Lập báo cáo kế toán quản trị đòi hỏi độ chính xác và tin cậy cao để hỗ trợ quyết định chiến lược và tối ưu hóa doanh nghiệp. Nhiều nhân sự mới có thể chưa nắm rõ chi tiết của báo cáo này. Không chỉ là tập hợp số liệu, nó còn cung cấp cái nhìn sâu sắc về tài chính và hoạt động nội bộ. Trong bài viết này, AZTAX sẽ giải thích chi tiết về khái niệm, cấu trúc và cách lập một số mẫu báo cáo kế toán quản trị. Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
1. Báo cáo kế toán quản trị là gì?
Báo cáo kế toán quản trị là một báo cáo nội bộ quan trọng, phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này tổng hợp thông tin từ các hồ sơ kế toán, bao gồm dữ liệu về giao dịch, chi phí hoạt động, khả năng sinh lời của sản phẩm, doanh số bán hàng theo khu vực, và nhiều thông tin khác.
Thông qua báo cáo kế toán quản trị, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định và hoạch định chiến lược kinh doanh hiệu quả cho tương lai.
2. Báo cáo kế toán quản trị có vai trò gì trong doanh nghiệp?
Vai trò của kế toán quản trị đối với kế toán viên:
- Cung cấp thông tin chi tiết và tổng quan về các hoạt động phi tài chính của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kế toán viên hiểu rõ hơn về hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp và các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp.
- Được sử dụng làm cơ sở để tạo ra các báo cáo phân tích và đánh giá hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán quản trị đối với nhà quản trị
- Cung cấp thông tin chi tiết và toàn diện các khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ quá trình sản xuất đến quản lý nhân sự.
- Hỗ trợ nhà quản trị trong việc đánh giá hiệu suất và quản lý các rủi ro, giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển.
- Giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của các dự án và chiến lược kinh doanh.
3. Cấu trúc của báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các nội dung như doanh thu, lợi nhuận, lỗ, hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, chương trình khuyến mãi, chi phí, khoản vay, công nợ và dòng tiền. Những báo cáo này hỗ trợ cấp quản lý hoạch định và điều hành doanh nghiệp hiệu quả, đòi hỏi thông tin chính xác và kịp thời. Người làm kế toán quản trị cần kỹ năng lập báo cáo vững chắc, hiểu biết sâu về quy trình kế toán, khả năng phân tích dữ liệu và truyền đạt thông tin rõ ràng.
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các nội dung chính sau:
- Báo cáo về doanh thu, lợi nhuận và lỗ
- Báo cáo về hàng tồn kho
- Báo cáo về giá thành của từng loại sản phẩm
- Báo cáo về chương trình khuyến mãi
- Báo cáo về chi phí
- Báo cáo về khoản vay
- Báo cáo về các khoản công nợ
- Báo cáo về dòng tiền
Những nội dung này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp quản lý hoạch định sự phát triển tổng thể và giám sát, điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi việc lập báo cáo phải cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng để phục vụ việc quản lý và ra quyết định.
Để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời, người làm kế toán quản trị cần có kỹ năng lập báo cáo vững chắc, đòi hỏi hiểu biết sâu về quy trình kế toán, khả năng phân tích dữ liệu, và kỹ năng truyền đạt thông tin rõ ràng, hiệu quả.
4. Cách lập một số mẫu báo cáo kế toán quản trị cho doanh nghiệp
Lập báo cáo kế toán quản trị cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hoạt động và hiệu suất của doanh nghiệp. Dưới đây là cách lập một số báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp như báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo cân đối hàng tồn kho, báo cáo chi phí bán hàng, báo cáo cân đối công nợ phải thu và báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ, báo cáo công nợ phải trả, báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền.
4.1 Báo cáo doanh thu bán hàng
Báo cáo doanh thu bán hàng hay báo cáo tiêu thụ là báo cáo quan trọng giúp người quản lý biết được doanh thu, giá vốn, lãi gộp từng loại hàng hóa bán ra trong kỳ, từ đó có quyết định cần gia tăng hay hạn chế bán mặt hàng nào để tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Báo cáo doanh thu bán hàng có thể được lập cho từng bộ phận, từng cửa hàng, từng chi nhánh để kiểm soát việc bán hàng của đơn vị giúp người quản lý ra quyết định cho phù hợp.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu báo cáo doanh thu bán hàng dưới đây và thay đổi theo yêu cầu của người quản lý sao cho phù hợp.
Các điểm cần chú ý khi lập báo cáo doanh thu bán hàng:
- Thống kê chi tiết sản lượng bán hàng và doanh số của từng bộ phận bán hàng, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, chi nhánh và các bộ phận bán hàng khác nhau.
- Xác định chính xác giá vốn và giá bán của từng loại sản phẩm, tránh nhầm lẫn giá bán giữa các sản phẩm, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa. Trong kỳ, nếu có thay đổi về giá, cần tính đúng lượng hàng và giá bán theo từng giai đoạn cụ thể.
- Doanh số phát sinh trong kỳ nào phải được tính vào đúng kỳ đó, không được tính sai kỳ.
4.2 Báo cáo cân đối hàng tồn kho
Báo cáo cân đối hàng tồn kho cung cấp cho quản lý thông tin về lượng hàng tồn kho, chi tiết theo từng mặt hàng, đơn giá và lượng hàng xuất ra trong kỳ. Điều này hỗ trợ việc lập kế hoạch nhập hàng cho kỳ tiếp theo hoặc kế hoạch thanh lý hàng tồn kho phù hợp.
Báo cáo có thể được lập riêng cho từng kho hàng hoặc tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, tùy thuộc vào yêu cầu của quản lý để quản trị cụ thể từng kho hoặc toàn bộ đơn vị.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu báo cáo cân đối hàng tồn kho dưới đây và thay đổi theo yêu cầu của người quản lý sao cho phù hợp.
Những điểm cần lưu ý khi lập Báo cáo cân đối hàng tồn kho:
- Tính đúng và đầy đủ lượng hàng trong các giai đoạn nhập, xuất, tồn theo từng chủng loại hàng hóa và kho hàng cụ thể.
- Đối chiếu hàng tồn kho cuối kỳ trên báo cáo với số liệu kiểm kê thực tế tại kho.
- Tính toán giá nhập và giá xuất phải chính xác theo từng đơn hàng và tuân thủ quy định hạch toán của doanh nghiệp, chẳng hạn như Phương pháp Nhập trước xuất trước, Phương pháp bình quân gia quyền, hoặc Phương pháp bình quân từng lần nhập xuất.
4.3 Báo cáo chi phí bán hàng
Báo cáo chi phí bán hàng cung cấp cho quản lý thông tin về các chi phí bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả quản trị chi phí và đưa ra quyết định về việc cắt giảm các chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo hiệu quả bán hàng.
Quản trị chi phí có thể thực hiện trên toàn doanh nghiệp hoặc chi tiết đến từng nhóm sản phẩm và bộ phận bán hàng.
Mẫu báo cáo chi phí có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của quản lý nhưng phải bao gồm các thông tin chi tiết về từng khoản chi phí phát sinh trong kỳ, so sánh giữa các kỳ và so sánh với kế hoạch chi phí.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu báo cáo chi phí bán hàng dưới đây và thay đổi theo yêu cầu của người quản lý sao cho phù hợp.
Với mẫu báo cáo này, người quản lý có thể theo dõi sự biến động của các khoản mục chi phí, tính toán phần trăm tăng giảm, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.
Những vấn đề cần lưu ý khi lập báo cáo chi phí bán hàng:
- Tính đúng và đủ các chi phí phát sinh trong kỳ.
- Các chi phí phải hợp lý, đảm bảo phản ánh chính xác các chi phí thực tế phát sinh và tuân thủ quy định theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Để tránh bị xuất toán, cần đảm bảo các chứng từ hạch toán chi phí phải hợp lệ theo quy định của luật quản lý thuế.
4.4 Báo cáo cân đối công nợ phải thu và báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ
Báo cáo này giúp người quản lý biết tình hình phát sinh công nợ của từng khách trong kỳ, thời hạn nợ, số công nợ đến hạn, quá hạn để quyết định đúng đắn trong việc quản trị công nợ.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu Báo cáo cân đối công nợ phải thu và báo cáo phân tích tình hình công nợ theo tuổi nợ dưới đây:
Những điểm cần lưu ý khi lập báo cáo liên quan đến công nợ phải thu:
- Lập báo cáo công nợ riêng cho từng khách hàng, đảm bảo số liệu chính xác cho mỗi khách hàng.
- Đối chiếu công nợ phải thu trên báo cáo với số dư tài khoản công nợ và biên bản đối chiếu xác nhận nợ với khách hàng vào cuối kỳ.
- Tính toán hạn mức nợ và tuổi nợ phải chi tiết đến từng khách hàng và từng hóa đơn.
4.5 Báo cáo công nợ phải trả
Báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp bao gồm các nội dung tương tự như báo cáo công nợ phải thu, nhưng áp dụng cho các nhà cung cấp cung cấp hàng hóa, dịch vụ vận tải, điện nước, xây dựng sửa chữa và các tổ chức tín dụng cho vay.
Báo cáo này giúp nhà quản lý biết được vào cuối kỳ doanh nghiệp còn nợ các đối tác nào, từ đó có thể lập kế hoạch trả nợ và sắp xếp nguồn tiền để thanh toán trong thời gian sắp tới.
4.6 Báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền
Báo cáo cân đối dòng tiền giúp người quản lý hiểu được nguồn gốc các luồng tiền vào và ra trong doanh nghiệp, chi tiêu vào các khoản mục cụ thể, từ đó có thể lập kế hoạch và đưa ra các quyết định phù hợp để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn vốn.
Việc lập báo cáo này không yêu cầu mẫu cố định, mà tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của quản lý. Tuy nhiên, mẫu biểu báo cáo cân đối dòng tiền thường bao gồm các nội dung sau đây.
Ngoài báo cáo kế hoạch cân đối dòng tiền có thể có thêm các báo cáo liên quan đến tiền, ví dụ như báo cáo tình hình nợ phải trả các tổ chức tín dụng. Báo cáo này cung cấp thông tin về tình trạng nợ phải trả đối với các ngân hàng và tổ chức tín dụng mà doanh nghiệp đang vay, bao gồm thời hạn nợ, lãi suất, và các điều kiện về thời hạn trả nợ. Thông tin này giúp quản lý lập kế hoạch cân đối dòng tiền một cách chính xác và kịp thời. Mẫu biểu thường có cấu trúc như sau:
5. Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp là một yếu tố then chốt giúp các nhà quản lý nắm bắt chính xác và toàn diện tình hình tài chính cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp gồm các bước sau: Thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng, bảo đảm sự đồng nhất trong báo cáo, tổ chức dữ liệu cho các phòng ban, cung cấp dữ liệu đầu vào, đầu ra, đề xuất phương án cho nhà quản trị.
Quy trình lập báo cáo kế toán quản trị trải qua 5 bước tuần tự sau:
Bước 1: Thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng
Thu thập nhu cầu thông tin từ các đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp là cần thiết. Phải xác định rõ đối tượng cần thông tin để đáp ứng chính xác nhu cầu của họ. Các đối tượng này bao gồm giám đốc, ban quản trị, các kế toán viên, hoặc các phòng ban liên quan. Sau khi xác định đối tượng, cần tiến hành thu thập nhu cầu của họ để biết được loại thông tin mà họ cần.
Để lựa chọn nội dung cho báo cáo, cần dựa trên kinh nghiệm cá nhân hoặc mục đích của các phòng ban, ban quản trị để cung cấp dữ liệu tốt nhất. Nhiều doanh nghiệp sử dụng kế toán quản trị nội bộ hoặc tại các doanh nghiệp khác, thường do kế toán trưởng chủ trì. Việc chọn đúng đối tượng và nội dung báo cáo là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ, chính xác, và đáp ứng nhu cầu của các đối tượng.
Bước 2: Bảo đảm sự đồng nhất trong báo cáo
Việc đồng nhất các khái niệm trong lĩnh vực kế toán quản trị là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự chính xác và nhất quán của thông tin. Mỗi đối tượng sử dụng thông tin có thể hiểu khác nhau về các khái niệm kế toán, vì vậy cần phải có một quy trình thống nhất để định nghĩa các thuật ngữ và khái niệm trong doanh nghiệp.
Ví dụ, khái niệm “địa điểm” và “địa chỉ” có thể được hiểu khác nhau. Việc đồng nhất và định nghĩa rõ ràng các khái niệm này sẽ tạo ra các báo cáo có tính nhất quán và đáng tin cậy hơn.
Để đạt được sự đồng nhất, cần có sự tham gia của các bên liên quan trong doanh nghiệp, bao gồm ban lãnh đạo, các phòng ban chức năng và đội ngũ kế toán. Việc thảo luận mở cửa và xây dựng quy trình chung sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các bên hiểu và áp dụng thống nhất các khái niệm và tiêu chí đo lường trong kế toán quản trị.
Bước 3: Tổ chức dữ liệu cho các phòng ban
Sau khi hoàn thành việc thu thập nhu cầu thông tin và thống nhất khái niệm với các đối tượng sử dụng, kế toán quản trị tiến hành bước tiếp theo là tổ chức dữ liệu. Mục tiêu là đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và đáp ứng nhu cầu của từng phòng ban. Quá trình này đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy tắc chung của doanh nghiệp về lưu trữ và xử lý dữ liệu.
Dữ liệu thường được sử dụng để lập báo cáo là các số liệu kế toán thu thập trong quá trình hoạt động kinh doanh, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, chi phí, khoản vay, công nợ và dòng tiền. Do đó, kế toán quản trị cần có khả năng lưu trữ và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả để dễ dàng truy xuất và sử dụng khi cần thiết.
Bước 4: Cung cấp dữ liệu đầu vào, đầu ra
Thời gian cung cấp dữ liệu đầu vào và đầu ra là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc quá trình cung cấp dữ liệu cho các báo cáo kế toán quản trị. Đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu trong giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo hiệu quả, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định sáng suốt.
