Gia hạn giấy phép lao động ở đâu là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và người lao động nước ngoài tại Việt Nam quan tâm, đặc biệt khi giấy phép sắp hết hạn. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc gia hạn giấy phép lao động phải được thực hiện đúng cơ quan có thẩm quyền và trong thời hạn quy định để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ cơ quan tiếp nhận hồ sơ, quy trình và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ địa điểm nộp hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện gia hạn giấy phép lao động.
1. Gia hạn giấy phép lao động ở đâu?
Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Tùy thuộc vào nơi làm việc của người lao động — là tại nhiều tỉnh, tại một địa phương, hay trong khu công nghiệp — mà thẩm quyền tiếp nhận và cấp giấy phép sẽ khác nhau.
1.1 Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Trường hợp người lao động làm việc tại văn phòng đại diện, chi nhánh của các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan được cấp phép hoạt động bởi Chính phủ, các Bộ, ngành, hoặc làm việc cho cá nhân sử dụng lao động nhưng tại nhiều tỉnh, thành phố khác nhau, thì hồ sơ gia hạn giấy phép lao động sẽ do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội tiếp nhận và xử lý.
1.2 Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Đối với người lao động làm việc tại nhiều địa điểm nhưng trong phạm vi một tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, hoặc tại các văn phòng đại diện, chi nhánh được thành lập theo giấy phép của UBND cấp tỉnh, huyện hoặc các đơn vị chuyên môn trực thuộc UBND cấp, thì hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tại địa phương đó. Đồng thời, Sở Lao động cũng là cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động đối với lao động đang làm việc tại các khu công nghiệp hoặc khu chế xuất thuộc địa bàn tỉnh, thành phố mình quản lý.
Xem thêm: Được gia hạn giấy phép lao động mấy lần?
2. Thời gian giải quyết hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động
Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong vòng 5 ngày làm việc, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (tùy thuộc vào thẩm quyền) sẽ tiến hành gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Nếu hồ sơ không được chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi văn bản chính thức nêu rõ lý do từ chối.
3. Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài luôn là chủ đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm, đặc biệt khi thời hạn làm việc tại Việt Nam sắp kết thúc.
Không ít trường hợp bị từ chối gia hạn chỉ vì thiếu hiểu biết về quy định pháp luật hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đúng yêu cầu. Vậy đâu là những điều kiện bắt buộc để hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng?
Theo Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện khi đáp ứng đủ ba điều kiện sau:
- Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực từ 5 đến 45 ngày.
- Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo Điều 4 hoặc Điều 5 của Nghị định.
- Có đầy đủ giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài sẽ tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp theo đúng nội dung của giấy phép lao động đã được cấp.
Tóm lại, ngoài việc giấy phép lao động hiện tại sắp hết hạn, doanh nghiệp cần có sự chấp thuận từ cơ quan chức năng về việc tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài và các bằng chứng chứng minh mối quan hệ lao động này vẫn tiếp diễn.
Xem thêm: Giấy phép lao động sắp hết hạn trong bao lâu thì gia hạn?
4. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Nếu không chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ, việc gia hạn có thể bị kéo dài hoặc thậm chí bị từ chối, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh. Vậy trong bộ hồ sơ này cần những gì, quy trình thực hiện ra sao và có những lưu ý nào để tránh sai sót?
Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo quy định căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP về hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm:
- Văn bản đề nghị: Do người sử dụng lao động lập theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I của Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Hai (02) ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, chụp trong vòng 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ, yêu cầu: đầu để trần, nhìn thẳng, rõ mặt, rõ hai tai, không đeo kính, nền trắng.
- Hồ sơ kèm theo đối với người lao động nước ngoài:
a. Bản gốc giấy phép lao động đã được cấp và còn thời hạn ít nhất 05 ngày trước khi hết hạn.
b. Bản gốc giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của pháp luật.
Lưu ý:
- Yêu cầu đối với giấy tờ: Các giấy tờ (3, 4, 6, 7) phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật trừ trường hợp được miễn.
- Các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và miễn trừ được thực hiện theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật hiện hành.
5. Giấy phép lao động gia hạn có thời hạn bao lâu?
Theo Điều 19 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa là 02 năm.
Thời gian gia hạn này sẽ căn cứ vào một trong các trường hợp được quy định tại Điều 10 của cùng Nghị định, cụ thể như sau:
- Dựa trên thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến giữa người lao động và doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Phụ thuộc vào thời gian mà phía nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam để làm việc.
