Báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghiệp vụ bắt buộc nhưng phần lớn doanh nghiệp lại chưa chú ý thực hiện, dẫn đến những khoản truy thu không đáng có. Vậy nên, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất hiện hành để doanh nghiệp nắm bắt và thực hiện. Để khai trình lao động năm 2024, doanh nghiệp có thể thực hiện 01 trong 02 cách sau:
1. Cách báo cáo tình hình sử dụng lao động 2024 online
Để báo cáo tình hình sử dụng lao động online các bạn sẽ trải qua rất nhiều bước. Tuy nhiên AZTAX đã hệ thống lại để đưa ra 2 giai đoạn mà bạn cần hoàn thành như sau:
Giai Đoạn 1: Đăng ký tài khoản Dịch vụ công Quốc gia
Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia
Bước 02: Chọn “Đăng ký”
Bước 03: Chọn đối tượng đăng ký là “Doanh nghiệp” và loại chứng thư số mà đơn vị sử dụng (thường là ký số USB Token)
Bước 04: Sau khi xác nhận, doanh nghiệp tiếp tục điền đầy đủ thông tin
Bước 05: Chọn “Đăng ký” để hoàn thành đăng ký tài khoản
Giai Đoạn 2: Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ
Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia
Bước 02: Chọn “Đăng nhập” và chọn “Tài khoản cấp bởi DVC Quốc Gia”
Bước 03: Chọn mục “USB chữ ký số” để tiến hành đăng nhập
Bước 04: Sau khi hoàn thành đăng nhập, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” để tiến hành khai báo tình hình lao động
Bước 05: Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” sau đó chọn “Tìm kiếm”
Bước 06: Trên màn hình hiện ra Danh sách các dịch vụ công do BHXH Việt Nam cung cấp => Chọn Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và Báo cáo tình hình sử dụng lao động => Nộp trực tuyến
Bước 07: Sau khi được chuyển sang giao diện “Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động” doanh nghiệp tiếp tục thực hiện theo các bước sau:
(1) Chọn Sở LĐTBXH tại tỉnh/TP nơi doanh nghiệp đang tham gia BHXH
(2) Điền đầy đủ “Mã đơn vị” và “Mã cơ quan BHXH” nơi doanh nghiệp đang tham gia BHXH
Bước 08: Chọn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình
Bước 09: Sau khi lên thông báo hoàn thành cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động => chọn “Tiếp tục” để báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023
Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục khai trình lao động định kỳ hằng năm. Cổng dịch vụ công Quốc gia sẽ lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của bảo hiểm xã hội (yêu cầu doanh nghiệp phải có sử dụng bảo hiểm xã hội điện tử) để gửi Sở Lao động Thương binh và Xã Hội.
Lưu ý: Hiện nay một số địa phương vẫn yêu cầu doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua email đến Sở Lao động – Thương binh và Xã Hội. Vậy nên để đảm bảo thủ tục đã hoàn tất và được Sở Lao động ghi nhận, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với Sở để được hướng dẫn chi tiết.
2. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023 trực tiếp
Nếu các bạn không quen với việc nội hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023 online, các bạn cũng có thể báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023 trực tiếp qua các bước trong bảng hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023 của AZTAX, cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ theo Mẫu số 01/PLI được đính kèm trong Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP về báo cáo tình hình sử dụng lao động dành cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức. Tải mẫu số 01/PLI tại đây:
Bước 2: Điền thông tin vào báo cáo tình hình sử dụng lao động
Doanh nghiệp điền thông tin theo hướng dẫn sau:
(1) Phần Kính gửi: Điền Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
(2) Vị trí việc làm phân loại theo:
- Cột số 8 – Nhà quản lý: Bao gồm lãnh đạo, quản lý làm việc trong các ngành, các cấp, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp giữ chức vụ có quyền quản lý, chỉ huy, điều hành từ TW tới cấp xã.
- Cột số 9 – Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm các ngành nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm ở trình độ đại học trở lên trong các lĩnh vực như KHKT, sức khỏe, giáo dục, kinh doanh quản lý, Công nghệ TTTT.
- Cột số 10 – Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm ngành nghề đòi hỏi kiến thức, kinh nghiệm ở trình độ bậc trung về các lĩnh vực KHKT, sức khỏe, kinh doanh, VHXH, TTTT, giáo dục, CNTT…
Doanh nghiệp tra soát danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tại đơn vị và tiến hành nhập thông tin, sau đó ký tên, đóng dấu.
Bước 3: Nộp trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ báo cáo trực tiếp đến Sở Lao động thương binh và Xã hội, sau đó thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện nơi đang đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp đã thực hiện thành công thủ tục khai trình lao động định kỳ.
3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2024 online
Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP, được quy định như sau:
Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
Định kỳ báo cáo:
- Mỗi 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Đồng thời, thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Trong trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, họ có thể gửi báo cáo bằng bản giấy, sử dụng Mẫu số 01/PLI Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động cũng phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện, và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế.
Báo cáo của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tổng hợp tình hình thay đổi về lao động khi người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy, sử dụng Mẫu số 02/PLI Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Mỗi 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6, và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn, qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sử dụng Mẫu số 02/PLI Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Trong trường hợp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, họ có thể gửi báo cáo bằng bản giấy, sử dụng Mẫu số 02/PLI Phụ lục I theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Như vậy, thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động (bao gồm thay đổi về lao động) được định kỳ là 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12).
4. Tại sao phải báo cáo tình hình sử dụng lao động
Khai trình lao động hay còn được gọi là báo cáo tình hình sử dụng lao động 2024 là một nghiệp vụ được thực hiện định kỳ 02 lần một năm. Theo quy định, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện báo cáo để gửi đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội vì thông thường sẽ không có văn bản hay thông báo nào để nhắc nhở doanh nghiệp về việc gần đến hạn chót nộp hồ sơ. Vậy nên, doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn để tránh phát sinh truy thu.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua bước khai trình lao động định kỳ hằng năm nhưng vẫn không nhận được công văn thanh tra hay quyết định truy thu. Do vậy, doanh nghiệp dần không chú trọng nghiệp vụ này. Thế nhưng doanh nghiệp cần biết, nếu doanh nghiệp có bất cứ nghiệp vụ về bảo hiểm hay lao động đáng ngờ nào trong năm thì đều có thể bị thanh tra, và khi thanh tra, cán bộ sẽ kiểm tra chi tiết phần khai trình lao động.
Bạn đọc có thể tìm hiểu chi tiết về khai trình lao động qua bài viết Khai Trình Lao Động: Nghiệp Vụ Bắt Buộc
5. Quy định về báo cáo tình hình sử dụng lao động
Quy định mới nhất về khai trình lao động được đề cập trong Nghị định 145/2020/NĐ-CP ban hành ngày 14/12/2020 có hiệu lực từ ngày 01/02/2021. Cụ thể:
Quy định về khai trình lao động lần đầu được nêu tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
“1. Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.”
Như vậy, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh sau ngày 15/10/2020 thì không phải khai trình lần đầu nữa.
Quy định về khai trình lao động định kỳ được nêu tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
“2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.”
Theo quy định trên thì doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo hằng năm chậm nhất vào ngày 05/06 và ngày 05/12.
6. Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2023 có bắt buộc không?
Có bắt buộc. Báo cáo tình hình sử dụng lao động là việc bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hay thực hiện sai sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo đúng pháp luật trong lĩnh vực lao động.
Mức phạt được quy định như sauCụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng: Trong trường hợp người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
- Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng: Đối với vi phạm khi người sử dụng lao động không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Như vậy, việc tuân thủ quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp tránh xa các hình phạt hành chính mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt khi không thực hiện đúng quy trình.
7. Mẫu báo cáo lao động 6 tháng cuối năm 2024
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2024, được quy định theo Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, có các điểm cần lưu ý khi điền mẫu báo cáo lao động 6 tháng cuối năm 2024 như sau:
- Tên Mẫu và Số Mẫu:
- Mẫu mang tên “Báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2024” với Số Mẫu là 01/PLI.
- Lưu ý khi điền mẫu:
- Ghi chú (1): Địa điểm gửi báo cáo là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cùng với cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
- Ghi chú (2): Vị trí việc làm được phân loại như sau:
- Cột (8) Nhà quản lý: Bao gồm những nhà lãnh đạo, quản lý ở mọi cấp và trong mọi lĩnh vực, từ trung ương đến cấp xã.
- Cột (9) Chuyên môn kỹ thuật bậc cao: Bao gồm các nghề đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao (đại học trở lên) trong nhiều lĩnh vực.
- Cột (10) Chuyên môn kỹ thuật bậc trung: Bao gồm các nghề đòi hỏi kiến thức và kinh nghiệm ở trình độ bậc trung (cao đẳng, trung cấp) trong nhiều lĩnh vực.
Đây là những điều cần chú ý khi điền Mẫu số 01/PLI, giúp đảm bảo rằng thông tin báo cáo về tình hình sử dụng lao động trong 6 tháng cuối năm 2024 là chính xác và đầy đủ để việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm 2024 được trở nên suôn sẽ.
8. Kết luận
Báo cáo tình hình sử dụng lao động 2024 là một trong các nghiệp vụ thường niên mà doanh nghiệp phải thực hiện. Nghiệp vụ này có thao tác rất đơn giản nhưng lại thường bị bỏ qua và dẫn đến doanh nghiệp không có căn cứ giải trình khi vướng thanh tra lao động.
Tương tự, hồ sơ C&B – bao gồm khai trình lao động – có rất nhiều nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần lưu tâm rà soát. Bảng rà soát hồ sơ C&B của AZTAX được lập ra với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra và rà soát toàn diện nhất. Tải ngay:
Hơn thế nữa, nhằm mục đích tri ân khách hàng doanh nghiệp đã và đang quan tâm, tin dùng AZTAX, chúng tôi đang triển khai chương trình khảo sát tặng phân tích C&B miễn phí. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện một vài câu hỏi khảo sát ngắn để chúng tôi nắm bắt tình hình và đưa ra lời khuyên hữu ích cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng đừng quên rằng AZTAX hiện vẫn có cung cấp các gói Dịch Vụ C&B trọn gói và từng phần với phí chỉ từ 1.000.000đ/tháng, tiết kiệm gấp 06 lần so với việc doanh nghiệp thuê nhân sự chuyên trách mà còn được đảm bảo toàn diện về tính pháp lý. Liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí:
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
