Cách báo tăng báo giảm BHXH là một thủ tục thay đổi thông tin liên quan đến BHXH của doanh nghiệp. Dù báo tăng hay báo giảm đều đòi hỏi sự chính xác để đảm bảo những quyền lợi của người lao động và đơn vị. Trong bài viết dưới đây AZTAX sẽ giúp quý doanh nghiệp biết chi tiết hơn về cách báo tăng báo giảm BHXH để giúp cho doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của Luật Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
1. Báo tăng giảm BHXH là gì?
Báo tăng, báo giảm BHXH là thủ tục doanh nghiệp thực hiện với cơ quan BHXH khi có biến động về người lao động hoặc mức tiền lương đóng bảo hiểm. Báo tăng áp dụng khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia, còn báo giảm được thực hiện khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng hoặc không còn thuộc diện đóng BHXH tại doanh nghiệp.
2. Các trường hợp phải báo tăng giảm BHXH
Việc xác định đúng thời điểm phát sinh báo tăng hoặc báo giảm BHXH giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin lao động kịp thời, bảo đảm quyền lợi cho nhân viên và hạn chế rủi ro truy thu. Dưới đây là các trường hợp phổ biến cần thực hiện từng thủ tục.
2.1 Các trường hợp cần báo tăng BHXH
Trong cách báo tăng báo giảm BHXH, báo tăng được thực hiện khi doanh nghiệp có nhân sự mới thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc hoặc người lao động thay đổi tình trạng hợp đồng và bắt đầu đủ điều kiện tham gia.
- Tuyển mới người lao động thuộc diện tham gia BHXH
Khi ký hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động. Hồ sơ cần được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc diện tham gia.
Việc báo tăng chậm có thể dẫn đến truy thu khoản phải đóng, tính lãi chậm đóng và nguy cơ bị xử lý vi phạm theo quy định.
- Người lao động trước đây chưa thuộc diện tham gia nhưng nay đã đủ điều kiện
Trường hợp nhân viên thử việc, làm việc theo hợp đồng dưới 01 tháng hoặc cộng tác viên sau đó ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, doanh nghiệp cần báo tăng BHXH từ thời điểm hợp đồng mới có hiệu lực. Việc này giúp người lao động được ghi nhận thời gian đóng BHXH và bảo đảm quyền lợi về ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất.
- Thay đổi nội dung hợp đồng làm phát sinh nghĩa vụ tham gia
Doanh nghiệp cũng phải thực hiện báo tăng khi ký lại hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng làm thay đổi thời hạn làm việc từ dưới 01 tháng lên từ đủ 01 tháng trở lên. Đây là căn cứ để bổ sung người lao động vào danh sách tham gia BHXH bắt buộc.
2.2 Các trường hợp cần báo giảm BHXH
Trong cách báo tăng báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm khi người lao động không còn thuộc diện đóng BHXH tại đơn vị hoặc có thời gian tạm dừng đóng theo quy định. Những trường hợp thường gặp gồm:
- Người lao động chấm dứt hợp đồng
Doanh nghiệp thực hiện báo giảm khi hợp đồng lao động hết hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt, người lao động đơn phương nghỉ việc hoặc bị xử lý kỷ luật buộc thôi việc. Việc kê khai kịp thời giúp chốt đúng thời điểm đóng và tránh phát sinh khoản đóng không cần thiết.
- Người lao động nghỉ không hưởng lương từ đủ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng.
Nếu người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, tháng đó sẽ không thuộc thời gian đóng BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp cần báo giảm hoặc điều chỉnh theo quy định để bảo đảm dữ liệu đóng BHXH chính xác.
- Người lao động nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng hoặc chuyển sang đơn vị khác
Khi người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục kê khai theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để quản lý quá trình đóng và hưởng chế độ. Trường hợp tạm hoãn hợp đồng vì nghĩa vụ quân sự, điều trị dài hạn hoặc lý do hợp pháp khác, doanh nghiệp cũng cần báo giảm từ thời điểm tạm hoãn.
Nếu người lao động chuyển sang làm việc tại doanh nghiệp khác, đơn vị cũ phải báo giảm để tránh trùng quá trình tham gia; đơn vị mới sẽ thực hiện báo tăng khi tiếp nhận người lao động.
3. Hồ sơ, thủ tục khi báo tăng giảm BHXH
Để thực hiện cách báo tăng báo giảm BHXH chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng trường hợp phát sinh.
Hồ sơ điều chỉnh
Người sử dụng lao động lập và nộp các giấy tờ cần thiết, thường gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu D02-LT.
- Bảng kê thông tin mẫu D01-TS khi có yêu cầu kèm theo.
- Tài liệu chứng minh nội dung điều chỉnh, chẳng hạn hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định điều chỉnh lương hoặc văn bản liên quan.
- Mẫu TK1-TS dành cho người lao động chưa được cấp mã số BHXH hoặc có nhu cầu cập nhật, điều chỉnh thông tin cá nhân.
Các bước thực hiện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH quản lý qua giao dịch điện tử, tổ chức I-VAN, Cổng Dịch vụ công Quốc gia, bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Cơ quan BHXH kiểm tra và xử lý
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH thực hiện rà soát và cập nhật dữ liệu tham gia của người lao động. Thời hạn xử lý hồ sơ điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH là không quá 03 ngày làm việc; các trường hợp khác được giải quyết theo quy trình tương ứng.
Bước 3: Nhận kết quả
Khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan BHXH cập nhật thông tin về người lao động và mức đóng mới trên hệ thống. Kê khai trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ theo dõi tình trạng xử lý, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót hồ sơ.
4. Mức đóng BHXH và cách tính mới nhất
Khi thực hiện cách báo tăng báo giảm BHXH, kế toán cần xác định chính xác mức tiền lương làm căn cứ đóng và tỷ lệ trích nộp. Sai sót ở bước này có thể làm phát sinh truy thu, lãi chậm đóng và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
4.1 Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Tiền lương đóng BHXH bắt buộc được xác định theo nội dung ghi trong hợp đồng lao động, gồm:
- Mức tiền lương được xác định theo công việc hoặc chức danh đảm nhiệm.
- Phụ cấp lương.
- Các khoản bổ sung khác có mức tiền xác định được và được chi trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.
Tiền thưởng, các khoản phúc lợi hoặc hỗ trợ không mang tính thường xuyên thường không dùng để tính đóng BHXH. Doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng lao động và quy chế trả lương trước khi kê khai tăng hoặc điều chỉnh mức đóng.
4.2 Tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc
Với nhóm người lao động áp dụng mức đóng thông thường, tổng tỷ lệ đóng BHXH, BHYT và BHTN là 32% trên tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó:
- Người sử dụng lao động đóng 21,5%: BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%.
- Người lao động đóng tổng cộng 10,5%, gồm: 8% BHXH, 1,5% BHYT và 1% BHTN.
Tỷ lệ thực tế có thể khác đối với một số nhóm lao động hoặc trường hợp đặc thù.
4.3 Nguyên tắc đóng theo tháng phát sinh
Doanh nghiệp cần kê khai đúng thời điểm người lao động bắt đầu hoặc kết thúc thuộc diện đóng BHXH. Nếu người lao động không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không phải đóng BHXH trong tháng đó, trừ khi hai bên có thỏa thuận tiếp tục đóng theo quy định.
Riêng thời gian nghỉ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng vẫn được tính là thời gian tham gia BHXH, dù người lao động và doanh nghiệp không phải trực tiếp đóng tiền.
4.4 Lưu ý khi điều chỉnh mức đóng
Mức lương kê khai đóng BHXH không được thấp hơn mức tối thiểu theo quy định áp dụng tại địa bàn. Khi tăng hoặc giảm lương làm căn cứ đóng, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục điều chỉnh kịp thời để hạn chế nguy cơ bị truy thu khi cơ quan BHXH kiểm tra.
5. Thời gian giải quyết hồ sơ và kết quả nhận được
Sau khi nhận hồ sơ kê khai điện tử, cơ quan BHXH sẽ kiểm tra, xử lý và cập nhật dữ liệu tham gia trên hệ thống. Doanh nghiệp nên theo dõi trạng thái hồ sơ để kịp thời bổ sung khi có yêu cầu.
