Bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200 là một trong những tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách chi tiết và chính xác. Việc lập bảng cân đối kế toán theo đúng quy định của Thông tư 200 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn cung cấp cái nhìn tổng thể về tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp thông tin cũng như hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
1. Bảng cân đối kế toán là gì?
1.1. Khái niệm
Dựa theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Bảng cân đối kế toán là một loại báo cáo tài chính tổng hợp, cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp cũng như nguồn gốc hình thành các tài sản đó tại một thời điểm cụ thể.
Để dễ hiểu hơn, bảng cân đối kế toán (BCĐKT) phản ánh các khoản nợ của doanh nghiệp, tài sản mà doanh nghiệp sở hữu và số vốn đầu tư của các cổ đông.
Bảng cân đối kế toán là một trong ba báo cáo tài chính cơ bản của doanh nghiệp, bên cạnh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Bảng cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sự biến động của tài sản và nguồn vốn trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó cung cấp dữ liệu cần thiết cho các báo cáo tài chính khác.
1.2. Ý nghĩa của Bảng cân đối kế toán với doanh nghiệp
- Đánh giá tình trạng tài chính của doanh nghiệp
Bảng cân đối kế toán hoạt động như một “bức tranh” phản ánh tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.
Cùng với báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán cung cấp cho chủ doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty. Ví dụ, nếu tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp vượt quá nợ ngắn hạn, điều đó cho thấy doanh nghiệp đang ở vị thế thuận lợi để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn.
- Trong Bảng Cân Đối Kế Toán (BCĐKT), một số yếu tố chính được thể hiện bao gồm:
- Thanh khoản: Đánh giá số tiền mặt và tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền mặt mà doanh nghiệp nắm giữ để đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn.
- Hiệu quả: Xác định mức độ hiệu quả trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tạo ra doanh thu và lợi nhuận.
- Đòn bẩy: Đo lường mức độ rủi ro tài chính mà doanh nghiệp có thể đối mặt mà không gây nguy hiểm nghiêm trọng.
- Lịch sử tài chính: Cung cấp thông tin về dòng tiền và tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể.
Ngoài ra, việc so sánh bảng cân đối kế toán với kỳ trước cho phép doanh nghiệp đánh giá khả năng thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo thời gian, xác định xem tài sản của công ty có gia tăng hay nếu công ty đã tích lũy thêm nợ.
- Đối chiếu doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh
Bảng cân đối kế toán giúp doanh nghiệp tự đánh giá tài chính và so sánh với đối thủ, xác định khả năng thanh toán, sinh lời và tăng trưởng.
So sánh cơ cấu tài sản và nguồn vốn giúp làm rõ sự khác biệt trong cách các doanh nghiệp sử dụng và quản lý tài chính của mình. Qua đó, chúng ta có thể nhận diện được các điểm mạnh và yếu của từng công ty trong việc huy động và sử dụng vốn.
Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể thực hiện việc so sánh với các doanh nghiệp khác bằng cách áp dụng các chỉ số được tính từ thông tin trên bảng cân đối kế toán, chẳng hạn như tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu hoặc tỷ số thanh toán nhanh. Những chỉ số này sẽ được giải thích chi tiết trong phần sau của bài viết.
- Xây dựng sự tin tưởng với các bên liên quan
Bảng Cân Đối Kế Toán (BCĐKT) cung cấp các dữ liệu quan trọng cho nhà đầu tư, ngân hàng và cổ đông, giúp họ đưa ra quyết định liên quan đến đầu tư, cấp vốn và hợp tác kinh doanh.
Nhà đầu tư sử dụng bảng cân đối kế toán để đánh giá tính an toàn của khoản đầu tư, trong khi cơ quan quản lý so sánh nó với các biểu mẫu thuế và tài liệu tài chính khác.
Việc xem xét các yếu tố quan trọng như khả năng thanh toán, cấu trúc vốn và hiệu quả hoạt động là cơ sở để các bên liên quan đánh giá khả năng sinh lời và xác định giá trị của công ty.
