Cấu trúc và quy trình lập báo cáo kế toán quản trị

báo cáo kế toán quản trị;

Báo cáo kế toán quản trị là công cụ đa chiều cung cấp cái nhìn chi tiết về tài chính và hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Khác biệt với các báo cáo tài chính khác, báo cáo này không chỉ là số liệu mà còn là công cụ linh hoạt hỗ trợ quyết định và quản lý. Để hiểu rõ hơn về cấu trúc cũng như quy trình lập báo cáo kế toán quản trị ra sao hãy cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Báo cáo kế toán quản trị là gì?

Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo kế toán cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng tài chính của doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ doanh nghiệp.

Báo cáo kế toán quản trị là gì?
Báo cáo kế toán quản trị là gì?

1.1 Thời điểm lập báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo Kế toán quản trị được lập bất kỳ khi nào có nhu cầu, phù hợp với yêu cầu và mục đích của ban lãnh đạo. Khác với các báo cáo thông thường có thời gian lập cố định, báo cáo kế toán quản trị linh hoạt và có thể được lập ra theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Chức năng chính của báo cáo kế toán quản trị là cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Do đó, báo cáo này không bị ràng buộc bởi thời điểm cuối kỳ hay định kỳ cố định, mà được lập dựa trên nguyên tắc linh hoạt và đáp ứng nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo.

1.2 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị

Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích để đưa ra kế hoạch kinh doanh, đo lường hiệu suất theo thời gian để các nhà quản lý có thể xác định các vấn đề đang xảy ra trong một hoặc nhiều đơn vị kinh doanh.

Một số vai trò của bộ phận kế toán quản trị:

  • Hỗ trợ dự đoán tương lai: Kế toán quản trị có thể trả lời những câu hỏi quan trọng dự báo xu hướng kinh doanh trong tương lai
  • Hỗ trợ đưa ra quyết định mua hoặc bán: Những hiểu biết sâu sắc về kế toán quản trị, bao gồm chi phí và khả năng sản xuất, là yếu tố then chốt trong việc quyết định mua hay bán của doanh nghiệp.
  • Dự báo dòng tiền: Kế toán quản trị hỗ trợ việc lập ngân sách và phân tích xu hướng, giúp người quản lý quyết định cách phân bổ tiền và nguồn lực để đạt được mức tăng trưởng doanh thu dự kiến.
  • Hiểu sự khác biệt về hiệu suất: Sử dụng các kỹ thuật phân tích, kế toán quản trị hỗ trợ ban lãnh đạo xây dựng dựa trên những phương sai tích cực và quản lý những phương sai tiêu cực.
  • Phân tích tỷ suất sinh lời: Kế toán quản trị giúp nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Làm thế nào để chọn cơ hội có lợi nhất cho doanh nghiệp? Dự án sẽ hòa vốn sau bao nhiêu năm?

1.3 Quy định của pháp luật về báo cáo kế toán quản trị

Căn cứ theo Khoản 6 Thông tư 53/2006/TT-BTC quy định về hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đáp ứng những yêu cầu sau:

6. Yêu cầu, nội dung Báo cáo kế toán quản trị

6.1. Yêu cầu thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị

a/ Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.

b/ Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.

c/ Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.

Vậy có thể hiểu rằng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần phù hợp với yêu cầu quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ và so sánh được các thông tin phục vụ quản lý, điều hành, và ra quyết định kinh tế. Các chỉ tiêu trong báo cáo phải phù hợp với kế hoạch, dự toán, và báo cáo tài chính, nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.

2. Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị

Trong báo cáo kế toán quản trị thường bao gồm các nội dung chính sau đây:

  • Báo cáo về doanh thu, lợi nhuận và lỗ
  • Báo cáo về hàng tồn kho
  • Báo cáo về giá thành của từng loại sản phẩm
  • Báo cáo về chương trình khuyến mãi
  • Báo cáo về chi phí
  • Báo cáo về khoản vay
  • Báo cáo về các khoản công nợ
  • Báo cáo về dòng tiền
Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị
Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị

Những nội dung này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp quản lý hoạch định sự phát triển tổng thể và giám sát, điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi việc lập báo cáo phải cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng để phục vụ việc quản lý và ra quyết định.

Để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời, người làm kế toán quản trị cần có kỹ năng lập báo cáo vững chắc, đòi hỏi hiểu biết sâu về quy trình kế toán, khả năng phân tích dữ liệu, và kỹ năng truyền đạt thông tin rõ ràng, hiệu quả.

3. Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị

Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị
Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị

Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị trải qua 5 bước tuần tự sau:

Bước 1: Thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng

Thu thập nhu cầu thông tin từ các đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp là cần thiết. Phải xác định rõ đối tượng cần thông tin để đáp ứng chính xác nhu cầu của họ. Các đối tượng này bao gồm giám đốc, ban quản trị, các kế toán viên, hoặc các phòng ban liên quan. Sau khi xác định đối tượng, cần tiến hành thu thập nhu cầu của họ để biết được loại thông tin mà họ cần.

Để lựa chọn nội dung cho báo cáo, cần dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc mục đích của các phòng ban, ban quản trị để cung cấp dữ liệu tốt nhất. Nhiều doanh nghiệp sử dụng kế toán quản trị nội bộ hoặc tại các doanh nghiệp khác, thường do kế toán trưởng chủ trì. Việc chọn đúng đối tượng và nội dung báo cáo là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác, và đáp ứng nhu cầu của các đối tượng.

Bước 2: Bảo đảm sự đồng nhất trong báo cáo

Việc đồng nhất các khái niệm trong lĩnh vực kế toán quản trị là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự chính xác và nhất quán của thông tin. Mỗi đối tượng sử dụng thông tin có thể hiểu khác nhau về các khái niệm kế toán, vì vậy cần phải có một quy trình thống nhất để định nghĩa các thuật ngữ và khái niệm trong doanh nghiệp.

Ví dụ, khái niệm “địa điểm” và “địa chỉ” có thể được hiểu khác nhau. Việc đồng nhất và định nghĩa rõ ràng các khái niệm này sẽ tạo ra các báo cáo có tính nhất quán và đáng tin cậy hơn.

Để đạt được sự đồng nhất, cần có sự tham gia của các bên liên quan trong doanh nghiệp, bao gồm ban lãnh đạo, các phòng ban chức năng và đội ngũ kế toán. Việc thảo luận mở cửa và xây dựng quy trình chung sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bên hiểu và áp dụng thống nhất các khái niệm và tiêu chí đo lường trong kế toán quản trị.

Bước 3: Cơ cấu dữ liệu cho các phòng ban

Sau khi hoàn thành việc thu thập nhu cầu thông tin và thống nhất khái niệm với các đối tượng sử dụng, kế toán quản trị tiến hành bước tiếp theo là tổ chức dữ liệu. Mục tiêu là đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và đáp ứng nhu cầu của từng phòng ban. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy tắc chung của doanh nghiệp về lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Dữ liệu thường được sử dụng để lập báo cáo là các số liệu kế toán thu thập trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, chi phí, khoản vay, công nợ và dòng tiền. Do đó, kế toán quản trị cần có khả năng lưu trữ và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả để dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết.

Bước 4: Cung cấp dữ liệu đầu vào, đầu ra

Thời gian cung cấp dữ liệu đầu vào và đầu ra là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc quá trình cung cấp dữ liệu cho các báo cáo kế toán quản trị. Đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo hiệu quả, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định sáng suốt.

Bước 5: Đề xuất phương án cho nhà quản trị

Vai trò của kế toán quản trị không chỉ đơn thuần là cung cấp số liệu, mà còn cần chủ động đưa ra các thẩm định, đề xuất chính sách bán hàng và phương án kinh doanh phù hợp.

Ví dụ: Thay vì chỉ báo cáo về lượng laptop Core I7 tồn kho còn nhiều, kế toán quản trị cần chủ động đề xuất giải pháp bán hàng phù hợp, như giảm giá trong đợt dịch khi nhu cầu học online tăng cao.

Với tinh thần chủ động và trách nhiệm cao, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp hiệu quả, góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị trên excel

Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị trên excel
Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị trên excel

Sự minh bạch trong quản lý kế toán là chìa khóa để đưa ra quyết định chiến lược. Mẫu báo cáo kế toán quản trị này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ bảng cân đối kế toán đến các chỉ số tài chính quan trọng.

Thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Dưới đây là 3 mẫu báo cáo kế toán quản trị được thiết kế trên Excel để kế toán viên tham khảo

5. Giải đáp một số thắc mắc về báo cáo kế toán quản trị

Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính là quá trình ghi chép, phản ánh và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo tài chính, nhằm cung cấp thông tin cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, cơ quan chức năng (thuế, thanh tra…), các chủ nợ, và ngân hàng. Mục đích chính của kế toán tài chính là phục vụ cho nhu cầu quản lý vĩ mô và đảm bảo tính minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính.

Kế toán quản trị là hệ thống tổ chức thực hiện việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Chức năng chính của nó là hỗ trợ các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả trong tương lai. Đồng thời, nó cũng là nền tảng cho việc quản lý toàn diện của doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.

Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Căn cứ theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, có quy định về lưu trữ tài liệu kế toán quản trị thì việc lưu trữ tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo kế toán quản trị có tính tổng hợp, phân tích kết quả kinh doanh và chiến lược kinh doanh, được thực hiện dưới sự quyết định của Người đại diện theo quy định của pháp luật, và tuân thủ các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.

Trên đây là nội dung cấu trúc và quy trình lập báo cáo kế toán quản trị mà chúng tôi tổng hợp được. Qua bài viết này mong rằng sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết, nếu có thắc mắc bạn có thể liên hệ ngay với AZTAX để được giải đáp nhanh nhất có thể.

Đánh giá post
Đánh giá post
zalo-icon
facebook-icon
phone-icon