Hạch toán góp vốn điều lệ là quá trình ghi nhận các giao dịch kinh tế liên quan đến vốn góp của doanh nghiệp. Cùng với AZTAX khám phá chi tiết về các khía cạnh của hạch toán vốn điều lệ trong bài viết này qua bài viết dưới đây nhé!
1. Nguyên tắc hạch toán góp vốn điều lệ theo Thông tư 200
Tài khoản này dùng để ghi nhận số vốn mà chủ sở hữu đã đầu tư và các thay đổi về vốn. Các công ty con hoặc các đơn vị pháp nhân khác hạch toán vốn góp điều lệ độc lập, phản ánh số vốn công ty mẹ đã đầu tư vào tài khoản này.
Vốn đầu tư của chủ sở hữu bao gồm:
- Vốn góp ban đầu hoặc bổ sung.
- Các khoản từ quỹ hoặc lợi nhuận sau thuế.
- Vốn từ trái phiếu có thể chuyển đổi thành cổ phiếu.
- Các khoản viện trợ không hoàn lại hoặc các khoản thu khác được phép ghi nhận.
Doanh nghiệp chỉ hạch toán vốn điều lệ vào tài khoản 411 dựa trên vốn thực tế đã góp, không ghi nhận số cam kết hoặc phải thu. Cần theo dõi chi tiết theo từng nguồn vốn và thực hiện đúng quy định khi giảm vốn, bao gồm:
- Nộp vốn cho Ngân sách Nhà nước hoặc chuyển vốn theo quyết định.
- Trả lại vốn cho chủ sở hữu và hủy cổ phiếu quỹ.
- Giải thể hoặc chấm dứt hoạt động.
Vốn góp bằng ngoại tệ phải được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch tại thời điểm góp vốn và không điều chỉnh sau này. Vốn góp bằng tài sản phải được ghi nhận theo giá trị chấp nhận, và tài sản vô hình chỉ được ghi nhận khi pháp luật cho phép.
Đối với công ty cổ phần, vốn góp được chia thành:
- Thặng dư vốn cổ phần: Sự chênh lệch giữa mệnh giá và giá phát hành cổ phiếu.
- Vốn góp của chủ sở hữu: Theo dõi chi tiết cổ phiếu ưu đãi và cổ phiếu thông thường.
Quyền chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu:
- Giá trị vốn từ trái phiếu chuyển đổi là chênh lệch giữa số tiền thu về và giá trị nợ của trái phiếu.
- Quyền chọn cổ phiếu từ trái phiếu chuyển đổi được ghi nhận độc lập và chuyển sang thặng dư vốn cổ phần khi trái phiếu đáo hạn.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi sự biến động của vốn chủ sở hữu trong công ty. Tài khoản này cho phép ghi nhận các hoạt động liên quan đến tăng hoặc giảm vốn đầu tư của chủ sở hữu, bao gồm cả việc góp vốn thêm, phát hành cổ phiếu, hoặc hoàn trả vốn.
Bên Nợ: Giảm vốn đầu tư của chủ sở hữu có thể do:
- Hoàn trả vốn đã góp cho chủ sở hữu.
- Chuyển nhượng vốn góp cho các đơn vị khác.
- Phát hành cổ phiếu với mệnh giá thấp hơn.
- Giải thể và chấm dứt hoạt động của công ty.
- Bù lỗ kinh doanh theo quyết định của các cơ quan có thẩm quyền.
- Hủy bỏ cổ phiếu quỹ của công ty cổ phần.
Bên Có: Tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu có thể do:
- Chủ sở hữu góp thêm vốn.
- Phát hành cổ phiếu với mệnh giá cao hơn.
- Bổ sung vốn từ lợi nhuận kinh doanh hoặc từ các quỹ thuộc vốn của chủ sở hữu.
- Phát sinh quyền lựa chọn chuyển đổi trái phiếu thành cổ phiếu.
- Giá trị quà tặng, biếu tặng, tài trợ (sau khi khấn trừ) được ghi nhận là tăng vốn đầu tư của chủ sở hữu dựa trên quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Số dư bên Có: Đại diện cho vốn đầu tư hiện có của chủ sở hữu trong công ty.
Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu có 4 tài khoản cấp 2:
- TK 4111: Vốn góp của chủ sở hữu.
- TK 4112: Cổ phiếu ưu đãi.
- TK 4113: Thặng dư vốn cổ phần.
- TK 4114: Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu.
3. Phương pháp hạch toán góp vốn điều lệ
Phương pháp hạch toán vốn điều lệ là cách thức ghi nhận số tiền mà các chủ sở hữu đã đầu tư vào công ty để tạo ra vốn điều lệ. Các phương pháp hạch toán thông dụng bao gồm: hạch toán bằng tài sản, hạch toán bằng vốn khi phát hành cổ phiếu, và hạch toán vốn điều lệ khi trả lại vốn góp.