2. Cấu trúc bảng cân đối kế toán
Cấu trúc của bảng cân đối kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. AZTAX đã tổng hợp các yếu tố cơ bản của cấu trúc này, giúp người dùng hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức và phân tích tài chính doanh nghiệp.
2.1. Cơ cấu của bảng cân đối kế toán
Phần I. Tài sản
“Tài sản là bất kỳ thứ gì có giá trị có thể chuyển đổi thành tiền mặt” (theo Investopedia).
Trong bảng cân đối kế toán, phần tài sản liệt kê các nguồn lực mà doanh nghiệp đang nắm giữ, có khả năng mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai. Các tài sản này được phân loại dựa trên khả năng thanh khoản của chúng, tức là mức độ dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Khả năng chuyển đổi của tài sản cho biết mức độ dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Dựa trên khả năng này, tài sản được chia thành hai loại: ngắn hạn và dài hạn:
Tài sản ngắn hạn là những tài sản có thể chuyển đổi thành tiền, bán hoặc sử dụng trong thời gian không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Chúng bao gồm nhiều loại danh mục phụ khác nhau, chẳng hạn như:
- Tiền mặt và các khoản tương đương tiền là những tài sản có khả năng thanh khoản cao nhất. Bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng không có kỳ hạn, tiền đang trong quá trình chuyển và các khoản tương đương tiền khác của doanh nghiệp.
- Các khoản phải thu ngắn hạn bao gồm: phải thu từ khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, phải thu từ hợp đồng xây dựng, cho vay, và các khoản phải thu ngắn hạn khác.
- Đầu tư tài chính ngắn hạn gồm chứng khoán để kinh doanh, các khoản đầu tư đến hạn trong vòng 12 tháng và các khoản đầu tư khác có kỳ hạn không vượt quá 12 tháng từ thời điểm báo cáo.
- Hàng tồn kho: Các hàng hóa dự trữ phục vụ sản xuất và kinh doanh.
- Tài sản ngắn hạn khác là các tài sản có thời gian thu hồi hoặc sử dụng dưới 12 tháng, như chi phí trả trước ngắn hạn, thuế GTGT được khấu trừ, các khoản thuế phải thu, và giao dịch trái phiếu Chính phủ.
Tài sản dài hạn là những tài sản khó chuyển đổi và được sử dụng trong kinh doanh lâu hơn 12 tháng, bao gồm:
- Các khoản phải thu dài hạn là những khoản thu có thời gian thu hồi trên 12 tháng, bao gồm phải thu từ khách hàng, nội bộ, cho vay, vốn kinh doanh tại đơn vị trực thuộc, và các khoản thu dài hạn khác.
- Tài sản cố định bao gồm tài sản hữu hình (như đất đai, nhà xưởng), tài sản vô hình, và tài sản thuê tài chính tại thời điểm báo cáo.
- Đầu tư tài chính dài hạn bao gồm các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, liên doanh, hoặc góp vốn vào các tổ chức khác.
- Bất động sản đầu tư là chỉ tiêu tổng hợp thể hiện giá trị còn lại của các bất động sản đầu tư vào thời điểm lập báo cáo.
- Tài sản dở dang dài hạn bao gồm các chi phí sản xuất, kinh doanh và xây dựng cơ bản chưa hoàn tất.
- Các tài sản dài hạn khác bao gồm những tài sản có thời gian thu hồi hoặc sử dụng trên 12 tháng, chẳng hạn như chi phí trả trước dài hạn và tài sản thuế thu nhập hoãn lại.
Phần II. Nguồn vốn
Trong bảng cân đối kế toán, nguồn vốn bao gồm hai yếu tố chính: nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Nợ phải trả đại diện cho các khoản nợ ngắn hạn, dài hạn và một số nghĩa vụ tài chính khác mà doanh nghiệp cần thanh toán. Đây là những cam kết tài chính của doanh nghiệp phải thực hiện trong tương lai, có thể bằng tiền mặt hoặc dịch vụ khác.
