Công nghệ phát triển việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN ngày càng trở nên phổ biến. Việc áp dụng phương thức này không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn nâng cao tính minh bạch, thuận tiện cho cả tổ chức và cá nhân. Để giúp cá nhân, tổ chức dễ dàng thực hiện các thủ tục này, bài viết dưới đây AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Theo quy định trong Luật Quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng cho các mục đích sau:
- Xác nhận số thuế đã khấu trừ theo quy định, giúp người lao động (NLĐ) chứng minh khoản thuế đã nộp.
- Cung cấp thông tin để NLĐ xác định nghĩa vụ thuế TNCN của mình và kiểm tra tính chính xác của số thuế bị khấu trừ.
- Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng về khoản thuế đã khấu trừ từ thu nhập của NLĐ.
- Là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ quyết toán thuế khi NLĐ trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế (theo Phụ lục I kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
Trong trường hợp tổ chức chi trả thu nhập ngừng hoạt động và không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế, cơ quan thuế sẽ căn cứ trên dữ liệu thuế để xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán mà không yêu cầu chứng từ này.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được sử dụng dưới dạng chứng từ điện tử?

Theo quy định tại khoản 5, Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định như sau:
Điều 12. Xử lý chuyển tiếp
…
5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.
Như vậy, từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân bắt buộc phải sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN, thay thế hoàn toàn các hình thức chứng từ trước đây.
Về định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
Điều 30. Loại chứng từ
1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:
a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
…
Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử bao gồm các nội dung sau:
- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN: Tổ chức khấu trừ thuế khi sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần tự xây dựng hệ thống phần mềm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 32 cùng nghị định.
- Yêu cầu đối với chứng từ và biên lai điện tử: Chứng từ điện tử phải hiển thị đầy đủ, chính xác nội dung, tránh gây hiểu sai, đồng thời đảm bảo có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

3.1 Trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo điểm b khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:
- Đối với NLĐ không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: NLĐ có quyền yêu cầu tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ theo từng lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng kỳ tính thuế.
- Đối với NLĐ ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Đơn vị chi trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế duy nhất cho NLĐ trong mỗi kỳ tính thuế.
Quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ: NLĐ có thể yêu cầu tổ chức chi trả cấp chứng từ khấu trừ nếu thu nhập của họ thuộc diện bị khấu trừ thuế TNCN theo quy định.
Lưu ý: Nếu NLĐ đã ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị chi trả thu nhập, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ không được cấp.
3.2 Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn
Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn quy định về vận hành hóa đơn và chứng từ điện tử. Nội dung cụ thể như sau:
- Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước ngày 01/07/2022: Nếu chưa kịp triển khai chứng từ điện tử, các tổ chức (bao gồm cả cơ quan thuế) vẫn có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư 37/2010/TT-BTC, với điều kiện đã thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022.
- Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy còn tồn: Trường hợp tổ chức vẫn còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp trước đây, thì vẫn được phép tiếp tục sử dụng.
Lưu ý: Từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ không còn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do CQT đặt in. Do đó, nếu tổ chức đã sử dụng hết số chứng từ giấy còn tồn, bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
4. Hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được hướng dẫn như sau:
Điều 31. Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, tổ chức khấu trừ có trách nhiệm lập chứng từ cho cá nhân có thu nhập chịu thuế.
Việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 do Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh ban hành. Cụ thể:
Các tổ chức chi trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế cần gửi hồ sơ đăng ký đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua Cổng thông tin Thuế điện tử.
Hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ, sử dụng mẫu 02/PH-BLG theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Lưu ý: Tính đến ngày 19/07/2022, mẫu 02/PH-BLG chưa có phiên bản điện tử, do đó, người nộp thuế tại TP.HCM cần lập bản giấy và nộp qua cổng HCMTax. Đối với tổ chức tại các tỉnh/thành phố khác, vui lòng liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể.
Lưu ý: Văn phòng đại diện của tổ chức chi trả thu nhập chưa có chữ ký số có thể lựa chọn phương án đăng ký chữ ký số tạm thời, được cấp một lần với thời hạn sử dụng trong 5 ngày, giúp tiết kiệm chi phí.
5. Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN gồm những thông tin gì?

Theo khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN phải đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc được quy định tại khoản 1 Điều 32 của cùng nghị định, bao gồm:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu và ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, cùng với số thứ tự của chứng từ.
- Thông tin về người nộp thuế, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Nếu người nộp thuế có mã số thuế, cần ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của họ.
- Quốc tịch của người nộp thuế (nếu không phải là công dân Việt Nam).
- Chi tiết thu nhập, thời gian chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã bị khấu trừ và số tiền thu nhập còn lại.
- Ngày, tháng, năm phát hành chứng từ.
- Tên và chữ ký số của tổ chức chi trả thu nhập.
Lưu ý: Khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số.
6. Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập tại thời điểm tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế của người lao động.
Ngoài ra, thời điểm lập chứng từ và thời điểm cấp có thể không trùng nhau. Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện khi người lao động có yêu cầu đối với đơn vị chi trả thu nhập.
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải được cấp cho người có thu nhập bị khấu trừ.
Thời điểm cấp chứng từ này là khi cá nhân yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập cung cấp chứng từ cho mình.
Như vậy, việc đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức, cá nhân mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Hy vọng bài viết này AZTAX đã cung cấp đầy đủ những thông tin giúp bạn dễ dàng thực hiện các thủ tục đăng ký và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN đúng quy định. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932383089 để được hỗ trợ kịp thời nhé!