách hàng.
• Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi trong sổ kế toán).

Bên Có

• Số tiền khách hàng đã thanh toán nợ cho doanh nghiệp.
• Số tiền doanh nghiệp đã nhận trước hoặc ứng trước từ khách hàng.
• Khoản giảm giá hàng bán được trừ vào nợ phải thu từ khách hàng.
• Doanh thu từ số hàng hóa đã bán nhưng bị khách hàng trả lại (bao gồm hoặc không bao gồm thuế GTGT).
• Số tiền chiết khấu thanh toán (CKTT) và chiết khấu thương mại (CKTM) mà doanh nghiệp dành cho khách hàng.
• Tại thời điểm lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cũng cần đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền ghi trong sổ kế toán).

Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng.

Tài khoản 131 (TK 131) cũng có thể có số dư bên Có, phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu của khách hàng cụ thể. Số dư chi tiết này phải được ghi vào cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn” khi lập Báo cáo tình hình tài chính.

3. Cách hạch toán phải thu của khách hàng

3.1. Khi bán hàng chưa thu tiền ngay

Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế, ghi nhận doanh thu và tách riêng các khoản thuế phải nộp:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng thanh toán)
• Có TK 511 – Doanh thu (giá chưa thuế)
• Có TK 333 – Thuế phải nộp

Nếu không tách được thuế ngay, ghi doanh thu bao gồm thuế và điều chỉnh định kỳ:

• Nợ TK 511 – Doanh thu
• Có TK 333 – Thuế phải nộp

3.2 Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại

• Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chưa thuế)
• Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

3.3 Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán

Nếu chiết khấu, giảm giá đã ghi trên hóa đơn, doanh thu được ghi nhận theo giá sau chiết khấu và không cần phản ánh riêng.

Nếu chưa ghi chiết khấu, giảm giá trên hóa đơn, doanh thu ghi nhận theo giá gộp. Khi đủ điều kiện hoặc xác định chiết khấu, điều chỉnh:

• Nợ TK 521 – Giảm trừ doanh thu (giá chưa thuế)
• Nợ TK 333 – Thuế phải nộp (thuế giảm giá)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (số tiền giảm giá)

3.4 Chiết khấu thanh toán phải trả cho người mưa

Khi người mua thanh toán trước hạn, số chiết khấu thanh toán được trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng:

• Nợ TK 111 – Tiền mặt
• Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (chiết khấu thanh toán)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

3.5 Nhận tiền từ khách hàng trả

Khi nhận tiền từ khách hàng, bao gồm tiền lãi (nếu có) và tiền ứng trước theo hợp đồng:

• Nợ TK 111, 112, …
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
• Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (tiền lãi)

Nếu nhận ứng trước bằng ngoại tệ, ghi nhận bên Có TK 131 theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền (tỷ giá mua của ngân hàng).

3.6 Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu trong hợp đồng xây dựng

Thanh toán theo tiến độ kế hoạch:

• Khi phản ánh doanh thu phần công việc hoàn thành:
  • Nợ TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Khi lập hóa đơn theo tiến độ kế hoạch:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
  • Có TK 337 – Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện:

• Khi lập hóa đơn và khách hàng xác nhận:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Tiền thưởng từ khách hàng:

• Khi nhận được tiền thưởng:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Bồi thường từ khách hàng:

• Khi nhận được khoản bồi thường:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Nhận tiền thanh toán hoặc ứng trước:

• Khi nhận tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước:
  • Nợ TK 111, 112, …
  • Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

3.7 Khi khách thanh toán bằng hàng hóa thay vì tiền

Khi khách hàng thanh toán bằng hàng hóa thay vì tiền (theo phương thức hàng đổi hàng), kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa nhận được như sau:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Nợ TK 156 – Hàng hóa
• Nợ TK 611 – Mua hàng (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

3.8 Khi nợ phải thu không thể thu được, phải xử lý xóa sổ

Khi xử lý xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi không thể thu hồi, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, kế toán ghi:

• Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã dự phòng)
• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa dự phòng)
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

3.9 Kế toán phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Khi ghi nhận khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu, kế toán thực hiện như sau:

• Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

3.10 Kế toán thu phí BHTG từ các tổ chức tham gia BHTG

Định kỳ hoặc khi phát sinh số phí BHTG phải thu bổ sung từ các tổ chức tham gia BHTG, dựa trên phiếu tính phí và các chứng từ liên quan:

• Trụ sở chính thu phí BHTG:
  • Nợ TK 1311 – Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG
  • Có TK 3385 – Phí BHTG chờ kết chuyển
• Chi nhánh thu phí BHTG:
  • Nợ TK 1311 – Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG
  • Có TK 3362 – Phải nộp cấp trên về phí BHTG

Khi thu được phí BHTG từ các tổ chức tham gia BHTG:

• Nợ các TK 111, 112
• Có TK 1311 – Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG

Khi có quyết định xử lý xóa nợ phí BHTG:

• Trụ sở chính:
  • Nợ TK 337 – Quỹ dự phòng nghiệp vụ (xóa nợ phí BHTG kỳ trước)
  • Nợ TK 3385 – Phí BHTG chờ kết chuyển (xóa nợ phí BHTG kỳ này)
  • Có TK 1311 – Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG
• Chi nhánh:
  • Nợ TK 3362 – Phải nộp cấp trên về phí BHTG
  • Có TK 1311 – Phải thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG

Kế toán phải thu tiền phạt của các tổ chức tham gia BHTG

• Khi có quyết định về số tiền phạt phải thu:
  • Nợ TK 1312 – Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG
  • Có TK 51121 – Thu tiền phạt tổ chức tham gia BHTG
• Khi thu tiền phạt:
  • Nợ các TK 111, 112
  • Có TK 1312 – Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG
• Khi có quyết định xử lý xóa nợ tiền phạt:
  • Nợ TK 51121 – Thu tiền phạt tổ chức tham gia BHTG
  • Có TK 1312 – Phải thu tiền phạt của tổ chức tham gia BHTG

Kế toán thu từ hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG

• Khi phát sinh khoản thu:
  • Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)
  • Nợ TK 1318 – Phải thu khác của khách hàng (nếu chưa thu tiền)
  • Có TK 51182 – Thu hoạt động tư vấn, đào tạo nghiệp vụ BHTG (ghi theo giá chưa có thuế)
  • Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN:
  • Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
  • Có các TK 111, 112
• Khi thu tiền từ hoạt động tư vấn, đào tạo:
  • Nợ các TK 111, 112
  • Có TK 1318 – Phải thu khác của khách hàng

Kế toán thu từ dịch vụ cho thuê tài sản:

• Cho thuê trả tiền định kỳ:
  • Nợ các TK 111, 112 (nếu đã thu tiền)
  • Nợ TK 1318 – Phải thu khác của khách hàng (nếu chưa thu tiền)
  • Có TK 51181 – Thu cho thuê tài sản (ghi theo giá cho thuê chưa có thuế)
  • Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN:
  • Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
  • Có các TK 111, 112
• Cho thuê trả tiền sau:
  • Nợ TK 1318 – Phải thu khác của khách hàng
  • Có TK 51181 – Thu cho thuê tài sản (ghi theo giá cho thuê chưa có thuế)
  • Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN:
  • Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
  • Có các TK 111, 112
• Khi thu tiền từ dịch vụ cho thuê tài sản:
  • Nợ các TK 111, 112
  • Có TK 1318 – Phải thu khác của khách hàng

Kế toán thu từ nghiệp vụ nhượng bán, thanh lý tài sản cố định (TSCĐ):

• Khi thu nhập từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
  • Nợ TK 131 (1318) – Tổng giá thanh toán
  • Có TK 711 – Thu nhập khác (ghi theo giá bán chưa có thuế)
  • Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
• Ghi giảm TSCĐ:
  • Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
  • Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
  • Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
  • Có TK 213 – TSCĐ vô hình (nguyên giá)
• Khi nộp thuế GTGT và thuế TNDN:
  • Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước (3331, 3334)
  • Có các TK 111, 112

3.11 Khi lập BCTC số dư nợ phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá thực tế tại thời điểm lập báo cáo

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.

• Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
  • Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
• Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm:
  • Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
  • Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

4. Ví dụ về tài khoản 131

Ví dụ 1: Ngày 5/6/2024, Công ty X bán một lô hàng trị giá 500.000.000 VND cho Công ty Y, thuế GTGT 10%, giá vốn là 350.000.000 VND. Công ty Y chưa thanh toán giá trị lô hàng cho Công ty X.

Đến ngày 20/6/2024, Công ty Y chuyển khoản ngân hàng, trả trước 60% giá trị lô hàng.

Công ty X áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và kê khai thuế theo hình thức khấu trừ.

Hạch toán của Công ty X:

Ngày 5/6/2024, khi xuất bán hàng hóa:

• Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
  • Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng: 550.000.000 VND
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng: 500.000.000 VND
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 50.000.000 VND
• Ghi nhận giá vốn hàng bán:
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: 350.000.000 VND
  • Có TK 156 – Hàng hóa: 350.000.000 VND

Ngày 20/6/2024, khi Công ty Y chuyển tiền thanh toán 60% giá trị lô hàng:

• Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 330.000.000 VND
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng: 330.000.000 VND

5. Các câu hỏi thường gặp khi hạch toán phải thu của khách hàng

5.1 Tài khoản 131 là tài khoản gì?

Tài khoản 131 là tài khoản “Phải thu của khách hàng” trong kế toán. Đây là tài khoản dùng để theo dõi các khoản nợ phải thu từ khách hàng, thường phát sinh từ việc bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các hoạt động khác mà doanh nghiệp chưa thu được tiền. Tài khoản 131 thuộc nhóm tài khoản phải thu và được sử dụng để ghi nhận số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp và các biến động liên quan đến khoản phải thu này.

5.2 Phải thu khách hàng là gì?

Tài khoản phải thu khách hàng dùng để ghi nhận các khoản nợ và theo dõi tình hình thanh toán từ khách hàng đối với tiền bán hàng hóa, sản phẩm, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, khoản đầu tư tài chính, và dịch vụ cung cấp.

5.3 Làm thế nào để xử lý các khoản phải thu quá hạn?

Để xử lý các khoản phải thu quá hạn, bạn nên theo dõi các khoản này thường xuyên và thực hiện các biện pháp như gửi nhắc nợ, gọi điện thoại hoặc thậm chí là thực hiện các hành động pháp lý nếu cần thiết. Cập nhật các khoản phải thu quá hạn vào hệ thống và báo cáo cho ban quản lý.

5.4 Khi nào cần phải ghi nhận giảm trừ các khoản phải thu?

Bạn cần ghi nhận giảm trừ các khoản phải thu khi khách hàng thanh toán nợ, hoặc khi có các điều chỉnh như chiết khấu, giảm giá, hoặc trả lại hàng. Cập nhật các thay đổi vào tài khoản phải thu và phản ánh chính xác số dư trong hệ thống.

Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về hạch toán phải thu của khách hàng. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.