Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp hiện nay được đông đảo mọi người trong giới kinh doanh quan tâm. Vậy quy định về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp là gì? Các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được xem là chi phí hợp lý không? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu trong bài viết sau nhé!
1. Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT không?
Trong quá trình chuẩn bị cho việc thành lập doanh nghiệp, việc xem xét khả năng khấu trừ thuế GTGT cho các chi phí trước khi bắt đầu hoạt động là một phần quan trọng của chiến lược tài chính. Tuy nhiên, việc quyết định những chi phí nào có thể được khấu trừ và những chi phí nào không thể là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về luật pháp thuế và các quy định cụ thể của từng quốc gia.
Theo quy định tại Khoản 12 Điều 14 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có thể kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào ngay cả trước khi chính thức thành lập, với điều kiện đáp ứng đủ các yêu cầu sau:
- Có văn bản ủy quyền hợp lệ cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được lập đúng tên của tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
- Chứng từ xác nhận thanh toán giữa doanh nghiệp và tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền, với hình thức thanh toán qua chuyển khoản nếu giá trị hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thanh toán các chi phí trước khi thành lập nhưng không có văn bản ủy quyền rõ ràng hoặc thiếu hóa đơn, chứng từ liên quan, các chi phí này sẽ không được tính vào khoản thuế GTGT đầu vào có thể khấu trừ.
2. Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được đưa vào chi phí hợp lý thế nào?
Theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), một số khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế, như quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Tuy nhiên, các khoản chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Các khoản chi liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chi phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
- Nếu khoản chi từ 20.000.000 đồng trở lên (bao gồm cả thuế GTGT), thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, các tài sản cố định sẽ được phân bổ vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tối đa trong vòng 3 năm, theo quy định của Luật thuế TNDN. Các chi phí này bao gồm:
- Chi phí để thành lập doanh nghiệp và thuê văn phòng.
- Chi phí thuê và đào tạo nhân viên.
- Chi phí cho hoạt động quảng cáo và tiếp thị trước khi doanh nghiệp được thành lập.
- Chi phí nghiên cứu và phát triển.
- Chi phí liên quan đến việc chuyển địa điểm.
- Chi phí mua tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, công nghệ, và lợi thế kinh doanh.
Ngoài ra, theo Điều 14, Khoản 12 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, những khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, bao gồm mua sắm hàng hóa và vật tư, sẽ được giảm thuế GTGT đầu vào nếu được ủy quyền bằng văn bản hợp lệ. Các khoản chi trên 20.000.000 đồng phải được thanh toán qua ngân hàng.
3. Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp như thế nào?
Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp là một quá trình quan trọng trong việc xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Điều này giúp định rõ tài sản và nghĩa vụ tài chính của công ty trong giai đoạn đầu.
Dựa trên Điều 47 Thông tư 200/2014, các chi phí trả trước gồm:
- Chi phí thuê cơ sở hạ tầng và TSCĐ phục vụ sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.
- Chi phí liên quan đến thành lập doanh nghiệp, đào tạo, quảng cáo trong giai đoạn trước hoạt động, phân bổ không quá 3 năm.
- Chi phí mua bảo hiểm và các lệ phí một lần cho nhiều kỳ kế toán.
- Công cụ, dụng cụ, bao bì, đồ dùng thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Chi phí vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu khi phát hành.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn, phân bổ tối đa 3 năm.
- Sự chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
- Trường hợp hợp nhất kinh doanh không tạo ra quan hệ công ty mẹ – công ty con hoặc khi cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước không phát sinh lợi thế kinh doanh.
- Các chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
- Chi phí nghiên cứu và triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh.
Qua quá trình hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp cho chúng ta nhận thấy rằng sự quan trọng của việc quản lý tài chính từng bước một trong hành trình khởi nghiệp. Việc chính xác và tỉ mỉ trong việc ghi nhận các chi phí từ giai đoạn chuẩn bị này không chỉ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tài chính mà còn giúp tạo ra một cơ sở vững chắc cho quản lý tài chính trong tương lai.
3.1. Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được quy định như thế nào?
Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp là quy trình ghi nhận và xác định các chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động chính thức. Cách hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được quy định nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Dựa trên Chương II, Điều 3, Khoản 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được hạch toán trong khoảng thời gian tối đa không được phép quá 3 năm theo quy định của Luật thuế TNDN. Các chi phí này bao gồm:
- Chi phí thành lập doanh nghiệp.
- Chi phí đào tạo nhân viên.
- Chi phí quảng cáo trước khi doanh nghiệp được thành lập.
- Chi phí nghiên cứu.
- Chi phí chuyển đổi địa điểm.
- Chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật.
- Chi phí mua bằng sáng chế.
- Chi phí mua giấy phép chuyển giao công nghệ.
- Chi phí mua nhãn hiệu thương mại.
- Chi phí mua lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình.
3.2. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như thế nào?
