Cách đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp online được Cơ quan BHXH hướng dẫn rõ ràng trong tài liệu “Hướng dẫn đăng ký giao dịch, nộp hồ sơ, tra cứu trên cổng thông tin điện tử”. Đăng ký mã đơn vị là một việc bắt buộc và quan trọng trước khi doanh nghiệp tham gia BHXH. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu rõ hơn về mã đơn vị và cách đăng ký bảo hiểm xã hội online cho doanh nghiệp qua bài viết phía bên dưới nhé!
1. Mã đơn vị là gì?
Căn cứ tại Khoản 1, Điều 8, Nghị định 01/2021/NĐ-CP có giải thích rõ ràng về mã đơn vị là mã số đơn vị doanh nghiệp. Ở mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp duy nhất và nó tồn tại trong suốt quá trình hoạt động. Đồng thời nó dùng làm mã số thuế, mã số đơn vị tham gia BHXH. Bên cạnh đó thì tại Điều 5, Nghị định 122/2020/NĐ-CP cũng có một số doanh nghiệp dùng mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện để dụng làm mã số đơn vị tham gia BHXH.
Các doanh nghiệp thuê mướn lao động nước ngoài có tham gia bảo hiểm cần xem ngay bài viết kê khai bảo hiểm cho người nước ngoài.
2. Cách đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp online
Sau khi hoàn tất đăng ký tham gia Bảo hiểm Xã hội (BHXH) lần đầu và nhận được sự chấp thuận từ cơ quan BHXH, đơn vị của bạn sẽ được cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội. Quy trình và thủ tục cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội chính là bước quan trọng để đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho đơn vị.
Theo quy định của Điều 97, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017, hồ sơ tham gia BHXH lần đầu của đơn vị bao gồm các tài liệu sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS.
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
Lưu ý: Ngoài các tài liệu nêu trên, đơn vị cần sẵn sàng thêm một số giấy tờ sau để hỗ trợ việc điền thông tin:
- Hợp đồng lao động.
- Bản sao công chứng sổ hộ khẩu và thẻ căn cước công dân của người lao động.
Cách 1: Đăng ký mã đơn vị BHXH trực tiếp
Các doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cùng lúc với việc đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên. Quy trình xin cấp mã đơn vị BHXH bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Đơn vị chuẩn bị hồ sơ tham gia BHXH lần đầu theo quy định.
- Bước 2: Đơn vị nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi đơn vị có trụ sở chính.
- Bước 3: Đơn vị sẽ nhận kết quả thông qua địa chỉ email đã đăng ký, về việc được cấp mã đơn vị BHXH. Trong khoảng thời gian từ 1-7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị.
Sau khi nhận được mã đơn vị BHXH, đơn vị có thể tiến hành các thủ tục báo tăng hoặc giảm số lượng lao động. Mã đơn vị này sẽ được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị khi tương tác với cơ quan BHXH.
Cách 2: Đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp online
Các thủ tục thực hiện xin cấp mã đơn vị trên trang Cổng Thông tin điện tử BHXH hiện nay khá đơn giản. Bên dưới là phần nội dung hướng dẫn đăng ký BHXH điện tử mà chúng tôi trích từ hình 1 đến 7 tài liệu “Hướng dẫn đăng ký giao dịch, nộp hồ sơ, tra cứu trên cổng thông tin điện tử” ở Cổng thông tin điện tử BHXH. Các bạn đọc tham khảo hướng dẫn bên dưới để tự thực hiện đăng ký xin cấp mã.
Bước 1: Chuẩn bị chữ ký số
- Cấm usd có lưu trữ chữ ký số của doanh nghiệp của bạn vào laptop, mở trình duyệt và truy cập theo đường link trang Cổng Thông tin điện tử BHXH tại https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/#/index
Bước 2: Bắt đầu đăng ký mã đơn vị
- Sau khi đã vào trang web từ đường link, người dùng sẽ thấy giao diện như hình bên dưới. Người dùng bấm “Đăng ký” ở góc trên bên tay phải như hình bên dưới.
Bước 3: Điền thông tin
- Ở giao diện màn hình đăng ký người dùng chọn đối tượng đăng ký là “Đơn vị”. Người dùng nhập các thông tin bắt buộc theo yêu cầu đúng chính xác với thông tin của doanh nghiệp và chọn “Đăng ký”.
*Lưu ý: Đối với các ô trống có dấu (*) màu đỏ thì đây là ô bắt buộc phải điền thông tin vào.
Bước 4: Nhập chữ ký số
- Sau hoàn thành bước trên thì sẽ chuyển sang trang nhập chữ ký số và bấm “OK” để chuyển sang bước đặt mật khẩu cho chữ ký số.
Bước 5: Đặt mật khẩu cho chữ ký số
- Tại bước này người dùng nhập “Name Token” và thực hiện cài đặt mật khẩu để bảo mật. Sau khi nhập mật khẩu và bấm “OK”, người dùng được báo là đăng ký thành công giống như hình phía bên dưới là đã hoàn thành các bước thực hiện xin cấp mã trực tuyến.
Bước 6: Xác nhận mã kích hoạt
- Truy cập email để xác nhận mã kích hoạt hệ thống để được nhận mã đơn vị. Như hình bên dưới người dùng phải bấm vào “Bấm vào đây” để được chuyển sang trang xác nhận. Người dùng có thể copy hoặc nhập đúng từng ký tự ô xác nhận mã.
Bước 7: Nhận kết quả
- Người dùng sau khi đã xác nhận thành công thì sẽ nhận được một file, trong đó có ghi rõ số định danh (mã đơn vị), tên đăng nhập và cả mật khẩu như hình bên dưới.
Phía trên là nội dung hướng dẩn đăng ký mã đơn vị cho doanh nghiệp. Lưu ý, hãy nhớ mã đơn vị sẽ được sử dụng trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp nào chuyển cơ sở hoạt động sang tỉnh hoặc thành phố khác thì phải báo giảm lao động. Sau đó, doanh nghiệp cần khai báo lại cho Cơ quan Bảo hiểm Xã hội ở tỉnh, thành phố mới.
3. Hướng dẫn tra cứu mã đơn vị BHXH
Khi doanh nghiệp không nhớ rõ mã đơn vị (mã BHXH) của mình thì có thể tra cứu theo hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Hãy truy cập vào Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam theo đường dẫn sau: baohiemxahoi.gov.vn
Bước 2: Tại trang chủ của BHXH Việt Nam, hãy chọn Tra cứu trực tuyến.
Bước 3: Tại danh mục tra cứu trực tuyến, hãy chọn Tra cứu đơn vị tham gia BHXH.
Bước 4: Tiếp theo đó hãy nhập các thông tin thuộc đơn vị để thực hiện việc tra cứu >>Rồi tích chọn vào Tôi không phải là người máy >> Nhấn Tra cứu để nhận được kết quả.
Lưu ý: Chỉ nên nhập các trường như là Tỉnh thành, Cơ quan BHXH, Mã số thuế của đơn vị để tra cứu được mã đơn vị.
Ngoài tra cứu mã đơn vị BHXH trực tuyến theo hướng dẫn phía trên, bạn có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH cấp quận, huyện nơi đơn vị hoặc tổ chức đã đăng ký tham gia BHXH để yêu cầu tra cứu mã đơn vị BHXH. Để làm điều này, bạn cần mang theo giấy tờ chứng minh nhân thân hoặc giấy tờ ủy quyền của người có quyền hạn.
4. Quy định về thời gian nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng
Quy trình cấp mã đơn vị Bảo hiểm Xã hội (BHXH) hoặc đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp đang được thực hiện theo quy định của pháp luật, theo Điều 99, Khoản 1 của Luật Bảo hiểm Xã hội năm 2014. Việc giải quyết đăng ký tham gia Bảo hiểm Xã hội lần đầu như sau:
a) Trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc quá trình tuyển dụng, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ cấp mã đơn vị bhxh theo quy định tại Khoản 1, Điều 97 của Luật. Hồ sơ này sẽ được chuyển đến cơ quan BHXH.
Do đó, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc quá trình tuyển dụng, đơn vị cần thực hiện nộp hồ sơ cấp mã đơn vị bhxh. Sau khi mã BHXH được cấp, đơn vị mới có thể thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và tiến hành các giao dịch với cơ quan BHXH.
5. Hồ sơ, thủ tục cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp
5.1 Hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp
Để xin cấp mã đơn vị bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp, cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
- Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Tờ khai các thông tin đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu TK3-TS
5.2 Thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH
Sau khi hoàn tất hồ sơ theo hướng dẫn, bạn cần nộp hồ sơ đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở chính theo một trong hai phương thức sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại nơi cơ quan bảo hiểm xã hội.
- Nộp hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH qua mạng thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử, sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký xác thực, hoặc trên Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
Lưu ý: Một số cơ quan có thể yêu cầu nộp thêm hồ sơ bản giấy sau khi đăng ký cấp mã đơn vị BHXH online.
Trong vòng tối đa 7 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp. Thông thường, quá trình xử lý hồ sơ khá nhanh, chỉ mất từ 1 đến 2 ngày làm việc.
Sau khi nhận mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục báo tăng – giảm lao động và đăng ký BHXH lần đầu, tuân thủ nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định pháp luật.
6. Dịch vụ đăng ký mã đơn vị uy tín tại TP.HCM
Hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ mới thành lập thường sử dụng các dịch vụ đăng ký trọn gói giúp hỗ trợ tham gia BHXH lần đầu nhanh chóng hơn. Và chúng tôi, công ty AZTAX với hơn kinh nghiệm 05 năm trong lĩnh vực dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, với đội ngũ chuyên viên có chuyên nghiệp, tự tin đảm bảo hoàn thành thủ tục hồ sơ xin cấp mã đơn vị bhxh. Đến với chúng tôi khách hàng sẽ được hưởng các quyền lợi sau:
- Tư vấn miễn phí 24/7;
- Tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp
- Giúp hỗ trợ thực hiện hoàn tất các hồ sơ cần thiết đúng quy trình;
- Giao nhận hồ sơ đúng thời hạn;
- Cam kết bảo mật thông tin của Quý khách hàng dù đã kết thúc hợp tác;
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ khác như, dịch vụ thành lập công ty trọn gói hay Dịch vụ kế toán thuế quý khách có thể liên hệ theo sđt bên dưới để được tư vấn miễn phí nhé!
Trên đây là Cách đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp online được khá nhiều người quan tâm trong thời gian vừa qua. Sau khi đọc bài viết, AZTAX hy vọng quý doanh nghiệp đã có được câu trả lời về cách đăng ký mã số bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ đăng ký mã đơn vị, hãy liên hệ ngay với AZTAX thông qua thông tin dưới đây nhé!