Bước 5: Đề xuất phương án cho nhà quản trị
Vai trò của kế toán quản trị không chỉ đơn thuần là cung cấp số liệu, mà còn cần chủ động đưa ra các thẩm định, đề xuất chính sách bán hàng và phương án kinh doanh phù hợp.
Ví dụ: Thay vì chỉ báo cáo về lượng laptop Core I7 tồn kho còn nhiều, kế toán quản trị cần chủ động đề xuất giải pháp bán hàng phù hợp, như giảm giá trong đợt dịch khi nhu cầu học online tăng cao.
Với tinh thần chủ động và trách nhiệm cao, kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp hiệu quả, góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
6. Một số mẫu báo cáo kế toán quản trị trên excel
Sự minh bạch trong quản lý kế toán là chìa khóa để đưa ra quyết định chiến lược. Mẫu báo cáo kế toán quản trị này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ bảng cân đối kế toán đến các chỉ số tài chính quan trọng.
Thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính. Dưới đây là 3 mẫu báo cáo kế toán quản trị được thiết kế bằng Excel để kế toán viên tham khảo:
Mẫu báo cáo kế toán quản trị phân tích biến động doanh thu:
Mẫu báo cáo kế toán quản trị phân tích và dự báo dòng tiền:
Mẫu báo cáo kế toán quản trị phân tích – đo lường kết quả kinh doanh so với kế hoạch cùng kỳ năm trước:
7. Giải đáp một số thắc mắc về báo cáo kế toán quản trị
7.1 Pháp luật quy định như thế nào về báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp?
Căn cứ theo Khoản 6 Thông tư 53/2006/TT-BTC quy định về hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đáp ứng những yêu cầu sau:
6. Yêu cầu, nội dung Báo cáo kế toán quản trị
6.1. Yêu cầu thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị
a/ Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.
b/ Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủ và đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.
c/ Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý của các cấp.
Như vậy, theo quy định trên, báo cáo kế toán quản trị trong doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải được thiết lập phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.
- Nội dung của hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin và tính so sánh để phục vụ cho việc quản lý, điều hành, và ra quyết định kinh tế của doanh nghiệp.
- Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần được thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu trong kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính, nhưng cũng phải linh hoạt để đáp ứng yêu cầu quản lý của các cấp.
7.2 Báo cáo kế toán quản trị được lập vào thời điểm nào?
Báo cáo kế toán quản trị được lập bất kỳ khi nào có nhu cầu, phù hợp với yêu cầu và mục đích của ban lãnh đạo. Khác với các báo cáo thông thường có thời gian lập cố định, báo cáo kế toán quản trị linh hoạt và có thể được lập ra theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Chức năng chính của báo cáo kế toán quản trị là cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Do đó, báo cáo này không bị ràng buộc bởi thời điểm cuối kỳ hay định kỳ cố định, mà được lập dựa trên nguyên tắc linh hoạt và đáp ứng nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo.
7.3 Nội dung báo cáo kế toán quản trị do ai quy định?
Nội dung của báo cáo kế toán quản trị do các cơ quan quản lý nhà nước quy định và thường được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn nhất định. Các tổ chức chuyên ngành và doanh nghiệp sẽ tự thiết kế lại để phù hợp với nhu cầu quản trị và quyết định của mình
7.4 Sự khác nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị là gì?
Kế toán tài chính là quá trình ghi chép, phản ánh và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo tài chính, nhằm cung cấp thông tin cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, cơ quan chức năng, các chủ nợ, và ngân hàng. Mục đích chính của kế toán tài chính là phục vụ cho nhu cầu quản lý vĩ mô và đảm bảo tính minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính.
Kế toán quản trị là hệ thống tổ chức thực hiện việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Chức năng chính của nó là hỗ trợ các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả trong tương lai. Đồng thời, nó cũng là nền tảng cho việc quản lý toàn diện của doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.
7.5 Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán quản trị trong doanh nghiệp như thế nào?
Căn cứ theo Thông tư 53/2006/TT-BTC, có quy định về lưu trữ tài liệu kế toán quản trị thì việc lưu trữ tài liệu kế toán quản trị, đặc biệt là các báo cáo kế toán quản trị có tính tổng hợp, phân tích kết quả kinh doanh và chiến lược kinh doanh, được thực hiện dưới sự quyết định của Người đại diện theo quy định của pháp luật, và tuân thủ các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.
Trên đây là nội dung cấu trúc và quy trình lập báo cáo kế toán quản trị mà chúng tôi tổng hợp được. Qua bài viết này mong rằng sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết, nếu có thắc mắc bạn có thể liên hệ ngay với AZTAX để được giải đáp nhanh nhất có thể.