- Theo thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác giữa doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam và đối tác nước ngoài.
- Căn cứ vào hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ đã được ký kết giữa hai bên.
- Dựa trên văn bản của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài khi cử người lao động sang Việt Nam để đàm phán hợp đồng.
- Căn cứ vào giấy phép hoạt động được cấp cho cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Theo văn bản của nhà cung cấp dịch vụ khi cử lao động đến Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại.
- Dựa trên tài liệu chứng minh người lao động nước ngoài tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã có hiện diện thương mại hợp pháp tại Việt Nam.
Theo văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp được miễn theo quy định tại Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
6. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động AZTAX
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động của AZTAX là giải pháp tin cậy và chuyên nghiệp cho người nước ngoài tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý đến hỗ trợ sau khi gia hạn. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức. Hãy chọn AZTAX để trải nghiệm dịch vụ gia hạn giấy phép lao động hiệu quả nhất.
Với sự tận tâm và chuyên nghiệp, AZTAX cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ gia hạn giấy phép lao động. Đến với AZTAX, khách hàng không chỉ được giải quyết thủ tục nhanh chóng mà còn tiết kiệm thời gian và công sức, tập trung vào công việc chính của mình.
7. Các câu hỏi thường gặp về gia hạn giấy phép lao động
Câu 1: Người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt ra sao khi sử dụng giấy phép lao động quá hạn?
Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, việc sử dụng giấy phép lao động hết hạn sẽ bị xử lý nghiêm. Người lao động nước ngoài vi phạm sẽ bị phạt tiền 15-25 triệu đồng và trục xuất. Người sử dụng lao động cũng bị phạt tiền, mức phạt tăng theo số lượng lao động vi phạm:
- 1-10 người: 30-45 triệu đồng
- 11-20 người: 45-60 triệu đồng
- Từ 21 người: 60-75 triệu đồng
Lưu ý: Mức phạt trên chỉ áp dụng cho cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp đôi.
Câu 2: Khi nào cần gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài?
Theo quy định, thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài phải được thực hiện trong khoảng thời gian từ 5 đến 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Tuy nhiên, để tránh những rủi ro và sự chậm trễ không đáng có, chúng tôi khuyến nghị quý doanh nghiệp và người lao động nên chủ động thực hiện thủ tục này trong khoảng thời gian từ 30 đến 45 ngày trước ngày hết hạn.
Việc không gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng, bao gồm:
- Bắt buộc thực hiện thủ tục cấp mới: Người lao động nước ngoài sẽ phải trải qua toàn bộ quy trình xin cấp giấy phép lao động mới, gây tốn kém thời gian và công sức.
- Xử phạt hành chính: Doanh nghiệp và người lao động có thể bị cơ quan quản lý lao động xử phạt vi phạm hành chính.
- Ảnh hưởng đến visa và thẻ tạm trú: Việc quá hạn giấy phép lao động có thể gây khó khăn trong việc gia hạn visa và thẻ tạm trú của người lao động nước ngoài.
Vì vậy, để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng quy định của pháp luật, việc gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn là vô cùng quan trọng.
Câu 3: Doanh nghiệp có phải giải trình nhu cầu dùng lao động nước ngoài trước khi xin giấy phép?
Để được cấp phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp, tổ chức… bắt buộc phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước. Việc đăng ký có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến. Văn bản chấp thuận đăng ký này là điều kiện tiên quyết để gia hạn giấy phép lao động sau này.
Câu 4: Người lao động có cần khám sức khỏe trước khi xin gia hạn giấy phép lao động?
Việc kiểm tra sức khỏe định kỳ là điều kiện thiết yếu để người lao động nước ngoài được tiếp tục làm việc tại Việt Nam, nhằm đảm bảo sức khỏe của họ cũng như bảo vệ quyền lợi chính đáng của người sử dụng lao động. Do đó, trước khi tiến hành gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần chủ động đến các cơ sở y tế được chỉ định để thực hiện khám sức khỏe theo quy định.
Xem thêm: Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn không?
Trên đây là những thông tin cần thiết giúp bạn xác định chính xác gia hạn giấy phép lao động ở đâu tùy theo từng trường hợp cụ thể. Việc nắm rõ cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị và tránh được các sai sót không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc xác định nơi nộp hồ sơ hoặc chuẩn bị thủ tục đúng quy định, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng và chính xác.
