“Có được xuất hóa đơn vào ngày chủ nhật không” là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tránh rủi ro bị xử phạt hành chính. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết về thời điểm quy định xuất hóa đơn để doanh nghiệp chủ động và an toàn trong công tác kế toán, thuế.
1. Có được xuất hóa đơn vào ngày chủ nhật không?
Hiện nay, pháp luật không có quy định cấm xuất hóa đơn vào ngày Chủ nhật, do đó doanh nghiệp, hộ kinh doanh vẫn được phép lập và giao hóa đơn trong ngày này nếu có giao dịch thực tế phát sinh.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua, không phân biệt thời điểm hay ngày trong tuần.
Bên cạnh đó, Bộ luật Lao động 2019 cũng cho phép người lao động làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần. Vì vậy, việc xuất hóa đơn vào ngày Chủ nhật là hoàn toàn hợp pháp, đồng thời hóa đơn đầu vào lập trong ngày này vẫn được coi là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế.
2. Quy định pháp luật về thời điểm lập, xuất hóa đơn năm 2025
Từ năm 2025, quy định thời điểm lập và xuất hóa đơn có nhiều điểm mới. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh vi phạm và kê khai thuế chính xác.
2.1 Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Theo quy định tại Điểm a Khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu), người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, tuy nhiên chậm nhất không được quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
2.2 Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và các văn bản hướng dẫn:
Nguyên tắc chung về thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong lúc cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không tính tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn…)
Các trường hợp cụ thể cần lưu ý
- Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên và phải đối soát khối lượng hoặc dữ liệu giữa các bên (ví dụ: viễn thông, logistics, một số dịch vụ công nghệ thông tin, bưu chính, truyền hình), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày thứ 7 của tháng sau hoặc không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Đối với các dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin có hợp đồng, phức tạp hoặc có kết nối dữ liệu đặc thù (trường hợp cần đối soát sâu, tính cước phức tạp), thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát, nhưng trong một số trường hợp hướng dẫn cho phép thời hạn tối đa dài hơn (không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh).
- Đối với mô hình kinh doanh dịch vụ ăn uống, bán lẻ… (khách hàng là cá nhân, không yêu cầu xuất hóa đơn ngay): cơ sở kinh doanh có thể lập hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối tháng dựa trên thông tin giao dịch đã phát sinh trong ngày hoặc trong tháng.
2.3 Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng hoặc bàn giao từng phần
Theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao, tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ được giao thực tế.
Quy định này nhằm bảo đảm việc lập hóa đơn phản ánh đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc giá trị dịch vụ đã hoàn thành, giúp doanh nghiệp hạch toán doanh thu, chi phí và kê khai thuế chính xác theo từng giai đoạn thực hiện hợp đồng.
Như vậy, đối với các hợp đồng có nhiều lần giao hàng hoặc bàn giao từng phần công việc, mỗi lần hoàn thành việc giao hoặc bàn giao phải lập hóa đơn riêng, không được gộp chung vào thời điểm cuối cùng của hợp đồng.
3. Hành vi nào được xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp?
Căn cứ khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, “sử dụng không hợp pháp hóa đơn” được hiểu là việc tổ chức, cá nhân dùng hóa đơn không đúng quy định của pháp luật.
Cụ thể, các hành vi bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp bao gồm:
- Hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định.
- Hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định.
- Sử dụng hóa đơn khống, tức là hóa đơn có nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng giao dịch mua bán thực tế không có thật, một phần hoặc toàn bộ.
- Lập hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế hoặc lập hóa đơn giả.
- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị, sai lệch tiêu thức bắt buộc giữa các liên.
- Dùng hóa đơn quay vòng trong vận chuyển hàng hóa hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác (trừ trường hợp được cơ quan thuế ủy nhiệm).
- Sử dụng hóa đơn mà cơ quan có thẩm quyền đã kết luận là không hợp pháp.
Như vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn để tránh vi phạm hành chính, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kế toán, thuế.
4. Xử phạt khi lập hóa đơn không đúng thời điểm
Lập hóa đơn sai thời điểm không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính và mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Dưới đây là chi tiết mức phạt và cách khắc phục với quy định hiện nay.
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính tùy theo mức độ và hậu quả gây ra. Cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng trong trường hợp người bán lập hóa đơn không đúng thời điểm, không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (theo điểm a khoản 1 Điều 24).
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, không có tình tiết giảm nhẹ (theo khoản 3 Điều 24).
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ hai trường hợp nêu trên (theo điểm a khoản 4 Điều 24).
Ngoài các mức phạt hành chính, nếu việc lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến việc chậm kê khai hoặc nộp thuế, doanh nghiệp còn bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và chịu lãi phạt theo quy định. Việc vi phạm này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín, tính tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp trong hoạt động kế toán và thuế.
5. Câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn
5.1 Xuất lùi ngày hóa đơn điện tử có được không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không được phép lập hoặc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Việc phát hành hóa đơn sau thời điểm phát sinh giao dịch được xem là lập hóa đơn không đúng thời điểm và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về hóa đơn.
Quy định này thể hiện một trong những điểm khác biệt quan trọng giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, góp phần tăng tính minh bạch, đảm bảo độ chính xác và kịp thời trong quản lý doanh thu, nghĩa vụ thuế của người bán, người mua cũng như công tác giám sát của cơ quan thuế.
5.2 Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau có được không?
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc giao hàng trước nhưng xuất hóa đơn sau được coi là lập hóa đơn không đúng thời điểm và bị xử phạt hành chính tùy mức độ vi phạm. Hành vi này làm sai lệch thời điểm ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế, vì vậy doanh nghiệp cần tuân thủ thời điểm lập hóa đơn theo quy định.
5.3 Giao dịch ngày chủ nhật, xuất hóa đơn ngày khác được không?
Nếu giao dịch mua bán hoặc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ diễn ra vào ngày chủ nhật nhưng hóa đơn lại được lập vào ngày khác, trường hợp này có thể bị xem là xuất hóa đơn sai thời điểm theo quy định của pháp luật.
Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính. Đặc biệt, nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có thể bị phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng, trừ các trường hợp được quy định cụ thể tại Điểm b Khoản 2 Điều này.
Với giải đáp rõ ràng về vấn đề có được xuất hóa đơn vào ngày chủ nhật không, hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn cụ thể hơn để thực hiện đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu về hóa đơn điện tử hay tư vấn thuế, hãy liên hệ ngay AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được đồng hành và hướng dẫn tận tâm.
