Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội là tình huống không hiếm gặp, gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong quá trình giải quyết chế độ BHXH hoặc khi nghỉ việc, chốt sổ. Việc nắm rõ quy định và quy trình xử lý khi công ty làm mất sổ BHXH sẽ giúp người lao động biết cách bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, tránh bị gián đoạn trong quá trình tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Quy định cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp mất sổ
Quy định cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp mất sổ là nội dung được nhiều người lao động quan tâm, đặc biệt khi sổ BHXH là căn cứ quan trọng để ghi nhận toàn bộ quá trình đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm.
Sổ bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng được cấp cho người tham gia BHXH nhằm ghi nhận toàn bộ quá trình đóng, hưởng và làm căn cứ giải quyết các chế độ theo quy định tại Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014. Việc mất sổ BHXH sẽ gây ra nhiều khó khăn cho người lao động, bởi đây là tài liệu bắt buộc khi thực hiện các thủ tục như:
- Hưởng chế độ thai sản
- Trợ cấp tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp
- Hưởng lương hưu
- Rút BHXH một lần
- Thân nhân làm hồ sơ hưởng trợ cấp tử tuất.
Nói cách khác, không có sổ BHXH, người lao động gần như không thể được giải quyết bất kỳ quyền lợi bảo hiểm nào.
Theo khoản 2 Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, quy định về hồ sơ cấp lại sổ BHXH trong trường hợp bị mất hoặc hỏng như sau:
2. Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp hỏng hoặc mất bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;
b) Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.
Do đó, trong trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị mất, người lao động có thể làm thủ tục đề nghị cơ quan BHXH cấp lại sổ bằng cách chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và thực hiện đúng quy trình, thủ tục do cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn.
2. Cách xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội nhanh chóng
Khi sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng hoặc thất lạc, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc giải quyết các chế độ BHXH. Tuy nhiên, hiện nay thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội đã được đơn giản hóa, giúp người tham gia dễ dàng thực hiện cả trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc trực tuyến qua các nền tảng điện tử.
2.1 Thủ tục xin cấp lại sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH
Quy trình cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị mất được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định
Người lao động cần hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH
- Nếu đang làm việc: Nộp hồ sơ cho doanh nghiệp, công ty nơi đang công tác. Đơn vị sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH quản lý.
- Nếu tham gia BHXH tự nguyện: Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc đại lý thu nơi gần nhất, hoặc gửi qua đường bưu điện.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và cấp lại sổ mới
- Thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp cần xác minh thông tin từ nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị, thời gian giải quyết tối đa 45 ngày, và cơ quan BHXH sẽ thông báo bằng văn bản cho người lao động.
Cách nhận sổ BHXH mới:
- Người lao động đang làm việc nhận lại sổ qua bộ phận nhân sự của công ty.
- Người tham gia BHXH tự nguyện hoặc đã nghỉ việc có thể nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc qua đường bưu điện theo đăng ký.
2.2 Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online
Hiện nay, người lao động có thể thực hiện thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và thuận tiện thông qua hai hình thức trực tuyến gồm ứng dụng VssID và Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam. Cụ thể, dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
Cách 1: Thực hiện cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trực tuyến qua ứng dụng VssID
Để xin cấp lại sổ BHXH online trên ứng dụng VssID, người lao động cần thực hiện theo 5 bước đơn giản sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID bằng tài khoản cá nhân đã được đăng ký với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Truy cập vào mục “Dịch vụ công” trên ứng dụng, sau đó chọn “Cấp lại sổ BHXH (không thay đổi thông tin)” để bắt đầu thực hiện thủ tục.
- Chọn “BP tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả” nếu bạn muốn đến trực tiếp cơ quan BHXH để nhận sổ.
- Chọn “Qua dịch vụ bưu chính” nếu muốn nhận sổ qua đường bưu điện, đồng thời ghi rõ địa chỉ nhận sổ.
Lưu ý: Người yêu cầu phải tự thanh toán chi phí chuyển phát.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai, sau đó nhấn “Gửi” để hoàn tất việc nộp hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online.
Bước 5: Nhập mã OTP được gửi đến email đã đăng ký với cơ quan BHXH, sau đó chọn “Xác nhận” để hoàn tất thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.
Cách 2: Xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam
Để thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH online trên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, người lao động tiến hành theo 6 bước sau:
Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản BHXH cá nhân.
