Chứng từ điện tử là gì? Đây là dạng chứng từ kế toán được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì giấy truyền thống. Chứng từ điện tử vừa đảm bảo tính pháp lý vừa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí lưu trữ và tăng tốc độ xử lý giao dịch. Việc sử dụng chứng từ điện tử còn tuân thủ các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, kế toán và thuế, đồng thời bảo đảm tính minh bạch, an toàn thông tin và khả năng truy xuất khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết, cùng tìm hiểu nhé!
1. Chứng từ điện tử là gì?
Chứng từ điện tử là các loại chứng từ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử thay cho chứng từ giấy truyền thống. Đây là hình thức hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính bảo mật trong hoạt động kế toán – tài chính. Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp.
Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nội dung này đề cập đến việc quy định về chứng từ điện tử
Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Từ đó, có thể hiểu “chứng từ điện tử” là gì như sau: Đây là các loại chứng từ như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí… được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Những chứng từ này được tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế hoặc đơn vị thu thuế, phí, lệ phí lập và cấp cho người nộp thông qua phương tiện điện tử.
2. Chứng từ điện tử được định dạng như thế nào?
Chứng từ điện tử là bản thể hiện thông tin kế toán, giao dịch hay nghiệp vụ dưới dạng dữ liệu số, được tạo lập, ký số và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Việc định dạng chứng từ điện tử tuân theo các tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan có thẩm quyền quy định, nhằm đảm bảo tính hợp pháp, bảo mật và khả năng tra cứu dễ dàng. Hiểu rõ cách định dạng chứng từ điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, đồng thời tối ưu quy trình kế toán – thuế trong môi trường số hóa hiện nay.
Căn cứ theo Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về định dạng chứng từ điện tử, mỗi loại chứng từ sẽ có hình thức thể hiện và cấu trúc dữ liệu riêng biệt, cụ thể như sau:
Về định dạng biên lai điện tử
Các loại biên lai thu thuế, phí, lệ phí – bao gồm biên lai không in sẵn mệnh giá, biên lai in sẵn mệnh giá và biên lai được lập hoàn toàn dưới dạng điện tử – đều phải được định dạng theo các tiêu chuẩn sau:
- Biên lai điện tử được trình bày theo ngôn ngữ định dạng văn bản XML (viết tắt của eXtensible Markup Language), dùng để chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin;
- Định dạng này bao gồm hai phần chính: phần chứa dữ liệu nghiệp vụ của biên lai và phần chứa dữ liệu về chữ ký số;
- Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm xây dựng, ban hành cấu trúc dữ liệu của hai thành phần trên và cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị nội dung biên lai điện tử theo đúng quy định.
Về định dạng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với tổ chức thực hiện khấu trừ thuế TNCN và sử dụng chứng từ điện tử, cần tự thiết lập hệ thống phần mềm để tạo và quản lý chứng từ này, đảm bảo có đầy đủ các thông tin bắt buộc sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ;
- Thông tin về người trả thu nhập: tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin về người nộp thuế: họ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có);
- Quốc tịch (áp dụng với cá nhân không mang quốc tịch Việt Nam);
- Các nội dung về khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và phần thu nhập còn lại;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ và họ tên, chữ ký của người chi trả thu nhập;
- Trường hợp chứng từ được lập điện tử, chữ ký điện tử bắt buộc là chữ ký số hợp lệ.
Ngoài ra, biên lai điện tử và chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng và chính xác toàn bộ nội dung theo quy định, nhằm đảm bảo người sử dụng có thể đọc và hiểu chính xác thông tin khi truy cập bằng phương tiện điện tử, tránh gây ra nhầm lẫn hoặc diễn giải sai lệch.
3. Nội dung chứng từ điện tử gồm những gì?
Chứng từ điện tử là các loại biên lai, chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu số, tuân thủ quy định của pháp luật về thuế, phí và lệ phí. Hiện nay, chứng từ điện tử gồm hai nhóm chính: biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, mỗi chứng từ điện tử bắt buộc phải có các thông tin sau:
- Tên, ký hiệu mẫu và ký hiệu chứng từ, kèm số thứ tự phát hành.
- Thông tin người bán và người mua: bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của các bên.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: nêu rõ tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, giá trị từng loại hàng hóa/dịch vụ; tổng tiền thanh toán, mức thuế suất, tiền thuế và số tiền phải nộp.
- Thông tin về người lập, người bán và người mua: thể hiện tên và chữ ký điện tử của các bên liên quan.
