Chứng từ là gì? Đây là các tài liệu kế toán hoặc giấy tờ hợp pháp dùng để ghi nhận và chứng minh các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Chứng từ không chỉ giúp kế toán hạch toán chính xác, mà còn là căn cứ pháp lý để kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn nắm rõ chứng từ là gì, các loại chứng từ phổ biến và nguyên tắc lập chứng từ hợp lệ hiện nay.
1. Chứng từ là gì? Chứng từ hợp pháp là chứng từ như thế nào?
Chứng từ là các tài liệu, giấy tờ dùng để ghi nhận, chứng minh và hợp pháp hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Mỗi chứng từ đều thể hiện rõ nội dung, giá trị và thời điểm của giao dịch, giúp kế toán ghi chép chính xác, minh bạch và có căn cứ pháp lý khi kiểm tra, đối chiếu. Hiểu rõ chứng từ là gì giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ đúng quy định của pháp luật về kế toán.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khái niệm “chứng từ” được hiểu như sau:
Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in
…
7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này
…
Theo đó, chứng từ được hiểu là các tài liệu dùng để ghi nhận, phản ánh thông tin liên quan đến những khoản thuế đã khấu trừ, cùng với các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí và lệ phí, được thể hiện dưới hai hình thức: điện tử hoặc chứng từ đặt in, tự in.
Một chứng từ hợp pháp là chứng từ được lập đúng quy cách, đầy đủ về hình thức và nội dung theo yêu cầu nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Phân loại chứng từ trong doanh nghiệp
Phân loại chứng từ là bước quan trọng trong công tác kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát thông tin tài chính hiệu quả. Việc phân loại chứng từ theo nội dung, mục đích và hình thức không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong ghi chép sổ sách mà còn hỗ trợ quá trình kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo kế toán chính xác. Hiểu rõ cách phân loại chứng từ kế toán giúp tổ chức xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Phân loại chứng từ kế toán được thực hiện dựa trên hai tiêu chí chính sau:
Căn cứ vào hình thức thể hiện:
a) Chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử là loại văn bản thể hiện thông tin và dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số, được mã hóa và đảm bảo không bị chỉnh sửa trong quá trình truyền tải qua mạng máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ dữ liệu.
Hiện nay, chứng từ điện tử ngày càng trở nên phổ biến, dần thay thế các loại chứng từ giấy truyền thống nhờ ưu điểm về tốc độ, sự thuận tiện và tính minh bạch. Việc sử dụng chứng từ điện tử giúp quy trình kê khai thuế, lập hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng, chính xác, đồng thời hỗ trợ hiệu quả cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
b) Chứng từ giấy
Chứng từ giấy là văn bản được lập, ghi chép và lưu trữ bằng bản in trên giấy nhằm xác nhận rằng một nghiệp vụ kinh tế hoặc giao dịch tài chính đã được thực hiện. Loại chứng từ này phải tuân thủ đúng mẫu biểu, nội dung và hướng dẫn theo quy định hiện hành để đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý:
a) Chứng từ bắt buộc
Đây là nhóm chứng từ được cơ quan nhà nước quy định cụ thể về mẫu biểu, hình thức và tiêu chuẩn nhằm phản ánh chính xác các mối quan hệ kinh tế – tài chính giữa các tổ chức, cá nhân. Chứng từ bắt buộc được sử dụng thống nhất trong mọi doanh nghiệp, ở tất cả các lĩnh vực sản xuất – kinh doanh của nền kinh tế.
b) Chứng từ hướng dẫn
Chứng từ hướng dẫn là loại chứng từ kế toán dùng trong nội bộ doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên những quy định và chỉ tiêu hướng dẫn do Nhà nước ban hành. Các đơn vị có thể vận dụng linh hoạt theo nhu cầu quản lý thực tế. Một số ví dụ phổ biến gồm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên nhận hàng hóa,…
3. Có thể chuyển chứng từ điện tử thành chứng từ giấy không?
Nhiều doanh nghiệp thắc mắc có thể chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy không để phục vụ lưu trữ hoặc đối chiếu hồ sơ kế toán. Trên thực tế, pháp luật cho phép chuyển đổi trong một số trường hợp nhất định, nhưng phải đảm bảo đúng quy định về nội dung, hình thức và giá trị pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, điều kiện và giới hạn khi thực hiện việc chuyển đổi chứng từ điện tử sang bản giấy.
Căn cứ Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ điện tử có thể được chuyển đổi sang dạng giấy trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ điện tử hợp pháp được phép in ra giấy khi phát sinh nhu cầu phục vụ hoạt động kinh tế, tài chính hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra; đồng thời phải tuân thủ quy định của pháp luật liên quan đến công tác thanh tra, kiểm tra và điều tra.
- Khi thực hiện việc chuyển đổi, nội dung giữa bản điện tử và bản giấy phải được đảm bảo thống nhất, chính xác tuyệt đối, không có sai lệch.
- Hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, hạch toán hoặc phục vụ theo dõi kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Bản giấy này không được sử dụng cho mục đích giao dịch hay thanh toán, ngoại trừ trường hợp hóa đơn được phát hành từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ là gì?
Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ là những quy định quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực trong hoạt động kế toán và kê khai thuế. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về pháp lý, phòng tránh sai sót trong hạch toán và tạo nền tảng cho công tác quản lý tài chính hiệu quả. Vậy nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn chứng từ là gì và được quy định như thế nào theo pháp luật hiện hành?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
(1) Khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có nghĩa vụ lập hóa đơn và giao cho người mua. Nghĩa vụ này được áp dụng cho mọi trường hợp, bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu thử;
- Hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng, cho, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động;
- Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục sản xuất);
- Hàng hóa cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả.
Hóa đơn phải được lập đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, dữ liệu phải tuân theo chuẩn định dạng do cơ quan thuế quy định tại Điều 12 của Nghị định.
(2) Khi phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu thuế, phí, lệ phí, các tổ chức, đơn vị có trách nhiệm lập chứng từ khấu trừ thuế hoặc biên lai thu và giao cho đối tượng nộp thuế, nộp phí. Các chứng từ này phải thể hiện đầy đủ thông tin theo Điều 32 của Nghị định.
- Trường hợp dùng biên lai điện tử, phải theo đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
- Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ.
- Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, tổ chức chi trả thu nhập có thể lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ cho từng lần hoặc gộp chung trong kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi kỳ tính thuế.
5. Yêu cầu của chứng từ hợp lệ là gì?
Khi thực hiện kê khai và hạch toán thuế, việc hiểu rõ yêu cầu của chứng từ hợp lệ là gì là vô cùng quan trọng. Chứng từ hợp lệ không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi phí mà còn giúp đảm bảo quyền lợi về thuế, tránh rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra. Vậy một chứng từ được coi là hợp lệ cần đáp ứng những tiêu chí nào theo quy định hiện hành?
Một chứng từ được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các yếu tố về tính pháp lý, tính pháp luật, tính trung thực và tính rõ ràng.
Tính pháp lý:
- Chứng từ chỉ được coi là có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Đây là yếu tố quan trọng nhằm hạn chế rủi ro và tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình giao dịch. Trong trường hợp có tranh chấp, chứng từ là bằng chứng quan trọng, làm cơ sở pháp lý để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên.
Tính pháp luật:
- Việc lập chứng từ cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về hình thức, nội dung và phân loại. Chỉ khi đáp ứng đúng các yêu cầu này, chứng từ mới có thể được sử dụng hợp pháp và hiệu quả. Ví dụ, nếu hóa đơn ghi sai thông tin như tên hàng hóa, giá bán hoặc ngày phát hành thì sẽ không được chấp nhận khi kê khai và tính thuế doanh nghiệp.
Tính trung thực:
- Một chứng từ hợp lệ phải phản ánh trung thực và khách quan các sự kiện kinh tế phát sinh. Nội dung không được làm giả, sai lệch hay bịa đặt, bởi đây là căn cứ để xác nhận các hoạt động tài chính, thương mại cũng như quản lý của Nhà nước.
Tính rõ ràng:
- Thông tin trong chứng từ cần được thể hiện rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu. Tránh dùng những từ ngữ mơ hồ hoặc đa nghĩa gây hiểu lầm khi kiểm tra, đối chiếu. Ngoài ra, chứng từ không được viết bằng mực mờ, mực đỏ hoặc bút chì, nhằm bảo đảm tính chính xác và lâu bền của nội dung ghi chép.
6. Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ
Chứng từ là minh chứng quan trọng cho mọi giao dịch và hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chúng không chỉ giúp ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế mà còn đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý tài chính. Việc sử dụng và lưu trữ chứng từ đầy đủ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, chứng minh nguồn gốc phát sinh và đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế. Nhờ vậy, ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ trở thành nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững.
Chứng từ có chức năng ghi nhận toàn bộ quá trình thu – chi và luân chuyển dòng tiền trong doanh nghiệp, phục vụ cho việc kê khai, giảm trừ hoặc hoàn thuế theo quy định. Bên cạnh đó, việc lập và lưu trữ chứng từ còn giúp doanh nghiệp triển khai các nghiệp vụ kế toán ban đầu và thực hiện hiệu quả các hoạt động quản lý nội bộ.
Ngoài ý nghĩa kế toán, chứng từ còn được xem như công cụ chỉ đạo công việc, là phương tiện truyền đạt các yêu cầu chuyên môn và nhiệm vụ giữa các bộ phận, cấp bậc trong đơn vị. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng xác nhận việc hoàn thành công việc được giao. Trong trường hợp doanh nghiệp không có chứng từ hợp lệ, hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định, dù số liệu thống kê hay báo cáo có chính xác đến đâu thì vẫn bị xem là hồ sơ, chứng từ không hợp pháp. Khi đó, doanh nghiệp có thể bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật và không được cơ quan thuế chấp nhận trong quá trình quyết toán.
Việc hiểu rõ chứng từ là gì giúp doanh nghiệp, kế toán và cá nhân nắm vững quy trình ghi chép, kiểm soát và minh bạch hóa các hoạt động tài chính. Mỗi loại chứng từ đều đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh chính xác tình hình thu – chi, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về kế toán và thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.
