Trong quá trình hoạt động kinh doanh việc kiểm kê thừa thiếu hàng hóa là chuyện rất bình thường. Vậy trong trường hợp này kế toán sẽ hạch toán hàng thiếu, hành thường chở xử lý như thế nào? Để giiar đáp cho những thắc mắc này cùng AZTAX theo dõi bài viếc dưới đây nhé!
1. Cách hạch toán hàng hóa thiếu chờ xử lý
Khi có sự thiếu hụt, mất mát hàng hóa dựa trên hóa đơn mua hàng, các bước cần thực hiện là lập biên bản và điều tra nguyên nhân. Quá trình hạch toán hàng hóa bị thiếu chờ xử lý ( chưa tìm ra nguyên nhân thiếu hụt ) như sau:
- Nợ TK 156: Số lượng hàng thực tế đã nhập kho.
- Nợ TK 1381: Giá trị hàng thiếu chờ xử lý.
- Nợ TK 1331: Giá trị thuế GTGT được khấu trừ (theo hóa đơn).
- Có TK 111, 112, 331,… (các tài khoản phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể).
Sau khi xác định được nguyên nhân, thực hiện xử lý hạch toán theo quy trình đã xác định:
- Nếu lỗi xuất phát từ bên bán và phải hoàn trả số lượng hàng hóa bị thiếu:
- Nợ TK 156: Số lượng hàng thiếu.
- Có TK 1381: Giá trị hàng thiếu.
- Nếu bên bán không thực hiện giao tiếp hàng hoá, hoặc có các bên liên quan khác:
- Nợ TK 111, 112, 331: Đối với việc bên bán phải hoàn trả tiền.
- Nợ TK 1388: Phải thu khác (nếu bên vận chuyển chịu bồi thường).
- Nợ TK 334: Chi phí (nếu mất hàng do lỗi của nhân viên).
- Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí (nếu lỗi thuộc về bên mua).
- Có TK 1381: Giá trị hàng hóa bị thiếu.
- Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng áp dụng cho số lượng hàng thiếu.
Chú ý: Trong trường hợp số lượng hàng thiếu này được coi là chi phí không hợp lý.
Đối với trường hợp bồi thường:
- Nếu giá trị bồi thường cao hơn:
- Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm cả thuế).
- Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu.
- Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng áp dụng cho số lượng hàng thiếu.
- Có TK 711: Phần giá trị cao hơn.
- Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:
- Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm cả thuế).
- Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu.
- Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng.
- Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường.
- Có TK 1381: Số lượng hàng hóa bị thiếu không được bồi thường.
- Có TK 1331: Thuế giá trị gia tăng.
Việc hạch toán hàng hóa thiếu chờ xử lý đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và thúc đẩy sự minh bạch trong quản lý doanh nghiệp, đồng thời củng cố mối quan hệ và uy tín với các đối tác.
Ví du: Doanh nghiệp B mua 1.000 sản phẩm từ nhà cung cấp với tổng giá trị hóa đơn là 200.000.000 VND (đã bao gồm 10% thuế GTGT). Tuy nhiên, khi kiểm tra hàng nhập kho, chỉ có 950 sản phẩm được giao, tức thiếu 50 sản phẩm. Nguyên nhân thiếu hụt chưa được xác định và cần chờ xử lý.
