Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là một trong những nội dung doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ để tránh các rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. Không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn nhầm lẫn giữa chi phí hợp lý và chi phí hợp lệ, dẫn đến việc hạch toán sai hoặc kê khai không đúng quy định.Trong bài viết này, AZTAX sẽ tổng hợp chi tiết từng nhóm chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp bạn dễ dàng đối chiếu, rà soát và kiểm soát chi phí đúng quy định. và tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả.
1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo quy định của pháp luật thuế TNDN, không phải mọi khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh đều được trừ khi tính thuế. Để được chấp nhận, các khoản chi phí cần phải đảm bảo tính hợp pháp, có mối liên hệ trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và đáp ứng các yêu cầu về chứng từ. Cụ thể, gồm:
Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng những tiêu chí cụ thể sau:
- Khoản chi thực tế là chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả chi phí cho giáo dục nghề nghiệp và các khoản chi phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định pháp luật.
- Tất cả các khoản chi cần phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định. Đặc biệt, đối với hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ những trường hợp mà pháp luật không yêu cầu.
- Ngoài ra, các khoản chi ủng hộ cho công tác phòng chống Covid-19 cũng được phép trừ khi tính thuế TNDN cho năm 2022, nếu đáp ứng các điều kiện theo Nghị định 15/2022/NĐ-CP.
- Lưu ý: Khoản chi bằng ngoại tệ được trừ thuế khi phải xác đinh được thu nhập chịu thuế quy đổi ra đồng Việt Nam . Việc thay đổi phải dựa trên tỷ lệ giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát tài khoản chi ngoại tệ
Xem thêm: Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
2. 37 chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Bên cạnh các khoản chi phí được trừ, Luật Thuế TNDN năm 2008 cũng quy định rõ những khoản chi phí mà doanh nghiệp không được trừ khi tính thuế. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định đúng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là danh sách chi tiết được quy định tại Khoản 2, Điều 9 của luật:
1. Chi không phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến quá trình tạo ra doanh thu.
- Chi phí không nhằm mục tiêu thúc đẩy hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
2. Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Mua hàng hóa/dịch vụ không có hóa đơn tài chính theo quy định.
- Thanh toán không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi,…
3. Chi khấu hao tài sản cố định không đúng quy định
- Tài sản không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ.
- TSCĐ chưa hoàn tất thủ tục sở hữu.
- Khấu hao vượt mức quy định tại khung khấu hao của Bộ Tài chính.
4. Chi dự phòng không đúng quy định
- Trích lập dự phòng không theo hướng dẫn của pháp luật.
- Dự phòng không đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
- Trích vượt mức cho phép.
5. Chi trả lãi vay không hợp lý
- Lãi vay vượt mức vốn điều lệ đối với doanh nghiệp ngoài lĩnh vực tài chính.
- Lãi vay của khoản vay không phục vụ hoạt động SXKD.
- Vay không thông qua tổ chức tín dụng hợp pháp.
6. Tiền lương, tiền công không được trừ
- Không ghi cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể.
- Không thực hiện chi trả thực tế.
- Không có bảng lương, phiếu lương kèm theo chứng từ thanh toán.
7. Chi trả lương, thưởng vượt quy định
- Chi thưởng không có quy chế rõ ràng.
- Thưởng không có căn cứ (hợp đồng, quy chế nội bộ,…).
- Không ghi trong hồ sơ lao động.
8. Chi phí trích trước không đủ điều kiện
- Trích trước không có căn cứ rõ ràng.
- Không chứng minh được nghĩa vụ thanh toán hoặc phát sinh trong kỳ tính thuế.
9. Chi tài trợ không đúng mục đích, đối tượng
- Tài trợ không phục vụ cho mục tiêu giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai…
- Không thông qua các tổ chức hợp pháp được nhà nước cho phép tiếp nhận tài trợ.
10. Chi không tương xứng với doanh thu
- Mức chi vượt xa mức doanh thu phát sinh.
- Không có căn cứ giải trình hợp lý.
11. Chi phúc lợi vượt mức quy định
- Chi phúc lợi cho người lao động vượt mức 01 tháng lương bình quân/năm.
- Không có danh sách, chứng từ chi tiết người thụ hưởng.
12. Chi vi phạm pháp luật
- Khoản chi bị phạt hành chính, phạt vi phạm hợp đồng.
- Tiền phạt do vi phạm thuế, hải quan, giao thông,…
13. Chi tài trợ không được khấu trừ
- Tài trợ không đáp ứng điều kiện khấu trừ theo quy định.
- Không có hồ sơ, biên bản xác nhận đầy đủ.
14. Các khoản thuế không được tính vào chi phí
- Thuế TNDN, thuế GTGT đầu ra (trừ GTGT không được khấu trừ).
- Thuế bị truy thu, phạt chậm nộp.
15. Các khoản chi không phục vụ lợi ích người lao động
- Chi cho người lao động không liên quan đến công việc (quà biếu,…).
- Chi mang tính chất cá nhân.
16. Chi hoa hồng, tiếp thị không rõ ràng
- Không có hợp đồng dịch vụ, bảng kê, chứng từ thanh toán.
- Không xác định được người hưởng, lý do chi.
17. Chi ngoại tệ không theo tỷ giá quy định
- Áp dụng sai tỷ giá hạch toán.
- Tỷ giá không theo Ngân hàng Nhà nước hoặc theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.
18. Khoản chi không có chứng từ gốc
- Không có hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán đi kèm.
- Hóa đơn không hợp pháp (giả mạo, mua bán hóa đơn,…).
19. Chi bằng tiền mặt vượt mức quy định
- Giao dịch mua hàng hóa dịch vụ có giá trị > 20 triệu đồng không chuyển khoản.
- Không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
20. Chi mua bảo hiểm không bắt buộc
- Mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động không đúng quy định.
- Không ghi nhận trong thu nhập chịu thuế TNCN.
21. Chi quảng cáo, khuyến mãi sai quy định
- Không có kế hoạch, chương trình cụ thể.
- Vượt mức khống chế (đối với DN bị áp hạn mức trong từng thời kỳ).
22. Chi phí thuê tài sản không có hợp đồng
- Không có hợp đồng thuê tài sản hợp lệ.
- Không có hóa đơn, chứng từ thanh toán.
23. Chi sai mục đích sử dụng đất
- Tiền thuê đất, tiền sử dụng đất chi cho mục đích ngoài SXKD.
- Không được cấp giấy phép sử dụng.
24. Chi liên quan đến TSCĐ đã hết khấu hao
- Vẫn trích chi phí cho tài sản đã hết khấu hao.
- Không được điều chỉnh lại giá trị còn lại đúng quy định.
25. Chi phí môi giới không chứng minh được dịch vụ
- Không có hợp đồng, biên bản hoàn thành công việc.
- Không có thông tin đối tác cung cấp dịch vụ.
26. Khoản trích quỹ trái phép
- Trích lập các quỹ không được pháp luật quy định.
- Không có cơ sở pháp lý cho việc trích lập.
27. Chi phí liên quan đến chứng khoán (đối với DN không kinh doanh CK)
- Lỗ do đầu tư chứng khoán không hợp lệ.
- Chi phí môi giới chứng khoán không phục vụ SXKD chính.
28. Chi phí phúc lợi không phục vụ người lao động
- Tặng quà cho đối tượng ngoài DN.
- Tổ chức sự kiện không liên quan đến nhân sự trong DN.
29. Khoản chi không có tên người nhận
- Thanh toán không xác định được người thụ hưởng.
- Không có hồ sơ, ký nhận rõ ràng.
30. Chi phí đào tạo không rõ ràng
- Không có hợp đồng đào tạo.
- Không chứng minh được mối liên hệ giữa đào tạo và công việc.
31. Chi liên quan đến nhượng bán, thanh lý TSCĐ không đủ chứng từ
- Không có biên bản thanh lý, biên bản giao nhận.
- Không có hóa đơn bán tài sản.
32. Chi đầu tư xây dựng không được nghiệm thu
- Chưa được bàn giao đưa vào sử dụng.
- Không có biên bản nghiệm thu giai đoạn.
33. Chi tổ chức hội nghị khách hàng không hợp lệ
- Không có kế hoạch cụ thể, danh sách khách mời.
- Không chứng minh được mối quan hệ với hoạt động SXKD.
34. Chi thuê tư vấn không đủ căn cứ
- Không có hợp đồng, bảng kê công việc.
- Không có hóa đơn, chứng từ thanh toán.
35. Chi bị loại theo quyết định kiểm tra
- Các khoản đã bị cơ quan thuế xác định loại khỏi chi phí được trừ.
- Không được phục hồi trừ khi có căn cứ mới.
36. Chi từ nguồn khác không phải của doanh nghiệp
- Sử dụng nguồn vốn tài trợ, vay mượn để chi mà không liên quan DN.
- Không phản ánh trong sổ sách kế toán.
37. Các khoản chi khác không đủ điều kiện theo luật thuế
- Mọi khoản chi khác không đáp ứng:
- Đầy đủ chứng từ hợp lệ.
- Có liên quan đến doanh thu, chi phí SXKD.
- Được ghi nhận đúng kỳ tính thuế.
Xem thêm: Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp hiện nay
3. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Dưới đây là danh sách tổng hợp các khoản chi phí hợp lệ (được trừ) khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
| Loại chi phí | Điều kiện được trừ |
| Chi phí nguyên vật liệu | Chi phí nguyên vật liệu được trừ bao gồm các khoản chi mua NVL, hàng hóa nằm trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng. Định mức này thường được lên kế hoạch và xác định từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất. |
| Chi phí lãi vay | Bắt buộc phải có đầy đủ chứng từ gồm:
TH1: Cho vay cá nhân Lãi suất không lớn hơn 150% mức lãi suất cơ bản được công bố bởi Ngân hàng NNVN. Khấu trừ 5% thuế TNCN khi trả lãi vay TH2: đối tượng cho vay là doanh nghiệp (không phải tổ chức tín dụng) Cần có hóa đơn từ bên cho vay để được trừ TH3: Đối tượng cho vay là ngân hàng, tổ chức tín dụng Để được trừ thì phải tuân thủ đúng lãi suất đã công bố TH4: Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, trong quá trình kinh doanh có khoản chi lãi vay để đầu tư thì khoản chi này được tính là chi phí hợp lý |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định | 1. Các khoản chi cho mục đích mua sắm TSCĐ phục vụ cho người lao động như: nhà ăn, y tế, nhà vệ sinh,…
2. Khoản trích khấu hao TSCĐ đứng tên công ty và TSCĐ thuê mua tài chính 3. Khoản trích khấu hao trong mức quy định của Bộ Tài chính 4. Với doanh nghiệp ngành vận tải, du lịch khách sạn: Các khoản trích khấu hao từ nguyên giá là xe ô tô phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được coi là chi phí hợp lý 5. Đối với nghiệp ngoài 3 ngành trên: Khấu hao xe ô tô từ 9 chỗ xuống là phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá từ 1,6 tỷ đồng trở xuống và tài sản phải đứng tên doanh nghiệp 6. Khấu hao với công trình trên diện tích đât sử dụng cho mục đích kinh doanh thuộc chi phí được trừ 7. Nếu DN tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng: TSCĐ đứng tên doanh nghiệp, vẫn được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong thời gian tạm ngừng do mùa vụ, chi phí khấu hao vẫn được tính vào chi phí được trừ. 8. Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ: khoản chi phí phân bổ CCDC có thời gian không quá 3 năm được tính vào chi phí được trừ |
| Chi phí mua hàng không có hóa đơn | Các khoản chi phí mua hàng không có hóa đơn đáp ứng các điều kiện sau:
|
| Chi phí thuê nhà, thuê tài sản | Chi phí thuê kho bãi, nhà xưởng phải đăng ký với cơ quan nhà nước quản lý
Khoản chi trả tiền thuê nhà/tài sản cho tổ chức, cá nhân có hóa đơn và chứng từ hợp lệ Khoản chi thuê nhà/tài sản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản nộp tiền thuế thay cho cá nhân thì cần có các hồ sơ hợp lệ: hợp đồng cho thuê, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế thuê tài sản Trường hợp phát sinh tiền sửa chữa trong quá trình thuê tài sản, Nếu hợp đồng có ghi rõ bên thuê có trách nhiệm sửa chữa thì số tiền này được tính là chi phí được trừ Trường hợp thuê tài sản của cá nhân và trong hợp đồng ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT và thuế TNCN, doanh nghiệp nộp thuế thay chủ tài sản thì được tính là chi phí được trừ |
| Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động | Các khoản chi được trừ phải ghi rõ mức hưởng và điều kiện hưởng trong các chứng từ sau:
|
| Các khoản phụ cấp | Các khoản chi phụ cấp như tăng ca, đồng phục, điện nước,… cần phải ghi rõ mức hưởng và điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng hoặc có hóa đơn chứng từ hợp lệ
Các khoản chi có phiếu chi thanh toán tiền lương và bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động Chi phí trích đóng bảo hiểm tự nguyện được tính khi lao động tham gia đầy đủ các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không còn nợ tiền bảo hiểm. |
| Phúc lợi cho nhân viên | Các khoản phúc lợi như thưởng lễ, quà tết, du lịch,.. được trừ khi đáp ứng điều kiện:
|
| Tiền thưởng cho sáng kiến, nghiên cứu khoa học | Các khoản tiền thưởng đáp ứng điều kiện:
|
| Trích dự phòng | Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho: có hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp hợp lệ
Khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: Phải có chứng từ gốc hoặc chứng minh khách hàng nợ nhưng chưa trả Khoản dự phòng đầu tư tổn thất tài chính: Phải là chứng khoán đã được niêm yết hoặc đã đăng ký giao dịch. Và giá trị chứng khoản thực tế thấp hơn giá trị chứng khoán mà doanh nghiệp đầu tư và ghi nhận trong sổ sách tại thời điểm lập BCTC Khoản dự phòng bảo hành hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng: Phải có hợp đồng thể hiện rõ điều khoản bảo hành sửa chữa Khoản dự phòng trích lập từ quỹ tiền lương, tiền công: Cần có quyết định, tờ trình của ban lãnh đạo, giám độc về khoản chi lập dự phòng |
| Hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng | Các khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Có hóa đơn chứng từ hợp lệ khi mua hàng hóa làm quà tặng Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu trở lên DN phải lập hóa đơn GTGT khi cho/biếu/tặng/khuyến mãi Kê khai, tính nộp thuế GTGT như hóa đơn xuất bán cho khách hàng |
| Các khoản chi phí trích trước | Các khoản chi phí trích trước phải đúng kỳ và và chu kỳ trích, đồng thời có hồ sơ chứng từ hợp pháp. |
| Chi phí tiền điện nước thuê văn phòng công ty, địa điểm kinh doanh | Khoản chi phải có các chứng từ gồm:
|
| Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ | Khoản chi được trừ là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Phải có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp |
| Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai lũ lụt | Có đầy đủ các giấy tờ hồ sơ gồm:
|
| Chi phí tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, lũ lụt, người nghèo. | Các khỏa chi ủng hộ, tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật đáp ứng điều kiện:
|
| Chi phí kinh doanh các hoạt động như bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề đặc thù khác. | Các khoản chi thực hiện đúng theo văn bản hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính |
4. Sau khi tính các khoản chịu thuế thì doanh nghiệp nộp thuế ở đâu?
Theo Điều 12 của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2008, quy định về nơi nộp thuế TNDN như sau:
Doanh nghiệp phải nộp thuế tại nơi có trụ sở chính. Nếu doanh nghiệp có cơ sở sản xuất hoạt động tại tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác với nơi có trụ sở chính, thì số thuế sẽ được tính dựa trên tỷ lệ chi phí giữa cơ sở sản xuất và trụ sở chính. Việc phân cấp, quản lý và sử dụng nguồn thu sẽ được thực hiện theo quy định của Luật ngân sách nhà nước và Chính phủ sẽ quy định chi tiết cũng như hướng dẫn thực hiện điều này.
Do đó, sau khi xác định các khoản thuế TNDN cần nộp, người phụ trách thuế của doanh nghiệp có thể thực hiện việc nộp thuế trực tiếp tại địa phương nơi có trụ sở chính. Trong trường hợp doanh nghiệp có cơ sở sản xuất tại địa bàn khác, tỷ lệ chi phí sẽ được điều chỉnh theo mối quan hệ giữa cơ sở sản xuất và trụ sở chính.
5. Một số câu hỏi liên quan
Câu 1: Có thể loại trừ chi phí các khoản chi trả cho người lao động nếu không có hóa đơn, chứng từ không?
Các khoản chi trả cho lao động nhưng không được hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.
Câu 2: Chi phí có liên quan đến các hoạt động kinh doanh tiền thù lao như ngân hàng, bảo hiểm có được trừ không?
Các tài khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, thú số, chứng khoán sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN, trừ khi có quy định khác từ Bộ Tài chính
Câu 3: Thanh toán lãi vay vốn cho phần điều tiết vốn còn thiếu được trừ?
Phần chi trả lãi vay vốn cho phần vốn điều lệ còn thiếu không được trừ khi tính thuế TNDN.
Câu 4: Khi doanh nghiệp trả lương cho người lao động mà không có chứng từ hợp lệ thì có được trừ chi phí lương khi tính thuế TNDN không?
Tiền lương, tiền công và các khoản chi trả khác cho người lao động nhưng không có chứng từ hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.
Câu 5: Chi phí tiền lương không được trừ khi tính thuế TNDN gồm những khoản nào?
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng một số khoản chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động sẽ không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Tiền lương, thưởng không được quy định rõ ràng
- Các khoản lương, thưởng cho người lao động nhưng không được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
Chi phí tiền lương đã hạch toán nhưng không chi thực tế
- Những khoản chi liên quan đến lương, công hoặc các khoản thu nhập khác mà doanh nghiệp đã đưa vào chi phí trong kỳ nhưng thực tế không thực hiện chi trả, hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp theo quy định, sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Lương, phụ cấp chưa chi trả sau thời hạn quyết toán thuế
- Trường hợp doanh nghiệp đã ghi nhận khoản chi trả lương, phụ cấp cho người lao động nhưng đến hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp năm vẫn chưa chi thực tế, thì các khoản này sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
Tiền công, thù lao trả cho cá nhân không trực tiếp điều hành
- Chủ doanh nghiệp tư nhân,
- Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên,
- Thành viên Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị
mà không trực tiếp tham gia điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ.
Trường hợp thuê giám đốc điều hành vẫn được tính chi phí hợp lý
- Nếu giám đốc không phải là chủ sở hữu mà được doanh nghiệp thuê để điều hành hoạt động, thì mọi khoản lương, thưởng, phụ cấp trả cho giám đốc thuê ngoài này vẫn được chấp nhận là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn là có đầy đủ chứng từ hợp lệ và thực tế chi trả đúng quy định.
Việc xác định các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là một yếu tố thiết yếu ảnh hưởng đến số thuế mà doanh nghiệp phải nộp. Do đó, khi thực hiện tính toán thuế TNDN, các doanh nghiệp cần chú ý kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi của mình, đồng thời thực hiện hạch toán một cách chính xác và đúng quy định. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán thuế tại TPHCM hoặc còn băn khoăn về chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN, vui lòng liên hệ ngay với AZTAX qua số HOTLINE: 0932 383 089 để được tư vấn kịp thời!