Nợ được phân loại theo thời hạn thanh toán: nợ ngắn hạn là các khoản phải trả trong vòng 12 tháng hoặc một chu kỳ sản xuất, kinh doanh, trong khi nợ dài hạn là các khoản phải trả sau 12 tháng hoặc dài hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh.
Vốn chủ sở hữu là giá trị còn lại sau khi trừ các khoản nợ khỏi tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, tức là giá trị tài sản ròng. Vốn chủ sở hữu bao gồm:
- Vốn chủ sở hữu bao gồm các khoản vốn kinh doanh thuộc quyền sở hữu của cổ đông và các thành viên góp vốn, chẳng hạn như thặng dư vốn cổ phần, cổ phiếu quỹ, quyền chọn chuyển đổi trái phiếu, và quỹ đầu tư phát triển.
- Nguồn kinh phí và quỹ khác bao gồm tổng số tiền được cấp cho các hoạt động sự nghiệp và dự án, cùng với nguồn vốn dùng để hình thành tài sản cố định.
2.2 Mẫu bảng cân đối kế toán mới nhất
2.3. Công thức bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc phương trình kế toán:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Phương trình này tương đương với Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn, cho thấy mối quan hệ khăng khít và không thể tách rời giữa hai yếu tố Tài sản và Nguồn vốn. Nguồn vốn chính là nguồn gốc hình thành Tài sản.
Phương trình kế toán này đúng với các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, quy mô và lĩnh vực hoạt động.
Ví dụ: Khi một công ty vay 400 triệu đồng từ ngân hàng với thời hạn 5 năm, số tiền trong tài khoản tiền mặt của công ty sẽ tăng thêm 400 triệu đồng. Đồng thời, nợ dài hạn của công ty cũng sẽ tăng 400 triệu đồng, giữ cho hai bên của phương trình cân bằng.
Tóm lại, việc hiểu rõ cấu trúc của bảng cân đối kế toán là rất quan trọng để nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cấu trúc này giúp phân tích chính xác và quản lý hiệu quả các tài sản và nghĩa vụ.
3. Hướng dẫn cách hiểu bảng cân đối kế toán cơ bản
Việc tìm hiểu cách đọc bảng cân đối kế toán cơ bản là nền tảng quan trọng cho mọi doanh nghiệp và AZTAX đã tổng hợp hướng dẫn chi tiết để giúp bạn nắm bắt rõ ràng hơn các thông tin tài chính này. Hãy cùng tìm hiểu!
3.1. Hai kỹ thuật cơ bản trong phân tích bảng CĐKT
- Phân tích theo chiều ngang
Kỹ thuật này chú trọng vào việc so sánh các mục trong cùng một phần của bảng cân đối kế toán qua các thời kỳ khác nhau, từ đó giúp nhận diện các xu hướng hoặc biến động tài chính của doanh nghiệp theo thời gian.
Cách thực hiện: So sánh các mục như tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn, nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp qua các năm, tháng, hoặc quý. Dùng các biểu đồ hoặc biểu đồ đường để minh họa sự thay đổi theo thời gian.
- Phân tích theo chiều dọc
Kỹ thuật này tập trung vào việc so sánh mỗi khoản mục với tổng cộng tài sản hoặc nguồn vốn trong cùng một thời điểm, giúp xác định cơ cấu tài chính của doanh nghiệp và các mối quan hệ giữa các khoản mục.
Cách thực hiện: Tính toán tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản mục so với tổng tài sản hoặc tổng nguồn vốn.
3.2. Các bước phân tích bảng CĐKT
Bước 1: Đọc số liệu tổng quan
Đầu tiên, hãy đọc số liệu tổng quan của BCĐKT để hiểu các phần chính và cách tổ chức thông tin. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tài sản, nguồn vốn và các khoản mục khác của doanh nghiệp.
