Chứng từ kế toán là gì? Quy định về chứng từ kế toán theo luật kế toán

Chứng từ kế toán là gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp? Đây là căn cứ pháp lý ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, minh bạch số liệu và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán. Việc hiểu rõ bản chất, đặc điểm và yêu cầu của chứng từ kế toán không chỉ hỗ trợ kế toán viên làm việc chính xác mà còn giúp nhà quản lý ra quyết định hiệu quả, tránh rủi ro về thuế và pháp lý. Cùng AZTAX tim hiểu qua nội dung sau nhé!

1. Tổng quan về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là nền tảng quan trọng trong quản lý tài chính, giúp ghi nhận, kiểm soát và minh bạch mọi giao dịch của doanh nghiệp. Hiểu rõ tổng quan về chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản trị, giảm rủi ro sai sót. Từ hóa đơn, phiếu thu chi đến các báo cáo nội bộ, mỗi chứng từ đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch tài chính.

1.1 Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ khoản 3 Điều 3 của Luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán được hiểu là các loại giấy tờ hoặc phương tiện lưu trữ thông tin dùng để ghi nhận, phản ánh những nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn tất, đồng thời là căn cứ để thực hiện việc ghi chép vào sổ kế toán.

1.2 Chứng từ kế toán dùng để làm gì?

Chứng từ kế toán giữ vai trò then chốt trong hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp, thể hiện qua các mục đích sử dụng sau:

Cơ sở của công tác kế toán ban đầu:

Việc lập chứng từ kế toán là bước khởi đầu trong toàn bộ quá trình kế toán, góp phần hình thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu không có chứng từ, doanh nghiệp sẽ không thể triển khai các nghiệp vụ kế toán ban đầu cũng như xây dựng nền tảng quản lý tài chính hiệu quả.

Là căn cứ ghi sổ kế toán:

Chứng từ kế toán cung cấp cơ sở pháp lý và thông tin cụ thể để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh một cách rõ ràng, minh bạch. Các dữ liệu về số tiền, đối tượng, thời gian… được trình bày chi tiết, giúp kế toán dễ dàng phân loại, xác định chính xác các khoản thu – chi, công nợ, tài sản của doanh nghiệp.

Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế – tài chính:

Lập chứng từ là quá trình phản ánh và xác thực các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã xảy ra, đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận hợp lệ, đúng quy định. Điều này góp phần bảo đảm tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Xác định trách nhiệm pháp lý:

Chứng từ kế toán đồng thời là căn cứ xác định trách nhiệm của cá nhân, bộ phận liên quan đối với các nghiệp vụ được thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tuân thủ quy định pháp luật, minh bạch trong quản lý và bảo đảm tính công bằng, rõ ràng trong hoạt động kế toán.

2. Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay

Các loại chứng từ kế toán phổ biến hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, kiểm soát và minh bạch các nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp. Từ hóa đơn, phiếu thu – chi, đến chứng từ nội bộ như phiếu nhập – xuất kho hay bảng kê chi tiết, mỗi loại chứng từ đều giúp kế toán thực hiện đúng quy định pháp luật, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Việc nắm rõ các loại chứng từ này không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro kiểm toán.

2.1 Phân loại chứng từ kế toán theo công dụng

Căn cứ vào mục đích sử dụng, chứng từ kế toán có thể chia thành bốn nhóm chính:

• Chứng từ chấp hành: Bao gồm phiếu xuất – nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, phiếu luân chuyển hàng hóa… dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh thực tế.
  
• Chứng từ mệnh lệnh: Là các chứng từ thể hiện quyết định hoặc chỉ đạo của người có thẩm quyền như lệnh sản xuất, lệnh chi tiền, lệnh nhập – xuất hàng hóa…
  
• Chứng từ liên hợp: Là sự kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, ví dụ: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lệnh sản xuất…
  
• Chứng từ thủ tục: Gồm các tài liệu như sổ ghi chép, báo cáo tài chính… được lập nhằm tuân thủ quy trình kế toán và yêu cầu quản lý nội bộ
  

2.2 Phân loại theo địa điểm lập

Căn cứ vào nơi phát hành chứng từ, có thể chia thành hai loại:

