Hóa đơn xuất trước ngày giao hàng được không là câu hỏi nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lập hóa đơn. Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố quan trọng để đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật. Nếu lập sai thời điểm, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về thuế hoặc bị xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn cho từng loại hàng hóa, dịch vụ, từ đó tránh sai sót không đáng có trong quá trình kê khai và hạch toán.
1. Có được phép xuất hóa đơn khi hàng chưa giao không?
Không. Việc có được phép xuất hóa đơn khi hàng chưa giao là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm để đảm bảo tuân thủ quy định về thuế và hóa đơn. Hiểu đúng về thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch kinh doanh.
Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.”
Như vậy, ngày lập hóa đơn được tính tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, nếu doanh nghiệp lập hóa đơn trước thời điểm này thì sẽ bị xử phạt do xuất hóa đơn sai thời điểm:
“3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
a.1) Phạt cảnh cáo trong trường hợp việc lập hóa đơn sai thời điểm không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Nếu không có tình tiết giảm nhẹ, áp dụng mức phạt tối thiểu của khung.
a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm khác theo quy định.”
2. Quy định về thời điểm lập, xuất hóa đơn chuẩn pháp luật
Việc nắm rõ quy định về thời điểm lập, xuất hóa đơn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế hiện hành. Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp tránh rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn GTGT trong quá trình kê khai và khấu trừ thuế.
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ như sau:
2.1 Thời điểm xuất hóa đơn đối với bán hàng hóa
Đối với bán hàng hóa (bao gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể người mua đã thanh toán hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định, nhưng không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, theo quy định pháp luật về hải quan.
2.2 Thời điểm xuất hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, bất kể đã thu tiền hay chưa.
Trong trường hợp người cung cấp dịch vụ nhận thanh toán trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn sẽ là ngay khi thu tiền, không bao gồm các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
Lưu ý quan trọng
Trường hợp hàng hóa được giao nhiều lần hoặc dịch vụ được bàn giao theo từng phần, từng hạng mục, mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng, tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa – dịch vụ đã hoàn thành.
| Loại hàng hóa/dịch vụ | Thời điểm xuất hóa đơn |
| Hàng hóa xuất khẩu | Chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng được thông quan. |
| Xây dựng | Ngay khi có biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành không phân biệt đã thu tiền hay chưa. |
| Vận chuyển, logistics | Khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Cho thuê văn phòng | Là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước, tùy vào trường hợp nào xảy ra trước.
|
| Hàng ký gửi | Là thời điểm đại lý bán hàng cho khách hàng, tức là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. |
| Vé máy bay | Đối với việc mua vé máy bay online: Thời điểm lập hóa đơn là không quá 05 ngày kể từ ngày có chứng từ dịch vụ trên hệ thống. |
| Dịch vụ khám chữa bệnh | Là khi dịch vụ khám chữa bệnh được hoàn thành. Tuy nhiên, nếu có trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn là ngày thu tiền. Trường hợp sử dụng phiếu thu và phần mềm quản lý, cơ sở y tế có thể lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày từ các phiếu thu đã in. Nếu khách hàng yêu cầu, cơ sở y tế phải xuất hóa đơn điện tử riêng lẻ cho từng giao dịch. |
| Hoa hồng môi giới | Khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Cho thuê tài sản | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước, tùy thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng. Cụ thể, nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì ngày xuất hóa đơn là ngày thu tiền. Nếu không thu tiền trước, thì hóa đơn được xuất ngay khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho thuê tài sản |
| Dịch vụ lưu trú | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu tiền hay chưa hoặc thời điểm thu tiền (nếu thu trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ). Trường hợp đặc biệt, nếu cung cấp dịch vụ cho cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu hóa đơn, cơ sở lưu trú có thể xuất hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày. |
| Dịch vụ vận tải | Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ vận tải được xác định như sau:
|
| Lãi cho vay | Là thời điểm thu được tiền lãi vay của khách hàng. Trường hợp trả lãi trước hạn theo hợp đồng tín dụng, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Quà tặng | Khi doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu quà tặng cho khách hàng. |
| Khách sạn | Là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (tức là ngày khách hàng trả phòng), bất kể đã thu tiền đặt cọc hay chưa. Nếu khách hàng có yêu cầu hóa đơn vào cuối ngày, khách sạn có thể xuất hóa đơn tổng hợp cho các dịch vụ đã cung cấp trong ngày đó. |
| Dịch vụ đào tạo | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ. Cụ thể, nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình đào tạo, hóa đơn phải được xuất vào ngày thu tiền đó. Nếu không thu tiền trước, hóa đơn được xuất khi dịch vụ hoàn thành, dù đã thu tiền hay chưa. |