Bước 2: Chọn mục “Kê khai hồ sơ”, sau đó tìm mã thủ tục 607a hoặc chọn dịch vụ “Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin (phải xác minh)”.
Bước 3: Trong phần “Kê khai”, nhấn vào biểu tượng tệp để mở mẫu TK1-TS, sau đó điền đầy đủ thông tin cá nhân theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình.
Bước 4: Chọn hình thức nhận sổ BHXH
- Nhận trực tiếp: Đăng ký đến cơ quan BHXH để nhận sổ.
- Nhận qua bưu điện: Ghi rõ địa chỉ nhận sổ, lưu ý người lao động tự thanh toán phí bưu chính.
Bước 5: Đính kèm bản scan các giấy tờ cần thiết, nhập mã kiểm tra (Captcha) và nhấn “Xác nhận” để gửi hồ sơ.
Bước 6: Truy cập email đã đăng ký, lấy mã OTP do cơ quan BHXH gửi, sau đó nhập mã vào hệ thống và bấm “Xác nhận” để hoàn tất thủ tục cấp lại sổ.
Xem thêm: Mẫu đơn xin trợ cấp thất nghiệp
3. Những lý do công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội
Việc này không chỉ gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn làm phát sinh trách nhiệm pháp lý cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do phổ biến khiến sổ BHXH bị thất lạc hoặc mất mà người lao động cần biết để chủ động bảo vệ quyền lợi của mình.
Có nhiều trường hợp khiến công ty làm mất sổ, chẳng hạn:
- Trong quá trình thay đổi trụ sở, di chuyển đến văn phòng mới thì sẽ có những bất cẩn, sơ suất làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt của người lao động;
- Sổ bảo hiểm để tại công ty nhưng không may xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt;
- Trong quá trình thay đổi nhân sự mới, người nhân sự chưa quen với công việc, chưa có kinh nghiệm.
Dù trong bất kỳ trong trường hợp nào đi chăng nữa công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội cũng cần có trách nhiệm làm lại sổ bảo hiểm đã mất hoàn trả lại cho người lao động theo quy định của Luật bảo hiểm.
Việc mất sổ bảo hiểm xã hội còn khiến cho người lao động ko nhận được bảo hiểm thai sản bảo hiểm xã hội kể cả quá trình đang làm việc tại công ty.
4. Công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội chưa chốt phải làm sao?
Trường hợp công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội nhưng chưa chốt là vấn đề khá phổ biến, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong việc bảo lưu hoặc giải quyết các chế độ BHXH sau này.
Khi công ty làm mất sổ chưa chốt của người lao động, cần thực hiện các bước sau
Bước 1: Làm lại sổ bảo hiểm xã hội
Trong trường hợp công ty/ doanh nghiệp bất cẩn dẫn đến việc làm mất sổ bảo hiểm cần nhanh chóng tiến hành việc làm lại sổ bảo hiểm cho người lao động
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, BHTN và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những văn bản giấy tờ khác đã giữ của người lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp bị phá sản không thể tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động).
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Để tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thì trước tiên doanh nghiệp cần tiến hành báo giảm lao động.
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, BHYT
- Bảng kê thông tin;
- Sổ bảo hiểm xã hội;
- Công văn chốt sổ của đơn vị;
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN;
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội qua phần mềm bảo hiểm xã hội hoặc qua đường bưu điện để được giải quyết giống với hình thức nộp trợ cấp thất nghiệp online.
Bước 3: Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội khác theo nhu cầu
Sau khi thực hiện các bước làm lại sổ và chốt sổ bảo hiểm xã hội thì DN tiếp tục tiến hành các thủ tục theo yêu cầu của Cơ quan Bảo hiểm Xã hội để có thể làm lại và trả sổ bảo hiểm đã làm mất cho người lao động để họ có thể hưởng được những quyền lợi nhất định của bản thân.
Tóm lại, khi công ty làm mất sổ bảo hiểm xã hội, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH phối hợp cấp lại sổ theo quy định. Việc nắm rõ thủ tục, hồ sơ và quy trình cấp lại sổ BHXH sẽ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, tránh gián đoạn trong quá trình hưởng các chế độ bảo hiểm. liên hệ với AZTAX để được tư vấn, hỗ trợ.