• Chứng từ nội bộ: Là các chứng từ được lập trong phạm vi doanh nghiệp, chẳng hạn hóa đơn bán hàng nội bộ, bảng thanh toán tiền lương, biên bản bàn giao tài sản, phiếu xuất vật tư cho xưởng sản xuất…
• Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ được cung cấp hoặc mua từ tổ chức, cá nhân bên ngoài như hợp đồng vận chuyển, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ…

2.3 Phân loại theo trình tự lập

Dựa trên trình tự và mức độ tổng hợp, chứng từ kế toán được chia thành:

• Chứng từ ban đầu: Là các chứng từ gốc phát sinh ngay khi nghiệp vụ kinh tế được thực hiện, ví dụ phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng…
  
• Chứng từ tổng hợp: Là các bảng hoặc sổ tổng hợp thông tin từ nhiều chứng từ gốc cùng loại như bảng kê, sổ cái, báo cáo tổng hợp chứng từ…

2.4 Phân loại theo số lần ghi chép

Tùy vào số lần ghi nhận nghiệp vụ, chứng từ kế toán được chia làm hai nhóm:

• Chứng từ ghi một lần: Chỉ phản ánh một nghiệp vụ kinh tế – tài chính duy nhất, chẳng hạn hóa đơn bán hàng, phiếu thu tiền mặt.
  
• Chứng từ ghi nhiều lần: Ghi nhận các nghiệp vụ lặp lại theo thời gian, ví dụ bảng thanh toán lương hàng tháng, bảng kê chi phí định kỳ…
  

2.5 Phân loại theo mức độ cấp thiết

Xét về tính chất khẩn trương trong xử lý nghiệp vụ, chứng từ được phân loại như sau:

• Chứng từ thông thường: Ghi nhận các hoạt động phát sinh thường xuyên, mang tính ổn định trong doanh nghiệp.
  
• Chứng từ khẩn cấp (báo động): Dùng trong những trường hợp đặc biệt, có dấu hiệu bất thường như hợp đồng kinh tế rủi ro, chi vượt định mức, thanh toán nợ quá hạn…
  

2.6 Phân loại theo hình thức thể hiện

Căn cứ vào phương thức thể hiện, chứng từ kế toán có hai dạng chủ yếu:

• Chứng từ truyền thống: Được lập dưới dạng giấy tờ, ký duyệt và lưu trữ thủ công.
  
• Chứng từ điện tử: Được khởi tạo, gửi nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử như file Excel, PDF hoặc trên hệ thống phần mềm kế toán.

3. Nội dung chứng từ kế toán gồm những gì?

Chứng từ kế toán cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:

• Tên gọi và mã số của chứng từ kế toán;
  
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
  
• Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện việc lập chứng từ;
  
• Tên và địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
  
• Nội dung phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  
• Các thông tin về số lượng, đơn giá, số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi bằng số; tổng số tiền trên chứng từ dùng cho việc thu, chi tiền phải thể hiện cả bằng số và bằng chữ;
  
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người kiểm duyệt cùng các cá nhân có liên quan.

Bên cạnh những nội dung bắt buộc nêu trên, tùy theo từng loại chứng từ kế toán cụ thể, có thể bổ sung thêm các thông tin khác khi cần thiết.

(Theo Điều 16 Luật Kế toán năm 2015)

4. Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán

Chứng từ điện tử ngày càng trở thành công cụ quan trọng trong quản lý tài chính – kế toán. Tuy nhiên, để một chứng từ điện tử được công nhận là chứng từ kế toán hợp pháp, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện quy định tại pháp luật, bao gồm tính hợp pháp, tính đầy đủ, chính xác và khả năng truy xuất thông tin. Việc hiểu rõ điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp minh bạch sổ sách, tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

• Chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán hợp lệ khi:
  
  • Có đầy đủ các nội dung theo quy định tại mục (2);
    
  • Được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc lưu trữ trên các phương tiện chứa tin như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán…
    
• Chứng từ điện tử phải được bảo đảm về tính an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng, lưu trữ. Việc quản lý cần có biện pháp kiểm soát, ngăn chặn các hành vi truy cập trái phép, sao chép, chiếm đoạt hay sử dụng sai mục đích.
  
• Chứng từ điện tử được quản lý tương tự như tài liệu kế toán, được lưu giữ ở định dạng gốc mà nó được lập, gửi hoặc nhận, đồng thời phải có thiết bị thích hợp để truy cập và sử dụng khi cần thiết.
  
• Trường hợp chứng từ giấy được chuyển đổi sang dạng điện tử để thực hiện giao dịch hoặc thanh toán (và ngược lại), thì chứng từ điện tử là căn cứ pháp lý để tiến hành nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó. Chứng từ giấy chỉ còn giá trị lưu trữ, phục vụ việc ghi sổ, tra cứu và kiểm tra, không có hiệu lực thực hiện giao dịch hay thanh toán.
  

(Theo Điều 17 Luật Kế toán năm 2015)

5. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Lập và lưu trữ chứng từ kế toán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, theo dõi chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc này không chỉ giúp ghi nhận chính xác các nghiệp vụ tài chính mà còn tạo cơ sở cho báo cáo thuế, kiểm toán và ra quyết định quản trị. Áp dụng đúng quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót, minh bạch thông tin và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

Theo Điều 18 Luật Kế toán năm 2015, việc lập và quản lý chứng từ kế toán được thực hiện như sau:

• Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải được lập chứng từ kế toán.
  Mỗi nghiệp vụ chỉ được phép lập một chứng từ kế toán duy nhất.
  
• Chứng từ kế toán phải được lập đúng thời điểm, thể hiện rõ ràng, chính xác và đầy đủ theo nội dung quy định trong mẫu biểu.
  Trường hợp chưa có mẫu chứng từ thống nhất, đơn vị được phép tự thiết kế mẫu nhưng phải bảo đảm có đủ các thông tin theo quy định tại khoản (2) của Điều này.
  
• Nội dung ghi trên chứng từ không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa. Khi ghi phải sử dụng bút mực, chữ và số viết liền mạch, không ngắt quãng; những phần trống cần gạch chéo để tránh thêm bớt.
  Chứng từ kế toán bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa sẽ không có giá trị để thanh toán hay ghi sổ.
  Nếu chứng từ viết sai, phải hủy bằng cách gạch chéo toàn bộ chứng từ sai đó.
  
• Chứng từ kế toán phải được lập đúng số liên quy định.
  Khi cần lập nhiều liên cho cùng một nghiệp vụ, nội dung giữa các liên phải hoàn toàn thống nhất.
  
• Người lập, người ký duyệt và các cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán.
  
• Đối với chứng từ kế toán được lập dưới dạng điện tử, việc thực hiện phải tuân thủ quy định tại khoản 1 và 2 Điều 18 Luật Kế toán 2015.
  Nếu chứng từ điện tử được in ra giấy thì phải lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này.
  Trường hợp lưu trữ trên phương tiện điện tử, đơn vị phải đảm bảo an toàn dữ liệu, bảo mật thông tin và bảo đảm khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ.

6. Ký chứng từ kế toán

• Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của những người giữ chức danh theo đúng quy định được ghi trên chứng từ.
  
• Việc ký trên chứng từ kế toán phải sử dụng loại mực không phai; tuyệt đối không được ký bằng mực đỏ hoặc dùng con dấu có sẵn hình chữ ký.
  
• Người ký chứng từ kế toán phải đảm bảo chữ ký của mình thống nhất về hình thức trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán.
  
• Trường hợp người ký là người khiếm thị thì việc ký chứng từ kế toán được thực hiện theo hướng dẫn và quy định riêng của Chính phủ.
  
• Chỉ những người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp mới được phép ký trên chứng từ kế toán. Nghiêm cấm việc ký khi chứng từ chưa được ghi đầy đủ nội dung theo phần trách nhiệm của người ký.
  
• Đối với các chứng từ liên quan đến việc chi tiền, phải có chữ ký của người phê duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi tiến hành thanh toán. Mỗi liên của chứng từ chi tiền đều phải có chữ ký đầy đủ theo quy định.
  
• Với chứng từ kế toán ở dạng điện tử, bắt buộc phải có chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử này có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên chứng từ kế toán bằng giấy.