- Mã số chứng từ điện tử: là dãy ký tự duy nhất do hệ thống quản lý chứng từ điện tử cấp để phân biệt từng chứng từ riêng biệt.
- Ngày, giờ phát hành: thể hiện thời điểm hệ thống gửi chứng từ điện tử đến người mua hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Trạng thái của chứng từ điện tử: cho biết tình trạng hiện tại như “đã phát hành”, “đã hủy”, “đã thay thế” hoặc “đã điều chỉnh”.
Ngoài ra, nội dung và hình thức của chứng từ điện tử phải tuân theo quy định về định dạng, chữ ký điện tử, phương thức truyền nhận, lưu trữ và hiển thị theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Quy định về chứng từ điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, quy định về chứng từ điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc hợp pháp hóa, lưu trữ và quản lý dữ liệu kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy định này giúp tổ chức, cá nhân tuân thủ đúng pháp luật, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định, nguyên tắc và yêu cầu pháp lý liên quan đến chứng từ điện tử trong hoạt động kinh doanh hiện nay.
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy và được sử dụng phổ biến trong các hoạt động kinh tế, tài chính, ngân hàng, kế toán, thuế, hải quan cùng nhiều lĩnh vực khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tại Việt Nam, việc quản lý và sử dụng chứng từ điện tử được điều chỉnh bởi các văn bản pháp lý sau:
- Luật Kế toán năm 2014;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn và chứng từ;
- Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử;
- Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn quản lý hóa đơn điện tử;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện nghĩa vụ thuế đối với doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh.
Chứng từ điện tử là loại chứng từ hoặc biên lai thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Loại chứng từ này do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế phát hành cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu các khoản thuế, phí, lệ phí lập và gửi cho người nộp thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật thuế và phí, lệ phí.
4.1 Định dạng của chứng từ điện tử
Biên lai điện tử:
Biên lai điện tử được xây dựng trên định dạng văn bản XML và gồm hai thành phần chính:
- Phần dữ liệu nghiệp vụ của biên lai điện tử;
- Phần chứa thông tin chữ ký số.
Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm xây dựng, công bố định dạng chuẩn của biên lai điện tử, đồng thời cung cấp công cụ để hiển thị nội dung và hình ảnh của biên lai.
Chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Theo Khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần thể hiện đầy đủ các thông tin bắt buộc gồm:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu và số thứ tự chứng từ;
- Thông tin người nộp thuế: họ tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin về người trả thu nhập (tên, địa chỉ, mã số thuế – nếu có);
- Quốc tịch của người nộp thuế;
- Nội dung thu nhập: loại thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số tiền thuế khấu trừ và phần còn lại sau thuế;
- Thời gian lập chứng từ;
- Họ tên và chữ ký điện tử của người chi trả thu nhập.
4.2 Đăng ký sử dụng biên lai điện tử
Điều kiện đăng ký:
Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức thu phí, lệ phí phải đăng ký sử dụng biên lai điện tử trước khi chính thức phát hành.
Quy trình đăng ký:
- Tổ chức gửi hồ sơ đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo Mẫu số 01/ĐK-BL (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng Thông báo Mẫu số 01/TB-TNĐK (Phụ lục IB).
Thời hạn xử lý:
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế phải gửi thông báo chấp thuận hoặc từ chối đăng ký sử dụng biên lai điện tử.
Lưu ý sau khi đăng ký:
- Kể từ thời điểm áp dụng biên lai điện tử, tổ chức phải hủy toàn bộ biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
- Nếu thay đổi thông tin liên quan đến biên lai, tổ chức cần nộp lại mẫu đăng ký Mẫu số 01/ĐK-BL để cập nhật qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Một số quy định quan trọng khi sử dụng chứng từ điện tử:
- Điều kiện áp dụng: Các tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản thuế, phí, lệ phí phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành. Trong trường hợp Bộ Tài chính quy định bắt buộc, người nộp phải sử dụng chứng từ điện tử thay cho chứng từ giấy.
- Thủ tục đăng ký: Hồ sơ đăng ký gồm đơn đề nghị cùng các giấy tờ liên quan gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, cơ quan thuế sẽ xem xét và ra thông báo chấp thuận hoặc từ chối.
- Trách nhiệm của bên bán và bên mua:
- Bên bán có nghĩa vụ lập, ký số, gửi, lưu trữ và cung cấp chứng từ điện tử cho người mua cũng như cơ quan thuế.
