Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi xác định thu nhập chịu thuế và thực hiện quyết toán thuế. Không phải mọi khoản chi phí được ghi nhận trên sổ sách kế toán đều được cơ quan thuế chấp nhận. Để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về tính thực tế của khoản chi, hóa đơn chứng từ, phương thức thanh toán và quy định liên quan. Vậy những khoản chi nào được trừ khi tính thuế TNDN? Cách xác định và xử lý như thế nào khi khoản chi bị loại? Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán làm rõ những nội dung này.
1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ (còn gọi là chi phí hợp lý) là các khoản chi thực tế phát sinh, liên quan và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp và đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế TNDN hiện hành. Các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, làm căn cứ tính thuế TNDN.
Các điều kiện để chi phí được trừ gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt theo quy định.
2. Các khoản chi phí được trừ thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN gồm các nhóm chi phí thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ, thanh toán theo quy định.
Các khoản chi phí như:
[1] Chi phí sản xuất, kinh doanh thực tế phát sinh
Các khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu đồng thời đáp ứng:
- Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên.
- Không thuộc các trường hợp chi phí không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
[2] Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) được trừ bổ sung
Chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển (R&D) có thể được tính thêm vào chi phí được trừ, tối đa 200% chi phí thực tế, không bao gồm các khoản chi thuộc trường hợp không được trừ.
Để áp dụng khoản chi bổ sung này, doanh nghiệp cần bảo đảm:
- Mức chi bổ sung tối đa 200%.
- Sau khi tính khoản chi bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ.
- Chi phí R&D được xác định theo quy định pháp luật về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.
- Khoản chi không thuộc trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
[3] Chi phí có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đây là một trong những điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ, đồng thời phải đáp ứng điều kiện về liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc ngưỡng quy định.
[4] Chi mua hàng từ các đối tượng đặc thù
Một số khoản mua hàng từ các đối tượng đặc thù được lập bảng kê, gồm:
- Nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp.
- Sản phẩm thủ công của người sản xuất thủ công trực tiếp.
- Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
- Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán.
- Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT theo quy định.
Doanh nghiệp phải có chứng từ chi trả theo quy định về kế toán, hóa đơn, chứng từ cho người bán và bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Trường hợp từ 5 triệu đồng/ngày/hộ, cá nhân trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.
[5] Khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với tiền mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì cũng phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
[6] Chi phí người lao động mua hàng hóa, dịch vụ theo ủy quyền
Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi được trừ khi đáp ứng đầy đủ:
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định quy định việc ủy quyền, cho phép người lao động thanh toán.
- Doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
[7] Khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên chưa thanh toán
Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí được tạm tính vào chi phí được trừ.
Tuy nhiên, nếu khi thanh toán doanh nghiệp thực hiện bằng tiền mặt và không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh thanh toán.
[8] Các khoản chi đặc thù được trừ
Một số khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện theo quy định, gồm:
- Chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.
- Chi hỗ trợ tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
- Chi giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động.
- Chi phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
- Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai, dịch bệnh, nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách, địa bàn đặc biệt khó khăn, R&D, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
- Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.
- Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường.
- Chi cho người biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng bị kiểm soát đặc biệt hoặc chuyển giao bắt buộc.
[9] Chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu
Một số khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ.
Các khoản chi gồm:
- Chi tham gia dự thầu nhưng không trúng.
- Chi nghiên cứu thị trường, sản phẩm mới hoặc dự án không thành công, bị dừng.
- Tiền thuê đất, hạ tầng khu kinh tế, khu công nghiệp… khi doanh nghiệp chưa hoạt động.
- Khấu hao, phân bổ tài sản cho thuê khi chưa có khách.
- Chi phí thành lập, khôi phục hoạt động sau tạm dừng, hoàn trả hiện trạng.
- Chi marketing trước khi bán hàng.
- Chi phí hủy hàng tồn kho, nguyên liệu, linh kiện.
- Chi phí hủy tài sản.
- Chi phí hủy phế liệu, phế phẩm.
Một số khoản chi có thể yêu cầu doanh nghiệp lập báo cáo gửi cơ quan quản lý nhà nước theo pháp luật chuyên ngành; trường hợp không phải gửi thì doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
[10] Chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ sản xuất, kinh doanh
Khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện về hồ sơ, chứng từ, thanh toán và việc xác định công trình công cộng theo quy định.
[11] Chi giảm phát thải khí nhà kính, hướng đến Net Zero
Các khoản chi liên quan đến mục tiêu giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa carbon (Net Zero), giảm ô nhiễm môi trường và đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện theo quy định.
[12] Khoản đóng góp vào các quỹ theo quy định
Các khoản đóng góp vào quỹ theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc quy định của Chính phủ, như Quỹ Viễn thông công ích, Quỹ Phòng, chống tác hại của thuốc lá, Quỹ Bảo vệ môi trường Việt Nam và các quỹ khác theo quy định, được tính vào chi phí được trừ đối với khoản doanh nghiệp có nghĩa vụ phải nộp.
Khoản chi đồng thời phải đáp ứng các điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
3. Cách xát định chi phí được trừ thuế TNDN
Để xác định một khoản chi có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, doanh nghiệp cần kiểm tra và đối chiếu lần lượt các điều kiện theo quy định.
Cụ thể, một khoản chi được xem là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Bước 1: Xác định khoản chi có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh
Khoản chi phải thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là cơ sở đầu tiên để xác định khoản chi có đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ hay không.
Bước 2: Kiểm tra hóa đơn, chứng từ
Doanh nghiệp cần kiểm tra khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định hay không. Hồ sơ, chứng từ là căn cứ để chứng minh tính hợp lệ của khoản chi khi kê khai và quyết toán thuế.
Bước 3: Kiểm tra điều kiện thanh toán
Đối với các khoản chi thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định. Đặc biệt, cần kiểm tra các khoản chi từ 5 triệu đồng/lần trở lên và các trường hợp mua nhiều lần trong cùng ngày theo quy định.
Bước 4: Đối chiếu với các khoản chi không được trừ
Sau khi kiểm tra các điều kiện trên, doanh nghiệp cần đối chiếu khoản chi với danh sách các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu khoản chi thuộc trường hợp không được trừ thì phải loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Bước 5: Xác định số chi phí được trừ
Nếu khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và không thuộc trường hợp bị loại, doanh nghiệp được tính khoản chi đó vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Công thức khái quát:
Chi phí được trừ = Khoản chi thực tế phát sinh đáp ứng điều kiện − Phần chi phí không được trừ (nếu có).
4. Hướng dẫn cách xử lý khi chi phí hợp lý không được trừ khi tính thuế TNDN
Trong quá trình quyết toán thuế TNDN, một số khoản chi dù phát sinh thực tế vẫn có thể không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ. Vậy doanh nghiệp cần xử lý những khoản chi này như thế nào để kê khai và quyết toán thuế đúng quy định?
4.1 Cách xử lý khi phát hiện chi phí không được trừ trước khi cơ quan Thuế phát hiện
Khi kế toán phát hiện chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN trước khi cơ quan Thuế tiến hành kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong năm tài chính và thực hiện như sau:
- Tổng hợp các khoản chi phí không được trừ và kê khai trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN) tại chỉ tiêu B4 – “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế”.
- Không thực hiện bút toán điều chỉnh trên sổ sách kế toán đối với các khoản chi phí này. Đây vẫn là những khoản chi phí thực tế phát sinh của doanh nghiệp, nhưng không đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
4.2 Cách xử lý khi phát hiện chi phí không được trừ trong quá trình quyết toán thuế
Trường hợp cơ quan Thuế tiến hành kiểm tra và phát hiện doanh nghiệp có chi phí không được trừ nhưng kế toán chưa chủ động loại bỏ khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN, các khoản chi này sẽ được ghi nhận trong Biên bản kiểm tra thuế.
Khi đó, doanh nghiệp thực hiện xử lý như sau:
- Không hạch toán lại các khoản chi phí không được trừ trên sổ sách kế toán.
- Căn cứ vào số liệu được xác định trong Biên bản kiểm tra thuế, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh số thuế TNDN phải nộp và có thể phải nộp tiền chậm nộp theo quy định.
Xem thêm: Các loại thuế doanh nghiệp phải nộp
Xem thêm: Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
5. Lưu ý khi xác định các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Khi xác định các chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng để đảm bảo các khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Việc sai sót trong việc ghi nhận hoặc phân loại chi phí có thể dẫn đến bị loại chi, truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính.
Để xác định các khoản chi phí hợp lệ được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần chú ý những điểm sau:
- Mọi khoản chi phí cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác theo quy định kế toán hiện hành.
- Phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh tính hợp pháp của chi phí để đáp ứng yêu cầu khấu trừ theo quy định pháp luật.
- Các khoản chi phí phát sinh trong kỳ phải thực tế, hợp lý và phù hợp với hoạt động kinh doanh.
- Đối với chi phí bằng ngoại tệ, cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh chi phí.
Việc xác định chính xác chi phí khấu trừ giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo lợi ích tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế.
6. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
6.1 Mua tài sản cố định thanh toán bằng tài khoản cá nhân có phải chi phí hợp lý không?
Công ty mua TSCĐ sử dụng tại văn phòng với giá trên hóa đơn là 32 triệu đồng nhưng giám đốc thanh toán bằng tài khoản cá nhân.
Trường hợp này, chi phí không được xem là hợp lý do theo quy định, hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
6.2 Doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng mua hàng từ chợ có được lập bảng kê mẫu số 01/TNDN không?
Việc thu mua hàng từ chợ, tiểu thương không thuộc đối tượng được lập bảng kê mẫu số 01/TNDN.
Doanh nghiệp chỉ có thể lập bảng kê nếu mua trực tiếp từ nông dân hoặc cá nhân không có hoạt động kinh doanh.
6.3 Chi phí phúc lợi cho nhân viên có bị giới hạn khi tính thuế TNDN không?
Có, chi phí phúc lợi bị giới hạn không vượt quá mức lương bình quân của một tháng trong năm tính thuế.
Ví dụ: Nếu quỹ lương thực tế năm 2021 của công ty Anpha là 24 tỷ đồng, thì mức tối đa được tính chi phí phúc lợi là 2 tỷ đồng (24 tỷ ÷ 12 tháng).
6.4 Chi phí trích trước nếu hết chu kỳ có được trích bù không?
Khi chu kỳ hoặc kỳ hạn trích đã kết thúc, doanh nghiệp không được trích bù và không thể tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
6.5 Khoản phạt hành chính do nộp chậm tờ khai thuế có được tính vào chi phí hợp lý không?
- Công ty A bị phạt 3,5 triệu đồng do nộp chậm tờ khai thuế GTGT và đã nộp phạt từ tài khoản ngân hàng của công ty.
- Tuy nhiên, khoản phạt phát sinh từ vi phạm hành chính nên không được trừ khi tính thuế TNDN.
Việc xác định chính xác các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro bị truy thu hay xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói hoặc còn có câu hỏi nào cần thắc mắc về chi phí loại trừ khi tính thuế TNDN, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua sốHOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhé!
