Cách chốt sổ Bảo hiểm Xã hội là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm khi kết thúc hợp đồng lao động hoặc khi nghỉ hưu. Việc chốt sổ BHXH đảm bảo quyền lợi về hưu trí, ốm đau, thai sản và các chế độ khác. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, thủ tục cần chuẩn bị và lưu ý quan trọng để thực hiện cách chốt sổ Bảo hiểm Xã hội đúng quy định pháp luật, giúp người lao động nhận đầy đủ quyền lợi và doanh nghiệp tuân thủ đúng nghĩa vụ.
1. Chốt sổ Bảo hiểm Xã hội là gì?
1.1 Định nghĩa việc chốt sổ bảo hiểm xã hội
Chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục kết thúc quá trình tham gia BHXH của người lao động tại cơ quan BHXH nơi đơn vị đã thực hiện đóng, thường áp dụng khi người lao động nghỉ việc hoặc nghỉ hưu theo quy định.
Theo pháp luật, việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Họ phải hoàn tất các thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, đồng thời trả lại sổ BHXH và các giấy tờ liên quan mà đơn vị đang giữ cho người lao động, căn cứ Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019.
Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời thực hiện việc trả sổ BHXH theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH 2014.
Như vậy, chốt sổ BHXH hoàn toàn do người sử dụng lao động thực hiện, đảm bảo việc xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ cho người lao động đúng quy định; người lao động không thể tự tiến hành thủ tục này.
1.2. Điều kiện để được chốt sổ bảo hiểm
Để tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH), người lao động cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Người lao động đã chính thức nghỉ việc tại đơn vị hoặc đủ điều kiện nghỉ hưu.
- Người sử dụng lao động đã hoàn tất việc đóng BHXH cho người lao động đến tháng làm việc cuối cùng. Trong trường hợp đơn vị còn nợ đóng BHXH, việc chốt sổ vẫn được thực hiện bình thường cho người lao động.
2. Hướng dẫn cách chốt sổ Bảo hiểm Xã hội
Việc chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm lao động thành công. Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam, quy trình chốt sổ BHXH gồm các bước sau:
Bước 1: Thực hiện báo giảm lao động
Đơn vị cần tiến hành thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH bằng cách nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH nơi đơn vị tham gia. Hồ sơ báo giảm gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK01-TS (dành cho người lao động chưa có mã số BHXH; nếu đã có số BHXH, chỉ cần cung cấp mã số).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS.
- Bảng kê thông tin lao động theo mẫu D01-TS.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH
Sau khi báo giảm thành công, đơn vị cần hoàn thiện hồ sơ chốt sổ BHXH theo hướng dẫn mới nhất 2024:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620.
- Sổ BHXH cũ hoặc tờ bìa sổ BHXH mới kèm các tờ rời (1 bản/người).
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS.
- Mẫu TK01-TS để kê khai các thông tin cần điều chỉnh (nếu có).
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH
Hồ sơ có thể nộp theo hai hình thức:
- Hồ sơ giấy: Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc gửi qua bưu điện.
- Hồ sơ điện tử: Nộp qua mạng thông qua phần mềm BHXH do tổ chức I-VAN ký hợp đồng với BHXH Việt Nam cung cấp.
Thời gian thực hiện:
Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Trong trường hợp đặc biệt, thời hạn có thể kéo dài nhưng không vượt quá 30 ngày. Đồng thời, người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan BHXH để đảm bảo việc trả sổ và xác nhận quá trình đóng BHXH cho người lao động đúng quy định.
3. Cách tra cứu xem quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ chưa?
Trong trường hợp người lao động đã nghỉ việc tại công ty cũ và công ty đã thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH nhưng người lao động chưa nhận được tờ rời, bạn có thể kiểm tra trạng thái chốt sổ nhanh chóng thông qua ứng dụng VssID.
Các bước tra cứu trên VssID:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VssID
-
Sử dụng mã số BHXH và mật khẩu cá nhân để đăng nhập.
Bước 2: Truy cập quá trình tham gia BHXH
-
Chọn mục “Quá trình tham gia”, sau đó nhấn “C14-TS” để xem chi tiết quá trình đóng BHXH.
Bước 3: Kiểm tra thông tin chốt sổ
-
Nếu dữ liệu quá trình tham gia BHXH được cập nhật đầy đủ đến tháng cuối cùng khi chốt sổ, điều này chứng tỏ sổ BHXH của bạn đã được chốt.
-
Khi đó, người lao động có thể liên hệ với công ty cũ để nhận lại sổ BHXH và tờ rời đi kèm.
Lưu ý: Tra cứu trên VssID giúp người lao động chủ động theo dõi quá trình đóng BHXH và xác nhận sổ đã được chốt mà không cần chờ nhận trực tiếp từ công ty.
4. Những lưu ý về quy định cách chốt sổ
Việc chốt sổ Bảo hiểm Xã hội là bước quan trọng đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, cả người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ một số lưu ý về quy định cách chốt sổ để tránh sai sót, chậm trễ hoặc những rủi ro pháp lý không đáng có.
Những lưu ý về quy định cách chốt sổ là:
- Phải báo giảm lao động với các giấy tờ cần thiết trước khi chốt sổ
- Trong quá trình đợi giải quyết thủ tục chốt sổ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng bảo hiểm của người lao động (nếu không quy trình sẽ dừng lại, bảo hiểm mặc định người lao động còn tham gia bảo hiểm tại công ty và số tiền đóng vẫn cập nhật bình thường)
- Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt thì doanh nghiệp chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này một lần
- Khi người lao động thôi việc thì trong thời gian 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm chậm nhất là 30 ngày (nếu quá thời gian quy định sẽ bị truy thu lãi suất chậm theo quy định của Bảo hiểm Xã hội).
Người lao động phải yêu cầu các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chốt sổ đúng thời hạn quy định để hưởng các trợ cấp liên quan như trợ cấp thất nghiệp, vì sổ bảo hiểm liên quan trực tiếp đến hưởng bảo hiểm thất nghiệp.
5. Chốt sổ Bảo hiểm Xã hội như thế nào là đúng trách nhiệm và nghĩa vụ
Chốt sổ Bảo hiểm Xã hội là một trong những nghĩa vụ quan trọng của người sử dụng lao động đối với người lao động khi chấm dứt hợp đồng. Việc thực hiện đúng thủ tục không chỉ đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ trách nhiệm pháp lý, tránh những rủi ro phát sinh sau này. Vậy chốt sổ BHXH như thế nào mới được coi là đúng trách nhiệm và nghĩa vụ của cả doanh nghiệp lẫn người lao động?
5.1 Nghĩa vụ chốt sổ
Theo như quy định thì trách nhiệm và nghĩa vụ chốt sổ Bảo hiểm Xã hội là của người sử dụng lao động. Vì thế cá nhân không được tự ý chốt sổ bảo hiểm nếu không muốn ảnh hưởng đến quyền lợi cũng như quy định pháp lý. Cá nhân phải yêu cầu doanh nghiệp chốt sổ nếu không muốn doanh nghiệp không may làm mất sổ. Khi đó vấn đề người lao động cần tìm hiểu và yêu cầu doanh nghiệp giải quyết nằm trong bài viết “mất sổ Bảo hiểm Xã hội có làm lại được không” mà AZTAX đã đăng tải.
5.2 Trách nhiệm chốt sổ
Khoản 3 Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 có quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm, các giấy tờ mà người sử dụng lao động giữ của lao động.
Bên cạnh đó, Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 cũng đã quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phải phối hợp với các cơ quan bảo hiểm, tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm cho người lao động khi họ nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời trả sổ bảo hiểm cho họ.
Như vậy người lao động và doanh nghiệp cần hiểu rõ việc chốt sổ Bảo hiểm Xã hội như thế nào là đúng với quy định, không được tự ý chốt sổ hoặc lơ là việc chốt sổ gây ảnh hưởng đến quyền lợi đôi bên.
Xem thêm về các quy định hưởng trợ cấp thai sản.
6. Mức phạt của người sử dụng lao động không chốt sổ BHXH cho người lao động?
Chốt sổ BHXH là nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Nếu không thực hiện, pháp luật quy định rõ các mức phạt cụ thể để bảo vệ quyền lợi người lao động.
Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu người sử dụng lao động không thực hiện đầy đủ thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động sau khi hợp đồng lao động chấm dứt, sẽ bị xử phạt tiền với mức như sau:
- Từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng: vi phạm đối với 01 – 10 người lao động.
- Từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng: vi phạm đối với 11 – 50 người lao động.
- Từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng: vi phạm đối với 51 – 100 người lao động.
- Từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng: vi phạm đối với 101 – 300 người lao động.
- Từ 15.000.000 – 20.000.000 đồng: vi phạm đối với từ 301 người lao động trở lên.
Ngoài việc bị phạt, doanh nghiệp còn bắt buộc phải hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật.
Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho cá nhân; đối với tổ chức, mức phạt bằng 2 lần mức phạt cá nhân theo Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Người lao động có tự chốt sổ BHXH được không?
Theo Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ Bảo hiểm xã hội cùng các giấy tờ liên quan đã giữ của người lao động.
Căn cứ Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan BHXH để trả sổ cho người lao động và xác nhận thời gian đóng BHXH khi hợp đồng lao động chấm dứt, thôi việc hoặc hết hạn hợp đồng theo quy định.
Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH. Trách nhiệm này thuộc về người sử dụng lao động, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản hoặc nợ BHXH dẫn đến không thể thực hiện chốt sổ.
Câu 2: Chưa chốt sổ BHXH có thể tham gia BHXH tại công ty mới không?
Người lao động bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH) khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng trở lên. Để tham gia BHXH tại công ty mới, người lao động chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho doanh nghiệp, không yêu cầu phải chốt sổ BHXH từ công ty cũ.
Luật Bảo hiểm xã hội hiện hành cũng không quy định chi tiết bắt buộc phải chốt sổ trước khi tham gia BHXH tại nơi làm việc mới. Do đó, ngay cả khi sổ BHXH cũ chưa được chốt, người lao động vẫn có thể tiếp tục tham gia BHXH tại công ty mới mà không gặp trở ngại.
Câu 3: Nếu công ty không chốt sổ BHXH thì người lao động phải làm sao?
Người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội tại quận/huyện hoặc Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được can thiệp giải quyết chốt sổ.
Bài viết trên đã tổng hợp những thông tin quan trọng về cách chốt sổ Bảo hiểm Xã hội, giúp người lao động và doanh nghiệp hiểu rõ quyền lợi, nghĩa vụ và quy trình thực hiện. Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ ngay AZTAX – chúng tôi luôn đồng hành và hỗ trợ bạn một cách chi tiết và chuyên nghiệp.