5.1 Thời hạn xử lý hồ sơ
Thời gian giải quyết phụ thuộc vào loại thủ tục và tính đầy đủ của hồ sơ. Với hồ sơ điều chỉnh tăng tiền lương đóng BHXH, thời hạn xử lý không quá 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cấp mới sổ BHXH hoặc thẻ BHYT, thời hạn thường không quá 05 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ báo tăng hoặc báo giảm có thông tin chưa khớp, cơ quan BHXH sẽ thông báo để đơn vị điều chỉnh, bổ sung. Thời gian xử lý được tính từ khi hồ sơ đã hoàn thiện.
5.2 Kết quả khi báo tăng BHXH
Khi hồ sơ được chấp thuận, thông tin tham gia và mức đóng của người lao động được cập nhật trên cơ sở dữ liệu BHXH. Người lao động được cấp hoặc gia hạn giá trị sử dụng thẻ BHYT theo quy định.
Mỗi người chỉ sử dụng một mã số BHXH trong suốt quá trình tham gia. Vì vậy, người đã có mã số tại đơn vị cũ sẽ tiếp tục đóng trên mã số này, không phát sinh sổ BHXH mới.
5.3 Kết quả khi báo giảm BHXH
Sau khi báo giảm thành công, cơ quan BHXH ghi nhận thời điểm dừng đóng của người lao động tại đơn vị. Giá trị sử dụng thẻ BHYT cũng được điều chỉnh theo thời điểm giảm và quy định hiện hành.
Khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN và bàn giao thông tin liên quan để người lao động bảo lưu hoặc tiếp tục tham gia tại đơn vị mới.
Như vậy, qua bài viết trên AZTAX đã giúp quý doanh nghiệp hiểu chi tiết hơn về hồ sơ, thủ tục, thời gian cách báo tăng báo giảm BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định Luật Bảo hiểm xã hội. AZTAX hy vọng qua bài viết này quy doanh nghiệp đã nắm bắt được thông tin cần thiết về việc tham gia bảo hiểm xã hội.
6. Câu hỏi thường gặp
6.1 Có thể báo tăng báo giảm BHXH online qua phần mềm hay không?
Có. Doanh nghiệp có thể thực hiện báo tăng, báo giảm BHXH online thông qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc các phần mềm giao dịch điện tử được kết nối như EFY, Thái Sơn, VNPT, MISA. Hình thức này giúp kê khai, ký số, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý thuận tiện hơn.
6.2 Báo giảm BHXH muộn có bị xử phạt không?
Báo giảm BHXH muộn thường không bị phạt riêng, nhưng doanh nghiệp có thể phải đóng tiếp BHYT đến thời điểm hồ sơ được cập nhật. Vì vậy, cần báo giảm đúng hạn để tránh chi phí phát sinh.
6.3 Người lao động nghỉ không hưởng lương bao lâu thì phải báo giảm BHXH?
Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm BHXH.
6.4 Báo tăng BHXH khi thay đổi mức lương đóng cần làm những gì?
Khi tăng mức lương đóng BHXH, doanh nghiệp lập mẫu D02-LT, kèm hồ sơ làm căn cứ như quyết định tăng lương, phụ lục hoặc hợp đồng lao động. Mẫu TK1-TS chỉ cần khi người lao động đồng thời điều chỉnh thông tin cá nhân. Hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua tổ chức I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
6.5 Doanh nghiệp cần xử lý thế nào khi báo tăng hoặc báo giảm BHXH bị sai thông tin?
Doanh nghiệp cần lập hồ sơ điều chỉnh và nộp lại qua phần mềm giao dịch BHXH. Sai thông tin cá nhân dùng mẫu TK1-TS kèm giấy tờ chứng minh; báo tăng nhầm thì thực hiện báo giảm, báo giảm nhầm hoặc giảm sớm cần khai tăng, truy đóng thời gian thiếu. Nếu phát sinh khoản phải đóng bổ sung, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm tiền lãi theo quy định.