Bước 2: Đọc số liệu chi tiết
Sau khi xem xét các số liệu tổng quan, cần phân tích các mục chính trong bảng cân đối kế toán như tài sản cố định, tài sản ngắn hạn, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, và các khoản nợ. Đồng thời, cũng nên chú trọng đến các chỉ tiêu quan trọng như tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, và các khoản nợ khác.
Bước 3: Thực hiện tính toán các chỉ số tài chính cơ bản nhằm đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp
Giá trị của các tài khoản trên BCĐKT có thể được sử dụng để tính toán các tỷ số thể hiện tính thanh khoản, hiệu quả và cơ cấu tài chính của một doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tỷ số hiện hành (Current ratio)
Tỷ số hiện hành được tính bằng cách chia tổng tài sản ngắn hạn cho tổng nợ ngắn hạn:
Tỷ số hiện hành = Tài sản ngắn hạn / Nợ ngắn hạn
Tỷ số hiện hành lý tưởng thường nằm trong khoảng từ 1,5 đến 2.
Nếu tỷ lệ này quá cao, có thể cho thấy công ty đang giữ quá nhiều tài sản thay vì sử dụng chúng để phát triển kinh doanh, điều này có thể tác động tiêu cực đến lợi nhuận lâu dài. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần duy trì đủ tài sản ngắn hạn để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Nếu tỷ lệ hiện tại giảm xuống dưới 1, công ty có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các nghĩa vụ ngắn hạn của mình.
- Tỷ số thanh toán nhanh (Quick ratio)
Tỷ số này cho thấy khả năng của công ty trong việc thanh toán nhanh các khoản nợ ngắn hạn bằng giá trị tài sản ngắn hạn có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt, đồng thời phản ánh việc công ty sử dụng hiệu quả tài sản ngắn hạn của mình.
Tỷ số thanh toán nhanh = (Tài sản ngắn hạn – Hàng tồn kho) / Nợ ngắn hạn
Tỷ số thanh toán nhanh đạt mức 1 được xem là mức bình thường. Giá trị này phản ánh rằng công ty được trang bị đủ tài sản có thể được thanh lý để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Khi giá trị của tỷ số này nhỏ hơn 1 thì công ty không thể thanh toán đầy đủ các khoản nợ của mình.
- Tỷ lệ vòng quay tài sản (Asset turnover ratio)
Hệ số vòng quay tài sản đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp, phản ánh khả năng sinh doanh thu từ tài sản bằng cách so sánh doanh thu thuần với tổng tài sản bình quân:
Hệ số vòng quay tài sản được tính bằng cách chia doanh thu thuần cho tổng tài sản bình quân.
Tỷ lệ vòng quay tài sản càng cao cho thấy tài sản của công ty đang được sử dụng hiệu quả để tạo ra doanh thu và tạo ra lợi nhuận. Nếu vòng quay tài sản quá thấp, điều đó có thể chỉ ra rằng công ty không tận dụng tài sản một cách hiệu quả và có thể gặp phải vấn đề trong quản lý hoặc sản xuất.
- Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho (Inventory turnover ratio)
Hệ số này cho biết số lần công ty bán và thay thế hàng tồn kho của mình trong một khoảng thời gian nhất định.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho được tính bằng cách lấy giá vốn hàng bán chia cho hàng tồn kho bình quân.
Vòng quay hàng tồn kho cao cho thấy công ty đang bán sản phẩm của mình một cách dễ dàng và những sản phẩm đó vẫn có nhu cầu. Ngược lại, một hệ số vòng quay hàng tồn kho thấp chỉ ra rằng nhu cầu về sản phẩm của công ty đang giảm, dẫn đến doanh thu bán hàng cũng yếu kém hơn.
- Tỷ lệ nợ so với vốn chủ sở hữu (Debt-to-equity ratio)
Tỷ lệ này được tính bằng tổng nợ phải trả của công ty chia cho vốn chủ sở hữu:
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu được tính bằng cách chia tổng nợ phải trả cho vốn chủ sở hữu.
Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu giúp các nhà đầu tư hoặc ngân hàng đánh giá liệu có nên cấp vốn cho công ty hay không. Họ muốn biết liệu công ty có thể tạo ra đủ dòng tiền hoặc lợi nhuận để trang trải mọi chi phí hay không.
Chỉ số này cũng phản ánh rõ ràng khả năng dài hạn của công ty trong việc tạo ra thu nhập đủ để thanh toán và trả hết các khoản nợ. Một tỷ lệ quá cao có thể dẫn đến nguy cơ công ty không thể thanh toán lãi đúng hạn hoặc thậm chí đối mặt với khả năng phá sản.
Việc nắm vững cách đọc bảng cân đối kế toán cơ bản không chỉ giúp bạn hiểu rõ tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn là nền tảng vững chắc để đưa ra các quyết định quản lý tài chính hiệu quả.
4. Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán theo thông tư 200
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200, dựa trên những thông tin quan trọng đã được AZTAX tổng hợp.
4.1. Nguyên tắc lập
Thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành quy định các nguyên tắc lập bảng cân đối kế toán trong phần Báo cáo tài chính như sau:
Bảng cân đối kế toán phải được lập cho mỗi kỳ kế toán (thường là mỗi năm tài chính), tuân theo nguyên tắc tính thời gian nhất quán.
Theo Chuẩn mực Kế toán số 21 về “Trình bày Báo cáo tài chính“, khi lập và trình bày Bảng Cân đối Kế toán, cần phải tuân theo các nguyên tắc chung liên quan đến việc lập và trình bày Báo cáo tài chính. Trên bảng cân đối kế toán, các khoản mục Tài sản và Nợ phải trả cần được phân chia rõ ràng thành ngắn hạn và dài hạn, dựa vào thời hạn của chu kỳ kinh doanh thông thường của doanh nghiệp.
Đối với những doanh nghiệp mà tính chất hoạt động không cho phép phân biệt rõ ràng giữa tài sản và nợ ngắn hạn hay dài hạn theo chu kỳ kinh doanh, các tài sản và nợ phải trả sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của tính thanh khoản.
Hơn nữa, bảng cân đối kế toán phải phản ánh chính xác và công bằng tình hình tài chính của doanh nghiệp, không được phép giấu diếm thông tin quan trọng hoặc làm sai lệch dữ liệu.
4.2. Các việc cần hoàn thành trước khi lập bảng cân đối kế toán
- Điều chỉnh ghi sổ nhật ký chung
Việc điều chỉnh bút toán là cần thiết trước khi lập các BCTC cơ bản, bao gồm cả BCĐKT. Điều chỉnh này có thể bao gồm việc bổ sung thông tin thiếu, sửa lỗi và điều chỉnh các sai sót trong hạch toán. Những điều chỉnh này giúp đảm bảo dữ liệu trong sổ nhật ký chung được chính xác.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp thực hiện giao hàng trị giá 50,000,000đ vào ngày cuối tháng nhưng chưa nhận được thanh toán cho đến kỳ kế toán tiếp theo, kế toán cần điều chỉnh các mục nhập trong sổ nhật ký. Để cập nhật tài khoản, kế toán phải thực hiện các điều chỉnh tương ứng trong nhật ký chung.
Nhật ký chung là sổ ghi chép các giao dịch kinh doanh hàng ngày theo thứ tự ngày tháng. Tùy vào thực tiễn của từng tổ chức, có thể sử dụng thêm các nhật ký chuyên biệt như nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền và nhật ký mua hàng để ghi nhận các loại giao dịch cụ thể.
- Chuyển các giao dịch đã ghi trong nhật ký chung vào sổ cái
Khi các giao dịch đã được ghi chép và điều chỉnh trong nhật ký chung, chúng sẽ được chuyển tiếp vào các tài khoản sổ cái như mua hàng, khoản phải thu, hàng tồn kho và tiền mặt. Quy trình này được gọi là ghi sổ (posting).
Nhật ký chung ghi nhận các giao dịch kinh doanh hàng ngày, trong khi sổ cái chung tổ chức các giao dịch này theo từng tài khoản cụ thể. Sổ cái chung hoạt động như một tập hợp tất cả các tài khoản và được sử dụng để lập BCĐKT và Báo cáo lợi nhuận và lỗ.
- Tạo số dư dùng thử cuối cùng
Khi bạn đã điều chỉnh các mục nhật ký và ghi chúng vào sổ cái chung, hãy lập bảng cân đối thử cuối cùng. Bảng cân đối thử (Trial balance) là một báo cáo liệt kê các tài khoản sổ cái chung và cộng số dư của chúng. Việc tạo báo cáo số dư thử giúp việc kiểm tra và xác định bất kỳ lỗi nào trong tài khoản tổng thể dễ dàng hơn nhiều.
Tổng tất cả các khoản nợ phải luôn khớp với tổng số các khoản có trong báo cáo số dư thử. Nếu không, điều đó có nghĩa là có lỗi bạn cần theo dõi. Có thể bạn đã bỏ sót một giao dịch hoặc tính toán không chính xác điều gì đó.
- Lập báo cáo thu nhập
Báo cáo kết quả kinh doanh được lập trước BCĐKT để tính thu nhập ròng, đây là chìa khóa để hoàn thành BCĐKT. Thu nhập ròng là số tiền được ghi ở dòng cuối cùng của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phản ánh lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp.
Thu nhập ròng, sau khi trừ cổ tức trả cho cổ đông, được cộng vào tài khoản thu nhập giữ lại và được phản ánh trong phần vốn chủ sở hữu của bảng cân đối kế toán.
Để lập báo cáo thu nhập, cần thu thập các khoản thu và chi (như doanh thu) từ bảng cân đối thử và sắp xếp chúng theo định dạng quy định.
Sau khi đã nắm vững những kiến thức cơ bản, hãy làm theo 5 bước cụ thể dưới đây để lập bảng cân đối kế toán.
4.3. Các bước lập Bảng cân đối kế toán
Bước 1: Xác định ngày báo cáo cho BCĐKT
Bảng cân đối kế toán thể hiện tình trạng tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, chứ không phải trong một khoảng thời gian liên tục. Do đó, tiêu đề của BCĐKT luôn ghi “vào một ngày cụ thể” (ví dụ: vào ngày 31 tháng 12 năm 2023).
BCĐKT thường được lập vào cuối năm tài chính (thường là 12 tháng một lần vào ngày cuối cùng của tháng 3 hoặc tháng 12), Tuy nhiên, nó có thể được lập vào bất kỳ thời điểm nào, chẳng hạn như hàng quý hoặc nửa năm.
Bước 2: Thu thập các tài khoản từ Bảng cân đối kế toán và tính tổng số tài sản
Khi đã xác định ngày lập báo cáo, bảng cân đối kế toán chỉ hiển thị các tài khoản cố định từ tất cả các tài khoản trong sổ cái chung và báo cáo số dư thử, tức là những tài khoản có số dư được chuyển sang kỳ sau, chẳng hạn như tiền mặt và tài sản cố định.
Nhiệm vụ tiếp theo là liệt kê chi tiết tất cả các mục tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp trước, sau đó là tài sản dài hạn.
Cộng tổng số tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn để có giá trị tổng tài sản trên Bảng Cân đối Kế toán.
Bước 3: Tính tổng nợ phải trả
Ở giai đoạn này, cần phải tổng hợp và phân loại các khoản nợ của doanh nghiệp thành hai loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Ghi nhận giá trị của từng thành phần từ tài khoản số dư thử, sau đó tổng hợp tất cả các giá trị để xác định tổng số nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán.
Bước 4: Sắp xếp tài sản và nợ phải trả theo đúng thứ tự
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn các phần tài sản và nợ phải trả, hãy sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Tài sản cần được sắp xếp theo thứ tự tính thanh khoản giảm dần và nợ phải trả theo thứ tự khả năng thanh toán giảm dần.
