Tình trạng chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội gây ra nhiều vướng mắc cho người lao động, đặc biệt khi họ muốn chuyển công tác, làm thủ tục hưởng chế độ hoặc tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới. Việc hiểu rõ nguyên nhân, quy trình và cách xử lý khi sổ BHXH chưa được chốt sẽ giúp người lao động bảo đảm quyền lợi của mình và tránh gián đoạn quá trình tham gia. Những thông tin quan trọng này sẽ được AZTAX giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Quy định về việc chốt sổ bảo hiểm xã hội
Tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là nghĩa vụ mà còn là quyền lợi quan trọng đối với người lao động (NLĐ). Khi tham gia BHXH, NLĐ được bảo vệ bởi nhiều chế độ như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…, giúp đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Theo Khoản 3, Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động phải thực hiện trách nhiệm:
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ khác nếu đang giữ của người lao động.”
Điều này có nghĩa là khi NLĐ nghỉ việc, công ty cũ phải thực hiện chốt sổ BHXH và trả lại đầy đủ hồ sơ cho NLĐ.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện việc xác nhận thời gian đóng BHXH đúng quy định, họ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 01 đến 20 triệu đồng, tùy số lượng NLĐ bị ảnh hưởng, theo Khoản 1, Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP.
2. Chưa chốt sổ ở công ty cũ có được đóng BHXH ở công ty mới?
Trong trường hợp người lao động chuyển sang công ty mới làm việc nhưng đơn vị cũ vẫn chưa hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH, người lao động vẫn được phép tham gia đóng BHXH tại nơi làm việc mới mà không bị hạn chế.
Theo quy định hiện hành, không có bất kỳ văn bản pháp lý nào yêu cầu phải chốt sổ BHXH tại công ty cũ thì mới được tham gia BHXH ở đơn vị mới. Do đó, việc chốt sổ chậm từ công ty trước không ảnh hưởng đến quá trình tham gia BHXH tiếp theo của người lao động.
Tuy nhiên, NLĐ cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau để đảm bảo quá trình đóng BHXH tại công ty mới được thực hiện đầy đủ và chính xác:
(1) Phải có hợp đồng lao động tại công ty mới
Căn cứ theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về nhóm đối tượng bắt buộc phải tham gia BHXH, người lao động muốn được đóng BHXH tại các doanh nghiệp, tổ chức trong nước phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn hoặc hợp đồng theo mùa vụ, theo công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng. Quy định này cũng áp dụng cho hợp đồng ký giữa người sử dụng lao động và người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo luật lao động;
- Người lao động ký hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng.
Chính vì vậy, để đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc tại công ty mới, bạn cần có hợp đồng lao động hợp lệ, với thời hạn tối thiểu từ 01 tháng trở lên.
(2) Trường hợp công ty cũ chưa báo giảm lao động thì chưa thể đóng BHXH ở công ty mới
Thông thường, khi người lao động chấm dứt hợp đồng tại đơn vị cũ, doanh nghiệp sẽ thực hiện báo giảm lao động ngay trong tháng chấm dứt hợp đồng để tránh phát sinh khoản đóng BHXH cho người đã nghỉ. Nếu công ty cũ chưa hoàn tất thủ tục báo giảm, người lao động sẽ không thể tham gia BHXH tại công ty mới, bởi lúc này hệ thống vẫn ghi nhận NLĐ đang có đồng thời hai hợp đồng lao động tại hai đơn vị khác nhau.
Theo Khoản 1 Điều 42 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp người lao động có từ hai hợp đồng lao động trở lên với nhiều doanh nghiệp, việc đóng bảo hiểm được xác định như sau: BHXH và bảo hiểm thất nghiệp sẽ đóng theo hợp đồng đầu tiên, BHYT đóng theo hợp đồng có mức lương cao hơn. Còn bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp sẽ phải tham gia theo từng hợp đồng.
Do đó, chỉ sau khi công ty cũ hoàn tất việc báo giảm lao động, người lao động mới đủ điều kiện đăng ký và đóng BHXH theo hợp đồng tại đơn vị mới.
(3) Khai báo để được đóng bảo hiểm
Khi làm thủ tục tham gia BHXH bắt buộc, người lao động cần kê khai đầy đủ thông tin vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) và nộp lại cho doanh nghiệp nơi mình đang làm việc.
Đối với trường hợp đã có mã số BHXH, NLĐ chỉ cần điền mã số của mình cùng các dữ liệu cơ bản như họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh… Sau khi hoàn tất, hồ sơ được chuyển cho người sử dụng lao động để kiểm tra và nộp lên cơ quan BHXH. Toàn bộ thông tin về quá trình tham gia trước đây của NLĐ doanh nghiệp có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống dữ liệu điện tử của BHXH Việt Nam.
3. Người lao động có tự chốt sổ bảo hiểm xã hội được không?
Không vì theo quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) thuộc về người sử dụng lao động. Doanh nghiệp phải tiến hành xác nhận quá trình tham gia BHXH và hoàn trả sổ BHXH cùng mọi giấy tờ liên quan đã giữ của người lao động trong suốt thời gian làm việc.
Ngoài ra, Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH 2014 cũng nhấn mạnh trách nhiệm phối hợp giữa đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH. Theo quy định này, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn thành thủ tục chốt sổ, đồng thời xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng.
Từ những quy định trên có thể khẳng định rằng người lao động không chốt sổ bhxh. Quy trình này bắt buộc phải do đơn vị sử dụng lao động thực hiện. Khi hợp đồng lao động kết thúc, doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn tất thủ tục chốt sổ và bàn giao sổ BHXH cho người lao động đúng quy định.
4. Công ty có phải chốt sổ cho người lao động nghỉ ngang không?
Người lao động nghỉ ngang bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật và phải chịu trách nhiệm bồi thường. Tuy nhiên, công ty vẫn phải hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong trường hợp này. Dưới đây là những thông tin quan trọng về quyền lợi của mình khi nghỉ ngang.
Theo Điều 39 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp người lao động tự ý nghỉ việc mà không tuân thủ thời hạn báo trước sẽ bị xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Khi đó, hợp đồng sẽ bị chấm dứt và người lao động phải chịu các nghĩa vụ bồi thường theo quy định, tùy vào mức độ thiệt hại gây ra cho người sử dụng lao động.
Bên cạnh đó, Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động cũng nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động khi quan hệ lao động kết thúc.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như trên, chỉ cần chấm dứt hợp đồng lao động giữa người lao động và công ty, không phân biệt là nghỉ việc đúng luật hay nghỉ ngang thì phía công ty buộc phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
5. Công ty cũ không chốt sổ BHXH sẽ bị xử phạt như thế nào?
Việc không chốt sổ không chỉ gây gián đoạn quá trình tham gia BHXH của người lao động mà còn khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính theo pháp luật hiện hành. Dưới đây là những quy định và mức phạt cụ thể mà đơn vị sử dụng lao động cần nắm rõ.
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật thì bị phạt tiền như sau:
| Số người lao động bị ảnh hưởng | Mức phạt tiền vi phạm |
| Từ 1 – 10 | Từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng |
| Từ 11 – 50 | Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Từ 51 – 100 | Từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Từ 101 – 300 | Từ 15.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Từ 300 trở lên | Từ 15.000.000 – 20.000.000 đồng |
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP thì mức phạt trên đây áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân vi phạm, còn mức phạt tiền đối với tổ chức vi phạm bằng 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân nêu trên.
Vì vậy, nếu không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì công ty sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đồng đến 40 triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm theo quy định đã nêu trên.
Xem thêm: Chốt sổ bhxh sai
6. Thủ tục chốt sổ BHXH
Thủ tục chốt sổ BHXH là bước quan trọng cần thực hiện khi người lao động chấm dứt hợp đồng để cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận chính xác quá trình tham gia của họ. Việc chốt sổ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi chuyển sang đơn vị mới hoặc làm hồ sơ hưởng các chế độ về sau.
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị đã hoàn tất việc báo giảm. Theo hướng dẫn tại Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam, quy trình chốt sổ BHXH được triển khai như sau:
Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động
Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ báo giảm lao động tham gia BHXH đến cơ quan BHXH nơi đang quản lý. Hồ sơ báo giảm bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK01-TS) trong trường hợp NLĐ chưa được cấp mã số BHXH; nếu đã có mã số thì chỉ cần cung cấp lại mã số
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm thành công, đơn vị tiếp tục chuẩn bị bộ hồ sơ chốt sổ BHXH theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH, bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 620
- Sổ BHXH (sổ mẫu cũ) hoặc bìa sổ BHXH kèm tờ rời (sổ mẫu mới) – 1 bộ/người
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS
- Danh sách kê khai lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS
- Mẫu TK01-TS trong trường hợp NLĐ cần điều chỉnh thông tin cá nhân
Bước 3: Gửi hồ sơ chốt sổ đến cơ quan BHXH
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các hình thức:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH
- Gửi qua đường bưu điện
- Nộp trực tuyến thông qua phần mềm I-VAN được BHXH Việt Nam cấp phép
Thời hạn hoàn thành việc chốt sổ BHXH:
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng BHXH và trả lại sổ BHXH cho NLĐ trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trong trường hợp đặc biệt, thời gian này có thể kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày.
Đơn vị sử dụng lao động đồng thời phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ và xác nhận thời gian tham gia BHXH khi NLĐ nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng hoặc thôi việc theo quy định hiện hành.
Tình trạng chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động mà còn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các chế tài xử phạt theo quy định. Vì vậy, việc thực hiện đầy đủ thủ tục chốt sổ, phối hợp với cơ quan BHXH và đảm bảo minh bạch hồ sơ là điều hết sức cần thiết. Nếu bạn đang gặp vướng mắc trong quá trình chốt sổ hoặc cần được hỗ trợ xử lý nhanh chóng, hãy liên hệ với AZTAX để được tư vấn kịp thời và đúng quy định.
