Cách báo tăng báo giảm BHXH là thủ tục thực hiện quá trình thay đổi thông tin liên quan đến BHXH. Cả báo tăng và báo giảm đều đòi hỏi sự chính xác và thời gian đúng đắn để đảm bảo quyền lợi của người lao động và đơn vị được đảm bảo một cách hoàn chỉnh. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện quy trình này một cách hiệu quả và đáng tin cậy. Mời quý doanh nghiệp cùng AZTAX tham khảo bài viết nhé!
1. Thành phần hồ sơ báo tăng giảm, điều chỉnh đóng BHXH
1.1 Trường hợp công ty báo tăng mới lần đầu, chưa có mã đơn vị:
Khi công ty báo tăng mới lần đầu và chưa được cấp mã đơn vị, hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
- Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động giữa công ty và nhân viên, cần ký tên và đóng dấu đầy đủ.
- Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty: Đây là bằng chứng về việc công ty hoạt động hợp pháp và được công nhận.
- Tờ khai TK3-TS: Đây là tờ khai tình trạng tham gia Bảo hiểm Xã hội.
- Tờ khai TK1-TS (1 bản/người): Tờ khai tình trạng cá nhân tham gia Bảo hiểm Xã hội, cần điền một bản cho mỗi người tham gia.
- Mẫu D02-TS: Mẫu này cũng liên quan đến tình trạng tham gia Bảo hiểm Xã hội.
- Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên: Đây là tài liệu cung cấp thông tin về tiền lương của nhân viên trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại.
- Thông tin của nhân viên báo tăng bảo hiểm xã hội: Điền đầy đủ thông tin theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 600 của Bảo hiểm Xã hội. Điều này đảm bảo rằng thông tin của nhân viên được ghi nhận chính xác.
1.2 Trường hợp công ty báo tăng, đã có mã đơn vị
Trong trường hợp công ty đã có mã đơn vị và cần báo tăng hoặc giảm nhân viên, quy trình nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng như sau:
Nộp trực tuyến bằng cách đăng ký tài khoản và sử dụng chữ ký số: Đầu tiên, công ty cần đăng ký tài khoản trên hệ thống trực tuyến của Bảo hiểm Xã hội. Sau khi có tài khoản, họ sẽ sử dụng chữ ký số để nộp hồ sơ trực tuyến.
Đối với báo giảm nhân viên: Trong trường hợp báo giảm số lượng nhân viên, công ty sẽ tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến tương tự như thủ tục báo tăng nhân viên. Quá trình này giúp cập nhật thông tin và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trên hệ thống Bảo hiểm Xã hội.
2. Trình tự thực hiện báo tăng/giảm, điều chỉnh đóng BHXH
Trình tự tối ưu để thực hiện việc báo tăng, báo giảm Bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp thao tác một cách đơn giản và nhanh chóng hơn. Cụ thể quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Đối với người lao động cần chuẩn bị
- Trường hợp người lao động đã có mã số BHXH thì người lao động cung cấp mã số này cho đơn vị.
- Trường hợp người lao động chưa có mã số BHXH thì người lao động cần bổ sung lập tờ khai TK1-TS.
Đối với đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị và nộp hồ sơ về cơ quan BHXH:
- Lập Mẫu D02-LT (đối với trường hợp tăng, giảm lao động).
- Lập Mẫu D01-TS (đối với trường hợp điều chỉnh đóng BHXH).
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và tiến hành xem xét xử lý yêu cầu báo tăng, giảm và điều chỉnh đóng BHXH từ doanh nghiệp.
Bước 3: Đơn vị sử dụng lao động nhận kết quả từ cơ quan BHXH sau khi hồ sơ đã được giải quyết.
3. Cách thức thực hiện báo tăng giảm, điều chỉnh đóng BHXH
Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) có sự linh hoạt trong việc nộp hồ sơ báo giảm. Đó có thể là việc lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, hoặc thông qua tổ chức I-VAN, hoặc cả việc gửi thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hình thức truyền thống bằng cách nộp tài liệu tại Bưu chính hoặc trực tiếp tại các văn phòng của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện, hoặc Trung tâm Phục vụ HCC cấp cơ sở.
Bước 2: Sau khi đã nộp hồ sơ, đơn vị SDLĐ sẽ tiếp tục nhận kết quả giải quyết theo các hình thức đã đăng ký trước đó. Điều này giúp quy trình trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn bao giờ hết.
4. Thời hạn giải quyết thủ tục báo tăng giảm, điều chỉnh đóng BHXH
4.1 Thời hạn báo tăng
Thời hạn báo tăng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13 là trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.
4.2 Thời hạn báo giảm
Thời hạn báo giảm lao động là khi có sự giảm người lao động, đơn vị phải thực hiện việc lập danh sách báo giảm và gửi cơ quan Bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng, tính đến ngày cuối cùng của tháng đó. Điều này giúp thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ.
Căn cứ theo điểm 2.1 khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về trường hợp báo giảm chậm như sau:
Điều 50. Trách nhiệm của người tham gia, đơn vị, Đại lý thu
Trách nhiệm của đơn vị, Đại lý thu
2.1. Đơn vị
a) Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo đúng quy trình, quy định tại Văn bản này và quy định của pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Trường hợp đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm và thẻ BHYT có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
…
Như vậy, khi có sự thay đổi về số lượng người lao động, đơn vị cần lập danh sách báo giảm và gửi cho cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử trong tháng, chấm dứt trước ngày cuối cùng của tháng đó. Điều này sẽ giúp việc quản lý hồ sơ dễ dàng hơn và đơn vị có thể thực hiện điều này hàng tháng một lần.
Căn cứ theo điểm 9.6 mục 9 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về hướng dẫn về trường hợp báo giảm chậm như sau:
Quy định về cấp và quản lý thẻ BHYT
…
9.7. Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Nếu báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì phải phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.
Căn cứ theo điểm 10.3 Mục 10 Công văn 1734/BHXH-QLT quy định về hướng dẫn về thời hạn khai báo như sau:
Thời hạn khai báo hồ sơ
…
10.3. Khi có phát sinh giảm thì đơn vị báo giảm từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng giá trị thẻ BHYT của tháng sau. Trường hợp để không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Như vậy, khi có sự giảm người tham gia BHYT, doanh nghiệp cần thực hiện lập danh sách giảm và gửi cơ quan BHXH đúng thời hạn. Trong trường hợp báo giảm trễ, doanh nghiệp phải thanh toán số tiền BHYT cho các tháng báo giảm trễ và thẻ BHYT chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó.
5. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp AZTAX
AZTAX tự hào mang đến dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp uy tín chất lượng hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi không chỉ đơn thuần thực hiện quy trình đăng ký, mà còn tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm độc nhất và chất lượng cao nhất cho khách hàng.
Đội ngũ chuyên viên tư vấn của AZTAX không ngừng nỗ lực để giúp doanh nghiệp của bạn hiểu rõ về các quy định và tiến hành mọi thủ tục một cách thuận lợi nhất. Chúng tôi cam kết mang đến không gian đăng ký bảo hiểm xã hội độc đáo, với sự chú ý đặc biệt đến từng chi tiết và đảm bảo tuân thủ tuyệt đối theo quy định của pháp luật.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt và sự độc đáo mà AZTAX mang lại trong dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp của bạn.
Trên đây là cách báo tăng báo giảm BHXH cho người lao động tại doanh nghiệp. Nhằm nắm vững quy trình và thời hạn để đảm bảo quyền lợi của người lao động tại doanh nghiệp. Sau khi đọc bài viết, AZTAX hy vọng quý doanh nghiệp đã có câu trả lời về việc tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ ngay với AZTAX thông qua thông tin dưới đây.
