Dịch vụ khai thuê hải quan là khi các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của một đơn vị thứ ba để hoàn thành các thủ tục và danh sách các giấy tờ cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Nhờ vào dịch vụ này, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và nỗ lực, từ đó giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Quý khách có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết về dịch vụ khai thuê hải quan tại AZTAX qua bài viết dưới đây!
1. Định nghĩa dịch vụ khai thuê hải quan
Dịch vụ khai thuê hải quan là việc doanh nghiệp ủy quyền cho một đơn vị trung gian để hoàn tất thủ tục và giấy tờ kê khai hàng hóa với cơ quan hải quan. Thay vì tự mình phải nghiên cứu và thực hiện các thủ tục này, việc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.
Dịch vụ khai báo hải quan, còn được gọi là dịch vụ thủ tục hải quan, là một dịch vụ chuyên nghiệp do các công ty logistics cung cấp. Những công ty này đảm nhiệm toàn bộ quá trình thực hiện và hoàn tất các thủ tục cần thiết để thông quan lô hàng xuất nhập khẩu cho khách hàng. Khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này, họ sẽ thanh toán một khoản phí cho đơn vị cung cấp, theo các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Hiện nay, dịch vụ hải quan được chia thành hai hình thức chính: dịch vụ đại lý hải quan và dịch vụ khai thuê hải quan.
Dịch vụ khai thuê hải quan là khi một đơn vị hoặc cá nhân được thuê để thực hiện thủ tục hải quan dưới danh nghĩa của chủ hàng, sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp chủ hàng. Đơn vị dịch vụ sẽ đại diện doanh nghiệp thực hiện thông quan theo giấy giới thiệu và ủy quyền từ doanh nghiệp. Đây là hình thức phổ biến nhất trong các công ty Forwarder tại Việt Nam.
Trong khi đó, dịch vụ đại lý hải quan cho phép đơn vị cung cấp dịch vụ sử dụng tên pháp nhân để thực hiện thủ tục thông quan, với tên và chữ ký số của họ xuất hiện trên tờ khai hải quan. Đại lý hải quan hoạt động dựa trên hợp đồng ủy quyền từ chủ hàng và có trách nhiệm cao hơn so với khai thuê hải quan. Nhân viên của đơn vị này cần có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan do Tổng cục Hải quan cấp phép.
2. Dịch vụ khai thuê hải quan bao gồm những dịch vụ nào?
Dịch vụ khai thuê hải quan có những đặc điểm khác nhau tùy theo từng loại hàng hóa nhập khẩu như sau:
- Dịch vụ kê khai hải quan cho các lô hàng kinh doanh, phi mậu dịch, hàng gia công và sản xuất.
- Dịch vụ xin cấp giấy chứng nhận C/O (Chứng nhận xuất xứ hàng hóa), C/Q (Chứng nhận chất lượng).
- Các gói dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói.
- Các dịch vụ hỗ trợ gia tăng như logistics, đóng gói, khử trùng và kiểm dịch.
3. Lý do bạn nên chọn dịch vụ khai thuê hải quan?
Hải quan là cơ quan quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu của Nhà nước, đặc trách kiểm soát số lượng lớn các lô hàng này. Do đó, quy trình thông quan qua hải quan thường rất phức tạp và đòi hỏi nhiều bước xử lý, mất nhiều thời gian. Để hoàn tất thủ tục thông quan cho một lô hàng, một nhân viên có thể mất từ vài giờ đến vài ngày.
Đây là một thách thức đối với các doanh nghiệp vì không phải ai cũng có sẵn nhân sự để thực hiện việc này liên tục. Sử dụng dịch vụ của các đại lý khai thuê hải quan giúp các doanh nghiệp tiến hành thông quan nhanh chóng và dễ dàng hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh sai sót.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu thiếu người có chuyên môn để thực hiện kê khai hải quan hoặc chưa có đủ kinh nghiệm trong quy trình này, do đó họ cần sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan làm giải pháp tối ưu nhất. Thêm vào đó, mặc dù có bộ phận hoặc nhân viên đã được đào tạo chuyên môn, một số doanh nghiệp vẫn lựa chọn dịch vụ khai thuê hải quan để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc hoàn thành các thủ tục.
4. Quy trình khai thuê hải quan hiện nay
Hiện nay, quy trình thực hiện khai thuê hải quan bao gồm các bước sau đây:
Bước 1: Định danh loại hàng hóa nhập khẩu
Đại lý khai thuê hải quan cần xác định loại hàng hóa xuất/nhập khẩu để áp dụng quy trình thích hợp. Ví dụ, đối với hàng hóa thông thường, quy trình khai thuê hải quan không có yêu cầu đặc biệt. Tuy nhiên, đối với những hàng hóa cần tuân thủ các tiêu chuẩn hợp chuẩn hoặc hợp quy, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố trước khi nhập khẩu vào cảng.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa
Trong quy trình khai thuê hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản sau:
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
- Phiếu đóng gói hàng (Packing List)
- Chứng chỉ xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O)
Bước 3: Đăng ký và chuyển giao thông tin tờ khai hải quan
Sau khi nhận được thông báo từ hãng hàng không/hãng tàu về việc lô hàng đã đến, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác thông tin vào tờ khai hải quan. Tờ khai này sau đó sẽ được truyền đi sau khi hoàn tất. Hệ thống sẽ cấp số tự động cho tờ khai nếu thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác.
Bước 4: Lấy lệnh giao hàng
- Các doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau và mang đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng:
- Bản sao Chứng minh nhân dân
- Bản sao Vận đơn
- Bản gốc Vận đơn (đã đóng dấu)
Bước 5: Sắp xếp tài liệu hải quan
Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng kiểm tra thành 3 luồng chính:
- Luồng 1: Người kê khai hải quan thông quan lô hàng theo tờ khai hải quan.
- Luồng 2: Cơ quan hải quan kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và sự phù hợp của nội dung trên tờ khai hải quan với các chứng từ trong hồ sơ hải quan. Đồng thời, họ cũng kiểm tra việc tuân thủ chính sách quản lý hàng, chính sách thuế đối với lô hàng xuất/nhập khẩu và các quy định pháp luật khác.
- Luồng vàng: Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa dựa trên quản lý rủi ro. Các loại hàng ưu tiên kiểm tra trước bao gồm động thực vật sống, hàng hóa khó bảo quản và hàng hóa đặc biệt. Các lô hàng được miễn kiểm tra bao gồm hàng hóa khẩn cấp, hàng hóa phục vụ an ninh, quốc phòng và các hàng hóa đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
Bước 6: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan
Sau khi tờ khai được truyền đi và thông qua, doanh nghiệp cần nộp hai loại thuế là thuế nhập khẩu và VAT. Đối với các loại hàng hóa đặc biệt, cũng cần nộp thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế môi trường.
Bước 7: Chuyển hàng hóa về kho bảo quản
Sau khi hoàn tất các thủ tục khai thuê hải quan và nộp thuế như đã đề cập, hàng hóa sẽ được chuyển về kho bảo quản. Sau đó, doanh nghiệp có thể giải phóng hàng hoặc tiếp tục thực hiện thủ tục thông quan để xuất khẩu.
5. Địa điểm làm thủ tục hải quan ở đâu?
Theo quy định pháp luật, địa điểm làm thủ tục hải quan là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra hàng hóa thực tế cũng như phương tiện vận tải. Các địa chỉ mà các đơn vị khai thuê hải quan có thể thực hiện thủ tục bao gồm:
- Khu vực cửa khẩu đường bộ
- Ga đường sắt quốc tế
- Cảng hàng không quốc tế
- Cảng biển và cảng thủy nội địa thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, xuất nhập cảnh, quá cảnh
- Bưu điện quốc tế
- Các cảng thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa trong nội địa
- Trụ sở chi cục Hải quan
- Địa điểm thực hiện kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng cục Hải quan
- Địa điểm thực hiện kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình và nơi tổ chức các hoạt động hội chợ, triển lãm
- Khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, điểm thu gom hàng lẻ
- Điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam và Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ
- Địa điểm khác có thể được quyết định bởi Tổng cục trưởng cục Hải quan khi cần thiết.
