Dù là vì bất kì lí do nào, doanh nghiệp cũng phải thực hiện báo giảm bhxh nếu người lao động nghỉ việc. Vậy báo giảm bhxh khi nào? Cần những hồ sơ gì và cách báo giảm như thế nào? Câu trả lời sẽ được AZTAX làm rõ ngay dưới bài viết sau.
1. Khi nào phải thực hiện báo giảm lao động?
Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 đã quy định:
Điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội
Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:
Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;
Sổ bảo hiểm xã hội;
Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.
Có thể thấy rằng theo quy định doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản với cơ quan Bảo hiểm xã hội khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến việc tham gia Bảo hiểm xã hội.
Hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động được đề cập trong Thủ tục 1.3 của Phụ lục kèm theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021. Theo hướng dẫn này, doanh nghiệp cần báo giảm lao động trong các trường hợp sau:
- Người lao động đổi việc, nghỉ việc, hoặc khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc.
- Người lao động nghỉ để hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội như hưu trí, bảo lưu, ốm đau, hoặc thai sản.
- Người lao động nghỉ việc không lương, tạm hoãn hợp đồng lao động hoặc ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày đến một tháng làm việc
Vậy có thể thấy rằng nếu người lao động làm việc và nhận lương dưới 14 ngày/tháng thì doanh nghiệp không cần phải đóng BHXH cho họ tháng đó.
Xem thêm: Báo giảm bhxh khi nào
2. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm những giấy tờ gì?
Để báo giảm BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định. Hồ sơ này có thể là hồ sơ điện tử hoặc hồ sơ giấy, tùy thuộc vào phương pháp báo giảm BHXH của doanh nghiệp.
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…
Xem thêm: Hồ sơ báo giảm bhxh
Xem thêm: Mẫu báo giảm bhxh mới nhất
3. Thủ tục báo giảm lao động được thực hiện như thế nào?
Theo hướng dẫn về quy trình báo giảm lao động đối với những trường hợp như chuyển đi, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, mà Thủ tục 1.3 Phụ lục của Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021 đã quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nộp Hồ Sơ
- Đối với Người Lao Động:
- Nếu có mã số bảo hiểm xã hội, cung cấp mã số này cho đơn vị.
- Nếu chưa có mã số bảo hiểm xã hội: lập Tờ khai TK1-TS.
- Đối với Đơn Vị Sử Dụng Lao Động:
- Lập Mẫu D02-LT.
- Lập Mẫu D01-TS.
Lựa Chọn Hình Thức Nộp Hồ Sơ:
- Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi qua Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Sử dụng dịch vụ Bưu chính.
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm xã hội ở cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp.
Bước 2: Tiếp Nhận Hồ Sơ Cơ quan Bảo hiểm xã hội tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Bước 3: Nhận Kết Quả Đơn vị nhận được kết quả giải quyết, bao gồm:
- Sổ bảo hiểm xã hội.
- Thẻ bảo hiểm y tế.
4. Hướng dẫn 2 cách báo giảm BHXH
Để báo giảm BHXH, các doanh nghiệp có thể sử dụng hai cách sau:
4.1. Báo giảm BHXH online trên Phần Mềm BHXH Điện Tử:
- Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, họ có thể lập và gửi hồ sơ báo giảm trực tiếp trên phần mềm BHXH điện tử. Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần đảm bảo đã đăng ký tài khoản giao dịch với cơ quan BHXH.
– Bước 1: Truy cập https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử cho công ty.
– Bước 2: Đăng ký thành công, tải phần mềm về máy tính, và kê khai thông tin BHXH. Sau đó, xuất file hồ sơ, sử dụng chữ ký số để ký và nộp lên cơ quan BHXH.
- Đối với doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm BHXH điện tử, họ có thể báo giảm BHXH trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội địa phương.
4.2. Báo Giảm BHXH Trực Tiếp Qua Hồ Sơ Giấy:
- Để sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ báo giảm BHXH đầy đủ. Sau đó, họ có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH ở cấp huyện hoặc tỉnh hoặc sử dụng dịch vụ bưu điện để gửi hồ sơ.
- Nếu nộp trực tiếp: Doanh nghiệp đến cơ quan BHXH quản lý công ty tại cấp huyện hoặc tỉnh để nộp hồ sơ.
- Nếu nộp qua bưu điện: Doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ từ bưu cục gần nhất hoặc đăng ký để nhân viên bưu điện đến nhận hồ sơ tận nơi.
Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm bhxh
5. Thời hạn báo giảm bhxh muộn nhất ngày nào?
Theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 99 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, các yêu cầu báo giảm lao động từ phía doanh nghiệp phải được xử lý trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày mà cơ quan Bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Xem thêm: Báo tăng bhxh trước ngày nào trong tháng
Vậy là AZTAX đã giúp bạn trả lời các thắc mắc liên quan đến báo giảm bhxh khi nào? Và hướng dẫn các cách báo giảm bhxh đơn giản và chính xác nhất. Hy vọng các thông tin trên hữu ích với độc giả
Xem thêm: Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội
