Dịch vụ kê khai lao động đang trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhân sự, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan nhà nước và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động. Sử dụng dịch vụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro vi phạm và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Bài viết dưới đây AZTAX sẽ giới thiệu chi tiết về các lợi ích, quy trình và lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ kê khai lao động.
1. Khi nào cần kê khai sử dụng lao động?
Khi nào cần kê khai sử dụng lao động? là vấn đề quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội. Việc kê khai kịp thời khi tuyển mới, nghỉ việc, thay đổi thông tin hay theo định kỳ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, tránh vi phạm và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Doanh nghiệp cần kê khai sử dụng lao động trong các trường hợp sau:
- Khi tuyển mới nhân sự: Mỗi khi có lao động mới tham gia làm việc, doanh nghiệp phải kê khai để báo tăng lao động tham gia bảo hiểm xã hội.
- Khi chấm dứt hợp đồng lao động: Khi người lao động nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp cần kê khai để báo giảm lao động.
- Khi có thay đổi thông tin nhân viên: Bao gồm thay đổi chức vụ, mức lương, thời gian làm việc hoặc các thông tin liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN.
- Định kỳ theo quy định của cơ quan BHXH: Một số báo cáo định kỳ như báo cáo tổng hợp lao động, đóng BHXH, BHYT, BHTN cũng yêu cầu kê khai đầy đủ thông tin sử dụng lao động.
Việc kê khai đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh vi phạm và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
2. Hồ sơ, thủ tục kê khai lao động bao gồm những gì?
Thủ tục, hồ sơ kê khai lao động là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về quản lý lao động ngay từ khi bắt đầu hoạt động. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và nộp đúng thời hạn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro, xử phạt hành chính.
2.1 Hồ sơ kê khai lao động
Khi thực hiện thủ tục khai trình việc sử dụng lao động lần đầu, đại diện doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản)
- Bản khai trình sử dụng lao động (03 bản)
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp và chứng minh nhân dân của người thực hiện thủ tục
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tiếp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện. Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra hồ sơ: nếu hợp lệ, sẽ ghi nhận và hẹn trả kết quả; nếu chưa đầy đủ, hướng dẫn người nộp hoàn thiện, bổ sung.
Khi thủ tục khai trình được xác nhận thành công, doanh nghiệp sẽ nhận 02 bản khai trình sử dụng lao động có chữ ký và đóng dấu xác nhận từ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, làm cơ sở pháp lý cho việc quản lý nhân sự.
2.2 Thủ tục kê khai lao động
Hướng dẫn kê khai báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tuyến:
Bước 1: Truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/.
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập. Nếu đơn vị chưa có tài khoản, cần tiến hành đăng ký mới.
Lưu ý: Hệ thống yêu cầu cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực chữ ký số.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn Dịch vụ công trực tuyến. Tại thanh tìm kiếm, nhập “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” và chọn thủ tục “Đăng ký điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.
Bước 4: Chọn thủ tục phù hợp và nhấn “Nộp trực tuyến”.
Bước 5: Kê khai đầy đủ thông tin theo hướng dẫn và chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Bước 6: Nhấn nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ tự động ghi nhận thông tin.
Bước 7: Khi màn hình hiển thị thông báo “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công”, nhấn “Thoát” để kết thúc bước này.
Bước 8: Doanh nghiệp nhập các biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trực tiếp trên hệ thống BHXH.
Bước 9: Cán bộ BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ liên quan.
Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động lấy dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu BHXH.
Bước 11: Hệ thống gửi báo cáo tự động về hệ thống một cửa của địa phương theo kỳ báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.
Trường hợp nộp trực tiếp:
Nếu không thể nộp online, người sử dụng lao động có thể gửi báo cáo bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I (ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP) đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Đối với lao động trong khu công nghiệp hoặc khu kinh tế: Báo cáo phải gửi đồng thời cho Sở Nội vụ, cơ quan BHXH khu vực và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi tình hình thay đổi lao động.
3. Dịch vụ kê khai lao động – AZTAX
Dịch vụ kê khai lao động – AZTAX mang đến giải pháp trọn gói giúp doanh nghiệp hoàn thành mọi thủ tục liên quan đến khai trình và quản lý lao động một cách nhanh chóng, chính xác và đúng chuẩn pháp luật.
Các công việc mà nhân viên AZTAX thực hiện:
- Tham khảo và tư vấn tình hình hiện tại của doanh nghiệp
- Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị các hồ sơ cần thiết
- Tư vấn, soạn thảo nội quy, quy chế lao động
- Tư vấn các vấn đề khác liên quan đến kê khai lao động
- Soạn thảo bảng kê khai lao động
- Đại diện khách hàng thực hiện đăng ký khai trình sử dụng lao động tại Phòng lao động
- Đại diện khách hàng đăng ký tham gia Công đoàn (đủ điều kiện) hoặc xin không tham gia Công đoàn (chưa đủ điều kiện) tại Liên đoàn lao động.
Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, AZTAX hỗ trợ từ việc chuẩn bị hồ sơ, nộp báo cáo đến theo dõi kết quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và yên tâm vận hành mà không lo vướng mắc thủ tục hành chính. Dịch vụ được xây dựng linh hoạt, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy và hiệu quả cao.
Dịch vụ kê khai lao động là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về quản lý lao động. Lựa chọn đơn vị uy tín sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nếu bạn đang cần hỗ trợ nhanh chóng và chính xác, hãy liên hệ ngay AZTAX để được tư vấn và phục vụ tận tâm.
Xem thêm: Dịch vụ tư vấn đóng bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội tphcm Uy tín Chuyên nghiệp