7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán là bước quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác mọi phát sinh tài chính, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kế toán. Việc lưu trữ, phân loại và sử dụng chứng từ kế toán đúng cách không chỉ giúp minh bạch hóa hoạt động tài chính mà còn hỗ trợ báo cáo, kiểm tra và quyết toán thuế hiệu quả. Nắm vững nguyên tắc quản lý chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả quản trị và ra quyết định chính xác.

Việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán được quy định tại Điều 21 Luật Kế toán năm 2015, với các nội dung cụ thể như sau:

• Thông tin và số liệu thể hiện trên chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để ghi vào sổ kế toán.
  
• Chứng từ kế toán cần được phân loại và sắp xếp hợp lý theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian, đồng thời phải được bảo quản an toàn theo đúng quy định của pháp luật.
  
• Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được phép tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Khi thực hiện việc tạm giữ hoặc tịch thu, cơ quan này phải sao chụp lại các chứng từ, có ký xác nhận trên bản sao, giao lại bản sao cho đơn vị kế toán, và lập biên bản nêu rõ lý do, số lượng, chủng loại chứng từ bị tạm giữ hoặc tịch thu, kèm chữ ký và con dấu theo quy định.
  
• Trường hợp niêm phong chứng từ kế toán, cơ quan có thẩm quyền cũng phải lập biên bản, ghi rõ nguyên nhân, số lượng, loại chứng từ bị niêm phong, và ký tên, đóng dấu xác nhận theo quy định pháp luật.

8. Biểu mẫu chứng từ kế toán

Biểu mẫu chứng từ kế toán là công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp ghi nhận, kiểm soát và lưu trữ các giao dịch tài chính một cách chính xác và minh bạch. Sử dụng biểu mẫu chuẩn không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp kế toán dễ dàng theo dõi, đối chiếu và báo cáo tài chính kịp thời. Việc lựa chọn và áp dụng đúng biểu mẫu chứng từ kế toán là bước cơ bản để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.

8.1 Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200

8.2 Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 133

9. Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Quy trình xử lý chứng từ kế toán gồm các bước cơ bản giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, chính xác và minh bạch của các nghiệp vụ tài chính.

Bước 1: Tiếp nhận và lập chứng từ kế toán

Phòng kế toán nhận tất cả chứng từ từ các bộ phận, kiểm tra sự đầy đủ và hợp lý. Kế toán phải đối chiếu các chứng từ với các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong kỳ và xác nhận thông tin với các bên liên quan để tránh sai sót.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt (nếu có)

Với chứng từ bằng ngoại ngữ, doanh nghiệp phải dịch sang tiếng Việt trước khi ghi sổ kế toán hoặc lập báo cáo tài chính. Bản dịch cần đính kèm bản gốc bằng ngoại ngữ, đồng thời người chịu trách nhiệm phải đảm bảo nội dung dịch chính xác, theo quy định tại Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp

• Trước khi ghi sổ, kế toán kiểm tra chứng từ dựa trên các tiêu chí:
• Nội dung và hình thức có tuân thủ pháp luật hay không;
• Số liệu và thông tin phản ánh đúng thực tế;
• Thông tin đầy đủ, trung thực, không sai lệch hay bỏ sót;
• Chứng từ nội bộ đúng quy trình quản lý của doanh nghiệp.
• Nếu phát hiện chứng từ không hợp lệ, kế toán phải từ chối và thông báo kịp thời cho cấp quản lý.

Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán

Sau khi kiểm tra hợp pháp, chứng từ được luân chuyển tới các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin, sau đó tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ. Trong quá trình này, các bên liên quan cần ký xác nhận để tránh thất lạc hoặc tranh chấp.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Chứng từ sau khi sử dụng cần được lưu trữ theo thứ tự thời gian, phân loại rõ ràng theo kỳ kế toán và đảm bảo cơ sở vật chất lưu trữ hợp lý. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ có thể tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật, trừ khi cơ quan nhà nước yêu cầu giữ lại. Người đại diện pháp luật chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ, trung thực và kịp thời các chứng từ cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khi cần.

Tóm lại, chứng từ kế toán là gì không chỉ là những giấy tờ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán. Việc hiểu rõ khái niệm, phân loại và quy trình lập chứng từ kế toán sẽ giúp bạn quản lý sổ sách hiệu quả, tuân thủ đúng quy định của pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro sai sót trong hạch toán. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.