| Dịch vụ cho thuê nhà | Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ cho thuê nhà tùy thuộc vào thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
|
| Dịch vụ ăn uống | Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, nếu đã thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì hóa đơn sẽ được xuất tại thời điểm thu tiền. Từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp và một số hộ kinh doanh cung cấp dịch vụ ăn uống phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế |
| Tiền điện |
|
| Hàng từ máy tính tiền | Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa đối với bán hàng, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ. Tuy nhiên, đối với trường hợp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn sẽ là thời điểm thu tiền (trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng đặc biệt). |
| Bất động sản | Thời điểm xuất hóa đơn bất động sản phụ thuộc vào việc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng. Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu, thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao, bất kể đã thu tiền hay chưa. Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, thời điểm xuất hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tour du lịch | Là ngày thu tiền nếu công ty du lịch thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ. Nếu không thu tiền trước, hóa đơn sẽ được xuất tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (kết thúc tour). |
| Dịch vụ viễn thông | Thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ viễn thông phụ thuộc vào loại dịch vụ.
|
| Chuyển nhượng bất động sản | Là thời điểm hoàn thành việc bàn giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Nếu có trường hợp thu tiền trước thì hóa đơn phải được lập tại thời điểm nhận tiền, và đối với việc bàn giao theo tiến độ, cần xuất hóa đơn tương ứng với phần đã bàn giao. |
2.3 Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với lần giao đó.
2.4 Thời điểm xuất hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể
| STT | Thời điểm xuất hóa đơn | Trường hợp xuất hóa đơn cụ thể |
| 1 | Hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. | Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên (viễn thông, điện, truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính, ngân hàng, xổ số điện toán, thu phí đường bộ, v.v.)Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) |
| 2 | Hoàn thành đối soát dữ liệu cước dịch vụ, chậm nhất 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước | Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin (bao gồm trung gian thanh toán) |
| 3 | Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng | Dịch vụ viễn thông bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng, khách không yêu cầu hóa đơn GTGT |
| 4 | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành | Hoạt động xây dựng, lắp đặt |
| 5 | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (chưa chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) |
| 6 | Theo khoản 1 (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán (đã chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng) |
| 7 | Chậm nhất 05 ngày kế tiếp kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ trên website/thương mại điện tử | Dịch vụ vận tải hàng không mua qua website, hệ thống thương mại điện tử |
| 8 | Xác định giá bán chính thức | Tìm kiếm, thăm dò, khai thác, chế biến dầu thô, condensate, sản phẩm từ dầu thô |
| 9 | Xác định khối lượng khí giao trong tháng, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống |
| 10 | Theo thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ | Bán dầu thô, khí thiên nhiên có thỏa thuận bảo lãnh/cam kết của Chính phủ |
| 11 | Đối soát số liệu thanh toán, chậm nhất ngày cuối thời hạn kê khai thuế | Bán điện của công ty phát điện trên thị trường điện |
| 12 | Theo bảo lãnh của Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Công Thương | Bán điện của công ty phát điện có cam kết bảo lãnh của Chính phủ |
| 13 | Kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán | Bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ |
| 14 | Hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 tháng sau tháng phát sinh | Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý |
| 15 | Kỳ hạn thu lãi theo hợp đồng tín dụng; thu lãi trước hạn; hoặc khi thu được tiền lãi | Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng |
| 16 | Thời điểm đổi ngoại tệ hoặc hoàn thành dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ | Đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận/chi trả ngoại tệ |
| 17 | Kết thúc chuyến đi | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền |
| 18 | Cuối ngày (tổng hợp dịch vụ) hoặc khi khách yêu cầu; khi thanh toán với BHXH | Khám chữa bệnh (khách không lấy hóa đơn hoặc yêu cầu hóa đơn; thanh toán với bảo hiểm xã hội) |
| 19 | Ngày xe qua trạm thu phí hoặc cuối tháng (định kỳ) | Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng |
| 20 | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm | Hoạt động kinh doanh bảo hiểm |
| 21 | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết, chậm nhất trước khi mở thưởng kỳ tiếp theo | Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay (vé in sẵn) |
| 22 | Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (0h00-23h59 cùng ngày) | Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng, kèm chuyển dữ liệu theo Mẫu 01/TH-DT |
3. Mức xử phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi việc lập hóa đơn sai thời điểm không làm chậm trễ nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (Điểm a, Khoản 1, Điều 24).
- Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây chậm trễ nghĩa vụ thuế (Khoản 3, Điều 24).
- Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng: Áp dụng cho các trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ hai trường hợp nêu trên (Điểm a, Khoản 4, Điều 24).
4. Giải đáp một số câu hỏi về thời điểm xuất hóa đơn
Câu hỏi số 1: Hoá đơn điện tử có xuất lùi ngày được hay không?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không được phép lập hoặc xuất hóa đơn điện tử lùi ngày. Nếu thực hiện việc phát hành hóa đơn sai thời điểm hoặc ghi ngày không đúng quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định về hóa đơn.
Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, góp phần nâng cao tính minh bạch, chính xác và khả năng giám sát trong các giao dịch giữa bên bán, bên mua và cơ quan thuế.
Câu hỏi số 2: Giao hàng trước rồi mới xuất hoá đơn có được không?
Việc giao hàng trước rồi mới xuất hóa đơn được xem là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Do đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm cụ thể.
Câu hỏi số 3: Một số lưu ý về thời điểm xuất hoá đơn thuế giá trị gia tăng
- Doanh nghiệp xuất kho và giao hàng đúng thời hạn ghi trong hợp đồng, tuy nhiên vài ngày sau mới lập và gửi hóa đơn cho bên mua.
- Doanh nghiệp giao hàng nhiều lần trong cùng một tháng, nhưng đến cuối tháng mới lập một hóa đơn giá trị gia tăng tổng hợp cho toàn bộ số hàng đã giao.
- Với lô hàng có khối lượng lớn (hàng nghìn tấn), hai bên thỏa thuận chỉ lập hóa đơn sau khi hoàn tất việc giao hàng và nghiệm thu toàn bộ, do bên mua không chấp nhận nhận nhiều hóa đơn trong quá trình giao hàng.
- Bên bán lập hóa đơn trước để bên mua có cơ sở thực hiện thủ tục giải ngân hoặc thanh toán, trong khi hàng hóa thực tế được giao vào tháng kế tiếp.
- Hàng hóa được giao vào ngày 31/12 năm trước, nhưng đến ngày 03/01 năm sau mới lập hóa đơn do bên mua thanh toán chậm. Việc xuất hóa đơn lệch năm tài chính được xem là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị xử lý về hành vi khai sai hoặc trốn thuế.
- Bên bán thu tiền tại thời điểm cung cấp dịch vụ, đây là thời điểm bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật.
Hóa đơn xuất trước ngày giao hàng được không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi lập chứng từ bán hàng. Qua những phân tích trên, có thể thấy việc xuất hóa đơn trước thời điểm giao hàng là vi phạm quy định và có thể bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn để tránh rủi ro về thuế và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ. Nếu Quý doanh nghiệp còn băn khoăn hoặc cần tư vấn chi tiết về quy trình xuất hóa đơn điện tử chuẩn pháp luật, hãy liên hệ ngay AZTAX để được hỗ trợ miễn phí và kịp thời.
