Khai trình lao động là bước bắt buộc trong quản lý nhân sự và khai báo với cơ quan Bảo hiểm Xã hội, giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác danh sách, hợp đồng và các thông tin liên quan của người lao động. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn ngắn gọn các bước, biểu mẫu cần thiết và lưu ý khi khai trình lao động để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng và chính xác. Cùng tìm hiểu nhé!
1. Khai trình lao động là gì?
Khai trình lao động là thủ tục mà doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ để báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Nghiệp vụ này được thực hiện hai lần mỗi năm, và doanh nghiệp phải chủ động nộp báo cáo vì cơ quan chức năng thường không gửi thông báo nhắc nhở.
Việc khai trình giúp Nhà nước nắm bắt chính xác số lượng lao động, biến động nhân sự và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định về quản lý lao động. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này và đôi khi vẫn không nhận được quyết định thanh tra hoặc truy thu. Điều này dễ tạo tâm lý chủ quan.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát sinh bất kỳ vấn đề liên quan đến lao động – tiền lương – bảo hiểm trong năm, cơ quan chức năng hoàn toàn có thể tiến hành kiểm tra. Và khi thanh tra, phần hồ sơ khai trình lao động sẽ được rà soát kỹ lưỡng. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện đúng hạn để tránh rủi ro xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm sau này.
2. Quy định về khai trình lao động hiện nay
Hiện nay, quy định về khai trình sử dụng lao động đang được áp dụng theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020 và có hiệu lực từ 01/02/2021. Nội dung chính như sau:
Khai trình lao động lần đầu
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc khai trình lao động lần đầu được thực hiện theo quy định tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP về cơ chế liên thông các thủ tục: đăng ký doanh nghiệp, khai trình lao động, cấp mã số tham gia BHXH, đăng ký sử dụng hóa đơn,…
Vì vậy, những doanh nghiệp thành lập sau ngày 15/10/2020 sẽ không phải thực hiện thủ tục khai trình sử dụng lao động lần đầu nữa, do nội dung này đã được xử lý đồng thời khi đăng ký doanh nghiệp.
Khai trình lao động định kỳ
Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định rõ việc báo cáo tình hình thay đổi lao động theo chu kỳ:
- Định kỳ 6 tháng: gửi trước 05/6 hằng năm.
- Báo cáo năm: gửi trước 05/12 hằng năm.
Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu 01/PLI (Phụ lục I ban hành kèm nghị định). Đồng thời, phải thông tin đến cơ quan BHXH cấp huyện nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh đặt trụ sở.
Trong trường hợp không thể nộp báo cáo online, doanh nghiệp được phép gửi bản giấy theo đúng mẫu 01/PLI đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Cơ quan Sở sẽ tổng hợp và cập nhật đầy đủ theo Mẫu 02/PLI của nghị định.
Xem thêm: Cách báo cáo khai trình tình hình sử dụng lao động
3. Hướng dẫn khai trình lao động mới nhất năm 2025
Việc khai trình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, nhằm đảm bảo dữ liệu lao động được quản lý minh bạch và thống nhất theo quy định của Nhà nước.
3.1 Khai trình lao động lần đầu
Công văn khai trình lao động lần đầu
Mẫu khai trình sử dụng lao động khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động là Mẫu 05 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH. Khi điền vào mẫu này, doanh nghiệp cần lưu ý các chi tiết sau đây:
- Nơi gửi: Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/ huyện/ thị xã/ thành phố/…)
- Thông tin doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, trụ sở doanh nghiệp, ngày hoạt động, loại hình doanh nghiệp,…
- Địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở địa phương nào thì tiến hành nộp hồ sơ với cơ quan ở địa phương đó.
- Doanh nghiệp điền chính xác thông tin người lao động tại mẫu số 05
- Tại cột “Đối tượng khác” khai báo những người giữ các chức danh được bổ nhiệm trong doanh nghiệp.
Thủ tục khai trình sử dụng lao động lần đầu
Khi doanh nghiệp thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu, người được ủy quyền cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao khai trình sử dụng lao động theo mẫu quy định.
- Giấy giới thiệu của công ty kèm CMND/CCCD của người đi nộp hồ sơ.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp mang nộp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội thuộc quận/huyện nơi đặt trụ sở. Cơ quan tiếp nhận sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, cán bộ sẽ lập giấy hẹn trả kết quả cho doanh nghiệp.
- Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc sai, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung và hoàn thiện.
Khi thủ tục được xác nhận hoàn tất, doanh nghiệp sẽ nhận lại 02 bản khai trình sử dụng lao động có đóng dấu xác nhận và chữ ký từ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, làm căn cứ chứng minh đã khai trình thành công.
3.2 Hướng dẫn khai trình lao động định kỳ
Thời gian khai trình lao động định kỳ
Theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 35/2022/NĐ-CP), doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình biến động lao động theo các mốc thời gian sau:
- Báo cáo 6 tháng: nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
- Báo cáo năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
Kể từ ngày 01/7/2025, chức năng của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội được sáp nhập vào Sở Nội vụ, vì vậy doanh nghiệp sẽ gửi báo cáo trực tiếp đến cơ quan này thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải thông báo tình hình thay đổi lao động cho cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt trụ sở, nhằm đảm bảo dữ liệu lao động được cập nhật đồng bộ theo quy định.
Biểu mẫu khai trình lao động định kỳ
Doanh nghiệp thực hiện khai trình lao động định kỳ theo Mẫu số 01/PLI ban hành tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
Ghi chú:
(1) Sở Lao động – Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện
(2) Vị trí việc làm phân loại theo:
- Cột (8) Nhà quản lý: Nhóm này bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp và trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có giữ các chức vụ, có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ trung ương tới cấp xã;
- Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm ở trình độ cao (đại học trở lên) trong lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh và quản lý, công nghệ thông tin và truyền thông, luật pháp, văn hóa, xã hội;
- Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Nhóm này bao gồm những nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) về các lĩnh vực khoa học và kỹ thuật, sức khỏe, kinh doanh và quản lý, luật pháp, văn hóa, xã hội, thông tin và truyền thông, giáo viên, giáo dục, công nghệ thông tin.
Thủ tục khai trình lao động định kỳ
Doanh nghiệp phải khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ theo đúng thời gian tại mục 3.2 nêu trên đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
4. Mức phạt khi không khai trình lao động hoặc khai trình sai quy định
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Khi không thực hiện hoặc thực hiện sai quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể:
- Phạt từ 1.000.000 – 3.000.000 đồng
Áp dụng khi người sử dụng lao động không thực hiện khai trình việc sử dụng lao động theo đúng yêu cầu pháp luật (điểm a khoản 1 Điều 8). - Phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng
Áp dụng đối với hành vi không gửi báo cáo định kỳ về tình hình biến động lao động cho cơ quan quản lý nhà nước (điểm c khoản 2 Điều 8).
Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo dữ liệu lao động được cập nhật đầy đủ trên hệ thống quản lý của Nhà nước.
5. Dịch vụ khai trình lao động AZTAX
Mặc dù thủ tục khai trình lao động không quá phức tạp đối với những người am hiểu quy định pháp luật, nhưng với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc thiếu nhân sự chuyên môn, việc tự thực hiện có thể gây mất thời gian và dễ sai sót. Để tối ưu chi phí, đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu và tránh rủi ro bị yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp có thể lựa chọn Dịch vụ khai trình lao động của AZTAX.
AZTAX sở hữu đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, quy trình xử lý chuyên nghiệp và mức chi phí minh bạch. Nhờ đó, khách hàng luôn được hỗ trợ nhanh chóng, đảm bảo hoàn tất thủ tục đúng hạn và đúng quy định. Dịch vụ khai trình lao động của AZTAX bao gồm:
- Đánh giá tình hình thực tế của doanh nghiệp
- Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, hồ sơ liên quan
- Tư vấn và soạn thảo toàn bộ văn bản cần thiết
- Lập bảng khai trình sử dụng lao động theo mẫu chuẩn
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước và thực hiện toàn bộ quá trình nộp – đối chiếu hồ sơ
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Doanh nghiệp mới thành lập sau năm 2025 có phải khai trình lao động lần đầu không?
Theo quy định tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc khai trình lao động lần đầu đã được tích hợp vào thủ tục đăng ký doanh nghiệp kể từ sau ngày 15/10/2020.
Vì vậy, doanh nghiệp thành lập từ năm 2025 trở đi sẽ không phải nộp khai trình lao động lần đầu. Dữ liệu lao động của doanh nghiệp đã được tự động ghi nhận thông qua hệ thống đăng ký kinh doanh và cơ sở dữ liệu quốc gia về lao động.
Câu 2: Doanh nghiệp có thể khai trình sử dụng lao động muộn không?
Không. Pháp luật không cho phép khai trình lao động muộn, đặc biệt với báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm. Nếu doanh nghiệp nộp trễ hoặc không nộp, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
- Không khai trình theo quy định: phạt từ 1 – 3 triệu đồng.
- Không báo cáo tình hình thay đổi lao động: phạt từ 5 – 10 triệu đồng.
Ngoài mức phạt, doanh nghiệp còn phải thực hiện khai trình bổ sung cho đủ và đúng quy định.
Câu 3: Doanh nghiệp FDI có phải khai trình lao động giống doanh nghiệp Việt Nam không?
Có. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cũng là người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động, nên bắt buộc phải:
- Khai trình sử dụng lao động (nếu thuộc diện yêu cầu).
- Báo cáo định kỳ 6 tháng và hằng năm về tình hình biến động lao động.
- Thông báo tình hình lao động cho cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở.
Không có sự phân biệt giữa doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp trong nước trong nghĩa vụ này.
Bài viết trên AZTAX đã chia sẻ đến bạn đọc những điều luật về quá trình báo cáo sử dụng lao động cũng như hướng dẫn khai trình lao động mới nhất. Trong quá trình đăng kí nếu doanh nghiệp có khó khăn hay thắc mắc hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!