- Bên mua phải tiếp nhận, kiểm tra, xác nhận và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn, xác thực và bảo mật của dữ liệu.
- Các hành vi bị nghiêm cấm:
- Sử dụng chứng từ điện tử khi chưa được cơ quan thuế cho phép;
- Dùng chứng từ điện tử đã bị hủy, thay thế hoặc sửa đổi trái quy định;
- Làm mất, xóa bỏ hoặc cố tình tạo chứng từ giả;
- Từ chối, trì hoãn hoặc cản trở việc cung cấp chứng từ điện tử cho cơ quan thuế hoặc người có thẩm quyền.
- Xử lý vi phạm:
Cá nhân, tổ chức vi phạm các quy định về chứng từ điện tử có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 100.000.000 đồng, tùy mức độ vi phạm, và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Như vậy, các quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP đóng vai trò nền tảng trong việc chuẩn hóa định dạng, quy trình đăng ký và quản lý chứng từ điện tử. Việc nắm rõ các nội dung này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu quy trình lưu trữ và trao đổi dữ liệu trong hoạt động kế toán – tài chính.
5. Khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán?
Chứng từ điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến trong công tác kế toán nhờ tính tiện lợi và an toàn cao. Tuy nhiên, không phải mọi chứng từ điện tử đều được coi là chứng từ kế toán hợp pháp. Vậy khi nào chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán theo quy định pháp luật? Cùng tìm hiểu rõ các điều kiện, tiêu chuẩn và giá trị pháp lý để doanh nghiệp sử dụng đúng quy định, tránh rủi ro trong quá trình hạch toán và kiểm toán.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 17 của Luật Kế toán năm 2015, nội dung được nêu như sau:
Chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Như vậy, chứng từ điện tử được công nhận là chứng từ kế toán hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:
- Có tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ghi rõ ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Thể hiện tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân phát hành chứng từ;
- Nêu tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
- Mô tả nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Bao gồm số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ được ghi bằng số; với các chứng từ liên quan đến thu, chi tiền phải thể hiện tổng số tiền bằng số và bằng chữ;
- Có chữ ký, họ và tên của người lập, người phê duyệt cùng những cá nhân có liên quan;
- Và có thể có các thông tin bổ sung khác tùy theo từng loại chứng từ.
Ngoài ra, chứng từ điện tử phải được lưu trữ và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa bảo mật, đảm bảo toàn vẹn, không bị thay đổi trong suốt quá trình truyền tải qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc lưu giữ trên phương tiện điện tử như băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán… Khi đáp ứng các điều kiện này, chứng từ điện tử được xem là chứng từ kế toán hợp lệ.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Có thể in chứng từ điện tử ra giấy không?
Có, chứng từ điện tử có thể in ra giấy để phục vụ lưu trữ, kiểm tra hoặc đối chiếu trong các giao dịch. Tuy nhiên, giá trị pháp lý chính vẫn thuộc về bản dữ liệu điện tử gốc, tức là bản in chỉ mang tính tham khảo hoặc minh họa, không thay thế chứng từ điện tử chính thức theo quy định của pháp luật.
Nếu in chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên:
- Đảm bảo bản in phản ánh đầy đủ thông tin của chứng từ gốc.
- Lưu trữ bản gốc điện tử theo đúng quy định về bảo mật và thời gian lưu trữ.
- Có thể dùng bản in trong quá trình kiểm tra nội bộ, nhưng khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu, bản dữ liệu điện tử gốc vẫn là căn cứ hợp pháp.
Câu 2: Chứng từ điện tử có cần chữ ký số hoặc xác thực điện tử không?
Có, khi lập chứng từ điện tử thì bắt buộc phải có chữ ký số hoặc xác thực điện tử hợp lệ.
Hiểu đơn giản, chữ ký số giống như chữ ký tay trên chứng từ giấy, giúp xác nhận người lập và đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ. Ngoài ra, các hình thức xác thực điện tử như mã OTP, mã QR hay chứng thư số cũng được sử dụng để đảm bảo chứng từ không bị sửa đổi sau khi lập.
Nếu thiếu chữ ký số hoặc xác thực điện tử, chứng từ đó sẽ không được công nhận là hợp pháp.
Tóm lại, hiểu rõ chứng từ điện tử là gì giúp doanh nghiệp và cá nhân nắm bắt xu hướng chuyển đổi số trong quản lý kế toán – tài chính hiện nay. Việc sử dụng chứng từ điện tử không chỉ đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