Bước 1: Hạch toán khi phát hiện thiếu hàng và chờ xử lý
- Nợ TK 156: Trị giá 950 sản phẩm đã nhập kho
- Nợ TK 1381: Trị giá 50 sản phẩm thiếu chờ xử lý
- Nợ TK 1331: Giá trị thuế GTGT được khấu trừ (200.000.000 VND * 10%)
- Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho nhà cung cấp (200.000.000 VND)
Bước 2: Hạch toán sau khi xác định nguyên nhân và xử lý
Trường hợp 1: Lỗi từ nhà cung cấp, yêu cầu hoàn trả số lượng hàng hóa bị thiếu
- Nợ TK 156: Trị giá 50 sản phẩm thiếu
- Có TK 1381: Trị giá 50 sản phẩm thiếu
Trường hợp 2: Nhà cung cấp không giao tiếp hàng hoá, hoặc liên quan đến các bên khác
- Nợ TK 111, 112: Số tiền nhà cung cấp phải hoàn trả
- Nợ TK 1388: Phải thu khác nếu bên vận chuyển chịu trách nhiệm bồi thường
- Nợ TK 334: Chi phí nếu mất hàng do lỗi của nhân viên
- Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí nếu lỗi thuộc về doanh nghiệp
- Có TK 1381: Trị giá hàng hóa bị thiếu
- Có TK 1331: Thuế GTGT liên quan đến số hàng thiếu
Trường hợp bồi thường:
Nếu giá trị bồi thường cao hơn:
- Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường (bao gồm thuế)
- Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu
- Có TK 1331: Thuế GTGT áp dụng cho hàng thiếu
- Có TK 711: Phần giá trị bồi thường cao hơn
Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:
- Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường (bao gồm thuế)
- Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu
- Có TK 1331: Thuế GTGT áp dụng cho hàng thiếu
- Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường
- Có TK 1381: Trị giá hàng thiếu không được bồi thường
- Có TK 1331: Thuế GTGT liên quan
- Xem thêm: Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho mới nhất
2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý
Khi phát hiện có hàng hóa thừa, kế toán cần lập biên bản và xác định nguyên nhân. Cách hạch toán cụ thể như sau:
Nếu chưa rõ nguyên nhân và cần chờ xử lý:
- Nợ các tài khoản: 152, 153, 156, 211 – Trị giá hàng thừa
- Có tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết.
Sau khi đã xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định xử lý để thực hiện các bút toán:
- Nếu trả lại cho người bán:
- Nợ tài khoản 3381 – Trị giá hàng thừa
- Có các tài khoản 152, 153, 156 – Trị giá hàng thừa
- Nếu không thể xác định nguyên nhân:
- Nợ tài khoản 3381 – Trị giá hàng thừa
- Có tài khoản 711 – Thu nhập khác (hoặc Có TK 3388).
Ví dụ: Doanh nghiệp A nhận được một lô hàng nguyên liệu nhập kho với số lượng 1.000 kg theo hóa đơn, nhưng sau khi kiểm đếm thực tế, phát hiện số lượng thực tế là 1.050 kg. Số hàng thừa 50 kg chưa rõ nguyên nhân và cần chờ xử lý.
Bước 1: Hạch toán khi phát hiện hàng thừa và chờ xử lý
- Nợ TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu): Trị giá 50 kg hàng thừa
- Có TK 3381 (Tài sản thừa chờ giải quyết): Trị giá 50 kg hàng thừa
Bước 2: Hạch toán sau khi xác định nguyên nhân và xử lý
Trường hợp 1: Trả lại số hàng thừa cho người bán
- Nợ TK 3381: Trị giá 50 kg hàng thừa
- Có TK 152: Trị giá 50 kg hàng thừa
Trường hợp 2: Không xác định được nguyên nhân và ghi nhận vào thu nhập khác
- Nợ TK 3381: Trị giá 50 kg hàng thừa
- Có TK 711: Trị giá 50 kg hàng thừa
Xem thêm: Cách hạch toán hao hụt trong định mức – TK 152
3. Cách xử lý khi kiểm kê phát hiện thiếu tài sản cố định chưa rõ nguyên nhân
Khi kiểm kê và phát hiện thiếu tài sản cố định chưa rõ nguyên nhân, kế toán sẽ cần thực hiện các bước sau:
- Lập biên bản kiểm kê:
- Ghi nhận số lượng và giá trị tài sản cố định thiếu hụt.
- Lập biên bản kiểm kê ghi nhận hiện trạng và tình hình thiếu hụt tài sản cố định.
- Hạch toán tạm thời tài sản thiếu chờ xử lý:
- Nợ TK 214: Giá trị hao mòn lũy kế của tài sản cố định thiếu.