Bước 5: Tính vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu của cổ đông được liệt kê ngay bên dưới phần nợ phải trả trên BCĐKT. Vốn chủ sở hữu của cổ đông phản ánh giá trị của doanh nghiệp trong trường hợp thanh lý hoặc đóng cửa. Vốn này bao gồm hai phần chính: vốn đầu tư từ nhà đầu tư hoặc chủ sở hữu và lãi hoặc lỗ tích lũy từ hoạt động kinh doanh.
Xác định các giá trị của từng thành phần vốn chủ sở hữu từ tài khoản số dư thử và cộng tổng các giá trị này để tính tổng nợ phải trả của chủ sở hữu. Tiếp theo, tính tổng nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán bằng cách cộng giá trị từ bước 3 (nợ phải trả) và bước 5 (vốn chủ sở hữu).
Khi quá trình này hoàn tất, doanh nghiệp sẽ có một bảng cân đối kế toán đầy đủ và chính xác. Đảm bảo BCĐKT đã theo đúng công thức Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Nếu không, hãy kiểm tra lại giá trị của bạn.
4.4. Phải làm gì nếu bảng cân đối kế toán không cân?
Như Định luật thứ ba của Isaac Newton đã nêu, “Trong mọi trường hợp, khi vật A tác dụng lên vật B một lực thì vật B cũng tác dụng lại vật A một lực. Hai lực này có cùng giá, cùng độ lớn nhưng ngược chiều”, bạn phải ghi nhớ rằng:
Khi một nghiệp vụ kinh tế xảy ra và ảnh hưởng đến tổng tài sản, nó cũng đồng thời tác động đến tổng nguồn vốn với mức độ tương đương nhưng theo chiều hướng ngược lại.
Nếu BCĐKT của bạn không cân mà vẫn không thể tìm ra nguyên nhân, hãy tham khảo một số cách được đề xuất dưới đây.
- Làm tròn số thích hợp
Khi làm tròn số, bạn có thể giảm hoặc tăng giá trị các mục số liệu trong BCĐKT sao cho tổng số của tài sản bằng tổng số của nợ và vốn chủ sở hữu.
Trước khi làm tròn số, hãy xác định quy tắc làm tròn phù hợp cho dự án hoặc tổ chức của bạn. Có nhiều phương pháp làm tròn khác nhau, chẳng hạn như làm tròn lên, làm tròn xuống, hoặc làm tròn đến một số chữ số thập phân nhất định.
Ví dụ, nếu số lẻ thứ hai sau dấu thập phân là dưới 5, bạn có thể làm tròn xuống (ví dụ: 5.43 -> 5.4), và nếu là 5 hoặc cao hơn, bạn có thể làm tròn lên (ví dụ: 5.67 -> 5.7).
- Soát lại toàn bộ giao dịch
Kiểm tra tất cả giao dịch của công ty trên BCĐKT để đảm bảo không có dòng nào bị bỏ sót. Phương pháp này cho phép kiểm tra nhanh chóng và xử lý vấn đề ngay lập tức (chẳng hạn như khi mọi người thường quên tính Tài sản ngắn hạn vào tổng số Tài sản).
Một lỗi nghiêm trọng khác mà nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý sổ sách là ghi chép các giao dịch và đảo ngược các con số không chính xác, thường được gọi là lỗi chuyển số (Transposition error).
Sai sót chuyển trong kế toán xảy ra khi bạn thay đổi thứ tự của hai số khi ghi nhận một giao dịch. Ví dụ, bạn có thể ghi nhầm hai số, như việc ghi 52 thay vì 25. Do đó, hãy đảm bảo rằng mọi bút toán được kiểm tra một cách chính xác và kỹ lưỡng.
- Rà soát việc ghi chép các biến động trong hàng tồn kho
Một lỗi phổ biến khác có thể gây khó khăn cho BCĐKT của bạn là quên ghi lại những thay đổi trong hàng tồn kho.
