Hướng dẫn báo cáo sử dụng thẻ APEC chi tiết nhất 2025

Báo cáo sử dụng thẻ APEC là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo doanh nhân tuân thủ đúng quy định khi tham gia chương trình thẻ đi lại doanh nhân APEC. Việc thực hiện báo cáo định kỳ không chỉ giúp cơ quan quản lý nắm rõ tình hình sử dụng thẻ mà còn là điều kiện quan trọng để duy trì hiệu lực và phục vụ cho các thủ tục gia hạn thẻ sau này. Do đó, doanh nhân cần nắm rõ thời hạn, hồ sơ và quy trình báo cáo để tránh rủi ro pháp lý cũng như gián đoạn quyền lợi khi sử dụng thẻ APEC. Bài viết dưới đây,AZTAXsẽ hướng dẫn chi tiết cách thức lập và nộp báo cáo sử dụng thẻ APEC, giúp bạn hoàn thành thủ tục này một cách chính xác và hiệu quả.

1. Mẫu báo cáo sử dụng thẻ APEC 2025

Theo Quyết định số 09/2023/QĐ-TTG ban hành ngày 12/4/2023, quy định về thủ tục, quy trình, thẩm quyền cấp và quản lý thẻ đi lại doanh nhân APEC, các doanh nghiệp sở hữu thẻ APEC (APEC Business Travel Card – ABTC). cho nhân viên cần phải thực hiện báo cáo định kỳ hàng năm về tình hình sử dụng thẻ của các doanh nhân thuộc công ty mình. Việc báo cáo này vẫn cần thực hiện dù doanh nhân không có chuyến đi nào.

Dưới đây là mẫu báo cáo tình hình sử dụng thẻ APEC từ một số tỉnh thành:

2. Quy định về báo cáo sử dụng thẻ APEC

“Quy định về báo cáo sử dụng thẻ APEC” là một nội dung quan trọng mà các doanh nhân sở hữu thẻ cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. Việc thực hiện báo cáo định kỳ không chỉ giúp cơ quan quản lý theo dõi tình hình sử dụng thẻ, mà còn là căn cứ để xem xét gia hạn hoặc cấp mới trong những lần tiếp theo.

Theo quy định tại Điều 27, Quyết định 09/2023/QĐ-TTG năm 2023, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có liên quan phải chịu trách nhiệm trong phạm vi được quy định.

Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có liên quan

Cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin, tài liệu của doanh nghiệp; chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin kê khai trong báo cáo và cam kết chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật cũng như quy định của các nền kinh tế thành viên áp dụng đối với người mang thẻ ABTC.

Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý hoạt động của doanh nhân nước ngoài sử dụng thẻ ABTC nhập cảnh Việt Nam theo đúng mục đích nhập cảnh và phối hợp với cơ sở lưu trú thực hiện khai báo tạm trú cho doanh nhân theo quy định của pháp luật.

Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm phối hợp với Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an trong việc cung cấp thông tin về nhân sự của doanh nhân đến các nền kinh tế thành viên, khi họ có yêu cầu phía Việt Nam xem xét nhân sự để được cấp thẻ ABTC.

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân nếu có vi phạm trong quá trình đề nghị cấp thẻ ABTC sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân được sử dụng thẻ ABTC định kỳ hàng năm báo cáo về tình hình sử dụng thẻ ABTC thuộc đơn vị mình, gửi về cơ quan chuyên môn của bộ ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trước ngày 31 tháng 12. Trong quá trình sử dụng thẻ ABTC, nếu có vấn đề phát sinh cần báo cáo kịp thời cho cơ quan chuyên môn của bộ ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Việc chấp hành định kỳ báo cáo là cơ sở để xem xét việc cho phép sử dụng thẻ ABTC tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng thẻ ABTC của các cá nhân thuộc đơn vị mình cho cơ quan chuyên môn của bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hàng năm, trước ngày 31 tháng 12.

Lưu ý: Trong quá trình sử dụng thẻ ABTC, nếu phát sinh bất kỳ vấn đề nào, doanh nghiệp cần kịp thời thông báo đến cơ quan chuyên môn của bộ, ngành và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để xử lý.

3. Quy định về gia hạn – cấp lại thẻ APEC

“Quy định về gia hạn – cấp lại thẻ APEC” là vấn đề được nhiều doanh nhân quan tâm nhằm duy trì quyền lợi đi lại thuận tiện trong khu vực APEC. Thẻ APEC có thời hạn nhất định, do đó việc nắm rõ các điều kiện, hồ sơ và quy trình gia hạn hoặc cấp lại là rất cần thiết để tránh gián đoạn trong quá trình công tác, giao thương quốc tế.

Để được gia hạn thẻ APEC, doanh nhân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Thời hạn sử dụng: Thẻ APEC hiện tại còn hiệu lực và sắp hết hạn. Trường hợp thẻ đã hết hạn thì không đủ điều kiện để gia hạn.
• Số lần gia hạn: Chỉ những thẻ được cấp mới và chưa từng gia hạn trước đó mới đủ điều kiện. Mỗi thẻ APEC chỉ được gia hạn 01 lần duy nhất. Trường hợp thẻ đã được gia hạn và hết hạn sử dụng, doanh nhân bắt buộc phải làm thủ tục cấp mới.
• Tình trạng công tác: Doanh nhân đề nghị gia hạn vẫn đang làm việc tại cùng công ty đã nộp hồ sơ xin cấp thẻ trước đây và giữ nguyên chức vụ như khi được cấp thẻ lần đầu. Nếu có thay đổi về nơi công tác hoặc chức vụ, phải nộp hồ sơ xin cấp mới thay vì gia hạn.
• Thông tin doanh nghiệp không thay đổi: Bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp và loại hình hoạt động. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, hồ sơ sẽ không đủ điều kiện gia hạn mà phải thực hiện thủ tục cấp thẻ mới.

