Làm sổ bảo hiểm xã hội là bước quan trọng để người lao động được ghi nhận quá trình tham gia BHXH và đảm bảo quyền lợi trong suốt quá trình làm việc. Nếu không nắm rõ thủ tục, hồ sơ hoặc quy định mới, người lao động và doanh nghiệp có thể gặp chậm trễ, sai sót và ảnh hưởng đến các chế độ sau này. Bài viết của AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục làm sổ BHXH lần đầu năm 2025 giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đúng và thực hiện nhanh chóng.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị để làm sổ bảo hiểm xã hội
Các hồ sơ làm sổ bảo hiểm xã hội lần đầu được quy định tùy theo từng nhóm đối tượng tham gia nhằm đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ việc ghi nhận quá trình đóng BHXH. Người lao động, đơn vị sử dụng lao động và tổ chức dịch vụ cần chuẩn bị đúng mẫu tờ khai, giấy tờ chứng minh và các tài liệu liên quan theo yêu cầu của cơ quan BHXH. Người tham gia cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp quá trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi của người tham gia.
1.1 Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng thông tin chưa đầy đủ.
- Giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn theo Phụ lục 03 ban hành kèm Quyết định 948/QĐ-BHXH ngày 05/6/2023 trong trường hợp người lao động thuộc diện hưởng quyền lợi cao hơn.
1.2 Đối với người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đầy đủ thông tin.
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng được gia hạn kèm văn bản gia hạn, hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
1.3 Đối với người hưởng chế độ phu nhân
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin.
1.4 NLĐ và người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH bắt buộc còn thiếu 6 tháng
- Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) với trường hợp đã có mã số BHXH nhưng thông tin chưa đầy đủ.
- Sổ BHXH của người lao động.
1.5 Đối với NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tất cả các sổ BHXH liên quan để thực hiện rà soát và gộp sổ.
1.6 Đối với đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ)
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bản sao văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến điều chỉnh thông tin đơn vị (nếu có).
- Hồ sơ của người lao động theo từng trường hợp cụ thể.
1.7 Đối với tổ chức dịch vụ
- Danh sách người đăng ký tham gia BHXH tự nguyện theo Mẫu D05-TS kèm Mẫu TK1-TS.
- Giấy thanh toán thù lao cho đơn vị thực hiện dịch vụ thu theo Mẫu C66a-HD, phù hợp với số tiền đã nộp.
2. Hướng dẫn trình tự làm sổ bảo hiểm xã hội lần đầu
Trình tự làm sổ bảo hiểm xã hội lần đầu gồm các bước nộp hồ sơ, nộp tiền và nhận kết quả theo quy định của cơ quan BHXH. Người tham gia có thể lựa chọn nộp trực tiếp, nộp qua Cổng Dịch vụ công hoặc thông qua Tổ chức dịch vụ tùy theo hình thức tham gia. Quy trình được chuẩn hóa nhằm đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận, xử lý và trả kết quả đúng thời hạn, tạo thuận lợi cho người lao động và đơn vị sử dụng lao động.
2.1 Nộp hồ sơ
[1] Trường hợp người tham gia đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH, hồ sơ được nộp theo một trong các cách:
- Nộp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.
- Nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
[2] Trường hợp người tham gia đóng thông qua Tổ chức dịch vụ: Nộp hồ sơ trực tiếp cho Tổ chức dịch vụ.
[3] Tổ chức dịch vụ thực hiện lập hồ sơ giao dịch điện tử và gửi cơ quan BHXH hằng ngày.
2.2 Nộp tiền
[1] Người tham gia có thể chọn một trong các hình thức sau:
- Nộp tiền mặt tại cơ quan BHXH nếu đóng trực tiếp.
- Nộp tiền mặt cho Tổ chức dịch vụ nếu đóng qua tổ chức này.
- Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng hoặc các tiện ích thanh toán điện tử theo phương thức giao dịch đã chọn.
[2] Tổ chức dịch vụ có trách nhiệm chuyển toàn bộ số tiền đã thu cho cơ quan BHXH mỗi ngày thông qua tài khoản ngân hàng hoặc hệ thống thanh toán điện tử.
2.3 Nhận kết quả
- Người tham gia đóng trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến sẽ nhận kết quả theo hình thức đã đăng ký.
- Người tham gia đóng thông qua Tổ chức dịch vụ nhận kết quả từ chính Tổ chức dịch vụ.
Thời hạn giải quyết không quá 05 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định.
3. Dịch vụ hỗ trợ làm sổ bảo hiểm xã hội tại AZTAX
Với những giấy tờ, hồ sơ phức tạp đi có thể khiến doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình làm lại sổ bảo hiểm xã hội. AZTAX được định hình bởi sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm, dịch vụ của chúng tôi không chỉ là sự đảm bảo về pháp lý mà còn là hỗ trợ toàn diện, đem lại sự tiện lợi và an tâm cho khách hàng.
Chúng tôi mong muốn dịch vụ làm sổ bảo hiểm xã hội mà chúng tôi mang đến có thể giúp người lao động và doanh nghiệp tránh gặp phải những rủi ro trong quá trình làm bảo hiểm xã hội. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ làm bảo hiểm xã hội với chất lượng và chăm sóc hàng đầu cho khách hàng.
- Cam kết chất lượng: Chúng tôi sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực BHXH, đảm bảo kiến thức sâu rộng và hiểu biết chính xác về quy định pháp luật.
- Giải đáp thắc mắc hiệu quả: Với sự đổi mới và tính linh hoạt, chúng tôi cam kết giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, 24/7.
- Quy trình thực hiện nhanh chóng:Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện hồ sơ và thủ tục theo quy định một cách nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Phục vụ tận Tâm Đội ngũ đại diện của chúng tôi sẽ thay mặt khách hàng làm việc với Cơ quan Bảo hiểm, đảm bảo mọi vấn đề được xử lý một cách chính xác và thuận lợi.
Giải đáp câu hỏi thường gặp về làm sổ bảo hiểm xã hội
Các đơn vị phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?
Theo Khoản 3 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc gồm các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị và các tổ chức trực thuộc; cơ quan, tổ chức quốc tế tại Việt Nam; cùng với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh, tổ hợp tác và các tổ chức, cá nhân có thuê lao động theo hợp đồng.
Công ty chậm nộp bảo hiểm xã hội thì có bị tính lãi không?
Khoản 3 Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định doanh nghiệp chậm đóng BHXH từ 30 ngày trở lên phải nộp đủ số tiền còn thiếu và trả thêm tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước, tính trên số tiền và thời gian chậm đóng. Nếu chậm dưới 30 ngày thì không phát sinh lãi chậm đóng.
Mức đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện là bao nhiêu?
Theo Điều 10 Nghị định 134/2015/NĐ-CP, mức đóng BHXH tự nguyện được xác định như sau:
- Mức đóng hằng tháng bằng 22% mức thu nhập do người tham gia lựa chọn, trong đó thu nhập tối thiểu bằng chuẩn hộ nghèo khu vực nông thôn và tối đa bằng 20 lần mức lương cơ sở.
- Khi đóng theo phương thức 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng một lần, số tiền phải đóng được tính bằng mức đóng tháng nhân với 3, 6 hoặc 12 tương ứng.
- Đóng một lần cho nhiều năm về sau được tính bằng tổng mức đóng của các tháng dự kiến đóng trước, có chiết khấu theo lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân tháng của năm trước do BHXH Việt Nam công bố.
- Đóng một lần cho thời gian còn thiếu được xác định bằng tổng mức đóng của các tháng còn thiếu, áp dụng lãi gộp theo lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân tháng của năm trước liền kề.
Làm sổ bảo hiểm xã hội đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp người lao động bảo đảm đầy đủ quyền lợi trong quá trình tham gia BHXH. Với sự tận tâm và kinh nghiệm hỗ trợ thực tế, AZTAX luôn mang đến cho bạn cảm giác an tâm trong từng thủ tục hành chính. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong bước thực hiện thủ tục, liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ đầy đủ và chính xác nhất.
