Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng nhất trong việc đảm bảo điều kiện pháp lý cho lao động có quốc tịch nước ngoài, giúp họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Do đó, sau khi giấy phép lao động hết hạn, người nước ngoài có thể được gia hạn để tiếp tục công việc tại đơn vị đã cấp giấy phép. Vậy quy trình gia hạn giấy phép lao động như thế nào, hãy cùng AZTAX tìm hiểu trong bài viết này.
1. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài cần bao gồm các tài liệu như đơn đề nghị, bản sao giấy tờ cá nhân và công việc, bản kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, và bằng cấp có liên quan. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và đầy đủ sẽ giúp quá trình gia hạn được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Căn cứ theo quy định của Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị dịch vụ gia hạn giấy phép lao động là hồ sơ sử dụng khi giấy phép hiện hành của người nước ngoài hết hạn (ngoại trừ các trường hợp miễn giấy phép lao động) cần bao gồm các điều sau:
- Văn bản đề nghị thủ tục gia hạn giấy phép lao động: Người sử dụng lao động cần điền đầy đủ thông tin theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- 02 ảnh màu: Kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu. Ảnh phải được chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Trừ trường hợp không xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động: Phải còn giá trị theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe: Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp, trừ trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Giấy tờ quy định tại các khoản 3, 4, 6 và 7 Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, dịch ra tiếng Việt nếu là của nước ngoài, trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định quốc tế.
Xem thêm: Xin giấy phép lao động là gì
2. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam bao gồm việc nộp đơn đề nghị gia hạn cùng các tài liệu cần thiết như bản sao hộ chiếu, hợp đồng lao động, và các giấy tờ liên quan khác. Sau đó, đơn vị sử dụng lao động cần tiến hành các thủ tục pháp lý và kỹ thuật để xin gia hạn giấy phép từ cơ quan quản lý lao động địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện theo quy trình sau đây:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài của người nước ngoài, người sử dụng lao động cần nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động. Hồ sơ bao gồm công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng và giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (đối với trường hợp người nộp hồ sơ thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
Nộp hồ sơ tại Bộ phận 1 cửa của cơ quan chấp thuận hoặc trực tuyến tại địa chỉ cổng thông tin điện tử. Thời gian giải quyết là 15 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp) và 12 ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tuyến).
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Ít nhất 5 ngày trước và không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động và đóng các lệ phí cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, kèm theo thông báo vị trí công việc được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài.
Bước 3: Xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Trong vòng 5 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài. Trong trường hợp không gia hạn, lý do sẽ được thông báo bằng văn bản.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm y tế
Sau khi được gia hạn giấy phép lao động người nước ngoài, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài ký kết hợp đồng lao động trước ngày tiếp tục làm việc. Đồng thời, người lao động nước ngoài cũng phải tham gia bảo hiểm y tế từ ngày 1/01/2018.
Bước 5: Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài
Người sử dụng lao động không phải báo cáo định kỳ, mà chỉ khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Bước 6: Gửi bản sao hợp đồng và giấy phép lao động
Trong vòng 5 ngày làm việc từ ngày ký hợp đồng, người sử dụng lao động gửi bản sao hợp đồng và giấy phép lao động đã được gia hạn đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Bước 7: Cấp thẻ tạm trú và đăng ký bảo hiểm y tế
Sau khi thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động và gia hạn giấy phép lao động, tiếp theo là xin cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép mới. Thời hạn tối đa của thẻ tạm trú là 02 năm theo giấy phép lao động mới được gia hạn.
3. Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn
Thời hạn cấp giấy phép lao động được xác định dựa trên các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động, nhưng không vượt quá 02 năm và chỉ được gia hạn 01 lần. Các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động, khi được gia hạn giấy phép lao động, cũng phải tuân thủ thời hạn phù hợp.
Cụ thể, các văn bản sau cũng chỉ có thể có thời hạn không quá 02 năm, tương ứng với thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn đã được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
4. Sử dụng giấy phép lao động hết hạn bị xử lý như thế nào?
Khi giấy phép lao động hết hạn, người lao động cần thực hiện các thủ tục gia hạn trước thời hạn quy định để tránh vi phạm pháp luật lao động. Nếu sử dụng giấy phép lao động hết hạn mà không có sự gia hạn, có thể phải chịu các hậu quả pháp lý như bị phạt tiền, cấm làm việc tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc thậm chí là trục xuất ra khỏi nước.
Căn cứ theo khoản 2,3 Điều 153 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 quy định về trách nhiệm gia hạn giấy phép lao động người nước ngoài như sau:
Điều 153. Trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài
…
2. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động sẽ bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định của pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
3. Người sử dụng lao động sử dụng người lao động nước ngoài làm việc cho mình mà không có giấy phép lao động thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Như vậy, khi giấy phép lao động hết hiệu lực, hợp đồng lao động giữa các bên cũng kết thúc. Người sử dụng lao động tại thời điểm này phải tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động mới nhất để tránh xử lý theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo khoản 4 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP có quy định về việc xử lý người lao động sử dụng giấy phép lao động. Tùy vào từng mức độ vi phạm mà người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 75 triệu đồng tùy thuộc vào mức độ vi phạm khi họ sử dụng lao động không có giấy phép lao động hết hạn. Đối với tổ chức, mức phạt sẽ là gấp đôi so với cá nhân.
5. Những vấn đề về gia hạn giấy phép lao động
Việc gia hạn giấy phép lao động người nước ngoài đòi hỏi sự chú ý đến nhiều vấn đề như thời gian đúng đắn, hồ sơ hoàn chỉnh, và thủ tục pháp lý. Đồng thời, cần lưu ý đến các yêu cầu mới, thay đổi về chính sách và quy định. Sự cẩn trọng trong xử lý các vấn đề này sẽ giúp tránh được các rủi ro và đảm bảo quyền lợi cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
5.1 Trước khi hết hạn bao lâu cần thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động?
Thông thường khi giấy phép lao động của người nước ngoài còn hạn từ 5 đến 45 ngày, cả người nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động cần tiến hành thủ tục gia hạn. Tuy nhiên nên thực hiện các thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 ngày để đảm bảo tính thuận lợi và tránh gặp khó khăn.
Nếu quá thời hạn mà không gia hạn, người nước ngoài có thể phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động, một quy trình phức tạp từ đầu. Hơn nữa, việc quá hạn giấy phép lao động có thể dẫn đến xử phạt từ cơ quan quản lý lao động theo quy định hoặc gây khó khăn trong việc duy trì thời hạn của visa và thẻ tạm trú.
5.2 Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động người lao động có cần khám sức khỏe lại không?
Khám sức khỏe là một điều bắt buộc đối với người lao động nước ngoài, nhằm đảm bảo quyền lợi lao động của họ cũng như đảm bảo lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động. Trước khi tiến hành thủ tục gia hạn, người nước ngoài nên đến các Bệnh viện và cơ sở y tế theo quy định để thực hiện kiểm tra sức khỏe.
5.3 Trước khi nộp hồ sơ giấy phép lao động có cần đăng ký và giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
Trước khi nộp hồ sơ và làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp, tổ chức phải đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài tại đơn vị của mình qua hình thức trực tiếp hoặc online. Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
Để được cấp giấy phép mới hoặc gia hạn, người sử dụng lao động cần giải trình chi tiết về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài cho từng vị trí công việc mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Trong quá trình xin gia hạn giấy phép lao động nếu người nước ngoài gặp phải các vướng mắc thì có thể sử dụng các dịch vụ làm work permit cho người nước ngoài để nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
6. Một số câu hỏi liên quan đến gia hạn giấy phép lao động
Căn cứ theo Điều 151 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; sức khỏe đủ theo quy định của Bộ Y tế;
- Không nằm trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc Việt Nam;
- Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 Bộ luật này.
- Thời hạn hợp đồng lao động không vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn khi sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Người lao động nước ngoài phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được bảo vệ theo quy định của pháp luật, trừ khi có quy định khác từ điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết theo yêu cầu tới Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm). Hợp đồng lao động là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi giấy phép lao động được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
AZTAX không chỉ cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động mà còn là đối tác thấu hiểu cho từng doanh nghiệp. Từ việc xác định loại giấy phép phù hợp đến việc quản lý bảo đảm tính tuân thủ, AZTAX đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu và hỗ trợ mọi bước đi để đạt được mục tiêu kinh doanh. AZTAX không chỉ cung cấp dịch vụ, mà là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp đang cần xin mới hoặc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài mà chưa có hồ sơ, AZTAX là địa chỉ đáng tin cậy cung cấp dịch vụ giấy phép lao động. Chúng tôi cam kết mang đến sự hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm cho quý khách hàng. Đừng ngần ngại liên hệ AZTAX để nhận tư vấn chi tiết về các thủ tục liên quan đến gia hạn giấy phép lao động!