6. Một số thắc mắc liên quan đến dịch vụ khai thuê hải quan
Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến liên quan đến dịch vụ khai thuê hải quan:
6.1 Tại sao phải thuê hải quan?
Trong các công ty xuất nhập khẩu, việc kê khai hải quan là cần thiết để kiểm soát hàng hóa và thuận tiện cho thủ tục thông quan và nộp thuế. Đối với những doanh nghiệp thiếu bộ phận hoặc kinh nghiệm kê khai hải quan, quá trình này thường gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian. Dịch vụ khai thuê hải quan giúp giải quyết vấn đề này bằng cách thuê bên thứ 3 có kinh nghiệm, giúp thực hiện quy trình nhanh chóng và ít rủi ro hơn.
6.2 Ai chịu trách nhiệm khi kê khai khai thuê hải quan?
Theo pháp luật, chủ lô hàng thường là người chịu trách nhiệm kê khai hải quan và trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ 3 khai thuê hải quan, cần có giấy ủy quyền hoặc hợp đồng tương ứng. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật dân sự, bản thân chủ sở hữu lô hàng vẫn giữ trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp vẫn có quyền yêu cầu bên thứ 3 bồi thường thiệt hại do các hoạt động kê khai gây ra.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần cẩn trọng khi ủy quyền công việc kê khai cho đại lý khai thuê hải quan. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ năng và uy tín của đơn vị được ủy quyền. Ngoài ra, việc kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ hàng hóa trước khi giao cho bên thứ 3 và sửa đổi các sai sót nếu có là rất quan trọng.
Lưu ý: Các doanh nghiệp nên giữ lại bản sao tờ khai để kiểm tra tính chính xác trước khi nộp lên cơ quan hải quan.
6.3 Khi nào thì phải nộp hồ sơ làm thủ tục hải quan?
Thời hạn nộp tờ khai hải quan và chứng từ liên quan như sau:
- Đối với lô hàng xuất khẩu:
- Nộp tờ khai chậm nhất là 4 giờ trước khi phương tiện vận chuyển xuất cảnh.
- Đối với lô hàng xuất khẩu bằng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, thời hạn là 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.
- Đối với lô hàng nhập khẩu:
- Nộp tờ khai trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày từ khi hàng hóa đến cửa khẩu.
- Tờ khai hải quan cho mỗi lô hàng có giá trị trong 15 ngày tính từ ngày đăng ký.
- Thời hạn nộp chứng từ liên quan:
- Đối với lô hàng khai hải quan điện tử, nộp chứng từ giấy sau khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
- Đối với lô hàng sử dụng tờ khai hải quan giấy, nộp/xuất trình chứng từ liên quan ngay khi đăng ký tờ khai.
6.4 Bao lâu thì cơ quan hải quan trả kết quả làm thủ tục thông quan?
Sau khi doanh nghiệp hoàn thành các yêu cầu thủ tục hải quan, cơ quan hải quan có các thời hạn sau để hoàn thành kiểm tra:
- Kiểm tra hồ sơ được hoàn thành chậm nhất trong vòng 2 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
- Kiểm tra hàng hóa thực tế hoàn thành chậm nhất trong vòng 8 giờ làm việc kể từ khi người kê khai xuất trình đầy đủ hàng hóa. Đối với hàng hóa kiểm tra chuyên ngành, thời hạn được tính từ khi nhận kết quả kiểm tra chuyên ngành.
- Đối với các lô hàng phức tạp, Thủ trưởng cơ quan hải quan có thể gia hạn thời hạn kiểm tra hàng hóa thực tế nhưng không quá 2 ngày.
- Kiểm tra phương tiện vận chuyển cần đảm bảo thời gian phù hợp để xếp dỡ hàng hóa và thực hiện các thủ tục hải quan đúng quy định.
Cơ quan hải quan cũng thực hiện các thủ tục vào ngày lễ, ngày nghỉ và làm việc ngoài giờ khi cần thiết để đảm bảo xếp dỡ hàng hóa và xuất nhập cảnh cho hành khách theo yêu cầu của người kê khai hoặc đơn vị khai thuê hải quan, phù hợp với hoạt động hải quan tại địa phương.
Dưới đây là những thông tin cụ thể về dịch vụ khai thuê hải quan mà AZTAX muốn chia sẻ đến các doanh nghiệp. Qua bài viết này, hy vọng các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ hơn về loại hình dịch vụ này và có thể lựa chọn phương án phù hợp để kê khai hải quan cho hàng hóa của mình. Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc có thắc mắc, vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline: 0932383089.