Rõ ràng, việc kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho trong hệ thống của bạn là một công việc tương đối dễ dàng. Nhưng một số doanh nghiệp thường quên kiểm kê và cập nhật mức tồn kho vào cuối mỗi kỳ.
Để giải quyết vấn đề này, cần xem xét quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhằm đảm bảo rằng nó được thực hiện chính xác và toàn diện. Kiểm tra xem có bất kỳ sai sót nào trong việc đếm và ghi lại số lượng hàng tồn kho hay không.
4.5. Một số mẹo để lập bảng cân đối kế toán dễ dàng hơn
- Tạo nhắc nhở để ghi chép các giao dịch định kỳ.
Việc không ghi nhận các giao dịch có thể làm cho bảng cân đối kế toán của bạn phản ánh một bức tranh tài chính không chính xác. Để tránh tình trạng này, hãy thiết lập lời nhắc cho nhân viên kế toán để ghi chép các giao dịch ngay khi chúng xảy ra và quy định thời hạn cụ thể cho việc ghi chép. Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng được ghi nhận đầy đủ và giảm thiểu nguy cơ lỗi do việc ghi chép bị trì hoãn.
Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ thông tin và phần mềm quản lý tài chính có tính năng lập lịch, nhắc nhở, hoặc thậm chí tự động hóa quy trình ghi nhận giao dịch là rất hữu ích.
- Chuẩn bị bảng cân đối thử (trial balance) trước khi lập báo cáo tài chính
Bảng cân đối thử là một bảng tóm tắt tất cả các tài khoản trong sổ cái của doanh nghiệp và số dư của chúng tại một thời điểm cụ thể.
Bảng cân đối thử giúp kiểm tra tính cân đối giữa số dư nợ và số dư có của các tài khoản. Khi tổng số dư nợ bằng tổng số dư có, bảng cân đối thử sẽ cân bằng, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc lập Báo cáo Cân đối Kế toán.
Việc phát hiện lỗi và sai sót kịp thời giúp bạn khắc phục và điều chỉnh để đảm bảo bảng cân đối kế toán cuối cùng chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trước khi lập BCĐKT chính thức.
Nếu hai khoản của bạn không cân bằng, đừng quá lo lắng. Mục đích của việc lập số dư dùng thử là để phát hiện và sửa lỗi, nhằm đảm bảo rằng sổ sách kế toán của bạn được chính xác.
- Áp dụng và kiểm tra số liệu từ phần mềm
Việc ghi chép chính xác số liệu tài chính là điều kiện tiên quyết để báo cáo tài chính hiệu quả. Quả thực, việc ghi sổ thủ công tốn nhiều thời gian hơn và dễ gặp phải lỗi do yếu tố con người.
Tất cả các công cụ phần mềm kế toán đều tạo ra số dư dùng thử dưới dạng báo cáo tiêu chuẩn. Sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp bạn tối ưu hóa các công việc kế toán hàng ngày và đảm bảo sự chính xác trong việc ghi sổ.
Tương tự như nhiều công việc kế toán hàng ngày khác, phần mềm kế toán có thể nâng cao hiệu quả trong việc lưu trữ hồ sơ và thực hiện nhiều nhiệm vụ đồng thời, đồng thời giảm thiểu lỗi. Thêm vào đó, các phần mềm này còn thực hiện các phép toán quan trọng và xác định các tỷ lệ kế toán cần thiết, như vốn lưu động và tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu – điều quan trọng để phân tích bảng cân đối kế toán của bạn. Các ứng dụng quản trị tài chính có thể giúp bạn giải thích các tỷ lệ này và hiểu được BCĐKT.
Hiểu rõ cách lập bảng cân đối kế toán theo Thông tư 200 sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và quản lý tài chính hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Việc tìm hiểu bảng cân đối kế toán theo thông tư 200 giúp bạn nắm bắt các nguyên tắc kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. AZTAX đã tổng hợp thông tin chi tiết để hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ AZTAX qua Hotline 0932.383.089 nhé!