4. Hướng dẫn báo cáo sử dụng thẻ APEC

Bạn có biết rằng việc báo cáo sử dụng thẻ APEC không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn quyết định đến việc bạn có được gia hạn hoặc cấp mới thẻ trong tương lai hay không? Nhiều doanh nhân vì thiếu sót trong khâu báo cáo mà gặp rắc rối, thậm chí bị từ chối quyền lợi. Vậy làm thế nào để báo cáo đúng và đủ theo quy định?

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định, doanh nhân cần thực hiện báo cáo sử dụng thẻ APEC theo các bước cụ thể dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ báo cáo

Doanh nhân cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định, bao gồm:

• Báo cáo chi tiết về các chuyến đi đã thực hiện bằng thẻ APEC trong kỳ báo cáo
• Bản sao thẻ APEC
• Văn bản xác nhận mục đích công tác từ doanh nghiệp.

Hồ sơ phải nộp trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc kỳ báo cáo (thực hiện 6 tháng/lần theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác sẽ giúp hạn chế tình trạng bị trả lại hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ báo cáo được nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố. Doanh nhân có thể lựa chọn nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện, hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Thông tư 11/2025/TT-BNG (ban hành ngày 31/07/2025).

Thời gian xử lý thường từ 5–7 ngày làm việc theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Để tránh chậm trễ, cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp và tuân thủ đúng thời hạn.

Bước 3: Nhận kết quả và rà soát thông tin

Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan quản lý sẽ cấp biên nhận hoặc thông báo điện tử xác nhận hoàn tất báo cáo. Doanh nhân cần kiểm tra kỹ nội dung để tránh sai sót.

Nếu có yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa, trong vòng 3 ngày làm việc cơ quan quản lý sẽ gửi thông báo theo quy định tại Thông tư 10/2021/TT-BCA. Kiểm tra kỹ lưỡng giúp duy trì hiệu lực thẻ và phòng tránh rủi ro pháp lý.

Bước 4: Lưu giữ hồ sơ và theo dõi kỳ báo cáo tiếp theo

Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nhân cần lưu giữ hồ sơ báo cáo để sử dụng cho các kỳ tiếp theo. Theo quy định, báo cáo định kỳ được thực hiện mỗi 6 tháng hoặc theo thông báo của cơ quan chức năng. Việc lưu trữ cẩn thận và chủ động theo dõi kỳ hạn sẽ tạo thuận lợi khi xin gia hạn hoặc cấp lại thẻ APEC.

5. Những lưu ý quan trọng khi báo cáo sử dụng thẻ APEC

Thủ tục báo cáo sử dụng thẻ APEC yêu cầu sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ quy định, để tránh những rủi ro không đáng có. Một số điểm quan trọng cần chú ý gồm:

• Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ: Đây là yêu cầu bắt buộc. Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, việc chậm trễ có thể dẫn đến việc tạm dừng hiệu lực hoặc bị thu hồi thẻ. Do đó, doanh nhân nên chủ động lập kế hoạch hoàn thành báo cáo sớm, đặc biệt trong những giai đoạn cuối năm thường có nhiều hồ sơ phát sinh. Thông tư 55/2025/TT-BCA (ban hành ngày 31/07/2025) cũng yêu cầu lưu trữ hồ sơ hành chính, bao gồm toàn bộ tài liệu liên quan đến thẻ APEC, để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
• Đảm bảo tính chính xác của thông tin: Các dữ liệu trong báo cáo như lịch trình công tác, mục đích chuyến đi và giấy tờ kèm theo phải được trình bày rõ ràng, minh bạch. Trong trường hợp có thay đổi liên quan đến thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp, cần thông báo kịp thời cho cơ quan quản lý để cập nhật theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (có hiệu lực từ 01/07/2025).
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Việc khai báo thiếu chính xác hoặc sai lệch thông tin có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Doanh nhân cần rà soát kỹ hồ sơ trước khi nộp để tránh những vi phạm không đáng có.

6. Dịch vụ làm thẻ EPEC tại AZTAX

Thẻ EPEC (Employment Pass Eligibility Certificate) là tấm vé quan trọng giúp bạn tiếp cận những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn tại các nước phát triển – một trong những trung tâm kinh tế sôi động hàng đầu châu Á. Với AZTAX, quá trình triển khai làm thẻ EPEC sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Dịch vụ làm thẻ APEC của AZTAX không chỉ tập trung vào việc xử lý hồ sơ mà còn mang đến sự tư vấn tận tâm và giải pháp toàn diện. Chúng tôi giúp khách hàng hiểu rõ các yêu cầu, chuẩn bị giấy tờ cần thiết và theo dõi tiến trình nộp hồ sơ một cách chặt chẽ. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, AZTAX đảm bảo hồ sơ của bạn luôn được xử lý đúng chuẩn và đạt kết quả tối ưu.

Điểm mạnh của chúng tôi là sự chuyên nghiệp và linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. AZTAX không ngừng nỗ lực để mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, giúp bạn sớm sở hữu thẻ EPEC và mở ra cánh cửa cho sự nghiệp quốc tế.

Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng về Báo cáo sử dụng thẻ APEC. Hy vọng những nội dung trên có thể giúp bạn hiểu rõ được vấn đề này. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc về báo cáo sử dụng thẻ APEC, hãy liên hệ đến AZTAX qua HOTLINE:0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.

Xem thêm: Thẻ apec là gì?

Xem thêm: Thẻ apec được lưu trú bao lâu?