Hồ sơ, thủ tục làm visa cần những giấy tờ gì?

Làm visa cần những giấy tờ gì là câu hỏi phổ biến đối với những ai lần đầu tiên chuẩn bị hồ sơ xin visa đi nước ngoài. Tùy theo từng quốc gia và mục đích nhập cảnh như du lịch, công tác hay du học, danh mục giấy tờ có thể khác nhau. Tuy nhiên, vẫn có một số loại hồ sơ cơ bản bắt buộc mà bất kỳ ai cũng cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ làm visa cần giấy tờ gì, từ đó tăng cơ hội được xét duyệt thuận lợi và nhanh chóng.

1. Các loại visa phổ biến và đặc điểm

Visa, hay còn gọi là thị thực, là giấy phép do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia (thường là đại sứ quán hoặc lãnh sự quán) cấp cho người nước ngoài. Loại giấy tờ này cho phép người được cấp được phép vào và lưu trú tại quốc gia đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Tùy vào loại visa – nhập cảnh một lần hay nhiều lần – thời gian lưu trú và số lượt nhập cảnh sẽ khác nhau. Một số visa chỉ cho phép vào một lần duy nhất, trong khi số khác có thể sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực.

Visa hay thị thực nhập cảnh được phân chia thành hai nhóm chính, tùy thuộc vào mục đích sử dụng:

Visa di dân (Immigrant Visa): Loại visa này dành cho những người có ý định định cư lâu dài tại một quốc gia khác, thường theo các diện:

• Bảo lãnh gia đình: Cha mẹ bảo lãnh con cái, hoặc vợ chồng bảo lãnh lẫn nhau.
• Kết hôn: Định cư theo diện kết hôn với công dân nước sở tại.

Visa không di dân (Non-Immigrant Visa): Loại visa này dành cho người nhập cảnh tạm thời vào một quốc gia trong khoảng thời gian giới hạn. Bao gồm visa sau:

• Visa du lịch: Cho phép nhập cảnh để tham quan với thời hạn tối đa 30 ngày, có thể gia hạn nếu đủ điều kiện.
• Visa du học: Cấp cho du học sinh trong thời gian học tập tại nước ngoài, kéo dài đủ lâu theo khóa học.
• Visa công tác: Dành cho người nước ngoài đến làm việc ngắn hạn hoặc tham gia các hoạt động kinh doanh.
• Visa lao động: Được cấp cho người nước ngoài làm việc hợp pháp, có hoặc không cần giấy phép lao động.
• Visa đầu tư: Dành cho nhà đầu tư hoặc đại diện tổ chức nước ngoài góp vốn hoặc thành lập doanh nghiệp tại nước sở tại.
• Visa thăm thân: Cấp cho người nước ngoài đến thăm gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, con…) tại nước khác, thời hạn tối đa 12 tháng, có thể gia hạn hoặc chuyển đổi thành thẻ tạm trú.
• Visa điện tử (E-Visa): Loại thị thực trực tuyến, áp dụng cho mục đích du lịch, thăm thân, làm việc… Thời hạn tối đa 30 ngày và chỉ được cấp cho công dân một số quốc gia nhất định.

Vậy làm visa cần giấy tờ gì? Hãy cùng theo dõi trong nội dung tiếp theo.

Xem thêm: Quy định pháp luật về quá hạn visa tại Việt Nam

2. Làm visa cần những giấy tờ gì?

Xin visa cần những giấy tờ gì? Giấy tờ xin visa thường bao gồm các tài liệu quan trọng, hỗ trợ quá trình xét duyệt hồ sơ và đảm bảo tính minh bạch của người xin visa. Dưới đây là yêu cầu chi tiết về giấy tờ xin visa:

2.1 Chứng minh nhân thân

Hồ sơ nhân thân là yếu tố bắt buộc đầu tiên khi xin visa, bao gồm:

• Đơn xin visa: Điền theo mẫu quy định của quốc gia bạn muốn đến
• Hộ chiếu: Còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tính từ ngày khởi hành, đảm bảo có trang trống để dán visa.
• Ảnh thẻ: Hai ảnh kích thước 3,5×4,5 cm, được chụp trong vòng 6 tháng gần đây, đảm bảo đúng tiêu chuẩn ảnh visa.
• CMND/CCCD: Bản gốc kèm bản sao công chứng
• Sổ hộ khẩu: Bản sao công chứng đầy đủ các trang
• Giấy khai sinh: Bản sao công chứng (đối với trẻ em dưới 14 tuổi)
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: Bản sao công chứng, nếu cần

Lưu ý: Tùy mục đích visa, Đại sứ quán có thể yêu cầu giấy tờ bổ sung. Ví dụ, khi xin visa thăm thân Hàn Quốc, bạn cần cung cấp thư mời gốc, giấy xác nhận quan hệ gia đình, bản sao hộ chiếu và thẻ cư trú của người mời.