3.1 Hạch toán góp vốn điều lệ bằng tiền mặt, hàng hóa, tài sản, chuyển nợ
Để hạch toán vốn điều lệ khi công ty thực nhận vốn góp từ các chủ sở hữu và giảm giá vốn kinh doanh, kế toán thực hiện như sau:
- Nếu công ty nhận vốn góp bằng tiền mặt:
- Nợ các tài khoản 111, 112.
- Nếu công ty nhận vốn góp bằng cổ phiếu, trái phiếu hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp khác:
- Nợ các tài khoản 121, 128, 228.
- Nếu công ty nhận vốn góp bằng hàng tồn kho:
- Nợ các tài khoản 152, 156, 155.
- Nếu công ty nhận vốn góp bằng tài sản cố định hoặc BĐSĐT:
- Nợ các tài khoản 211, 217, 241.
- Nếu công ty chuyển đổi vay nợ thành vốn góp:
- Nợ các tài khoản 331, 338, 341.
- Nếu có chênh lệch giữa giá trị tài sản và khoản nợ phải trả cần chuyển thành vốn, với giá trị phần vốn góp nhỏ hơn:
- Nợ các tài khoản 4118, 4112.
- Có tài khoản 4111 ghi nhận vốn của chủ sở hữu.
- Nếu có chênh lệch giữa giá trị tài sản và khoản nợ phải trả cần chuyển thành vốn, với giá trị phần vốn góp lớn hơn:
- Có các tài khoản 4118, 4112.
3.2 Hạch toán góp vốn bằng phát hành cổ phiếu huy động vốn cổ đông
Các chi phí trực tiếp liên quan đến việc phát hành cổ phiếu được kế toán ghi nhận như sau:
- Nếu không có sự chênh lệch giá phát hành:
- Nợ TK 4112 – Thặng dư số vốn cổ phần.
- Nợ các tài khoản 111, … (tùy theo chi phí phát hành).
- Khi nhận được tiền từ việc bán cổ phiếu cho cổ đông với giá phát hành bằng mệnh giá cổ phiếu:
- Nợ các tài khoản 111, 112 (phụ thuộc vào mệnh giá cổ phiếu).
- Có TK 4111 – Vốn góp của chủ sở hữu (tương ứng với mệnh giá cổ phiếu).
- Khi nhận được tiền từ việc bán cổ phiếu với sự chênh lệch giữa giá phát hành và mệnh giá cổ phiếu:
- Nợ các tài khoản 111, 112 (dựa trên giá phát hành của cổ phiếu hoặc trái phiếu).
- Nợ TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (trường hợp giá phát hành nhỏ hơn mệnh giá cổ phiếu).
- Có TK 4111 – Vốn của chủ sở hữu (theo mệnh giá cổ phiếu).
- Có TK 4112 – Thặng dư vốn cổ phần (trường hợp giá phát hành lớn hơn mệnh giá của cổ phiếu).
3.3 Hạch toán góp vốn điều lệ khi trả lại vốn góp
Sau khi trả lại vốn góp cho chủ sở hữu, kế toán thực hiện hạch toán như sau:
- Nếu trả bằng tiền, hàng tồn kho, vật phẩm:
- Nợ TK 4111 – Vốn của chủ sở hữu.
- Có các tài khoản 111, 112, 152, 155,… (theo giá trị ghi sổ của từng khoản).
- Nếu trả bằng các tài sản cố định:
- Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
- Phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ của tài sản được trả cho chủ sở hữu và số vốn góp của chủ sở hữu, được ghi nhận vào tăng hoặc giảm vốn khác của chủ sở hữu.
3.4 Hạch toán tăng vốn điều lệ từ lợi nhuận sau thuế
Hạch toán tăng vốn điều lệ từ lợi nhuận sau thuế được thực hiện như sau:
- Kế toán việc chuyển lợi nhuận sau thuế vào vốn điều lệ:
- Ghi Nợ (Tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối): Số tiền lợi nhuận sau thuế chuyển để tăng vốn điều lệ.
- Ghi Có (Tài khoản 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu): Số tiền vốn điều lệ tăng thêm từ lợi nhuận sau thuế.
- Chi tiết hạch toán:
- Khi quyết định tăng vốn điều lệ bằng việc chuyển lợi nhuận sau thuế, cần thực hiện chuyển khoản từ tài khoản lợi nhuận chưa phân phối sang tài khoản vốn điều lệ. Điều này phản ánh việc tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp từ nguồn lợi nhuận đã được tích lũy.
Ví dụ:
- Lợi nhuận sau thuế được chuyển vào vốn điều lệ là 500 triệu đồng.
- Ghi Nợ (421) 500 triệu đồng.
- Ghi Có (411) 500 triệu đồng.
3.5 Hạch toán vốn điều lệ chưa góp đủ
Hạch toán vốn điều lệ chưa góp đủ là một vấn đề quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp đã vượt quá thời hạn góp vốn và cần điều chỉnh các sai sót kế toán liên quan. Khi kế toán ghi nhận tăng vốn ảo bằng tiền mặt hoặc khoản phải thu không chính xác, cần phải thực hiện điều chỉnh bút toán để phản ánh đúng số vốn thực tế của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đã vượt quá thời hạn góp vốn và đã điều chỉnh vốn điều lệ, nhưng kế toán đã sai sót trong việc hạch toán tăng vốn ảo, tức là đã ghi nhận tăng tiền mặt hoặc tăng khoản phải thu để ghi nhận tăng vốn góp không đúng, thì căn cứ vào bút toán sai, kế toán sẽ điều chỉnh bút toán và hạch toán giảm vốn ảo.
Trường hợp ghi nhận tăng tiền mặt sai, kế toán sẽ điều chỉnh bút toán do ghi nhận tăng vốn góp bằng tiền mặt sai, và hạch toán như sau:
- Nợ TK 111: Giảm số vốn đã tăng ảo.
- Có TK 411: Giảm số tiền đã tăng ảo.
Đối với trường hợp ghi nhận tăng khoản phải thu sai, kế toán sẽ điều chỉnh bút toán do ghi nhận tăng vốn góp sai và hạch toán như sau:
- Nợ TK 138: Giảm số vốn đã tăng ảo.
- Có TK 411: Giảm số công nợ đã tăng ảo.
4. Cách xử lý doanh nghiệp góp thiếu vốn
Cách xử lý doanh nghiệp góp thiếu vốn là một vấn đề quan trọng nhằm đảm bảo sự hoạt động đúng đắn của công ty theo quy định pháp luật. Theo Luật Doanh nghiệp 2014, nếu các thành viên hoặc cổ đông không góp đủ vốn, công ty cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh vốn điều lệ và xử lý phần vốn chưa góp để duy trì sự ổn định và công bằng trong quản lý vốn.
4.1 Đối với công ty TNHH
Theo quy định của Điều 48 Khoản 3 và Khoản 4 Luật Doanh nghiệp 2014, nếu các thành viên không đủ điều kiện góp vốn, các biện pháp xử lý được áp dụng như sau:
- Thành viên không góp đủ vốn theo cam kết sẽ mất quyền làm thành viên của công ty tức thì.
- Thành viên chưa góp đủ phần vốn cam kết vẫn giữ được các quyền tương ứng với phần vốn đã góp vào.
- Phần vốn chưa góp của thành viên sẽ được chào bán theo quyết định của Hội đồng thành viên.
Đồng thời, nếu sau 90 ngày các thành viên vẫn chưa góp đủ vốn, công ty phải thực hiện các biện pháp sau:
Theo quy định tại Khoản 4, nếu có thành viên chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên trong vòng 60 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ. Các thành viên không đáp ứng yêu cầu này sẽ chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ tài chính phát sinh của công ty trước ngày đăng ký thay đổi vốn điều lệ.
Do đó, theo quy định từ ngày 1/7/2015, nếu các thành viên trong công ty không góp đủ vốn sau 90 ngày, công ty có quyền chào bán phần vốn góp thiếu để đảm bảo góp đủ vốn điều lệ và phải đăng ký giảm vốn điều lệ trong vòng 60 ngày kể từ khi hết thời hạn góp vốn.
4.2 Đối với công ty cổ phần
Điều 112, Khoản 3, Điểm c, d của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định các biện pháp khi các cổ đông không góp đủ vốn như sau:
- Số cổ phần chưa thanh toán được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị có quyền tiếp tục bán.
- Công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ và thực hiện thay đổi cổ đông sáng lập trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc thời hạn thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại Khoản 1 Điều này.
Theo quy định từ ngày 1/7/2015, đối với các cổ đông góp vốn của công ty cổ phần không đáp ứng đủ yêu cầu về vốn, các biện pháp xử lý như sau:
- Số vốn chưa được góp sẽ được xem là cổ phần chưa bán, và Hội đồng quản trị có thẩm quyền tiếp tục bán để thu hồi số vốn cần thiết ban đầu.
- Đăng ký giảm vốn điều lệ, và thực hiện thay đổi cổ đông trong vòng 30 ngày, tính từ khi hết thời hạn góp vốn.
Lưu ý: Các cá nhân có thể góp vốn bằng tiền mặt, trong khi các tổ chức phải góp vốn không sử dụng tiền mặt, theo quy định hiện hành.
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình hạch toán góp vốn điều lệ. Nếu bạn còn câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.
