Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng nhất trong việc đảm bảo điều kiện pháp lý cho lao động có quốc tịch nước ngoài sau một thời gian làm việc tại Việt Nam, giúp họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo quy quy định pháp luật. Do đó, Khi giấy phép lao động gần hết hạn, người nước ngoài có phải đi gia hạn giấy phép lao động để tiếp tục công việc tại đơn vị đã cấp giấy phép. Vậy hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động như thế nào, hãy cùng AZTAX tìm hiểu trong bài viết hướng dẫn chi tiết về gia hạn work permit này nhé.
1. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài cần bao gồm các tài liệu như đơn đề nghị, bản sao giấy tờ cá nhân và công việc, bản kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, và bằng cấp có liên quan. Việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn giấy phép lao động kỹ lưỡng và đầy đủ sẽ giúp quá trình gia hạn được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Căn cứ theo quy định của Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là hồ sơ sử dụng khi giấy phép hiện hành của người nước ngoài hết hạn cần bao gồm các điều sau:
- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động: Người sử dụng lao động cần điền đầy đủ thông tin theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- 02 ảnh màu: Kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu. Ảnh phải được chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Trừ trường hợp không xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động: Phải còn giá trị theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe: Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp, trừ trường hợp đặc biệt quy định tại Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Giấy tờ quy định tại các khoản 3, 4, 6 và 7 Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, dịch ra tiếng Việt nếu là của nước ngoài, trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định quốc tế.
Xem thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
2. Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam bao gồm việc nộp đơn đề nghị gia hạn cùng các tài liệu cần thiết như bản sao của hộ chiếu, hợp đồng lao động, các giấy tờ liên quan khác. Sau đó, đơn vị sử dụng lao động cần tiến hành các thủ tục pháp lý và kỹ thuật để xin gia hạn giấy phép từ cơ quan quản lý lao động tại địa phương hay cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài được thực hiện theo quy trình gia hạn giấy phép lao động sau đây:
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước khi hết hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài ít nhất 30 ngày, người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận tuyển dụng. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động nộp trực tiếp được giải quyết trong 15 ngày làm việc và qua mạng là 12 ngày làm việc.
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Trước khi giấy phép lao động hết hạn từ 05 ngày đến 45 ngày, sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người sử dụng lao động nộp hồ sơ gia hạn tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, kèm với văn bản thông báo vị trí công việc được phê duyệt.
Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cấp phép thành lập và hoạt động bởi chính phủ, bộ ngành sẽ được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội phê duyệt và cấp giấy phép lao động gia hạn cho người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trường hợp người lao động làm việc tại nhiều địa điểm trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hay văn phòng đại diện, chi nhánh của công ty, cơ quan, tổ chức do UBND, cơ quan thuộc UBND cấp tỉnh, huyện cấp phép thành lập và hoạt động sẽ do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh, thành phố cấp giấy phép lao động. Ngoài ra, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cũng cấp giấy phép lao động gia hạn đối với người lao động làm việc tại các khu công nghiệp, khu chế xuất của địa phương mình.
Bước 3: Xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Trước khi hết hạn giấy phép lao động của người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp đầy đủ hồ sơ đề nghị gia hạn tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc. Thủ tục này được xử lý trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp không cấp giấy phép lao động gia hạn, cơ quan chủ quản sẽ phải có văn bản trả lời và chi tiết lý do.
Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động
Sau khi gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài ký kết hợp đồng lao động trước ngày làm việc tiếp theo, đảm bảo nội dung hợp đồng không trái với giấy phép lao động đã được gia hạn.
Bước 5: Gửi bản sao giấy phép lao động và hợp đồng lao động
Trong vòng 05 ngày làm việc từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động gửi bản sao hợp đồng và giấy phép lao động đã ký kết đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Bước 6: Cấp thẻ tạm trú
Sau khi gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài được cấp thẻ tạm trú theo thời hạn của giấy phép lao động, không quá 02 năm.
Điều chỉnh này giúp đoạn văn trở nên dễ đọc hơn và logic hơn trong việc mô tả quy trình tuyển dụng và gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động Đà Nẵng
3. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Thời hạn giấy phép lao động theo quy định được xác định dựa trên các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động, nhưng không vượt quá 02 năm và chỉ được gia hạn 01 lần. Các văn bản ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động, khi được gia hạn giấy phép lao động, cũng phải tuân thủ thời hạn phù hợp.
Cụ thể, các văn bản sau cũng chỉ có thể có thời hạn không quá 02 năm, tương ứng với thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết.
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ.
- Thời hạn đã được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó.
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
Lưu ý:
- Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần. Sau lần gia hạn này, người lao động phải làm thủ tục cấp mới.
- Tùy vào từng trường hợp cụ thể, có thể cần một số giấy tờ khác như: quyết định bổ nhiệm, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, điều lệ công ty, v.v. Quý khách vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết.
- Các giấy tờ được cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa tại cơ quan lãnh sự và được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định.
4. Mức sử phạt khi sử dụng giấy phép lao động hết hạn?
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ nghiêm túc pháp luật lao động của nước này. Điều kiện cơ bản để có thể làm việc tại Việt Nam là có giấy phép lao động, theo quy định tại Điều 151 Bộ Luật Lao động. Việc sử dụng giấy phép lao động đã hết hạn là vi phạm pháp luật và sẽ chịu mức phạt theo Khoản 3, 4 và Khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Các hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính:
- Làm việc mà không có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
- Sử dụng giấy phép lao động hay văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã hết hạn.
Người lao động nước ngoài sẽ bị phạt tiền từ 15.000.000 VND đến 25.000.000 VND. Đối với người sử dụng lao động, mức phạt tiền sẽ tùy thuộc vào số lượng người lao động vi phạm như sau:
- Từ 30.000.000 VND đến 45.000.000 VND đối với vi phạm từ 01 đến 10 người.
- Từ 45.000.000 VND đến 60.000.000 VND đối với vi phạm từ 11 đến 20 người.
- Từ 60.000.000 VND đến 75.000.000 VND đối với vi phạm từ 21 người trở lên.
Ngoài mức phạt tiền, hình thức xử phạt vi phạm bổ sung có thể là trục xuất người lao động nước ngoài khi vi phạm quy định làm việc không có giấy phép hoặc giấy phép đã hết hạn mà chưa gia hạn.
Đối với tổ chức, mức phạt tiền sẽ là gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân.
5. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động
Điều kiện để được gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP như sau:
- Giấy phép lao động đã được cấp phải còn hiệu lực ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày còn lại.
- Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động phải phù hợp với nội dung giấy phép lao động đã được cấp.
6. Những vấn đề về gia hạn giấy phép lao động
Việc gia hạn giấy phép lao động người nước ngoài đòi hỏi sự chú ý đến nhiều vấn đề như thời gian đúng đắn, hồ sơ hoàn chỉnh, và thủ tục pháp lý. Đồng thời, cần lưu ý đến các yêu cầu mới, thay đổi về chính sách và quy định. Sự cẩn trọng trong xử lý các vấn đề này sẽ giúp tránh được các rủi ro và đảm bảo quyền lợi cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
6.1 Trước khi hết hạn bao lâu cần thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động?
Thông thường khi giấy phép lao động của người nước ngoài còn hạn từ 5 đến 45 ngày, cả người nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động cần tiến hành thủ tục gia hạn. Tuy nhiên nên thực hiện các thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 ngày để đảm bảo tính thuận lợi và tránh gặp khó khăn.
Nếu quá thời hạn mà không gia hạn, người nước ngoài có thể phải làm thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động, một quy trình phức tạp từ đầu. Hơn nữa, việc quá hạn giấy phép lao động có thể dẫn đến xử phạt từ cơ quan quản lý lao động theo quy định hoặc gây khó khăn trong việc duy trì thời hạn của visa và thẻ tạm trú.
6.2 Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động người lao động có cần khám sức khỏe lại không?
Khám sức khỏe là một điều bắt buộc đối với người lao động nước ngoài, nhằm đảm bảo quyền lợi lao động của họ cũng như đảm bảo lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động. Trước khi tiến hành thủ tục gia hạn, người nước ngoài nên đến các Bệnh viện và cơ sở y tế theo quy định để thực hiện kiểm tra sức khỏe.
6.3 Trước khi nộp hồ sơ giấy phép lao động có cần đăng ký và giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không?
Trước khi nộp hồ sơ và làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp, tổ chức phải đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài tại đơn vị của mình qua hình thức trực tiếp hoặc online. Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
6.4 Nơi nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài?
Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết theo yêu cầu tới Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm). Hợp đồng lao động là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi giấy phép lao động được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
6.5 Có thể thực hiện thủ tục gia hạn work permit trực tuyến được không?
Câu trả lời là không. Theo quy định hiện hành, người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam cần nộp hồ sơ gia hạn Work Permit trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội .
6.6 Trường hợp nào không cần thực hiện gia hạn giấy phép lao động không?
Theo quy định hiện hành của Việt Nam, có 2 trường hợp không cần thực hiện gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ):
- Người lao động (NLĐ) nước ngoài thuộc diện được miễn gia hạn GPLĐ: Đây là những NLĐ nước ngoài thuộc diện được ưu đãi, theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan. Danh sách cụ thể bao gồm:
- Chuyên gia, nhà khoa học nước ngoài được mời làm việc tại các cơ quan khoa học, công nghệ, tổ chức nghiên cứu khoa học, trường đại học, viện nghiên cứu.
- Giáo viên nước ngoài được mời giảng dạy tại các trường đại học, viện nghiên cứu, cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân.
- Cán bộ quản lý, chuyên gia kỹ thuật nước ngoài làm việc tại các dự án đầu tư trực tiếp nước ngoài.
- Vợ/chồng và con chưa thành niên của chuyên gia, nhà khoa học, giáo viên nước ngoài được miễn GPLĐ trong thời gian cùng chuyên gia, nhà khoa học, giáo viên nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- NLĐ nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 năm: Đối với trường hợp này, thay vì gia hạn GPLĐ, NLĐ nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động sẽ thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ khi NLĐ tiếp tục làm việc sau khi kết thúc hợp đồng lao động cũ.
7. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động AZTAX
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại AZTAX được cung cấp để hỗ trợ các tổ chức và cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài một cách thuận tiện và hiệu quả. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
- Quá trình gia hạn giấy phép lao động tại AZTAX bao gồm các bước sau:
- Tư vấn và chuẩn bị hồ sơ: Đội ngũ chuyên viên tư vấn của chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng hiểu rõ các yêu cầu và thủ tục cần thiết để gia hạn giấy phép lao động. Chúng tôi sẽ hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và thông tin cần thiết.
- Nộp hồ sơ và xử lý: Sau khi chuẩn bị hồ sơ, chúng tôi sẽ nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đến cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đội ngũ chuyên viên của AZTAX sẽ đảm nhận việc theo dõi và giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác.
- Thông báo kết quả và hoàn tất hồ sơ: Sau khi gia hạn thành công, chúng tôi sẽ thông báo kết quả cho khách hàng và hoàn tất các thủ tục cần thiết như ký kết hợp đồng lao động mới và cấp thẻ tạm trú theo quy định.
AZTAX cam kết đem đến cho khách hàng dịch vụ gia hạn giấy phép lao động chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu và tiêu chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp và cá nhân tiếp tục hoạt động một cách bền vững và hiệu quả.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một vài nội dung chính liên quan đến việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài. Nếu doanh nghiệp có gì thắc mắc về hồ sơ, thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài mà. Vui lòng liên hệ hotline AZTAX để được tư vấn miễn phí nhé!
Xem thêm: Dịch vụ làm work permit cho người nước ngoài