- Nợ TK 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu chờ xử lý.
- Có TK 211: Nguyên giá của tài sản cố định thiếu.
- Xác định nguyên nhân và xử lý tài sản cố định thiếu:Trường hợp 1: Nếu xác định được lỗi do người chịu trách nhiệm quản lý tài sản (nhân viên, bộ phận quản lý):
- Nợ TK 1388: Phải thu khác (giá trị bồi thường của người chịu trách nhiệm).
- Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.
Trường hợp 2: Nếu không tìm ra nguyên nhân hoặc không có đối tượng chịu trách nhiệm bồi thường:
- Nợ TK 811: Chi phí khác (giá trị tài sản thiếu không thể thu hồi).
- Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.
Trường hợp 3: Nếu tài sản cố định thiếu do nguyên nhân bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp, v.v.) và có bảo hiểm bồi thường:
- Nợ TK 111, 112, 1388: Số tiền bồi thường từ công ty bảo hiểm.
- Có TK 1381: Giá trị tài sản cố định thiếu chờ xử lý.
- Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chưa được bảo hiểm bồi thường (nếu có).
- Có TK 1381: Giá trị còn lại của tài sản cố định thiếu.
Việc xử lý đúng cách các trường hợp phát hiện thiếu tài sản cố định giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Như vậy AZTAX đã giới thiệu qua cách hạch toán hành thiếu, hàng thừa chờ xử lý cũng như các vấn đề liên quan. Hy vọng với những nội dung này các bạn có thể xử lý khi gặp phải trường hợp này. Nếu các bạn có gì thắc mắc đến cách hạch toán hành thiếu chưa rỏ nguyên nhân hay hàng thừa chờ xử lý có thể liên hệ AZTAX để được hỗ trợ miễn phí nhé!
4. Các câu hỏi thường gặp về xử lý hàng tồn kho thiếu phát hiện khi kiểm kê
Dưới đây là những câu hỏi thường được AZTAX tổng hợp để bạn tham khảo:
4.1 Làm thế nào để hạn chế tình trạng hàng hóa bị thiếu hụt?
Để giảm thiểu sự hao hụt hàng hoá trong quá trình sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau đây:
- Áp dụng quy trình quản lý hàng hóa chặt chẽ.
- Tổ chức kiểm kê hàng hoá kho định kỳ.
- Phân loại hàng hoá thành nhiều nhóm và quản lý theo mã quy cách.
- Sử dụng phần mềm quản lý hàng hoá hiệu quả.
- Tối ưu hóa không gian nhà kho, trang bị thiết bị bảo quản hàng hóa.
- Thiết lập phương pháp quản lý hàng gửi bán, hàng mua đang vận chuyển, và hàng gửi gia công chế biến phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
4.2 Kế toán phát hiện nguyên nhân hàng tồn kho thiếu khi kiểm kê là do nhầm lẫn, chưa ghi sổ thì cần xử lý như thế nào?
Khi kiểm kê phát hiện hàng hóa bị thiếu do nhầm lẫn và chưa được ghi sổ, phương pháp xử lý của kế toán là tiến hành bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hoá.
4.3 Bao lâu thì nên kiểm kê hàng hoá một lần?
Dựa vào đặc thù và loại hình kinh doanh, các nhà quản lý cần lập kế hoạch kiểm kê cụ thể phù hợp với từng doanh nghiệp.
Kiểm kê có thể thực hiện định kỳ vào cuối mỗi tháng, quý, hoặc năm tài chính, hoặc theo hình thức kiểm kê đột xuất không rõ thời hạn. Phạm vi kiểm kê có thể bao gồm toàn bộ kho hàng hoặc từng phần trong kho.
Các câu hỏi thường gặp về xử lý hàng hóa bị thiếu phát hiện khi kiểm kê phản ánh sự quan tâm của các doanh nghiệp đối với việc duy trì tính chính xác trong quản lý kho và tài chính. Điều này là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và minh bạch.