2.2 Chứng minh công việc

Việc chứng minh rằng bạn có công việc ổn định tại Việt Nam là yếu tố quan trọng để đảm bảo bạn sẽ quay lại sau chuyến đi. Hồ sơ yêu cầu sẽ khác nhau tùy theo đối tượng:

• Đối với người đi làm (nhân viên/cán bộ):
  • Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm (nếu làm tại cơ quan nhà nước)
  • Bảng lương 3 tháng gần nhất
  • Đơn xin nghỉ phép, có chữ ký và dấu xác nhận từ công ty, ghi rõ quốc gia sẽ đến
• Đối với học sinh/sinh viên:
  • Thẻ học sinh/sinh viên hoặc giấy xác nhận của trường
  • Đơn xin phép nghỉ học để đi du lịch hoặc thăm thân
• Đối với chủ doanh nghiệp/tự kinh doanh:
  • Giấy phép đăng ký kinh doanh
  • Tờ khai thuế 3 tháng gần nhất
• Đối với người nghỉ hưu: Quyết định nghỉ hưu và giấy tờ liên quan đến chế độ hưu trí.

Lưu ý: Đối với một số quốc gia yêu cầu cao hơn, chủ doanh nghiệp cần cung cấp thêm giấy tờ chứng minh. Ví dụ, khi xin visa du lịch Canada với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể cần nộp thêm bản sao giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, và bảng lương của nhân viên.

2.3 Chứng minh tài chính

Các giấy tờ này giúp lãnh sự quán đánh giá khả năng tài chính của bạn, đảm bảo rằng bạn có đủ nguồn lực chi trả chi phí chuyến đi và không có ý định lưu trú bất hợp pháp:

• Sổ tiết kiệm: Không chỉ yêu cầu một khoản tiền lớn trong sổ tiết kiệm, Đại sứ quán/Lãnh sự quán còn muốn bạn chứng minh rằng số tiền này là hợp pháp và có nguồn gốc rõ ràng.
• Sao kê tài khoản ngân hàng: Bạn cần cung cấp sao kê tài khoản ngân hàng với số dư đạt mức yêu cầu (mức yêu cầu có thể thay đổi tùy theo quốc gia. Ví dụ, để xin visa đi Pháp, bạn cần có số dư tài khoản trên 15.000 USD).
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản: Các tài sản có giá trị như ô tô, bất động sản cũng có thể được yêu cầu để tăng khả năng đỗ visa, chứng minh khả năng tài chính của bạn.

Lưu ý:

• Một số quốc gia có thể miễn yêu cầu chứng minh tài chính trong những điều kiện nhất định. Ví dụ, khi xin visa du lịch Hàn Quốc, bạn không cần chứng minh tài chính nếu:
  • Là công nhân viên chức nhà nước và chỉ cần cung cấp Giấy Xác nhận là nhân viên của cơ quan.
  • Đã từng du lịch đến các quốc gia trong khối OECD trong 5 năm gần nhất hoặc đã đi Hàn Quốc hơn 2 lần. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần bổ sung bản sao visa hoặc giấy xác nhận xuất nhập cảnh tại các quốc gia đã đi.
• Khối OECD gồm các quốc gia như: Mỹ, Canada, các nước Tây Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Úc, New Zealand, và nhiều quốc gia khác.