Căn cứ theo Điểm b Khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các nhà sáng lập có quyền ủy quyền bằng văn bản cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thanh toán một số khoản chi phí liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp và mua sắm hàng hóa, vật tư trước khi doanh nghiệp chính thức được thành lập. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn GTGT mang tên của tổ chức hoặc cá nhân đã được ủy quyền. Để thanh toán cho tổ chức hoặc cá nhân đó cần sử dụng ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào được tính theo công thức như sau:
Khấu trừ thuế GTGT đầu vào = Giá mua chưa tính thuế x % thuế suất GTGT.
Tuy nhiên, số thuế GTGT đầu vào này không được hạch toán vào nguyên giá của tài sản cố định hoặc chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
4. Hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp vào đâu?
Khi thành lập một doanh nghiệp, việc hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để xác định chi phí ban đầu và định rõ tài sản của công ty. Tuy nhiên, việc xác định nơi hạch toán chi phí thành lập có thể gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là một số hướng dẫn để biết nơi hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp.
Công đoạn hạch toán chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên hoặc chi phí quảng cáo phát sinh sẽ được hạch toán vào:
- Nợ TK 242, 142, 133.
- Có TK 111,112.
Đối với khoản phí định kỳ phân bổ chi phí sẽ được hạch toán vào:
- Nợ TK 642.
- Có TK 242, 142.
Trong đó:
- Tài khoản 242: Chi phí trả trước.
- Tài khoản 142: Chi phí trả trước ngắn hạn.
- Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
- Tài khoản 111: Tiền mặt.
- Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
5. Phạm vi điều chỉnh được quy định ra sao?
Căn cứ vào Khoản 2 Điều 1 của Nghị định 132/2020/NĐ-CP thì các giao dịch liên kết sẽ bao gồm một loạt các hoạt động như là mua, bán, trao đổi, thuê, cho thuê, mượn, cho mượn, vay, cho vay, dịch vụ tài chính, chuyển giao, chuyển nhượng hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đảm bảo tài chính và các công cụ tài chính khác: mua, bán, trao đổi, thuê, cho thuê, mượn, cho mượn, chuyển giao, chuyển nhượng tài sản hữu hình, tài sản vô hình và thỏa thuận về việc mua, bán và sử dụng chung nguồn lực như tài sản, vốn, lao động, chia sẻ chi phí giữa các bên có quan hệ liên kết. Tuy nhiên, các giao dịch này không bao gồm các hoạt động kinh doanh liên quan đến hàng hóa, dịch vụ nằm trong phạm vi quy định giá của nhà nước và phải tuân thủ quy định của pháp luật về giá.
Dựa vào các Luật trên, ta thấy chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp được coi là chi phí hợp lý. Nó phân bổ chi phí dựa trên các thông tin hiện có của doanh nghiệp nhằm ổn định kinh tế phát triển của doanh nghiệp nói chung và xã hội nói riêng.
6. Một số quy định về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp
Trước khi thành lập doanh nghiệp, có một số quy định về chi phí cần được lưu ý. Trong quá trình này, các chi phí thường bao gồm việc đăng ký kinh doanh, thuê văn phòng, làm các tài liệu pháp lý và chi phí tư vấn pháp lý. Ngoài ra, cần phải xem xét các chi phí khác như tiền sở hữu trí tuệ, chi phí vận chuyển và chi phí marketing ban đầu.
Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp liên quan đến việc ký hợp đồng trước khi đăng ký doanh nghiệp, theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 tại Điều 18. Theo đó:
- Cá nhân có quyền ký hợp đồng trước và trong quá trình thành lập doanh nghiệp nhằm hỗ trợ quá trình thành lập và hoạt động của doanh nghiệp.
- Nếu doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo các hợp đồng đã ký kết. Đồng thời, việc chuyển giao quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng phải tuân theo quy định của Bộ luật Dân sự trừ khi có thoả thuận khác trong hợp đồng.
- Trong trường hợp không nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cá nhân tham gia ký hợp đồng vẫn phải chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng. Nếu có người khác tham gia vào quá trình thành lập doanh nghiệp họ sẽ chịu trách nhiệm liên đới trong việc thực hiện hợp đồng.
Vì vậy, việc cá nhân thành lập doanh nghiệp tham gia ký hợp đồng trước và trong quá trình thành lập doanh nghiệp là cơ sở để xác định chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp cần quan tâm.
7. Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ?
Chi phí lương trước khi thành lập doanh nghiệp mà được cấp giấy phép thành lập được hạch toán vào chi phí khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này áp dụng miễn là có đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định, phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Những chi phí này sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng không được vượt quá thời hạn tối đa là 3 năm tính từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Trên đây là tất cả các thông tin về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp hiện nay mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Hy vọng những thông tin về chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp này sẽ giúp ích thật nhiều cho quá trình khởi nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công nhé!
Xem thêm: Chi phí thành lập doanh nghiệp
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty
