Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mới nhất 2025

Xác định đúng các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là bước quan trọng giúp doanh nghiệp giảm số thuế phải nộp một cách hợp pháp và hiệu quả. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được chấp nhận, mà phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định hiện hành. Do đó, việc nắm rõ các nguyên tắc và danh mục chi phí được trừ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý và lập kế hoạch tài chính. Cùng AZTAX tìm hiểu ngay nhé!

1. Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý là các khoản chi phí hợp lý, hợp lệ được trừ theo quy định của pháp luật thuế. Việc xác định đúng và đầy đủ các khoản chi phí được trừ không chỉ giúp doanh nghiệp tính toán nghĩa vụ thuế một cách chính xác mà còn hạn chế rủi ro về thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Theo quy định tại Điều 2 của Nghị định 15/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể trừ các khoản chi phí sau khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp:

• Các doanh nghiệp, tổ chức thuộc đối tượng nộp thuế theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được phép đưa vào chi phí hợp lệ các khoản đóng góp, tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật nhằm hỗ trợ công tác phòng, chống dịch Covid-19 tại Việt Nam. Việc tài trợ này cần thực hiện thông qua các đơn vị tiếp nhận theo quy định.
• Danh sách đơn vị tiếp nhận bao gồm: Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp, cơ sở y tế, lực lượng vũ trang, các tổ chức được cơ quan nhà nước chỉ định làm nơi cách ly tập trung, cơ sở giáo dục, cơ quan báo chí, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, tổ chức Đảng, Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Hội Liên hiệp Phụ nữ các cấp, chính quyền địa phương, Quỹ phòng chống dịch Covid-19, Quỹ vắc-xin phòng Covid-19, Cổng thông tin điện tử nhân đạo quốc gia, quỹ từ thiện, nhân đạo và các tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo quy định pháp luật.
• Hồ sơ chứng minh chi phí tài trợ bao gồm:
  • Biên bản xác nhận tài trợ theo Mẫu số 02 tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 15 hoặc tài liệu chứng minh khoản tài trợ dưới dạng giấy hoặc điện tử có chữ ký, dấu xác nhận của đại diện doanh nghiệp và tổ chức tiếp nhận.
  • Hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định đối với các khoản tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật.

2. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản chi phát sinh thực tế và có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.
• Nếu khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì khi thanh toán, doanh nghiệp phải sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể bao gồm:

1. Chi phí nhân công

Bao gồm: tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động; các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; chi phí ăn uống giữa ca, đi lại, nhà ở và các khoản hỗ trợ khác cho nhân viên.

2. Chi phí nguyên vật liệu

Gồm các khoản chi như: mua nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, hàng hóa phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh; chi phí thuê tài sản phục vụ hoạt động sản xuất; chi phí gia công, đóng gói, bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ; và các khoản chi liên quan khác.

3. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Áp dụng với tài sản cố định hữu hình và vô hình đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Mức khấu hao phải theo đúng quy định hiện hành.

4. Chi phí lãi vay

Chỉ tính phần lãi vay phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Không bao gồm lãi vay từ các khoản vay được coi là vốn chủ sở hữu theo quy định của Luật Thuế TNDN.

5. Chi phí quản lý doanh nghiệp

Gồm chi phí điều hành, chi phí văn phòng, chi phí bán hàng, quảng bá, tiếp thị; chi phí thuê dịch vụ ngoài; các khoản hoa hồng; và các chi phí khác phục vụ cho hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.

6. Một số chi phí khác

Các chi phí khác có thể bao gồm:

• Chi phí dành cho lao động nữ;
• Chi phí tổ chức hội nghị, tiếp khách;
• Chi phí nghiên cứu, đào tạo nhân lực;
• Chi phí bảo hành sản phẩm;
• Chi phí sửa chữa, di dời tài sản;
• Chi phí thuê đất, thuê tài sản, thuê văn phòng;
• Các loại bảo hiểm tài sản, hàng hóa, môi trường, cháy nổ, trách nhiệm nghề nghiệp;
• Và các chi phí hợp lý khác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần tuân thủ các quy định về thuế giá trị gia tăng theo pháp luật hiện hành như sau:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng là bằng chứng thể hiện việc bên mua đã chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản của bên bán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Hình thức thanh toán này bao gồm: séc, ủy nhiệm chi/lệnh chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử (qua sim điện thoại), và các phương thức thanh toán hợp pháp khác theo quy định pháp luật. Việc chuyển tiền vẫn được coi là hợp lệ ngay cả trong trường hợp bên mua hoặc bên bán là doanh nghiệp tư nhân, miễn là tài khoản thanh toán mang tên chủ doanh nghiệp và phù hợp với quy định hiện hành.
  • Ví dụ minh họa:Công ty An Phát có hóa đơn đầu vào trị giá 50 triệu đồng. Trong đó, doanh nghiệp đã thanh toán 35 triệu qua chuyển khoản và 15 triệu bằng tiền mặt.⇒ Như vậy, công ty chỉ được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với phần 35 triệu đồng thanh toán không dùng tiền mặt.

    Phần còn lại 15 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.

• Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp, mỗi lần có giá trị dưới 20 triệu đồng, nhưng tổng cộng trong cùng một ngày vượt 20 triệu đồng, thì chỉ được khấu trừ thuế GTGT nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng). Đồng thời, nhà cung cấp phải là đơn vị có mã số thuế và thực hiện khai, nộp thuế GTGT theo quy định.
• Đối với trường hợp nhà cung cấp là một cơ sở kinh doanh có nhiều cửa hàng phụ thuộc (sử dụng chung mã số thuế và cùng mẫu hóa đơn với cơ sở chính), nếu hóa đơn có ghi rõ “Cửa hàng số…” và có đóng dấu treo của từng cửa hàng, thì mỗi cửa hàng được coi là một nhà cung cấp riêng biệt.

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn chưa thanh toán, thì vẫn được đưa vào chi phí hợp lệ khi tính thuế. Tuy nhiên, nếu khi thực hiện thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, thì phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí tương ứng vào kỳ tính thuế phát sinh khoản thanh toán bằng tiền mặt, ngay cả khi đã qua thanh tra hoặc kiểm tra thuế.

• Ví dụ minh họa:
  Vào tháng 10/2023, Công ty Tài chính MP nhận được một hóa đơn mua hàng trị giá 45 triệu đồng nhưng chưa tiến hành thanh toán. Trong kỳ quyết toán thuế TNDN năm 2023, doanh nghiệp đã đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
• Tuy nhiên, sang năm 2024, công ty mới thực hiện thanh toán và hình thức thanh toán là tiền mặt. Theo quy định, do không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt. Việc điều chỉnh được thực hiện trong kỳ tính thuế năm 2024 – thời điểm phát sinh hành vi thanh toán không hợp lệ.

Đối với những hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt trước khi Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thì không cần điều chỉnh lại theo quy định này.

Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh và sử dụng hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền theo quy định pháp luật, thì:

• Trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lệ.
• Trường hợp hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp có thể căn cứ vào hóa đơn và chứng từ thanh toán bằng tiền mặt để đưa vào chi phí hợp lệ khi tính thu nhập chịu thuế.

3. Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Trong quá trình quyết toán thuế, việc nhận diện các chi phí không được khấu trừ khi tính thuế TNDN là điều đặc biệt quan trọng để tránh những sai sót dẫn đến bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt. Không ít doanh nghiệp do thiếu hiểu biết hoặc nhầm lẫn đã kê khai cả những khoản chi không đủ điều kiện khấu trừ, gây ảnh hưởng đến kết quả tài chính.

Ngoài các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý những khoản chi không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 trong Văn bản hợp nhất số 22/VBHN-VPQH về Luật Thuế TNDN, các khoản không được khấu trừ bao gồm:

• Khoản chi không đáp ứng các điều kiện khấu trừ theo Khoản 1 Điều 9 của Văn bản hợp nhất số 22/VBHN-VPQH, trừ giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc các tình huống bất khả kháng khác không được bồi thường.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định không phù hợp với quy định pháp luật.
• Các khoản trích trước vào chi phí nhưng không tuân thủ quy định.
• Tiền phạt vi phạm hành chính.
• Khoản chi đã được bù đắp bằng các nguồn kinh phí khác.
• Phần chi vượt mức quy định về trích lập dự phòng.
• Chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam vượt quá mức pháp luật Việt Nam cho phép.
• Chi phí trả lãi tiền vay từ cá nhân hoặc tổ chức không phải tổ chức tín dụng vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
• Khoản tiền lương, tiền công và các chi phí khác dành cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Lương và thù lao của chủ doanh nghiệp tư nhân, cũng như thù lao của sáng lập viên không trực tiếp tham gia điều hành doanh nghiệp.
• Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ chưa góp đủ.
• Thuế giá trị gia tăng đầu vào đã khấu trừ, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Các khoản tài trợ không thuộc diện được khấu trừ, ngoại trừ tài trợ cho lĩnh vực giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, hỗ trợ khắc phục hậu quả thiên tai, xây nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết hoặc các chương trình Nhà nước hỗ trợ vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
• Khoản trích lập quỹ hưu trí tự nguyện, quỹ an sinh xã hội hoặc chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động vượt mức quy định.
• Một số khoản chi thuộc lĩnh vực đặc thù như ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các ngành nghề do Bộ Tài chính quy định.

4. Lưu ý khi xác định các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khi xác định các chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng để đảm bảo các khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Việc sai sót trong việc ghi nhận hoặc phân loại chi phí có thể dẫn đến bị loại chi, truy thu thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

Để xác định các khoản chi phí hợp lệ được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần chú ý những điểm sau:

• Mọi khoản chi phí cần được ghi nhận đầy đủ, chính xác theo quy định kế toán hiện hành.
• Phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ chứng minh tính hợp pháp của chi phí để đáp ứng yêu cầu khấu trừ theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi phí phát sinh trong kỳ phải thực tế, hợp lý và phù hợp với hoạt động kinh doanh.
• Đối với chi phí bằng ngoại tệ, cần quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh chi phí.

Việc xác định chính xác chi phí khấu trừ giúp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo lợi ích tài chính cho doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế.

5. Một số câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

5.1 Mua tài sản cố định thanh toán bằng tài khoản cá nhân có phải chi phí hợp lý không?

Công ty mua TSCĐ sử dụng tại văn phòng với giá trên hóa đơn là 32 triệu đồng nhưng giám đốc thanh toán bằng tài khoản cá nhân.

Trường hợp này, chi phí không được xem là hợp lý do theo quy định, hóa đơn trên 20 triệu đồng bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.

5.2 Doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng mua hàng từ chợ có được lập bảng kê mẫu số 01/TNDN không?

Việc thu mua hàng từ chợ, tiểu thương không thuộc đối tượng được lập bảng kê mẫu số 01/TNDN.

Doanh nghiệp chỉ có thể lập bảng kê nếu mua trực tiếp từ nông dân hoặc cá nhân không có hoạt động kinh doanh.

5.3 Chi phí phúc lợi cho nhân viên có bị giới hạn khi tính thuế TNDN không?

Có, chi phí phúc lợi bị giới hạn không vượt quá mức lương bình quân của một tháng trong năm tính thuế.

Ví dụ: Nếu quỹ lương thực tế năm 2021 của công ty Anpha là 24 tỷ đồng, thì mức tối đa được tính chi phí phúc lợi là 2 tỷ đồng (24 tỷ ÷ 12 tháng).

5.4 Chi phí trích trước nếu hết chu kỳ có được trích bù không?

Khi chu kỳ hoặc kỳ hạn trích đã kết thúc, doanh nghiệp không được trích bù và không thể tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

5.5 Chi phí mua khẩu trang, nước rửa tay, xét nghiệm Covid-19 cho nhân viên có được trừ không?

• Được tính vào chi phí hợp lệ nếu doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Với các hóa đơn trên 20 triệu đồng, bắt buộc phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
• Khoản chi này mang tính chất phúc lợi nên không vượt quá mức lương bình quân của một tháng trong năm tính thuế.

5.6 Khoản phạt hành chính do nộp chậm tờ khai thuế có được tính vào chi phí hợp lý không?

• Công ty A bị phạt 3,5 triệu đồng do nộp chậm tờ khai thuế GTGT và đã nộp phạt từ tài khoản ngân hàng của công ty.
• Tuy nhiên, khoản phạt phát sinh từ vi phạm hành chính nên không được trừ khi tính thuế TNDN.

Việc xác định chính xác các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuế mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh các rủi ro bị truy thu hay xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu còn câu hỏi thắc mắc nào về chi phí loại trừ khi tính thuế TNDN, chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, hãy liên hệ ngay đến AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ.