Hướng dẫn cách báo tăng báo giảm BHXH mới nhất

Cách báo tăng báo giảm BHXH là thủ tục thực hiện quá trình thay đổi thông tin liên quan đến BHXH. Cả báo tăng và báo giảm đều đòi hỏi sự chính xác và thời gian đúng đắn để đảm bảo quyền lợi của người lao động và đơn vị được đảm bảo một cách hoàn chỉnh. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện quy trình này một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Mời quý doanh nghiệp cùng AZTAX tham khảo bài viết nhé!

1. Thành phần hồ sơ báo tăng báo giảm BHXH

1.1 Trường hợp công ty báo tăng mới lần đầu, chưa có mã đơn vị

Khi công ty mới lần đầu báo tăng và chưa có mã đơn vị, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên, có chữ ký và dấu xác nhận
• Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Tờ khai TK3-TS (tình trạng tham gia Bảo hiểm Xã hội)
• Tờ khai KT1-TS (tình trạng cá nhân tham gia Bảo hiểm Xã hội): 1 bản/người
• Mẫu D02-TS
• Bảng thanh toán lương cho nhân viên (chỉ cần cung cấp nếu báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại)
• Thông tin chi tiết của nhân viên báo tăng Bảo hiểm xã hội, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của Bảo hiểm Xã hội

Lưu ý: Hồ sơ cần được nộp trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm Xã hội, không chấp nhận nộp online.

1.2 Trường hợp công ty báo tăng, đã có mã đơn vị

Nếu công ty đã có mã đơn vị và cần thực hiện báo tăng hoặc giảm nhân viên, quy trình nộp hồ sơ online như sau:

• Đăng ký tài khoản và sử dụng chữ ký số: Đầu tiên, công ty cần tạo tài khoản trên hệ thống trực tuyến của Bảo hiểm Xã hội. Sau khi đăng ký thành công, công ty sẽ sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến
• Báo giảm nhân viên: Khi cần báo giảm nhân viên, công ty thực hiện quy trình nộp hồ sơ trực tuyến tương tự như khi báo tăng nhân viên. Quá trình này giúp cập nhật chính xác thông tin nhân sự và đảm bảo dữ liệu trên hệ thống Bảo hiểm Xã hội được duy trì đầy đủ và chính xác

2. Hướng dẫn cách báo tăng báo giảm BHXH

Hướng dẫn báo tăng giảm BHXH đã được tối ưu hóa để giúp các doanh nghiệp thực hiện thủ tục đơn giản và nhanh chóng hơn. Quy trình cụ thể bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đối với người lao động:

• Nếu đã có mã số BHXH, người lao động cần cung cấp mã số này cho đơn vị sử dụng lao động
• Nếu chưa có mã số BHXH, người lao động cần bổ sung và lập tờ khai TK1-TS

Đối với đơn vị sử dụng lao động:

• Lập Mẫu D02-LT (dùng cho trường hợp tăng, giảm lao động)
• Lập Mẫu D01-TS (dùng cho trường hợp điều chỉnh đóng BHXH)

Bước 2: Nộp hồ sơ

Đơn vị sử dụng lao động có thể lựa chọn một trong ba cách sau để nộp hồ sơ:

• Nộp hồ sơ điện tử, sử dụng chữ ký số và gửi lên Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam, qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng dịch vụ công Quốc gia
• Gửi hồ sơ qua đường bưu điện
• Nộp trực tiếp lại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục Vụ HCC các cấp

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và tiến hành xem xét xử lý yêu cầu báo tăng, giảm và điều chỉnh đóng BHXH theo yêu cầu của doanh nghiệp

Bước 4: Nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, đơn vị sử dụng lao động sẽ nhận kết quả giải quyết theo các hình thức đã đăng ký trước đó. Điều này giúp quy trình trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn

3. Mức đóng BHXH khi báo tăng

Dựa trên Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và các Nghị định liên quan, tỷ lệ đóng BHXH của doanh nghiệp năm 2024 như sau:

Tiền đóng BHXH = 32% x mức lương đóng BHXH của người lao động

Trong đó, tỷ lệ đóng BHXH là 10.5% từ tiền lương của người lao động và 21.5% từ quỹ tiền lương của doanh nghiệp (người sử dụng lao động) để đóng bảo hiểm xã hội (trừ đối tượng người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn), chi tiết như sau:

4. Thời hạn giải quyết thủ tục báo tăng giảm BHXH

Dựa trên Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, các thủ tục hành chính trong Danh mục dịch vụ công online có quy định cụ thể như sau:

Thời hạn giải quyết:

• Điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN: Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• Các trường hợp khác: Không quá 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Kết quả giải quyết:

• Tăng, giảm lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN: Cấp Sổ BHXH và thẻ BHYT
• Điều chỉnh tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN: Cơ quan BHXH cập nhật và ghi nhận kết quả vào cơ sở dữ liệu

5. Thời hạn báo tăng báo giảm BHXH

5.1 Thời hạn báo tăng BHXH

Theo Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13, công ty phải báo tăng lao động trong vòng 30 ngày từ ngày ký hợp đồng. Trong thời gian này, người sử dụng lao động cần gửi thông báo bằng văn bản và đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.

Do đó, trong 30 ngày kể từ khi ký hợp đồng, công ty phải đóng BHXH cho nhân viên. Sau khi nộp hồ sơ, nhân viên sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT. Nếu đã có sổ BHXH, nhân viên chỉ nhận thêm thẻ BHYT. Nếu sổ BHXH bị mất, cần làm hồ sơ xin cấp lại.

5.2 Thời hạn báo giảm BHXH

Căn cứ theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về trường hợp báo giảm chậm như sau:

Điều 50. Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Đại lý thu

Trách nhiệm của đơn vị, Đại lý thu

2.1. Đơn vị

a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.

…

Như vậy, khi có sự thay đổi về số lượng người lao động, đơn vị cần lập danh sách báo giảm và gửi cho cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử trong tháng, chấm dứt trước ngày cuối cùng của tháng đó. Điều này sẽ giúp việc quản lý hồ sơ dễ dàng hơn và đơn vị có thể thực hiện điều này hàng tháng một lần.

Căn cứ theo điểm 9.6 mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về hướng dẫn về trường hợp báo giảm chậm như sau:

Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT

…

9.7. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.

Căn cứ theo điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về hướng dẫn về thời hạn khai báo như sau:

Thời hạn khai báo hồ sơ

…

10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Như vậy, khi có sự giảm người tham gia BHYT, doanh nghiệp cần thực hiện lập danh sách giảm và gửi cơ quan BHXH đúng thời hạn. Trong trường hợp báo giảm trễ, doanh nghiệp phải thanh toán số tiền BHYT cho các tháng báo giảm trễ và thẻ BHYT chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó.

6. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp tại AZTAX

AZTAX tự hào mang đến dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp uy tín chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi không chỉ đơn thuần thực hiện quy trình đăng ký, mà còn tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm độc nhất và chất lượng cao nhất cho khách hàng.

Đội ngũ chuyên viên tư vấn của AZTAX không ngừng nỗ lực để giúp doanh nghiệp của bạn hiểu rõ về các quy định và tiến hành mọi thủ tục một cách thuận lợi nhất. Chúng tôi cam kết mang đến không gian đăng ký bảo hiểm xã hội độc đáo, với sự chú ý đặc biệt đến từng chi tiết và đảm bảo tuân thủ tuyệt đối theo quy định của pháp luật.

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn cách báo tăng báo giảm BHXH cho người lao động tại doanh nghiệp, giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và thời hạn cần tuân thủ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. AZTAX hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp đã nắm bắt được thông tin cần thiết về việc tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ bảo hiểm xã hội, liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé!