Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro về thuế. Việc hủy hóa đơn chỉ được thực hiện trong những tình huống nhất định, ví dụ hóa đơn lập sai thông tin, bị lập trùng hoặc không phát sinh giao dịch. Hiểu rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình, bảo vệ quyền lợi và duy trì hồ sơ kế toán minh bạch, đầy đủ. Cùng AZTAX tìm hiểu thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2025
Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định về các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành như sau:
- Trường hợp thứ nhất: Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, thì người bán được phép thực hiện hủy hóa đơn để lập lại hóa đơn mới cho đúng quy định.
- Trường hợp thứ hai: Khi người bán đã lập hóa đơn điện tử để thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ (theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nhưng sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt, thì hóa đơn đó cũng phải được hủy bỏ.
Như vậy, với hai trường hợp nêu trên, người bán cần thực hiện việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có phát sinh hóa đơn điều chỉnh, nhằm đảm bảo đúng quy định và tránh bị xử phạt hành chính.
2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử
Khi cần hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy trình pháp lý để đảm bảo hóa đơn được hủy hợp lệ và không ảnh hưởng đến kê khai thuế. Thủ tục hủy thường bao gồm việc lập biên bản hủy, thông báo với cơ quan thuế (nếu cần) và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử viết sai được thực hiện khác nhau tùy theo từng trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót.
- Người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã có sai sót. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai trên hệ thống của mình.
- Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế, đồng thời gửi hóa đơn mới cho người mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn lập khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ (theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
- Người bán tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
- Đồng thời thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý về thời điểm lập hóa đơn theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Đối với dịch vụ, hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Trừ các khoản đặt cọc hoặc tạm ứng để thực hiện hợp đồng đối với dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, thẩm định giá, khảo sát – thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát hoặc lập dự án đầu tư xây dựng.
3. Hủy hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Hiện nay, việc hủy hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện trong các trường hợp pháp luật cho phép. Nếu doanh nghiệp hủy đúng quy định, sẽ không bị xử phạt. Tuy nhiên, nếu hủy trái quy định, tùy theo mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày hết hạn phải hủy, nếu có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hoặc hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Không thực hiện hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng, hoặc không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn;
- Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn phải hủy theo quy định.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với các hành vi:
- Hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết hạn phải hủy;
- Không thực hiện hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
- Không hủy hóa đơn điện tử có sai sót sau khi hết thời hạn cơ quan thuế đã thông báo;
- Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng;
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật;
- Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp được phép theo quy định.
4. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Hủy hóa đơn điện tử là hành động làm cho hóa đơn điện tử mất giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật. Khái niệm này khác với tiêu hủy hóa đơn, bởi tiêu hủy là biện pháp xóa hoàn toàn hóa đơn khỏi hệ thống, khiến hóa đơn không còn tồn tại, không thể truy cập hoặc tham chiếu. Như vậy, hủy hóa đơn tập trung vào việc hóa đơn không còn hiệu lực sử dụng, còn tiêu hủy là xóa bỏ hoàn toàn trên hệ thống thông tin.
Câu 2: Hóa đơn điện tử xuất rồi có hủy được không?
Hóa đơn điện tử sau khi đã xuất và gửi cho người mua không thể hủy trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế. Trong trường hợp hóa đơn này có sai sót hoặc cần điều chỉnh, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn xóa bỏ theo quy định. Nếu hóa đơn chưa được cấp mã hoặc chưa gửi cho người mua, doanh nghiệp có thể tự hủy hóa đơn trên phần mềm kế toán và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Câu 3: Cơ quan thuế có thể tra cứu hóa đơn đã hủy không?
Có, cơ quan thuế vẫn có thể tra cứu thông tin của hóa đơn đã hủy trên hệ thống của mình. Khi hóa đơn bị hủy, nó mất giá trị sử dụng nhưng dữ liệu về hóa đơn vẫn được lưu trữ trên hệ thống để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu và phục vụ công tác quản lý, thanh tra hoặc kiểm tra sau này.
Tóm lại, việc nắm rõ các trường hợp hủy hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp xử lý sai sót đúng quy định, tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính. Khi phát sinh tình huống cần hủy hóa đơn, kế toán cần xác định chính xác lý do, thực hiện đầy đủ quy trình thông báo và lưu trữ hồ sơ liên quan theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán – thuế mà còn góp phần nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong công tác quản lý hóa đơn điện tử. Hãy liên hệ ngay với AZTAX để được hỗ trợ tư vấn giải đáp thắc mắc nhé!