2.4 Chứng từ về lịch trình chuyến đi

Cung cấp lịch trình cụ thể và chi tiết giúp cơ quan lãnh sự tin tưởng hơn vào mục đích chuyến đi của bạn:

• Vé máy bay khứ hồi
• Xác nhận đặt phòng khách sạn tại quốc gia đến
• Lịch trình du lịch chi tiết
• Bảo hiểm du lịch (nếu quốc gia yêu cầu)

2.5 Giấy tờ bổ sung theo mục đích chuyến đi

Tùy thuộc vào mục đích nhập cảnh, bạn có thể cần nộp thêm các tài liệu khác, ví dụ nếu bạn đi công tác thì cần bổ sung các giấy tờ sau:

• Thư mời từ đối tác, nêu rõ mục đích chuyến đi
• Kế hoạch làm việc chi tiết
• Tài liệu chứng minh quan hệ hợp tác, như hợp đồng hoặc email trao đổi
• Quyết định cử đi công tác từ công ty
• Vé tham dự hội nghị hoặc hội thảo

Như vậy bạn đã nắm được xin visa cần giấy tờ gì. Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu đáp ứng điều kiện làm visa sẽ giúp bạn tăng tỷ lệ thành công khi xin visa. Hãy đảm bảo tuân thủ đúng các yêu cầu từ lãnh sự quán để tránh bị từ chối.

3. Thủ tục nộp hồ sơ và phỏng vấn khi làm visa

3.1 Thủ tục làm visa

Làm visa cần thủ tục gì? Thủ tục nộp hồ sơ và phỏng vấn khi làm visa là quy trình quan trọng mà người xin visa cần tuân thủ để được xét duyệt cấp phép nhập cảnh. Dưới đây là các thủ tục làm visa:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần thu thập và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của từng loại visa.

Hồ sơ thường bao gồm hộ chiếu, đơn xin visa, ảnh thẻ, chứng minh tài chính, lịch trình chuyến đi và các tài liệu bổ sung như thư mời (nếu có).

Bước 2: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ

Một số đại sứ quán hoặc lãnh sự quán yêu cầu đặt lịch hẹn trước khi nộp hồ sơ. Bạn có thể thực hiện việc này qua trang web của cơ quan cấp visa hoặc qua điện thoại, giúp đảm bảo bạn được tiếp nhận hồ sơ vào thời gian cụ thể.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Đến đúng giờ đã hẹn, bạn mang theo hồ sơ đã chuẩn bị đến cơ quan cấp visa hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ. Tại đây, nhân viên sẽ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các tài liệu.

Bước 4: Đóng lệ phí visa

Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ phải thanh toán lệ phí visa. Phí này tùy thuộc vào loại visa và quốc gia, và bạn có thể thanh toán qua ngân hàng hoặc trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ.

Bước 5: Tham gia phỏng vấn visa (nếu có)

Đối với nhiều loại visa như visa du học, lao động hoặc định cư, bạn sẽ phải tham gia phỏng vấn. Mục đích là xác minh tính xác thực của thông tin và mục đích chuyến đi.

Trong buổi phỏng vấn, bạn cần trả lời trung thực, rõ ràng và tự tin về lý do xin visa, kế hoạch khi đến quốc gia đó và khả năng tài chính.

Bước 6: Chờ xét duyệt và nhận kết quả

Sau khi phỏng vấn, hồ sơ của bạn sẽ được xét duyệt. Quá trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy vào loại visa và quốc gia. Bạn sẽ nhận lại hộ chiếu kèm visa nếu được cấp phép, hoặc thông báo lý do từ chối nếu không được chấp thuận.

3.2 Hướng dẫn xin visa online

1. Làm visa online ở đâu?
   Theo quy định tại Điều 3, Khoản 11 của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, visa là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép công dân nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam.

Quy trình xin visa online có thể được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ Công Bộ Công An, với các địa chỉ trang web sau:

• Trang tiếng Việt: https://dichvucong.bocongan.gov.vn/
• Trang tiếng Anh: https://e-services.mps.gov.vn/

2. Các bước xin visa online

• Bước 1: Điền thông tin và đăng ký
  Người nước ngoài truy cập vào trang cấp thị thực điện tử và điền đầy đủ thông tin yêu cầu. Sau đó, tải lên ảnh chân dung và trang nhân thân trong hộ chiếu. Hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ điện tử sau khi hoàn thành.
• Bước 2: Thanh toán phí
  Sau khi nhận mã hồ sơ, người nộp đơn cần thanh toán lệ phí qua tài khoản trên trang cấp thị thực hoặc cổng dịch vụ công.
  • Lệ phí visa một lần: 25 USD
  • Lệ phí visa nhiều lần: 50 USD
  • Thời gian nộp hồ sơ: 24/7
  • Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Từ thứ 2 đến thứ 7 (trừ ngày lễ, Tết)
• Bước 3: Nhận kết quả visa
  • Người nộp đơn sử dụng mã hồ sơ để tra cứu kết quả và in visa điện tử.
  • Thời gian nhận kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 (trừ ngày lễ, Tết)

