Báo giảm BHXH khi nào là vấn đề doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ khi chấm dứt hợp đồng, nghỉ việc hoặc có thay đổi về quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu thực hiện báo giảm không đúng thời điểm hoặc thiếu thông tin cần thiết, hồ sơ có thể phải điều chỉnh, ảnh hưởng đến quá trình tham gia và giải quyết quyền lợi sau này. Nếu bạn đang băn khoăn báo giảm BHXH khi nào, thời hạn thực hiện ra sao và cần chuẩn bị những gì, AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ từng trường hợp để chủ động hơn khi thực hiện thủ tục.
1. Báo giảm BHXH khi nào?
Báo giảm BHXH được thực hiện khi người lao động không còn thuộc diện đóng BHXH bắt buộc hoặc tạm thời không phải đóng BHXH trong tháng theo quy định. Doanh nghiệp thường cần báo giảm trong các trường hợp sau:
| Trường hợp | Thời điểm cần báo giảm |
| Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng | Khi quan hệ lao động chấm dứt |
| Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng | Khi phát sinh thời gian nghỉ thuộc diện không đóng BHXH |
| Nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản thuộc trường hợp không đóng BHXH | Khi người lao động bắt đầu thời gian nghỉ theo chế độ |
| Tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động | Khi thời gian tạm hoãn bắt đầu và thuộc trường hợp không đóng BHXH |
| Đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất | Theo thời gian được cơ quan có thẩm quyền cho phép |
Lưu ý khi báo giảm BHXH
Doanh nghiệp cần căn cứ thời điểm người lao động thực tế nghỉ việc, nghỉ không lương hoặc chuyển sang trạng thái không thuộc diện đóng BHXH để thực hiện báo giảm. Đặc biệt, trường hợp người lao động nghỉ không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì cần đối chiếu quy định tại Điều 33 Luật BHXH 2024 để xác định nghĩa vụ đóng BHXH của tháng đó.
Báo giảm đúng thời điểm giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng đóng BHXH không đúng thực tế, đồng thời tránh phát sinh chênh lệch phải điều chỉnh về sau.
2. Hướng dẫn thực hiện báo giảm BHXH chi tiết
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm BHXH online hoặc nộp hồ sơ theo phương thức trực tiếp tùy hình thức giao dịch với cơ quan BHXH. Quy trình thực hiện có thể tiến hành như sau:
Báo giảm BHXH online
Đây là phương thức thuận tiện khi doanh nghiệp đã đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống giao dịch BHXH điện tử
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký để truy cập hệ thống hoặc phần mềm BHXH đang sử dụng.
Bước 2: Lập hồ sơ báo giảm
Chọn nghiệp vụ báo giảm và nhập đầy đủ thông tin của người lao động, thời điểm giảm cùng lý do báo giảm. Trước khi gửi, doanh nghiệp cần kiểm tra lại dữ liệu để hạn chế sai sót.
Bước 3: Ký và gửi hồ sơ
Sau khi hoàn tất kê khai, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để xác nhận và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.
Bước 4: Theo dõi kết quả
Doanh nghiệp kiểm tra trạng thái hồ sơ trên hệ thống. Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc điều chỉnh, thực hiện theo thông báo của cơ quan BHXH.
Cách 2: Báo giảm BHXH trực tiếp
Trường hợp không thực hiện giao dịch điện tử, doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ và nộp theo phương thức được cơ quan BHXH tiếp nhận.
Quy trình gồm:
Chuẩn bị hồ sơ: Kê khai đầy đủ thông tin người lao động cần báo giảm và các giấy tờ liên quan theo từng trường hợp.
Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị hoặc thực hiện theo phương thức tiếp nhận hồ sơ được áp dụng.
Cơ quan BHXH kiểm tra: Hồ sơ được tiếp nhận, đối chiếu thông tin và xử lý theo quy định.
Nhận kết quả: Doanh nghiệp theo dõi và nhận thông báo kết quả, đồng thời kiểm tra lại dữ liệu đóng BHXH sau khi báo giảm được cập nhật.
Xem thêm: Mẫu báo giảm bhxh mới nhất
3. Hồ sơ, thủ tục báo giảm BHXH đầy đủ
Hồ sơ báo giảm BHXH
Khi thực hiện báo giảm BHXH cho người lao động, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thông tin, mức đóng theo quy định. Thành phần hồ sơ chủ yếu gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS
- Danh sách tham gia, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN – Mẫu D02-LT
- Hồ sơ, giấy tờ liên quan của người lao động hoặc đơn vị nếu thuộc trường hợp phải bổ sung
Tùy lý do báo giảm như nghỉ việc, nghỉ không hưởng lương hoặc thay đổi thông tin tham gia, doanh nghiệp cần kê khai đúng nội dung và thời điểm giảm để cơ quan BHXH cập nhật chính xác.
Cách nộp hồ sơ báo giảm BHXH
- Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ sau:
- Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH
- Gửi qua dịch vụ bưu chính
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc tổ chức I-VAN
Với hình thức online, doanh nghiệp thực hiện kê khai hồ sơ điện tử, ký số và gửi đến cơ quan BHXH. Sau đó, đơn vị theo dõi trạng thái xử lý để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh nếu hồ sơ được yêu cầu.
4. Thời hạn và các mốc cần lưu ý khi báo giảm BHXH
Khi thực hiện báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm người lao động thay đổi tình trạng tham gia để kê khai và điều chỉnh hồ sơ kịp thời. Một số mốc quan trọng cần lưu ý gồm:
Thời điểm báo giảm BHXH
Doanh nghiệp nên thực hiện báo giảm khi phát sinh căn cứ làm thay đổi nghĩa vụ đóng BHXH của người lao động, chẳng hạn như chấm dứt hợp đồng, nghỉ không hưởng lương hoặc chuyển sang trường hợp không thuộc diện đóng BHXH.
Đặc biệt, theo Điều 33 Luật BHXH 2024, người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì về nguyên tắc không phải đóng BHXH của tháng đó. Người lao động và người sử dụng lao động vẫn có thể thỏa thuận tiếp tục đóng trong trường hợp này.
Báo giảm khi người lao động nghỉ việc
Khi người lao động chấm dứt quan hệ lao động, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm theo thời điểm nghỉ việc thực tế và cập nhật đầy đủ thông tin trên hồ sơ BHXH.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ ngày nghỉ, tháng giảm và lý do giảm trước khi gửi hồ sơ để tránh phải điều chỉnh dữ liệu hoặc phát sinh chênh lệch tiền đóng.
Báo giảm khi nghỉ không hưởng lương
Trường hợp người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, doanh nghiệp cần xác định người lao động có thuộc trường hợp không đóng BHXH hay không. Nếu thuộc diện không đóng, hồ sơ cần được điều chỉnh phù hợp với thời gian nghỉ thực tế.
Lưu ý: Không nên áp dụng máy móc các mốc báo giảm theo quy định cũ. Khi xử lý hồ sơ, doanh nghiệp cần căn cứ Luật BHXH 2024 và quy trình giao dịch BHXH đang áp dụng tại thời điểm thực hiện.
Những thông tin cần kiểm tra trước khi báo giảm
Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát:
- Ngày người lao động bắt đầu nghỉ việc hoặc chuyển sang trạng thái không đóng BHXH;
- Tháng thực hiện báo giảm;
- Lý do giảm;
- Mức tiền lương và dữ liệu đóng BHXH của tháng liên quan;
- Thông tin cá nhân, mã số BHXH của người lao động.
Thực hiện báo giảm đúng thời điểm, đúng lý do và đúng dữ liệu giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch quá trình đóng BHXH và giảm việc phải điều chỉnh hồ sơ về sau.
Xem thêm: Báo tăng bhxh trước ngày nào trong tháng
5. Những câu hỏi thường gặp
5.1. Báo giảm BHXH sai tháng phải xử lý thế nào?
Nếu doanh nghiệp báo giảm BHXH sai tháng, cần rà soát lại thời điểm người lao động thực tế nghỉ việc hoặc thời điểm bắt đầu không thuộc diện đóng BHXH để lập hồ sơ điều chỉnh.
Doanh nghiệp nên kiểm tra các thông tin gồm tháng giảm, ngày giảm, lý do giảm và dữ liệu đóng BHXH. Nếu hồ sơ đã gửi nhưng chưa chính xác, thực hiện điều chỉnh trên hệ thống giao dịch BHXH theo hướng dẫn của cơ quan BHXH. Trường hợp việc báo sai làm phát sinh chênh lệch số tiền phải đóng, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh, truy đóng hoặc hoàn trả theo kết quả xử lý của cơ quan BHXH.
Quy trình thu hiện hành theo Quyết định 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 áp dụng việc điều chỉnh thông tin, mức đóng và dữ liệu tham gia BHXH khi có thay đổi.
5.2. Người lao động nghỉ không lương có cần báo giảm BHXH không?
Có thể cần báo giảm, tùy vào thời gian nghỉ và trường hợp cụ thể.
Theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH của tháng đó. Người sử dụng lao động cũng không phải đóng BHXH cho người lao động trong thời gian này. Hai bên có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH, với căn cứ đóng bằng căn cứ đóng của tháng gần nhất.
Vì vậy, khi người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên, doanh nghiệp cần xác định đúng tình trạng đóng BHXH của tháng đó để thực hiện báo giảm hoặc tiếp tục đóng theo thỏa thuận.
5.3. Báo giảm BHXH có cần chốt sổ cho người lao động không?
Không phải mọi trường hợp báo giảm BHXH đều phải chốt sổ.
Nếu người lao động nghỉ việc và chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần phối hợp với cơ quan BHXH để xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động. Luật BHXH 2024 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong việc xác nhận thời gian đóng khi người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc thôi việc.
Ngược lại, nếu người lao động chỉ tạm thời nghỉ không hưởng lương nhưng vẫn duy trì quan hệ lao động, việc báo giảm do không đóng BHXH trong tháng không đồng nghĩa với việc chấm dứt quá trình tham gia và thực hiện thủ tục chốt sổ như trường hợp nghỉ việc.
Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội
Báo giảm BHXH khi nào là vấn đề doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm để cập nhật tình trạng tham gia bảo hiểm của người lao động, hạn chế sai lệch dữ liệu và những phát sinh không đáng có. Nắm rõ thời hạn báo giảm, trường hợp áp dụng cùng hồ sơ cần chuẩn bị sẽ giúp bộ phận phụ trách xử lý công việc chủ động và chính xác hơn. Nếu còn vướng mắc khi thực hiện, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn chi tiết.