Thời gian giải quyết: 3 ngày làm việc

Xem thêm: Thủ tục cấp visa đi nước ngoài theo quy định mới nhất 2024

4. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ khi làm visa

Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa, việc chú ý đến từng chi tiết nhỏ là yếu tố quyết định thành công của quá trình xét duyệt. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn cần biết:

• Khai thông tin chính xác và nhất quán trong hồ sơ là điều quan trọng. Mọi thông tin cần phải đúng sự thật, vì nếu cơ quan lãnh sự phát hiện có sai sót hoặc thông tin giả, hồ sơ của bạn sẽ bị trả lại và có thể bị từ chối visa vĩnh viễn.
• Tất cả giấy tờ làm visa cần được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia bạn muốn xin visa. Ngoài bản dịch, bạn cũng phải chuẩn bị bản gốc và bản sao cho các giấy tờ này.
• Nếu bạn xin visa cho một nhóm người, tất cả thành viên trong nhóm phải có mặt khi nộp hồ sơ làm visa.
• Ngoài ra, một số quốc gia yêu cầu phỏng vấn sau khi nộp hồ sơ. Đặc biệt, Mỹ yêu cầu phỏng vấn đối với tất cả các loại visa, không phân biệt mục đích xin visa.
• Việc chú trọng chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp quá trình xin visa diễn ra suôn sẻ hơn và tăng cơ hội được chấp thuận.

5. Một số câu hỏi liên quan

Làm visa có cần cccd không?

Thông thường, hộ chiếu là giấy tờ chính được các đại sứ quán và lãnh sự quán sử dụng để xác định danh tính khi xét duyệt visa. Tuy nhiên, CCCD có thể được yêu cầu bổ sung trong các tình huống như:

• Đối chiếu thông tin cá nhân với các giấy tờ khác (sổ hộ khẩu, giấy xác nhận tạm trú…);
• Làm hồ sơ dịch thuật, công chứng;
• Xác minh nhân thân nếu hồ sơ thiếu minh bạch hoặc cần bổ sung thông tin.

Tóm lại, CCCD không phải lúc nào cũng bắt buộc khi xin visa, nhưng việc chuẩn bị đầy đủ vẫn giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ và tăng tính thuyết phục cho bộ hồ sơ của bạn.

Làm visa có cần sổ hộ khẩu không?

Làm visa có cần hộ khẩu không là một câu hỏi thường gặp khi người dân chuẩn bị hồ sơ xin visa đi nước ngoài. Trên thực tế, sổ hộ khẩu không phải là giấy tờ bắt buộc trong tất cả các loại visa, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, giấy tờ này vẫn có thể được yêu cầu để bổ sung thông tin hoặc xác minh nơi cư trú.

Một số lãnh sự quán có thể yêu cầu bản sao sổ hộ khẩu để:

• Xác nhận mối quan hệ gia đình (đối với visa thăm thân);
• Làm rõ thông tin cư trú khi có sự khác biệt giữa giấy tờ cá nhân và địa chỉ thường trú;
• Bổ sung vào bộ hồ sơ chứng minh ràng buộc tại Việt Nam – yếu tố giúp tăng độ tin cậy với các loại visa du lịch, công tác.

Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, nhiều quốc gia đã không còn đặt nặng yêu cầu này, đặc biệt khi Việt Nam chuyển sang sử dụng căn cước công dân gắn chip và dữ liệu cư trú đã được số hóa. Dù vậy, nếu bạn còn giữ sổ hộ khẩu bản giấy hoặc đã cập nhật thông tin trên cổng dữ liệu quốc gia, vẫn nên mang theo khi đi nộp hồ sơ để phòng trường hợp được yêu cầu bổ sung.

Tóm lại, việc nắm rõ “Làm visa cần những giấy tờ gì” là rất quan trọng trong quá trình xin visa. Bằng cách chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết, bạn sẽ tăng khả năng được cấp visa và giảm thiểu rủi ro bị từ chối. Nếu có điều gì cần hỗ trợ hoặc giải đáp thắc mắc xin visa cần giấy tờ gì, hãy liên hệ đến HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé.

Xem thêm: Dịch vụ visa cho người nước ngoài tại AZTAX